Учет расчетов с подотчетными лицами

 

Все подотчетные суммы списываются бухгалтерией предприятия на основании авансового отчета работника с приложением подтверждающих расходы документов.

Дополнительными документами могут быть ведомости списания материалов, требования на выдачу материалов, акты передачи в эксплуатацию, акты приемки выполненных сторонними организациями работ (услуг) производственного характера и т. п.

2.2 Синтетический  и аналитический учет расчетов  с подотчетными лицами

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий для обобщения информации о расчетах с работниками предприятия по суммам, выданным им под отчет, в бухгалтерском учете используется активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию (дебетовое) или сумму не возмещенного работнику перерасхода (кредитовое). Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчетного лица.

ОДО «МАБИА-Авто» использует достаточно удобное программное обеспечения 1С: Бухгалтерия, где всегда можно сформировать различного вида отчеты, из которых видно суммы задолженности по каждому подотчетному лицу, обороты за определенный период и другие необходимые данные для контроля за подотчетными суммами.

Первичными документами учета подотчетных сумм являются расходные и приходные кассовые ордера – при выдаче средств в подотчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет – при списании израсходованных сумм. В учете выдача наличных денежных средств под отчет, а также возмещения перерасхода по авансовому отчету отражаются бухгалтерскими записями, представленными в таблице 2.

 

Таблица 2 − Бухгалтерские записи по выдаче наличных денежных средств под отчет, а также возмещения перерасхода по авансовому отчету на счетах  ОДО «МАБИА-Авто» за 2014 г.

Содержание хозяйственной операции	Корреспонденция счетов		Учетный регистр
	дебет	кредит
На выданную в подотчет сумму из кассы	71	50	РКО
На выданную в подотчет сумму путем перечисления с расчетного счета	71	51	Выписка банка
Возвращение в кассу предприятия остатка неиспользованных сумм авансов	50	71	ПКО
Возвращение остатка неиспользованных сумм авансов путем перечисления на расчетный счет предприятия	51	71	Выписка банка
Возвращение остатка неиспользованных сумм авансов путем удержания из зарплаты сотрудника	70	71	Ведомость зарплаты

 

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий. Причем в аналитических регистрах эти расчеты нужно отражать подробно – отдельно по каждому сотруднику и по каждому авансовому отчету.

В ОДО «МАБИА-Авто» с учетом возможностей программы 1С: Предприятие можно вывести оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В ней можно увидеть: ФИО сотрудников, которым выданы денежные средства в под отчет и которые еще не отчитались по выданным суммам, ФИО подотчетных лиц, которые не возвратили излишне выданные суммы под отчет, ФИО сотрудников, которым предприятие должно возместить расходы, утвержденные в авансовом отчете, а также можно увидеть общую сумму задолженности по выданным и невозвращенным авансам.

Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетное лицо ставит свою подпись в ордере, дату. Это операция отражается бухгалтерской записью: дебет 71; кредит 50 – выданы деньги в подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Израсходовав выданные наличные деньги, сотрудник составляет авансовый отчет. Составляется он в 1 экземпляре и важно, чтобы он был правильно оформлен. Подписан должен быть подотчетным лицом, руководителем, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет. Сотрудник, который составляет авансовый отчет, должен подтвердить свои расходы оправдательными документами (товарные и кассовые чеки, квитанции, проездные билеты и т. п.). В данном случае это товарный и кассовый чеки. Если же сотрудник представил в бухгалтерию товарный чек без подробной расшифровки, то можно создать комиссию, которая составит акт и укажет в нем, за что были уплачены деньги. В дополнение к товарному чеку обязательно должен быть приложен кассовый чек, исключение составляют те случаи, когда у продавца есть право торговать без кассового аппарата.

Если из авансового отчета видно, что подотчетное лицо истратило ровно столько, сколько получило, то в этом случае сальдо будет нулевым и задолженность не образуется.

Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

- руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;

- руководитель решает, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленный срок, подлежат отражению по кредиту счета 71 в корреспонденции со счетом 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Следует отметить, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).

В ОДО «МАБИА-Авто» данные по подотчетным суммам заносятся в регистр аналитического учета, в нем делается группировка, подсчитываются итоги за месяц.

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм сверх норм, но с разрешения руководителя предприятия, списываются с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счета 20 «Основное производство», а затем на счет 90 «Прочие расходы по текущей деятельности».

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Пример:

На ОДО «МАБИА-Авто» водитель получил 95 000 руб. на командировочные расходы. По прибытии из командировки работник представил отчет вместе с документами, подтверждающими расход денежных средств, на сумму 100 000 руб. Бухгалтерия утвердила отчет на сумму 90 000 руб. Излишне выданную сумму удержали из зарплаты.

В данной ситуации в бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи, отраженные в таблице 3.

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 3 − Бухгалтерские записи по отражению на счетах ОДО «МАБИА-Авто» командировки за 2014 г.

Содержание хозяйственной операции	Корреспонденция счетов		Суммы, руб.	Учетный регистр
	дебет	кредит
списание из кассы суммы выданного аванса с одновременным отражением дебиторской задолженности подотчетного лица	71	50	95 000	РКО
списание утвержденной суммы в себестоимость	20	71	90 000	Авансовый отчет
удержание суммы излишне выданного аванса из заработной платы сотрудника	70	71	5 000	ПКО

 

Свои особенности имеет учет подотчетных сумм, выданных в валюте, при командировании работников за границу. Аванс выдается в валюте страны командирования исходя из установленных норм суточных и квартирных. Нормы суточных при краткосрочных командировках за границу, как и нормы за проживание в гостинице, в иностранной валюте установлены постановлением Министерства труда и соцзащиты от 30.07.2010 № 115 (в редакции Постановления Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 14.09.2011 № 87) и периодически пересматриваются.

Выданную валюту отражают в бухгалтерском учете в валюте платежа и в рублевом эквиваленте по курсу Национального банка Республики Беларусь на момент выдачи.

Полученную в банке валюту приходуют бухгалтерской проводкой:

дебет субсчета 50/4 «Валютная касса» и кредит счета 52 «Валютные счета».

Выданную под отчет валюту списывают из кассы бухгалтерской проводкой;

дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредит субсчета 50/4 «Валютная касса».

Выдавать аванс в белорусских рублях нельзя, так как они пока не являются свободно конвертируемой валютой и не имеют хождения в других странах.

Авансовый отчет представляется в бухгалтерию предприятия не позднее трехдневного срока после возвращения из командировки в той валюте, в которой получен аванс. Окончательный расчет производится по фактически подтвержденным документально оформленным расходам с учетом установленных норм по курсу Национального банка Республики Беларусь на дату авансового отчета. Курсовые разницы, возникающие от текущего изменения курса белорусского рубля по отношению к иностранным валютам, отражаются в учете на счете 91 «Прочие доходы и расходы».

Суточные в день отъезда оплачиваются по нормам и в валюте той страны, куда командируется работник, а в день приезда — по нормам Республики Беларусь в белорусских рублях.

Задолженность по авансовому отчету может погашаться как в иностранной валюте, так и в белорусских рублях в пересчете на единый курс Национального банка Республики Беларусь на дату авансового отчета, но не позднее трехдневного срока после возвращения из командировки.

Если постоянная работа носит разъездной характер, то служебные поездки работников командировками не считаются, а значит приказом и командировочным удостоверением не оформляются.

Расходы по найму жилья, исключая время нахождения в пути (кроме водителей и командированных с ними лиц), возмещаются в размере, указанном в предъявленных счетах (квитанциях).

Расходы по бронированию мест в гостинице компенсируются сверх норм на проживание при наличии документов, подтверждающих оплату бронирования жилья.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются только при предоставлении проездных документов в обе стороны. И в исключительных случаях при отсутствии транспортного сообщения в пределах одного административного района Республики Беларусь с разрешения директора предприятия оплата проезда может быть произведена по минимальной стоимости проезда.

Расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями возмещаются без предоставления проездных документов.

2.3 Учет представительских  расчетов

Учет представительских расходов в Республике Беларусь регулируется Указом Президента Республики Беларусь от 27.09.2010 495 «О некоторых вопросах расходов на представительские цели».

Согласно данному Указу организации вправе самостоятельно определять перечень расходов на представительские цели, необходимых для осуществления предпринимательской деятельности. Документом, определяющим такой перечень, по мнению Минфина Республики Беларусь, может быть локальный нормативный акт, принятие которого осуществляют в рамках учетной политики организации.

Представительскими расходами на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц являются затраты, связанные с проведением встреч и официальных приемов представителей тех организаций, которые сотрудничают или намерены установить деловые контакты с организацией. При рассмотрении вопроса об отнесении таких расходов в состав затрат, учитываемых при налогообложении, аналогично как и расходов по проведению собраний, совещаний, следует исходить из их необходимости в процессе организации оказания услуг. Это должно быть подтверждено документально, как и фактическое их осуществление.

 Законодательство Республики  Беларусь не содержит ограничения  по количеству сопровождающих  иностранную делегацию лиц. Поэтому в затраты можно включать фактические расходы по всем сопровождающим лицам.

С учетом этого организации сами определяют состав представительских расходов, т. е. составляют перечень, утверждают его и прилагают к учетной политике.

 Исходя из сложившегося практического опыта организациям рекомендуется включать в перечень представительских расходов следующие:

 – по приглашению представителей  иностранной делегации;

 – по проживанию представителей  иностранной делегации;

 – на питание;

 – на транспортное обслуживание;

 – на культурное обслуживание;

 – на бытовое обслуживание;