Учет расходов с подотчетными лицами

                   Тема:    Учет расходов с подотчетными лицами

1.Введение

2. Теоретические основы  учета расчетов с подотчетными лицами 

3. Учет расчетов с подотчетными лицами

4 Заключение

5Список использованной литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

     В процессе финансово-хозяйственной  деятельности у организаций часто  возникает необходимость приобретения  материальных ценностей, а также  различных работ, услуг не только  по безналичному расчету, но и  за наличные деньги. Для этих  целей предприятия  выдают наличные  денежные суммы из кассы работникам  организации  под отчет.

     Основными задачами  бухгалтерского учета расчетов  с подотчетными лицами  являются:

     1) полное, достоверное  и своевременное  отражение на  счетах бухгалтерского  учета  фактических затрат на командировочные  расходы;

     2) документальная обоснованность  использования подотчетных сумм  и обоснованность включения в  состав затрат;    

     3) контроль за экономным  и рациональным  использованием  денежных средств  на  хозяйственно-операционные  цели.

     Учет  расчетов с  подотчетными лицами имеет место  практически на каждом предприятии. В условиях рыночных отношений, налаживания внешнеэкономических  связей с поставщиками и партнерами  актуальность данного вида учета  постоянно возрастает и требует  своего совершенствования.

     Изучение  выбранной  темы дает возможность  оценить  способы избегания ошибок, допускаемых  при учете расчетов с подотчетными  лицами.

     Именно  эти обстоятельства  и легли в  основу выбора  данной темы для написания  курсовой работы.           

     Цель работы: изучить  особенности организации расчетов  с подотчетными лицами.

         Задачи: изучить  теоретический материал, действующие  в настоящее время нормативные  акты в сфере учета расчетов  с подотчетными лицами,

 раскрыть  роль бухгалтерского  учета в  правильности расходования  наличных денежных средств, рассмотреть  нормативное регулирование выдачи денег подотчет, организацию учета расчетов с подотчетными лицами, порядок выдачи денег подотчет и отчетность подотчетных лиц.

         Методологической  основой написания курсовой работы  являются нормативные документы  по ведению бухгалтерского учета  и отчетности с подотчетными  лицами предприятия,  учебная  литература .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Теоретические основы  учета  расчетов с подотчетными  лицами

1.1.Подотчетные  лица и организация расчетов с ними.

            Не все организации расплачиваются  по безналичному расчету –  перечисляя деньги со своего  счета на счет продавца. Иногда  гораздо удобней и быстрее  оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля. Для этого деньги из кассы  выдаются сотрудникам под отчет.

      Подотчетными  лицами  являются штатные работники  организации, а также работающие на условиях  совместительства, либо выполняющие  работы по договору подряда, получающие  авансом наличные денежные средства  из кассы на административно-хозяйственные  и командировочные расходы с  условием представления отчета  об их использовании (отсюда и  термин - "под отчет").

      Расчеты с подотчетными  лицами имеют место практически  на каждом предприятии и весьма  разнообразны:

-приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный  расчет, канцелярский товаров, оплата  почтово-телеграфных расходов;

-оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

-расходы на командировки по  территории Российской Федерации  и за границу;

     -представительские  расходы - это затраты организации  по приему и обслуживанию представителей  других организаций, участвующих  в переговорах для установления  и поддержания сотрудничества, а  также участников, прибывших на  заседания совета (правления) организации (затраты по проведению официального  приема и т.д)

         Перечень  подотчетных лиц и правила  расчетов с ними утверждается  руководителем организации, приказом (распоряжением), также можно включить  в учетную политику, определяющую  правила бухгалтерского учета.

           

 В приказе нужно не только  перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый  из них может получить за  один раз, на какой срок и  когда они должны сдавать авансовые  отчеты в бухгалтерию. Если же понадобилось выдать деньги под отчет сотруднику, которого нет в списке, то составляется отдельный приказ, где нужно указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет и т.д.   Сотрудник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об использовании и сделать это в срок.

           Все  работники предприятия, получающие  деньги под отчет, должны соблюдать  правила работы с наличностью. Сотрудник может получить деньги  под отчет из кассы предприятия  только на определенные цели.

          Во-первых, предприятие выдает своим сотрудникам  наличные, когда направляет их  в командировку - суточные, деньги  на проезд до места назначения  и обратно, на проживание в  гостинице. Но прежде чем сотрудник  получит деньги, руководитель предприятия  должен издать приказ о командировке. В нем указывают фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется  и с какой целью, а также  какая сумма командировочных  ему положена.

          Во-вторых, средства под отчет получают  те сотрудники, которые расплачиваются  наличными от имени своего  предприятия с другими организациями  и предприятиями. Например, водитель  покупает  горюче-смазочные материалы  для служебного автомобиля, секретарь  марки, конверты на почте, бухгалтер  – бланки документов в специализированных  магазинах. Чтобы получить деньги, сотрудник пишет заявление на  имя руководителя организации, в  котором просит выдать необходимую  сумму. Если руководитель согласен, он подписывает приказ. В нем  указывается кому и на какие цели выдаются деньги.

      Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень  подотчетных лиц, нужно  под расписку  ознакомить с приказом, а при  необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь  за них.

       Следует отметить, даже если сотрудник не отчитался  в срок по подотчетным деньгам, удерживать налог на доходы  с физических лиц не нужно. Деньги, выданные под отчет, все  равно принадлежат организации, которая их выдала. Доходом работника они не являются и НДФЛ не облагаются.

           Документы  по учету расчетов с подотчетными  лицами  подразделяются на три  вида:

      1. Документы, относящиеся  к первому  виду, составляются, как  правило,  в отделе кадров и  бухгалтерии  организации до начала  командировки на основании служебной  записки от заинтересованного  подразделения, отдела, цеха.

      К таким документам  относятся: приказ руководителя, служебное  задание, командировочное  удостоверение, расчет суммы командировочных  расходов, расходный кассовый ордер (Приложение 2).

      Приказ (Приложение 1) является основанием для  направления  работника в командировку. В приказе  указывается фамилия, имя и отчество  командируемого, страна или город  командирования, планируемый  срок  командировки, цель командировки. На  основании приказа руководителя  определяется служебное задание  и отчет о его выполнении  и выписывается командировочное  удостоверение.

      Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным  предварительным расчётом суммы командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО–2)) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.

      2. Документы второго  вида командированный  работник  получает самостоятельно во время  нахождения в командировке или  при приобретении ТМЦ, оплаты  работ, услуг. К ним относятся  проездные документы,  товарные  чеки и оформленные на имя  организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества  командированного лица счет, накладная, акт, бланк строгой отчетности, квитанция  к приходному кассовому ордеру, счет–фактура. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

      При покупках за  наличный расчёт в организациях  розничной торговли продавец  обязан выдать покупателю, а покупатель  вправе потребовать у продавца  два документа - кассовый чек и  товарный чек (или накладную).

      Кассовый  чек  является документом, подтверждающим  факт оплаты товара. При этом  кассовый чек должен содержать  следующие реквизиты:

-наименование организации-продавца;

-идентификационный номер (ИНН)

-заводской номер ККМ;

-порядковый номер чека;

-дата и время покупки;

-стоимость (цену) покупки;

-признак фискального режима.

      Вместо  кассового  чека возможна выдача номерного  бланка строгой отчётности по  формам, утверждённым Министерством финансов КР .

      Товарный  чек (или  накладная) в соответствии с Законом КР «О бухгалтерском  учёте» должен содержать следующие  реквизиты:

1.наименование документа;

2.дату составления документа;

3.наименование организации, от  имени которой составлен документ;

4.содержание хозяйственной операции 

5.измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и  денежном выражении (названия типа  «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);

6.должность и личную подпись  ответственного лица, заверенную  штампом (печатью) организации-продавца.

   

 

  В счёте–фактуре должны  быть указаны:

порядковый  номер счёта-фактуры и дата выписки; наименование продавца в соответствии с учредительными документами; идентификационный номер продавца (ИНН); наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес; идентификационный номер покупателя (ИНН); наименование товара (работы, услуги); стоимость (цена) товара (работ, услуг); налоговая ставка; сумма налога на добавленную стоимость; страна происхождения товара;

      Счёт-фактура  подписывается  руководителем и  главным бухгалтером  поставщика, а также лицом, ответственным  за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации.

      3. Третий вид –  итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки  обязан сделать отметку о прибытии  в командировочном удостоверении  и в течение трех дней после  окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания, в бухгалтерию – авансовый отчет  об истраченных суммах полученных денежных средств, который применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

      На  оборотной  стороне авансового отчета предусмотрены  отдельные графы  для отражения  сумм расходов, фактически произведенных  подотчетным лицом, и сумм расходов, принятых к учету.

      После проведения  хозяйственно - операционных, представительских  расходов, возвращения  из командировки  подотчетное лицо предоставляет  отчет о фактически израсходованных  суммах с приложением оправдательных  первичных документов, оформляет  авансовый отчет, который в течении 5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру .

      К итоговой документации  относятся: авансовый отчет (с приложением  командировочного удостоверения, служебного  задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции  к приходным кассовым ордерам) и отчет о результатах командировки

      Большая роль при  этом отводится бухгалтерскому  учету, с помощью которого сплошным  образом, непрерывно и взаимосвязано  отражаются все документально  подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается достоверность, своевременность и точность информации. Правильная организация учета  расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает  действенный контроль за использованием на предприятии денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.

     Основными задачами  бухгалтерского учета расчетов  с подотчетными лицами являются: