Учет расходов с подотчетными лицами

1. своевременное,  полное и достоверное  отражение  на счетах бухгалтерского  учета  фактических затрат на  командировочные расходы;

2. документальная  обоснованность  использования подотчетных  сумм  и обоснованность включения  в  состав затрат;

3. контроль  за экономным и  рациональным  использованием денежных  средств  на хозяйственно- операционные цели.

         Таким образом, говоря об организации расчетов  с подотчётными лицами, следует  отметить, что:

1. руководителем организации, приказом (распоряжением) должен быть утвержден:

      - перечень лиц, имеющих  право  на получение наличных  денежных  средств под отчет;

      - сроки, на которые  могут выдаваться  подотчетные  суммы;

- порядок  их представления, обработки  и  утверждения и др

      - требования, предъявляемые  к оформлению  первичных документов  и учету  расчетов с подотчетными  лицами;

2. при выдаче денежных средств  организация обязана:

-определить  сумму подотчетных  средств и  срок, на который  она выдается;

-получить  от подотчетного лица  отчет  о расходах в срок  не позднее  3 рабочих дней по  истечению  срока, на который выданы  средства;

-выдать  денежные средства работнику  под отчет при условии полного  отчета или по ранее выданным  авансам;

-запретить  передачу подотчетных  денежных  средств от одного  работника  другому;

      -определить  перечень  лиц, которые могут  заменять кассиров  и получать  в банке денежные  средства  под отчет.

2.Учет  расчетов с подотчетными  лицами

2.1.Учет расчетов с подотчетными  лицами по суммам, выданным на командировочные расходы

      Командировочные  расходы возникают вследствие  оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую  местность для выполнения служебного  поручения вне места его постоянной  работы по распоряжению работодателя.

     Порядок направления  работников в командировку изложен  в Положении об особенностях  направления работников в служебные  командировки, утвержденном в постановлении  Правительства КР «Об особенностях направления работников в служебные  командировки" от 13.10.2008г. В соответствии с указанным постановлением направление работников в командировку оформляется выдачей командировочного удостоверения и по усмотрению руководства организации – приказом. Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен вернуться из командировки в тот же день, в который он был командирован.

 

 

Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет").

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

- приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный  расчет, канцелярский товаров, оплата  почтово-телеграфных расходов;

- оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

- расходы на командировки по  территории Российской Федерации  и за границу;

- представительские расходы.

Тема расчётов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов.

Но в то же время следует заметить, что большинство публикаций на эту тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.

При выдаче денежных средств организация обязана:

- определить сумму подотчетных  средств и срок, на который  она выдается;

- получить от подотчетного лица  отчет о расходах в срок  не позднее 3 рабочих дней по  истечению срока, на который выданы  средства;

- выдать денежные средства работнику  под отчет при условии полного  отчета или по ранее выданным  авансам;

- запретить передачу подотчетных  денежных средств от одного  работника другому;

- определить перечень лиц, которые  могут заменять кассиров и  получать в банке денежные  средства под отчет.

Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю – купить бензин, секретарю – отправить почту, командированному – заплатить за гостиницу.

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью.

В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный приказ, где указывают фамилию и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию и т.д.

Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.

В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в частности, что, считать служебной командировкой; каков порядок командирования сотрудников предприятия, работающих по совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в настоящее время.

При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам на следующие цели: на хозяйственные нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.

 

Учет представительских расходов

Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

К представительским расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

Предприятия самостоятельно определяют порядок расходования средств на представительство, их документальное подтверждение. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, при проведении собраний акционеров, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы называют представительскими.

Очень часто возникают вопросы, что считать представительскими расходами, а что нет, какие должны быть оправдательные документы, каковы лимиты на размер расходов.

К представительским расходам относят расходы на:

- официальный прием и (или) обслуживание  представителей других организаций, участвующих в переговорах в  целях установления и (или) поддержания  взаимного сотрудничества, а также  участников, прибывших на заседания  совета директоров (правления) или  иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения  указанных мероприятий;

- проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного  мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации  – налогоплательщика, участвующих  в переговорах;

- транспортное обслуживание доставки  этих лиц к месту проведения  представительского мероприятия  и (или) заседания руководящего органа  и обратно;

- буфетное обслуживание во время  переговоров;

- оплата услуг переводчиков, не  состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во  время проведения представительских  мероприятий.

Состав представительских расходов налогоплательщика определен НККР По сравнению с перечнем представительских расходов, определенных Постановлением в целях бухгалтерского учета, в НККР виды этих расходов ограничены: в них не включаются оплата гостиниц как для руководителей и членов делегаций, так и для сопровождающих лиц, оплата питания (суточные), культурные, бытовые и прочие расходы, приобретение сувениров. Налоговое законодательство не относит к представительским расходам расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний участников представительских мероприятий.

Согласно НККР  представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Представительские расходы относятся к расходам, связанным с производством и реализацией, поэтому помимо выполнения обычных требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что произведенные расходы связаны с предпринимательской деятельностью учреждения.

Учет расчетов с подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные расходы

Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

В соответствии с действующим законодательством командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать:

- цель командировки;

- кто направляется в командировку;

- место командировки;

- срок командировки;

- какие расходы допускаются  нести работнику в служебной  командировке;

- условия командировке за пределами КР ;

- порядок оформления командировки;

- порядок учета расходов по  служебной командировке для целей  налогообложения.

Цель командировки определяет её классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные.

В соответствии с ТККР  служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимается также поездки работника, которые связаны с:

- покупкой ТМЗ, расходы по которым  учитываются в составе заготовительно-складских  расходов и включаются в состав  затрат по приобретению запасов;

- осуществлением работ капитального  характера, расходы по которым  учитываются в составе прочих  капитальных затрат и включаются  в инвентарную стоимость объекта  строительства;

- подготовкой и повышением квалификации  работников, расходы по которой  учитываются в составе сметы  на общехозяйственные расходы;

- участия в общих собраниях  акционеров обществ, в которых  организация имеет акции, расходы  по которой относятся к служебным  командировкам и учитываются  в составе сметы на общехозяйственные  нужды;

- другими аналогичными нуждами.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективными договорами или локально-нормативными актами организации. При этом размеры возмещения расходов связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством КР для организаций, финансируемых из гос бюджета.