Учёт денежных средств организации

Расход денежных средств из кассы оформляется Расходным кассовым ордером. При выдаче денег по расходному кассовому ордеру отдельному лицу кассир требует документ, удостоверяющий личность получателя. Расписка делается получателем собственноручно шариковой ручкой с указанием полученной суммы прописью. Если денежные средства выдаются сразу нескольким работникам, то оформляется Платежная ведомость. При выплате денежных средств по платежной ведомости к ней прилагается расходный кассовый ордер на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На общую сумму выданных наличных денег по нескольким платежным ведомостям допускается составление одного расходного кассового ордера, дата и номер которого проставляются на каждой платежной ведомости. При выдаче наличных денег по платежной ведомости получатели предъявляют документы, удостоверяющие или подтверждающие их личность, и расписываются за получение денег в соответствующей графе платежной ведомости. Платежная ведомость выписывается либо оформляется с помощью технических средств с указанием по итогу суммы наличных денег цифрами и прописью. В графе напротив фамилии, собственного имени, отчества получателя средств цифрами проставляется сумма причитающихся к получению наличных денег. На титульном листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче наличных денег за подписями руководителя и главного бухгалтера. Выдачу наличных денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или  платежной ведомости. Разовые выдачи наличных денег отдельным лицам производятся по расходным кассовым ордерам.

По истечении установленных сроков выдачи наличных денег на оплату труда, выплаты стипендий, пенсий, пособий кассир должен:

- в платежной ведомости  напротив фамилий лиц, которым  не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать  запись: «Депонировано»;

- составить реестр депонированных  сумм;

- в платежной ведомости  сделать запись о фактически  выплаченных и подлежащих депонированию  суммах наличных денег, сверить  их с общим итогом по платежной  ведомости и подтвердить запись  своей подписью. Если наличные  деньги выдавались не кассиром, а раздатчиком, то на ведомости  дополнительно делается запись: «Деньги по ведомости выдавал»  и ставится подпись раздатчика. Выдача наличных денег кассиром  и раздатчиком по одной ведомости  запрещается;

- проставить на платежной  ведомости реквизиты расходного  кассового ордера или заполнить  расходный кассовый ордер на  отдельном бланке на общую  сумму выплаченных наличных денег  по платежной ведомости;

- записать в кассовую  книгу фактически выплаченную сумму наличных денег.

Депонированные суммы сдаются в обслуживающий банк. На сумму сдаваемых наличных денег составляется один общий расходный кассовый ордер.

По окончании каждого рабочего дня кассиром оформляется Кассовая книга, в которой отражаются все операции по поступлению и выбытию денежных средств за день и определяется остаток наличных денежных средств в кассе.  Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей. Неотрывная часть листа (с горизонтальной линовкой) как первый экземпляр остается в кассовой книге. Отрывная часть листа (без горизонтальной линовки) является вторым экземпляром и заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и незаверенные исправления в кассовой книге запрещаются. Исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего. На каждом листе кассовой книги проставляются дата и остаток наличных денег в кассе за предыдущий день. Записи в кассовой книге начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня». Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу после получения или выдачи наличных денег отдельно по каждому ордеру.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег по кассе на конец дня и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной экземпляр листа кассовой книги с приложенными приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Бланк отчета кассира до конца операций за день не отрывается. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой до полного использования листов кассовой книги.

В период выдачи наличных денег на заработную плату, стипендии, пенсии, пособия остаток кассы выводится по учтенным в кассовой книге приходным и расходным кассовым ордерам. При этом сумма выданных за день наличных денег по платежной ведомости на оплату труда расходным кассовым ордером не оформляется и не отражается по колонке «Расход» в кассовой книге. Платежная ведомость на оплату труда в обязательном порядке хранится в кассе вместе с остатком наличных денег и является документом, подтверждающим отсутствие недостачи наличных денег в кассе.

Кроме операций с белорусскими рублями могут осуществляться операции с наличной иностранной валютой.  Прием наличной иностранной валюты в кассу производится по приходному кассовому ордеру формы КО-1в, выписываемому в валюте и рублевом эквиваленте по курсу Национального Банка Республики Беларусь. Выдача наличной иностранной валюты производится на основании расходного кассового ордера формы КО-2в, в котором также указывается сумму в валюте и рублевый эквивалент по курсу НБ РБ. Для учета движения наличной иностранной валюты в разрезе каждого вида валют ведется кассовая книга формы КО-4в.

Раз в квартал проводится внезапная инвентаризация кассы с целью обеспечения сохранности денежных средств. По ее результатам составляется Акт инвентаризации наличных денежных средств в кассе.

Синтетический учет наличных денежных средств ведется на счете 50 «Касса». По дебету счёта отражается поступление денежных средств в кассу, а по кредиты – выдача денежных средств.

Рассмотрим основные бухгалтерские записи по счету:

4. Совершенствование учета денежных средств в условиях развития системы автоматизированной обработки учетной информации

В современных условиях, когда вычислительная техника гармонично вписалась в деятельность различных организаций, компьютеризация учета, является основным инструментом эффективной обработки большого объема экономической информации. Именно автоматизация ведения учета способна значительно облегчить труд бухгалтера. Поэтому одним из путей совершенствования учета является совершенствование формы ведения бухгалтерского учета, то есть замена ее более универсальной.

В настоящее время существует несколько десятков относительно широко известных программных продуктов, но без преувеличения можно сказать, что программное обеспечение фирмы «1С», предназначенное для автоматизации различных видов учета – бухгалтерского, складского, торгового является самым распространенным и популярным на территории стран СНГ.

Поэтому необходимо внедрить прогрессивные системы автоматизации, которые позволят организовать надлежащий учет с целью эффективного контроля за поступлением и расходованием денежных средств организации, оперативно получать данные об имеющихся денежных средствах, отслеживать состояние расчетов с поставщиками, отражать операции в бухгалтерском учете, обеспечить формирование и передачу бухгалтерских проводок в программу «1С: Предприятие». С помощью данной системы, можно осуществлять приём, передачу электронных документов и сообщений (подтверждение результатов обработки электронных документов, запросы (ответы), информация о курсах валют) с использованием подсистемы «Банк-клиент» и предусматривает проведение безналичных расчётов в белорусских рублях и иностранной валюте, а также совершение других банковских операций посредством подсистемы в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь и локальных нормативных актов.

В настоящее время, в нашей стране действует большое количество законодательных актов, которые постоянно изменяются. Поэтому нельзя не упомянуть о справочно-правовых системах и базах нормативных документов, содержащие полные тексты законов, постановлений, указов, инструкций. Рекомендуется устанавливать правовую систему «Консультант Плюс», «Главбух Инфо». Благодаря интегрированному поиску по различным запросам, удобной системе закладок и перекрестных ссылок, гибкому русскоязычному интерфейсу пользователя, еженедельному обновлению баз данных, новизне и достоверности данных, администрация и бухгалтерия будет всегда в курсе последних изменений в законодательстве, обретет уверенность в результатах своей работы.

5. Организация учёта денежных средств в ГЛХУ «Пуховичский лесхоз».

Государственное лесохозяйственное учреждение «Пуховичский лесхоз» является предприятием с государственной формой собственности и находится в ведении Министерства лесного хозяйства РБ, подчинено Минскому производственному лесохозяйственному объединению.

Предприятие действует на принципах полного хозрасчета по промышленной деятельности с сохранением бюджетного финансирования по лесохозяйственной деятельности. Местонахождение конторы лесхоза: 222810 г. М. Горка ул. Калинина 14. Пуховичский лесхоз осуществляет свою деятельность в соответствии с действующим законодательством, Указами Президента, постановлениями Кабинета министров Республики Беларусь, нормативными актами, издаваемыми вышестоящими органами лесного хозяйства и Уставом предприятия.

Главными задачами лесхоза являются:

• Управление лесным фондом на территории, закрепленной за ГЛХУ "Пуховичский лесхоз" в области использования, воспроизводства, охраны и защиты леса;
• Создание и выращивание лесных насаждений, а также своевременное восстановление лесов на вырубленных площадях хозяйственными породами;
• Ведение в установленном порядке охотничьего хозяйства в комплексе с лесным, осуществление контроля за соблюдением правил и сроков охоты;
• Выполнение работ по заготовке древесины со всех видов рубок;
• Производство товаров народного потребления и производственного назначения из основного сырья, отходов лесозаготовок и лесопиления, а также других видов лесосырьевых ресурсов с целью удовлетворения в них народного хозяйства и населения;
• Сбор и переработка дикорастущих плодов и ягод, ведение пчеловодства, рыбоводства, а также всех других необходимых отраслей подсобного сельского хозяйства;
• Строительство и ремонт производственных и жилых зданий, сооружений, лесных кордонов, пожарных вышек, водоемов, устройство и поддержание в должном порядке лесных дорог, средств;
• Внешнеэкономическая деятельность в соответствии с Законодательством Республики Беларусь.

ГЛХУ «Пуховичский лесхоз» осуществляет расчёты с юридическими и физическими лицами как наличными денежными средствами так и безналичным путём.

Для осуществления операции наличными денежными средствами имеет кассу. Помещение кассы специально оборудовано для обеспечения необходимых условий сохранности денежных средств. Руководитель ГЛХУ «Пуховичский лесхоз» несет ответственность за создание таких условий.

Кассовые операции в ГЛХУ «Пуховичский лесхоз» выполняет кассир, который при принятии на работу под расписку знакомится с правилами ведения кассовых операций и заключает договор о материальной ответственности. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей (денежных средств, денежных документов). Временная замена кассира производится по письменному приказу руководителя организации. Договор о материальной ответственности заключается и с заменяющим кассира работником.

В своей работе кассир ГЛХУ «Пуховичский лесхоз» руководствуются указаниями главного бухгалтера и соответствующим нормативными документами, основными из которых являются: