Учёт расчётов с подотчётными лицами и операции с персоналом по прочим операциям

В исключительных случаях, при нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района, с разрешения нанимателя оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда. Подлежат возмещению также расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта. Расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями возмещаются командированным работникам при проезде  к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных или мягких вагонах при наличии подтверждения их оплаты; по найму жилого помещения (исключая время прохождения в пути ) в размере подлинных оплаченных счетов или квитанций и других документов, подтверждающих размер фактически понесенных расходов (кроме тех случаев, когда командированному работнику предоставляется бесплатное помещение). Стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включённая в цену железнодорожного  билета, возмещению не подлежит. Возмещение доходов за проживание в номерах высшего разряда допускается в исключительных случаях с разрешения нанимателя. Ему также (по предоставлению подтверждающих документов) возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице.

В случае предоставления командированному работнику дополнительных услуг, не включённых в стоимость номера (телевизора, холодильника и других предметов культурно – бытового назначения, включённых в состав оборудования гостиничного гомера), эти расходы также подлежат возмещению на основании подтверждающих документов.

За проживание вне места постоянного жительства для покрытия дополнительных личных расходов работником выплачиваются суточные в размерах, установленных Министерством финансов Республики Беларусь. За время нахождения в пути их выплачивают в тех же размерах, что и за время пребывания в месте служебной командировки. Стоимость завтрака, включённого в счёт стоимости номера (места) за проживание в гостинице, командированному работнику не возмещаются.

При направлении работника в командировку для участия в семинарах, совещаниях, сборах и т.д. , если принимающая сторона обеспечивает за свой счёт питание либо эти расходы оплачивает направляющая сторона путём безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время нахождения в пути, если в эти дни оно не было предоставлено. При одноразовом питании суточные выплачиваются в размере 70 %, двухразовом – 30 % установленной формы.

При использовании командированным работником  выходных дней в месте командировки до начала или после её окончания проезд оплачивается на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возвращаются.   

 

 

 

2. Документальное оформление служебной командировки и расходов за счёт подотчётных сумм

Служебная командировка работника требует надлежащего документального и правового оформления. При этом работнику кадровой службы, бухгалтерии и иных подразделений необходимо составить целый комплекс документов, часть которых предшествует направлению в командировку, другие - ее сопровождают, третьи - оформляются после прибытия из командировки.

 В СПК «Доропеевичи» при направлении работников в служебную командировку отделом кадров оформляется приказ. В приказе указаны следующие обязательные реквизиты:

1) цель командировки;

2) пункт назначения (наименование  организации и город);

3) количество дней командировки (дни отъезда и приезда считаются  днями командировки);

4) период, на который командируется  работник;

5) страна назначения.

 Кроме того, руководитель СПК «Доропеевичи» определил форму письменного отчета, который работник предоставляет после возвращения из командировки, и порядок его представления.

 Командированным лицам  выдается командировочное удостоверение . При этом срок командировки определяется руководителем СПК «Доропеевичи» и не может превышать 30 календарных дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается с разрешения нанимателя не более чем на 10 дней.

 Основная гарантия  при направлении работника в  служебную командировку установлена  ст. 95 ТК: сохранение места работы (должности) и заработной платы  в течение всего срока командировки  не ниже его среднего заработка. Исключением из этого правила  являются лица, направленные на  обучение или стажировку за  границу на срок более двух месяцев, которым принимающая сторона предоставляет жилое помещение, обеспечивает питанием и производит выплату денежного пособия на личные расходы (выплачивает стипендию). Таким работникам заработная плата по основному месту работы не сохраняется.

 Расчет среднего заработка  для исчисления оплаты в течение  срока слу-жебной командировки производится в соответствии с Инструкцией о порядке исчисления среднего заработка, сохраняемого в случаях, предусмотренных законодательством, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 10.04.2000 № 47.

 В СПК «Доропеевичи» практикуется направление в служебные командировки лиц, выполняющих работы по гражданско-правовым догово-рам (в частности, по договорам подряда). Следует отметить, что это, в прин-ципе, является нарушением ст. 91 ТК, согласно которой служебной коман-дировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. Следовательно, направляемое в слу-жебную командировку лицо должно состоять с нанимателем в трудовых отношениях по трудовому договору (контракту) (направляется работник в командировку по основному месту работы или по совместительству значения не имеет).

 Если же лицо, не состоящее в штате организации, все-таки направлено в служебную командировку (а вернее, в поездку на определенный срок в другую местность для выполнения задания, установленного, например, договором подряда), то возместить ему расходы по этой поездке наниматель согласно п. 57 Положения может только за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации [9, с. 20].

 В СПК «Доропеевичи», убывающие в командировки и прибывающие из них, регистрируются в Журнале регистрации лиц, направляемых в командировки.

 Днем выбытия в служебную  командировку считается день  отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного  средства из места постоянной  работы командированного, а днем  прибытия - день приезда указанного  транспорта к месту постоянной  работы. При отправлении транспорта  до 24 часов включительно днем  выбытия считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие  сутки.

 На работников, находящихся  в командировке, распространяется  режим рабочего времени тех  организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных  во время командировки, другие  дни отдыха по возвращении  из командировки не предоставляются. Если работник специально командирован  для работы в выходные или  праздничные дни, то компенсация  за работу в эти дни производится  в соответствии с действующим  законодательством. В случае, когда  по распоряжению нанимателя работник  выезжает в командировку в  выходной день, ему по возвращении  из командировки по решению  нанимателя предоставляется другой  день отдыха в установленном  порядке [2, с. 102].

 Вопрос явки на работу  в день отъезда в командировку  или в день прибытия из командировки  решается по договоренности с  нанимателем.

 Итак, в соответствии  с законодательством в СПК «Доропеевичи» командированному работнику возмещаются следующие расходы:

1. За проезд к месту  служебной командировки и обратно  к месту постоянной работы.

2. Расходы по найму  жилого помещения (исключая время  нахождения в пути) в размере  подлинных оплаченных счетов  или квитанций и других документов, подтверждающих размер фактически  понесенных расходов (кроме тех  случаев, когда командированному  работнику предоставляется бесплатное  помещение). Возмещение расходов  за проживание в номерах "люкс" допускается в исключительных  случаях с разрешения нанимателя.

3. За проживание вне  места постоянного жительства  для покрытия дополнительных  личных расходов - суточные в размерах, устанавливаемых Министерством  финансов Республики Беларусь.

 Размеры возмещения  при служебных командировках:

- суточные – 

- при однодневных командировках  суточные выплачиваются в размере 50 %

4. Расходы по междугородным  телефонным переговорам возмещаются  командированному работнику лишь  в случаях, когда они производились  в интересах выполнения служебного  задания, на основании соответствующих  квитанций (счетов) с подтверждением  необходимости этих переговоров  нанимателем.

 Таким образом, порядок  возмещения и размеры расходов  по командировкам регламентированы  нормативной базой Республики  Беларусь и являются обязательными  при осуществлении расчетов с  подотчетными лицами.

 Возмещение расходов  по служебной командировке в СПК «Доропеевичи» происходит на основании авансового отчет

 К авансовому отчету прикладываются все оправдательные документы, к которым относятся следующие:

- командировочное удостоверение  с заверенными отметками о  дне выбытия и дне прибытия. Если работник командирован в  разные населенные пункты, отметки  о дне прибытия и дне выбытия  делаются в каждом пункте. Отметки  о прибытии и выбытии заверяются  печатью (штампом) с наименованием  организации, в которую был командирован  работник;

- оплаченные счета, квитанции  или другие документы, подтверждающие  фактические расходы по найму  жилого помещения и другие  расходы;

- проездные билеты, подтверждающие  фактические расходы по проезду  к месту командировки и обратно;

- отчет о проделанной  работе.

 Новый аванс подотчетным  лицам выдается только после  полного расчета по ранее выданному. Бухгалтер исследуемого предприятия производит необходимые расчеты, формирует суммарные проводки по отражению командировочных расходов на счетах бухгалтерского учета, после чего заполняет соответствующие графы лицевой стороны авансового отчета суммы командировочных.

 В бухгалтерии СПК  «Доропеевичи» отчеты об израсходованных суммах проверяются как по форме (полнота и правильность оформления отчетов, заполнения реквизитов), так и по существу (была ли необходимость в произведенных расходах, соответствовали ли они назначению аванса и т.п.). Прием отчета завершается определением сумм, принятых к оплате расходов, а также сумм, подлежащих возврату работником либо работнику.

 Денежные обязательства  должны быть выражены в белорусских  рублях. В денежном обязательстве  может быть предусмотрено, что  оно подлежит оплате в белорусских  рублях в сумме, эквивалентной  определенной сумме в иностранной  валюте или в условных денежных  единицах (ЭКЮ, "специальных правах  заимствования" и др.). В этом  случае подлежащая оплате в  рублях сумма определяется по  официальному курсу соответствующей  валюты или условных денежных  единиц на день платежа, если  иной курс или иная дата  его определения не установлены  законодательством или соглашением  сторон.

 Учет расчетов по  подотчетным суммам в СПК «Доропеевичи» осуществляется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

 По дебету счета  отражается дебиторская задолженность  работников по выданным им  авансам.

 По кредиту 71 счета  отражается израсходованная сумма  денежных средств, выданная в  подотчет. Сальдо по счету 71 «Расчеты  с подотчетными лицами» обычно  бывает дебетовое и отражает  остаток подотчетных сумм, числящихся  за подотчетными лицами.

 По дебету счета  отражаются суммы, выданные под  отчет, а по кредиту списание  задолженности подотчетных лиц.

 Так согласно приказа  СПК «Доропеевичи» № 7 от 27.04.2011 года главный инженер Козел С.В., был направлен в командировку в г. Минск. Согласно командировочного удостоверения № 6 от 28..04.2011 (Приложение Б) срок командировки составил 1 день. Согласно предварительного расчета командировочные расходы составят 11000 руб.

 

 Таким образом, в СПК  Доропеевичи» учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется посредством первичных документов установленной формы, основными из которых являются расходный и приходный кассовые ордера, командировочное удостоверение, авансовый отчет и некоторые другие.

 

 

3.3 Учёт расчётов  с подотчётными лицами и его  совершенствование.

 

 При расчетах с подотчетными  лицами очень часто возникают  множество различных противоречий  в отнесении расходов подотчетных  лиц на ту или иную статью  расходов.

 У бухгалтеров постоянно  возникают вопросы об отнесении  или не отнесении некоторых  расходов по командировке на  себестоимость. Например, сотрудник, находящийся  в служебной командировке, по  распоряжению руководителя предприятия  должен ежедневно информировать  его по телефону о ходе выполнения  задания. Возникает вопрос о том, за счет каких источников должны  финансироваться затраты на телефонные  переговоры.

 Расходы на телефонные переговоры командированного работника в пределах Республики Беларусь возмещаются ему в случае предоставления в бухгалтерию предприятия распечатки, приложенной к счету гостиницей или предприятием связи, с указанием телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной записки командированного, в которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характер переговоров. Расходы на телефонные переговоры относятся на счета учета затрат по статье "услуги связи".

 Если телефонные переговоры  оплачиваются работнику без предоставления  указанных документов, то они  относятся на счета учета затрат  по субсчету "исключаемые из  себестоимости при налогообложении".