Учет расходов с подотчетными лицами

Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты. К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов непроизводственного назначения и т.п.

Порядок оформления командировки и расчетов с работником определяется в Инструкции  ТККР , согласно которой:

- для командировки работнику  оформляется командировочное удостоверение;

- наряду с командировочным удостоверением  может быть издан приказ о  командировке;

- командировочное удостоверение  может не выписываться на однодневные  командировки, если по ним не  выплачиваются суточные;

- фактическое время нахождения  работника в командировке отмечается  в командировочном удостоверении  печатью организации, отправляющей  в командировку и принимающей, записями о днях отправления, прибытия, выбытия;

- днем выезда считается день  отправления соответствующего транспорта  из мест постоянной работы  до 24 часов, а днем возвращения  – дата прибытия соответствующего  транспорта;

- перед командировкой работнику  наряду с командировочным удостоверением  также выдается денежный аванс  в пределах сумм, причитающихся  ему для выполнения установленного  задания;

- организации разрешается рассчитываться  с командированным работником  по предварительному расчету, если  командировочные расходы заранее  известны. В этом случае работник  в составе авансового отчета  не предоставляет документы, подтверждающие его расходы по командировке;

- по возвращении из командировки  работник обязан в течение 3 дней  предоставить руководителю организации  для утверждения авансовый отчет  с приложением командировочного  удостоверения и документов, подтверждающих  достоверность производственных  расходов.

По утверждении отчета руководителем, он предается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованной суммы.

Расчеты по командировке – казалось бы, обыденная работа бухгалтера, и все же это одна из самых наболевших проблем: слишком нечетко закон говорит командировочных расходах.

 

 Учет операционно-хозяйственных расходов

Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы административно- хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска, а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под отчёт) для выполнения определённых действий по поручению организации.

Денежные средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные расходы.

Административно-хозяйственные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться:

- либо под отчёт на хозяйственные  и операционные расходы;

- либо в порядке возмещения  произведённых сотрудником из  личных средств расходов на  нужды организации (по решению  руководителя организации).

К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются: товарный чек магазина; накладные; кассовые чеки; квитанции к приходным кассовым ордерам; акты выполненных работ, оказанных услуг; счета-фактуры; проездные документы; акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

При выдаче денег под отчет для приобретения ТМЦ у юридического лица нужно выдать доверенность и зарегистрировать ее в журнале выданных доверенностей. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается.

 

2. Документальное оформление  и учет расчетов с подотчетными лицами

2.1 Порядок расчетов с подотчетными лицами

Чтобы избежать обычных ошибок в терминах и толковании ниже приводится разъяснение, что можно назвать подотчетными лицами, а что подотчетными суммами.

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие под отчет наличные денежные средства на административно-хозяйственные и командировочные расходы

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам.

Подотчетные суммы на хозяйственно-операционные расходы выдаются в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий по согласованию с учреждениями банка, осуществляющими их кассовое обслуживание.

Чаще всего выдаются авансы для служебных командировок. Служебной командировкой (в соответствии с Трудовым Кодексом КР) считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок для выполнения поручения вне места постоянной работы.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны представлять в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов, вернуть неизрасходованные суммы или получить из кассы перерасходованные суммы, не позднее 3 дней по истечению срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 1520 «Расчеты с подотчетными лицами»

По дебету этого счета указываются суммы выданные под отчет или в возмещение израсходованных средств. По кредиту счета списываются подотчетные суммы , используемые на необходимые для предприятия цели и подтвержденные авансовыми отчетами, а так же отражаются возвращенные неиспользованные подотчетные суммы. Дебетовое сальдо отражает сумму остатка денежных средств у подотчетных лиц, кредитовое сальдо показывает сумму невозмещенных средств, израсходованных работниками на нужды предприятия.

По дебету счёта записываются суммы возмещённого перерасхода и вновь выданные под отчёт на основании расходных кассовых ордеров , по кредиту – суммы, использованные согласно авансовым отчётам и сданные по приходным кассовым ордерам  неиспользованные суммы.

 Методика учета подотчетных  сумм, выданных на хозяйственно-операционные  и командировочные расходы

Хозяйственно-операционные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К хозяйственно-операционным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов и ГМС, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций в КР, выдача наличных денег под отчет производится из касс организации. При временном отсутствии кассы у организации разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам организации или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным данному под отчет лицу суммам. Передача наличных денег, выданных под отчет одному лицу, другим запрещается.

В учёте выдача наличных денежных средств под отчёт, а также возмещения перерасхода по авансовому отчёту отражаются проводкой:

Дебет 1520   Кредит 1110  – на выданную сумму,

соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка.

При приобретении материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт следует учитывать лимиты, установленные Письмом Центрального банка КР «Об установлении предельного размера расчётов наличными деньгами в КР между юридическими лицами» Предельный размер расчётов наличными деньгами по одному платежу установлен в размере 100 000с

Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх дней по окончании срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет работника с приложенными документами, подтверждающие расходы.

К документам, подтверждающим факт приобретения продукции (товаров, работ, услуг) относят: кассовый чек, товарный чек, накладная либо другие приходно-расходные документы, утвержденные уполномоченными государственными органами.

При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесен сотрудником в кассу организации:

Дебет 1110   

  Кредит 1520 – сумма неиспользованных подотчетных сумм, внесенных в кассу предприятия.

Иногда организация-поставщик самостоятельно получает наличные деньги по заключённым договорам в кассе организации-покупателя через своих подотчётных лиц – инкассаторов, действующих на основании надлежаще оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация-покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность. В этом случае используется счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В бухгалтерском учёте организации-покупателя данные операции отражаются проводками:

Дебет 1600,1700     Кредит 1520 – на сумму оплаченных счетов.

В процессе своей деятельности бухгалтеры часто сталкиваются с необходимостью оформления покупок за наличный расчёт у физических лиц.

Приобретение организациями имущества у физических лиц, не являющихся предпринимателями, оформляется договорами купли-продажи. Данные договоры должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- паспортные данные сдатчика  продуктов;

- место его проживания;

- наименование сдаваемых продуктов, их количество и стоимость.

Согласно Налогового Кодекса КР суммы, полученные физическими лицами в течение года от продажи имущества, принадлежащего им на праве собственности, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц у источника выплаты дохода (в нашем случае – бухгалтерией предприятия).

Обо всех выплатах физическим лицам предприятия обязаны сообщать налоговым органам по своему местонахождению.

Как и при выдаче подотчетной суммы на хозяйственно-операционные расходы, выдача наличных денег на командировку производится на основании расходного кассового ордера.

Командировка оформляется приказом руководителя организации с указанием пункта назначения, наименования предприятия, куда командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки.

Цели служебной командировки могут быть разными: налаживание контактов с поставщиками, ведение переговоров с партнерами по бизнесу, учеба и переподготовка сотрудников. Последнее позволяет повысить уровень культуры и качества обслуживания клиентов

Командированному работнику выдается командировочное удостоверение  подписанное руководителем предприятия и скрепленное печатью.

Лица, убывающие в командировки и прибывающие из них, на предприятиях регистрируются в «Журнале учета работников, выбывающих в командировки»

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса либо другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24.00 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0.00 часов и позднее – последующие сутки.

На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени тех предприятий, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

При направлении работника в командировку на служебном или личном транспорте оформляется путевой лист на автомобиль . Ответственность за заполнение путевых листов и достоверность указанных в них сведений несет руководитель юридического лица, чьим штампом и печатью они заверены, а также лица, обеспечивающего эксплуатацию служебных легковых автомобилей.

На основании приказа руководителя работнику выдается аванс на командировочные расходы. Сумма аванса включает средства на оплату проезда в обе стороны, суточные и расходы по найму жилья на срок командировки.

Выдача наличных денег под отчет на командировочные расходы производится в пределах сумм, устанавливаемых организацией. Командировочные расходы для целей бухгалтерского учета включаются в издержки производства в фактически произведенном размере.

Согласно статье НККР «Налог на прибыль организаций» , командировочные расходы включаются в прочие расходы, связанные с производством и реализацией в фактически произведенном размере, т.е. в пределах сумм, установленных и прописанных в учетной политике организации.

В статье «Налог на доходы физических» НККР установлено, что в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 с за каждый день нахождения в командировке на территории КР и не более 2 500 с за каждый день нахождения в заграничной командировке.

 После возвращения из командировки  работник в течение трех дней  отчитывается о проделанной работе во время командировки и использовании полученных денег. При этом об использовании денежных средств составляется авансовый отчет.

К нему прилагаются: командировочное удостоверение с отметками о времени выбытия в командировку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы о найме жилого помещения (включая бронирование гостиничных номеров), фактических расходах по проезду и др.