Учёт расчётов с подотчётными лицами

 

Оглавление

Введение2

Глава 1. Теоретические основы расчётов с подотчётными лицами3 

1.1 Понятие подотчётных  лиц. Синтетические и аналитические  счета для учёта расчётов с  подотчётными лицами 3

1.2 Законодательное и нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами 5 

Глава 2. Порядок  учёта расчётов с подотчётными лицами. Операционно-хозяйственные расходы 7 

2.1 Выдача подотчётных  сумм7

2.2 Авансовый отчёт и  возврат остатков подотчётных  сумм8 
2.3 Операционно-хозяйственные расходы11 

Глава 3. Командировочные расходы14 

4.1 Общие положения14

2. Оплата проезда14

4.3 Оплата проживания16

4.4 Оплата суточных17

4.5 Учебные командировки19

4.6 Зарубежные командировки20 
 
Заключение22 

Библиография23 

Приложения

Введение

     Бюджетный учёт – основная и неотъемлемая часть деятельности любого учреждения. Он представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщении информации в денежном выражении о состоянии активов учреждения. Благодаря учёту осуществляется контроль над всеми видами ресурсов, а также над хозяйственными операциями, совершаемыми по ним. 

     Довольно часто организации в процессе своей хозяйственной деятельности осуществляют расходы, через своих сотрудников, которым наличные денежные средства выдаются в подотчет. Расчеты с использованием подотчетных лиц, как правило, применяются в тех случаях, когда безналичные расчеты или невозможны или нецелесообразны. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действии по поручению организации. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, для оплаты хозяйственных расходов, на представительские цели, для покупки за наличный расчет продукции в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели. При осуществлении операций с подотчетными суммами у организаций возникает немало сложностей по их отражению в учете, начиная от момента их выдачи до порядка списания.

     Поэтому целью и задачами курсовой работы является изучение особенностей отражения и организации учета расчетов с подотчетными лицами в государственных (муниципальных) учреждениях.

 

Глава 1. Теоретические основы расчётов с  подотчётными лицами

     1.1 Понятие подотчётных лиц. Синтетические  и аналитические счета для  учёта расчётов с подотчётными  лицами

     Подотчетными лицами являются работники (сотрудники) учреждения, получившие под отчет наличные суммы денежных средств на предстоящие командировочные и (или) административно-хозяйственные расходы.

Подотчетными суммами  признаются денежные авансы, выдаваемые организацией работнику из кассы  под его ответственность (под  отчет) для выполнения определенных действий по поручению организации.

     Инструкцией 157-Н для отражения операций по учёту подотчётных сумм предусмотрен счёт 020800000 «Расчёты с подотчётными лицами». К счёту 020800000 предусмотрено открытие следующих аналитических счетов:

Расчеты с подотчетными лицами			0		2		0		8			0		0	0	0	0
Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда и начислениям  на выплаты по оплате труда			0		2		0		8			1		0	0	0	0
Расчеты с подотчетными лицами по заработной плате			0		2		0		8			1		1	0	0	0
Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам			0			2		0		8			1	2	0	0	0
Расчеты с подотчетными лицами по начислениям на выплаты  по оплате труда			0			2		0		8			1	3	0	0	0
Расчеты с подотчетными лицами по работам, услугам			0			2		0		8			2	0	0	0	0
Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи			0			2		0		8			2	1	0	0	0
Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг			0			2		0		8			2	2	0	0	0
Расчеты с подотчетными лицами по оплате коммунальных услуг			0			2		0		8			2	3	0	0	0
Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом			0			2		0		8			2	4	0	0	0
Расчеты с подотчетными лицами по оплате работ, услуг по содержанию имущества			0			2		0		8			2	5	0	0	0
Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг			0			2		0		8			2	6	0	0	0
Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов			0			2		0		8			3	0	0	0	0
Расчеты с подотчетными лицами по приобретению основных средств			0			2		0		8			3	1	0	0	0
Расчеты с подотчетными лицами по приобретению нематериальных активов			0			2		0		8			3	2	0	0	0
Расчеты с подотчетными лицами по приобретению материальных запасов			0			2		0		8			3	4	0	0	0
Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению			0			2		0		8			6	0	0	0	0
Расчеты с подотчетными лицами по оплате пособий по социальной помощи населению			0			2		0		8			6	2	0	0	0
Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий, выплачиваемых  организациями сектора государственного управления			0			2		0		8			6	3	0	0	0
Расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам			0			2		0		8			9	0	0	0	0
Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих расходов			0			2		0		8			9	1	0	0	0

 

     Аналитический учёт расчётов с подотчётными лицами ведётся в журнале по расчётам с подотчётными лицами, либо в карточке учёта средств и расчётов.

     1.2 Законодательное и нормативное  регулирование расчетов с подотчетными  лицами

     Расчеты с подотчетными лицами являются разновидностью кассовых операций, которые, в свою очередь, характерны для любой организации. В настоящее время наличное денежное обращение в Российской Федерации регулируется Положением ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации» от 12 октября 2011 г. N 373-П.

     При формировании перечня работников, которые могут быть подотчетными лицами, за основу могут приниматься перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, утвержденные постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85.

Основными нормативными документами, регулирующими выдачу и учет наличных денежных средств работникам учреждения под отчет, являются:

• Бюджетный кодекс Российской федерации;
• Трудовой кодекс Российской Федерации;
• Налоговый кодекс Российской Федерации;
• Приказ Министерства финансов РФ от 01.12.2010 № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов);
• Положение ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации» от 12 октября 2011 г. N 373-П;
• Указание ЦБ РФ от 20 июня 2007 года г. №1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя»;
• Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 №729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».

Глава 2. Порядок учёта расчётов с подотчётными лицами

     2.1 Выдача подотчётных сумм

     Выдача наличных денежных средств из касс организаций производится по расходным кассовым ордерам.

При выдаче денежных средств  по расходному кассовому ордеру кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего  личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда  он выдан и отбирает расписку получателя. Под отчёт денежные средства могут выдаваться на:

1. Командировочные расходы;
2. Операционные и хозяйственные расходы (для приобретения основных средств, нематериальных активов, материальных запасов, оплаты работ или услуг сторонних организаций, для выплаты заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, денежного довольствия, стипендий);
3. Представительские расходы.

Для выдачи подотчётных сумм должны быть соблюдены следующие  условия:

1. Предыдущий аванс должен быть погашен, представлен авансовый отчёт и сдан остаток неизрасходованных сумм.
2. Работник, которому выдаётся подотчётная сумма, должен быть сотрудником, работающим в данном бюджетном учреждении.
3. На выдачу аванса должно быть оформлено распоряжение руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдаётся, также устанавливаются максимальные суммы выдачи денег под отчет и порядок представления отчета об израсходованных суммах.

     Выдача наличных  денежных средств под отчёт  производится при условии отсутствия  за конкретным лицом задолженности  по ранее выданному ему авансу. Не допускается выдача подотчетных сумм в счет денежного довольствия (заработной платы), за исключением разрешенных к выдаче сумм (аванс в счет заработной платы за первую половину месяца и др.), а также лицам, не состоящим в штате (штатном расписании) учреждения.. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

     Выдача наличных  денежных средств оформляется  по кредиту счёта учёта денежных  средств и дебету счёта учёта расчётов с подотчётными лицами по соответствующим счетам.

Пример 1. Раздатчик Демидов А.А. получил из кассы института под отчёт 150000 рублей для выдачи з/п сотрудникам кафедры. По истечении 3-х дней Демидов предоставил в бухгалтерию института отчёт и сдал ведомости, по которым выдана з/п полностью.

Корреспонденция счетов		Сумма, рублей	Содержание операции
Дебет	Кредит
1 208 11 560	1 201 34 610	150 000	Выданы из кассы денежные средства под отчет для выплаты  заработной платы
1 401 20 211	1 208 11 660	150 000	Выдана заработная плата  сотрудникам кафедры

 

2.2 Авансовый  отчёт и возврат остатков подотчётных  сумм

     Авансовый отчет - это документ первичного учета, подтверждающий расходование выданных авансом подотчетных сумм с приложением оправдательных документов. Авансовый отчет первоначально заполняется подотчетным (получившим наличные средства) лицом и представляется им в бухгалтерию для дальнейшей проверки, утверждения руководителем и списания произведенных расходов. Бланк авансового отчета находится в альбоме унифицированных форм по учету кассовых операций и результатов инвентаризации денежных средств под названием — форма № АО-1. Утвержденный руководителем учреждения авансовый отчет является первичным документом, на основании которого принимаются к учету командировочные расходы.

     Не позднее 3 рабочих дней с  момента истечения срока, на  который выдан аванс, или возвращения  из командировки, подотчетное лицо  обязано представить в бухгалтерию авансовый отчет с приложением подтверждающих расходы документов и произвести окончательный расчет. Форма авансового отчета составляется в единственном экземпляре.

     Бланк авансового отчета двухсторонний. На лицевой стороне подотчетное лицо должно указать наименование организации, номер авансового отчета и дату его заполнения, свои ФИО, отдел, в котором он числится, и табельный номер, если таковой имеется, а также свою должность и назначение аванса. Ниже, в левой части лицевой формы авансового отчета, подотчетное лицо заполняет таблицу, в которой указывает сведения о предыдущем авансе, полученных в настоящее время денежных средствах, их расходе, перерасходе или остатке.

     На оборотной стороне формы АО-1 подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Дальнейшее оформление авансового отчета осуществляет бухгалтер. В таблице «Бухгалтерская запись» на лицевой стороне он вносит номера корреспондирующих счетов и суммы, на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы. После проверки правильности заполнения авансового отчета, оформления оправдательных документов и целевого расходования средств, бухгалтер должен поставить отметку о том, что отчет проверен и утвержден в соответствующей сумме (цифрами и прописью), заполнить расписку на лицевой стороне бланка и передать ее подотчетному лицу. Далее на лицевой части бланка авансового отчета ставятся подписи бухгалтера и главного бухгалтера с их расшифровками, при необходимости, вносятся суммы остатка или перерасхода и реквизиты расходных или приходных кассовых ордеров, по которым производится окончательный расчет.