Учёт расчётов с подотчётными лицами

     Проверенный авансовый отчет должен быть подписан (с расшифровкой) руководителем организации или уполномоченным на это лицом, для чего в верхней части лицевой стороны бланка авансового отчета предусмотрена соответствующая строка. После утверждения документ принимается к учету для списания подотчетных денежных средств., а.

     Остаток неизрасходованных сумм возвращается в кассу по приходному кассовому ордеру и приходуют по кассе бухгалтерской записью обратной той, которой оформлялась выдача денег под отчёт:

Д 020134510 К 020800000

     Если денежных средств было потрачено больше, чем получено, то перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру и оформляется дополнительной бухгалтерской записью по дебету счёта учёта расчётов с подотчётными лицами и кредиту счёта учёта денежных средств в кассе:

Д 020800000 К 020134510

 
     В случаях, когда работнику выдали в подотчет денежные средства, а он, израсходовав не всю сумму, не вернул излишек в кассу, работодатель имеет право удержать из заработной платы работника задолженность по авансовому отчету в соответствии со ст. 137 ТК РФ. В учёте оформляется бухгалтерская запись по кредиту счёта учёта расчётов с подотчётными лицами и дебету счёта учёта расчётов с работниками:

Д 030211830 К 020811660

     Однако существует несколько моментов, на которые следует обратить внимание. 
     Во-первых, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника задолженность не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса. 
     Во-вторых, общая сумма удержания не должна превышать 20% от суммы причитающейся работнику заработной платы. 
В-третьих, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. 
 
     Доказать, что работник не против удержания суммы из заработной платы, возможно только при наличии его письменного заявления об этом (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0). 
 
    Таким образом, если вышеуказанное заявление отсутствует, работодатель не имеет права взыскивать необходимую сумму долга по авансовому отчету, в противном случае удержание из заработной платы работника без его согласия может обернуться для организации разбирательством в суде.

Глава 3. Операционно-хозяйственные расходы

     К операционно-хозяйственным расходам относятся расходы по приобретению материальных запасов, основных средств, нематериальных активов, по оплате ремонта и других подобных расходов, таких, как коммунальные услуги, услуги связи, расходы по арендной плате. К авансовому отчёту по суммам, израсходованным на хозяйственные нужды в обязательном порядке должны прилагаться оформленные соответствующим образом документы, подтверждающие фактическое приобретение товаров, работ и услуг, не позднее 14-ти календарных дней с даты их выдачи, которая определяется по дате расходного кассового ордера. К таким документам относятся:

1. Кассовые чеки или бланки строгой отчётности, подтверждающие получение наличных денежных средств от подотчётного лица;
2. Счета-фактуры;
3. Приходные документы (накладные), подтверждающих принятие материальных ценностей от подотчётного лица на склад учреждения.

Для отражения подотчетных  сумм, предназначенных на хозяйственные  расходы, используются счета:

- 0 208 21 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи»;

- 0 208 22 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;

- 0 208 23 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате коммунальных услуг»;

- 0 208 24 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом»;

- 0 208 25 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг по содержанию имущества»;

- 0 208 26 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих услуг»;

- 0 208 31 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств»;

- 0 208 32 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов»;

- 0 208 34 000 «Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материалов».

- 0 208 91 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов»;

 

Пример 2. Работнику учреждения Багину А.А. выдано из кассы под отчёт 3000 рублей на приобретение канцелярских принадлежностей. Багиным составлен авансовый отчёт со всеми документами, подтверждающими произведённые расходы на сумму 3000 рублей. Канцелярские товары выданы подразделениям учреждения на сумму 3000 рублей.

Корреспонденция счетов		Сумма, рублей	Содержание операции
Дебет	Кредит
1 208 34 560	1 201 34 610	3 000	Выданы из кассы денежные средства под отчет на приобретение канцелярских принадлежностей
1 10536340	1 208 34 660	3 000	Оприходованы канцелярские товары
140120272	110536440	3 000	Списаны на расходы канцелярские товары

 

Глава 4. Командировочные расходы

     4.1 Общие положения

     Наиболее часто под отчёт суммы выдаются на оплату служебных командировок. Служебной командировкой, согласно ст. 166 ТК РФ считается поездка сотрудника по распоряжению руководителя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. В командировку может быть направлен только сотрудник, с которым заключён трудовой договор. Поездка сотрудника, с которым заключён договор гражданско-правового характера (договор подряда, поручения), командировкой не считается. При направлении работника в командировку ему гарантируется сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. В соответствии с положениями ТК РФ в командировки не могут быть направлены:

- беременные женщины;

- работники, не достигшие  18 лет;

- работники, с которыми  заключён ученический договор.

В ст. 259 ТК РФ предусмотрено, что направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до 3-х лет, допускается с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими показаниями.

     4.2 Оплата проезда

    Учёт расчётов  по оплате проезда ведётся  на счёте 020822000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг». Расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы, возмещаются работнику в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

·   железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

·   водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

·   воздушным транспортом - в салоне экономического класса;

·   автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

     Командированному работнику оплачиваются так же расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

     В том случае, если работник не представил с авансовым отчетом проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, возмещение их производится, но в размере минимальной стоимости проезда:

·   железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

·   водным транспортом - в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

·   автомобильным транспортом - в автобусе общего типа.

Возмещению подлежат так  же:

- страховые взносы на  обязательное личное страхование  пассажиров на транспорте (стоимость  добровольного страхования возмещению  не подлежит),

- оплату услуг по оформлению  проездных документов,

- расходы за пользование  в поездах постельными принадлежностями.

     Сумма страхового взноса включается в стоимость проездного документа (путевки) и взимается с пассажира (туриста, экскурсанта) при продаже проездного документа (путевки). Пассажиры (туристы, экскурсанты), пользующиеся правом бесплатного проезда в Российской Федерации, подлежат обязательному личному страхованию без уплаты ими страхового взноса.

     4.3 Оплата проживания

     Учёт расчётов  по оплате проживания ведётся  на счёте 020826000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг». Постановление №729 устанавливает, что возмещение расходов по найму жилого помещения – осуществляется в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 рублей в сутки.

     Расходы по найму жилого помещения возмещаются различным категориям служащих бюджетного учреждения различным образом. Так в пункте 18 Указа №813 сказано, что для федеральных гражданских служащих не установлен предельный размер по найму жилого помещения, но, в то же время, он не должен превышать размер, определенный для служащих, замещающих высшие должности гражданской службы категории «руководители», то есть, стоимости двухкомнатного номера, а для остальных служащих - не более стоимости однокомнатного (одноместного) номера. А при непредставлении документов, подтверждающих расходы по найму жилья, федеральным государственным гражданским служащим возмещаются расходы по найму жилого помещения в размере 30% от установленной нормы суточных (в настоящее время - 100 рублей) за каждый день нахождения в служебной командировке.

     Расходы по найму жилого помещения в месте командировки возмещаются командированному работнику со дня прибытия и по день выезда к постоянному месту работы.

     Если командированный работник был вынужден сделать остановку по пути следования, то в этом случае, возмещение расходов по найму жилья будет производиться только при наличии подтверждающих документов. В случае отсутствия таких документов ни 12 рублей, ни 30% от установленной нормы суточных не выплачиваются.

     Документами, подтверждающими расходы по найму жилья, являются кассовые чеки, счета-фактуры, счета формы №3-Г.

     4.4 Оплата суточных

     Учёт расчётов  по оплате суточных ведётся  на счёте 020812000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам». Подпунктом «б» пункта 1 Постановления №729 установлено, что командированному работнику бюджетного учреждения выплачиваются суточные в размере 100 рублей за каждый день командировки, в том числе и за дни нахождения в пути.

    Следует отметить, что статья 168 ТК РФ предоставляет право организациям, в том числе и бюджетным учреждениям, самостоятельно определить порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, закрепив их в коллективном договоре либо в локальном нормативном акте (например, в приказе об учетной политике).             Это означает, что если бюджетное учреждение осуществляет деятельность, приносящую доход, то оно может увеличить норму суточных на любую сумму, если будет выплачивая ее за счет средств, полученных в результате этой деятельности.

     Пунктом 15 Инструкции №62 установлено, что суточные не выплачиваются в том случае, если работник имеет возможность ежедневно возвращаться к постоянному месту жительства. Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения данного работника из места командирования к постоянному месту жительства в каждом конкретном случае решается руководителем бюджетного учреждения.

Иногда на практике случаются  ситуации, когда командированный  работник не может во время вернуться  из командировки. Это может произойти  из-за нелетной погоды или из-за болезни  командированного лица. В том случае, когда причина задержки работника  в командировке является объективной, тогда ему полагаются дополнительные суточные. Для обоснования дополнительных командировочных выплат рекомендуется  просто издать приказ о продлении  сроков командировки. В этом случае данные затраты бюджетное учреждение сможет учесть как обычные командировочные  расходы.

     Пунктом 16 Инструкции №62 предусмотрено, что в случае временной нетрудоспособности командированного работника ему, на общем основании возмещаются расходы по найму жилого помещения. Исключение составляют случаи, когда командированный работник находится на стационарном лечении. За время болезни работнику выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного жительства, но не свыше двух месяцев.

     Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного жительства должны быть обязательно удостоверены в установленном порядке.

     4.5 Учебные командировки

Достаточно часто возникает  ситуация, когда семинары, курсы  повышения квалификации и переподготовка проводятся вне места постоянного  жительства работника (в другом городе). Следовательно, поездку работника  на семинары, курсы повышения квалификации и переподготовку необходимо оформлять  служебной командировкой. 
     В тоже время значительная территориальная удалённость места учебы - не обязательное условие для оформления командировки. Обучение может проходить почти рядом с местом постоянной работы сотрудника. Бели работник учится по направлению работодателя с отрывом от работы, на время такого обучения его тоже можно «отправить» в командировку.

Когда решение о необходимости командировки в целях обучения принято, руководитель организации издаёт приказ о командировке в целях обучения (приложение 5). Помимо приказа оформляется служебное задание. В нём так же, как и в приказе, указывается цель командировки работника (более подробно по сравнению с приказом). Унифицированные формы приказа о командировке и служебного задания Т-9 и Т-10а утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004г. №1.

На основании этого приказа работнику перед отъездом на учёбу оформляют командировочное удостоверение (приложение 6) и выдают денежный аванс (приложение 7). Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004г. №1 утверждена унифицированная форма командировочного удостоверения Т-10.