Учет расчетов с подотчетными лицами

Таким образом, можно сформулировать общее понятие исследуемой темы: подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно-хозяйственные, командировочные и представительские расходы.

1.2 Нормативно-правовое  обеспечение учета и ревизии  расчетов с подотчетными лицами

Нормативное обеспечение проверки операций по учету расчетов с подотчетными лицами включает следующий перечень нормативных актов.

1) Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» от 06.07. 2012 № 57-З [1].

Согласно Закону, бухгалтерский учет – система непрерывного и сплошного документального отражения информации о состоянии и движении имущества и обязательств организации методом двойной записи в денежном выражении на счетах бухгалтерского учета в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Закон о бухгалтерском учете и отчетности определяет правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета; основные требования к ведению бухгалтерского учета; первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета; состав и порядок представления бухгалтерской отчетности. Данный законодательный акт является фундаментальным для организации учета в любой организации;

2) Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации», утвержденное постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 26.05.2008 № 85 (в редакции постановления от 14.12.2012 № 74) [8].

Учетная политика – совокупность способов и методов ведения бухгалтерского учета, используемых организацией. Положения по бухгалтерскому учету и отчетности – нормативно-правовые акты, устанавливающие общие правила составления и представления бухгалтерской отчетности, принципы, порядок и способы ведения организациями учета отдельных видов имущества, обязательств и хозяйственных операций;

3) Инструкция о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2008 № 4 (в редакции Постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 31.03.2014 № 199). Основной документ, определяющий порядок ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами для предприятий, индивидуальных предпринимателей, частных нотариусов, осуществляющих деятельность на территории Республики Беларусь, а именно порядок приема и выдачи наличных денег, оформления кассовых документов, порядок ведения кассовой книги и хранения наличных денег, порядок проведения инвентаризации кассы и другие вопросы [5];

4) Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 №35 (в редакции постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 04.02.2013 № 4). Инструкция определяет условия, порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь [6];

5) Правила организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь, утвержденные Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 24 августа 2007 г. № 166 (в редакции Постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 30 марта 2011 г. № 112). Данные Правила обязательны для выполнения структурными подразделениями Национального банка Республики Беларусь и определяют порядок их работы на территории Республики Беларусь в белорусских рублях. Несмотря на то, что документ предназначен для банков, в нем содержится информация и для организаций;

6) Инструкция по организации кассовой работы в банках и небанковских кредитно-финансовых организациях Республики Беларусь, утв. Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 21 декабря 2006 г. № 211 (в редакции Постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 27 ноября 2013 г. № 688). Установлены правила работы с ценностями для кассовых и инкассаторских работников. Правила распространяются на все банки и их филиалы, зарегистрированные на территории Республики Беларусь;

7) Правила ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденные постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185. Правила определяют порядок ведения предприятиями, индивидуальными предпринимателями кассовых операций в наличной иностранной валюте, порядок установления уполномоченными банками предприятиям, предпринимателям лимитов в наличной иностранной валюте и сроков сдачи в уполномоченный банк наличной иностранной валюты, поступающей в кассу предприятия, предпринимателя, а также порядок осуществления банками контроля за ведением кассовых операций в наличной иностранной валюте [9];

8)  Порядок расчетов между юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями в Республике Беларусь, утв. Указом Президента Республики Беларусь от 29.06.2000 № 359 (в последней ред. Указа Президента Республики Беларусь от 21.02.2014 № 87). Настоящий порядок распространяется на расчеты, которые осуществляются на территории Республики Беларусь юридическими лицами, их обособленными подразделениями и индивидуальными предпринимателями [11];

9) Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденная Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (в редакции Постановления Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 14.09.2011 № 87). Настоящая Инструкция определяет порядок и условия предоставления гарантий и компенсаций работникам, военнослужащим, лицам рядового и начальствующего состава Следственного комитета Республики Беларусь, органов внутренних дел, финансовых расследований Комитета государственного контроля Республики Беларусь, органов и подразделений по чрезвычайным ситуациям (далее - работники) при служебных командировках за границу (далее - командировка), в том числе на обучение (стажировку, семинар, конференцию и иные мероприятия, связанные с повышением квалификации) [7];

10) Инструкция о порядке применения Типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденная постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50 (в редакции от 30.12.2012 года №77), предусматривает для обобщения информации о расчетах с подотчетными лицами использование счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» [4].

Нормативно-правовая база Республики Беларусь постоянно обновляется, вносятся изменения и дополнения в законодательные акты.      

Приближение национального бухгалтерского учета к международным стандартам требует постоянного контроля и обновления нормативно-законодательных актов, а также внесений изменений в ведении тех или иных аспектов учета. 

Таким образом, для учета расчетов с подотчетными лицами в Республике Беларусь используется соответствующая нормативно-правовая база, позволяющая правильно организовать учет расчетов с подотчетными лицами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2  Учет  расчетов с подотчетными лицами  на объекте исследования

2.1 Документальное  оформление расчетов с подотчетными  лицами

В соответствии с законодательством Республики Беларусь каждая хозяйственная операция должна оформляться документально, следовательно, учет расчетов с подотчетными лицами тоже должен оформляться документально. Рассмотрим документальное оформление расчетов с подотчетными лицами в ОДО «МАБИА-Авто».

Так как, основная деятельность предприятия – это торговля,  дополнительная - оказание транспортных услуг, то, следовательно, присутствуют операции, связанные с подотчетными суммами: командировочные расходы и их возмещение.

Документальное оформление командировочных расходов в ОДО «МАБИА-Авто» состоит из нескольких этапов:

- вначале командировка оформляется приказом директора (см. приложение 1), в котором указывается дата приказа, дата отправления водителя в командировку, на какое количество дней отправляется командируемый работник, населенный пункт, город, куда командируется водитель, ФИО работника и также цель командирования. Затем оформляется командировочное удостоверение (см. приложение 2) на данного работника, где также указываются вышеперечисленные реквизиты. Командировочное удостоверение подписывается руководителем организации, ставится печать, и указывается дата отправления в командировку, роспись лица, выдавшего командировочное удостоверение. С обратной стороны командировочного удостоверения делаются отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы. На данном предприятии нашла место такая практика. Работник осуществляет расходы, связанные с командировкой за свой счет, затем возвращаясь из командировки, составляет авансовый отчет, сдает его в бухгалтерию с приложенными документами, подтверждающими произведенные расходы Такими документами являются: счета предприятий общественного питания, товарные чеки, документы об оплате транспортных расходов, платных дорог, страховой полис и т. д.

И только потом предприятие возмещает работнику соответствующие расходы, понесенные за время командировки.

Все первичные документы, регламентирующие учет расчетов с подотчетными лицами должны соответствовать требованиям законодательства Республики Беларусь.

При формировании себестоимости продукции (работ, услуг) командировочные расходы включаются в состав затрат по нормам.

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по его применению командировочные расходы отражаются по дебету счетов 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные затраты», в корреспонденции со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и т. д.

Также любая организация в процессе осуществления хозяйственной деятельности сталкивается с операциями по покупке различных материалов (инвентарь, канцелярские товары, запчасти, топливо) за наличный расчет.

При покупках за наличный расчет в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа – кассовый чек и товарный чек (или накладную).

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

- наименование организации-продавца;

- идентификационный номер (УНН);

- заводской номер КА;

- порядковый номер чека;

- дата и время покупки;

- стоимость (цену) покупки.

Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчетности.

Товарный чек (или накладная) должен содержать следующие реквизиты:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т. п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);

- должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

Суммы НДС по материальным ценностям (работам, услугам), приобретенным для производственных нужд у организаций розничной торговли, к зачету у покупателя не принимаются и расчетным путем не выделяются.

В бухгалтерском учете организации-покупателя приобретение материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд в розничной торговле по кассовым и товарным чекам (или накладным) отражается бухгалтерскими записями, представленными в таблице 1.

 

Таблица 1 − Бухгалтерские записи по учету приобретения товаров по кассовым и товарным чекам на счетах  ОДО «МАБИА-Авто» за 2014 г.

Содержание хозяйственной операции	Корреспонденция счетов		Учетный регистр
	дебет	кредит
На сумму оприходованных материалов	10	71	Анализ сч. 71
На сумму произведенных работником по распоряжению руководителя предприятия общепроизводственных	25	71	Анализ сч. 71
На сумму произведенных работником по распоряжению руководителя предприятия общехозяйственных	26	71	Анализ сч. 71
На сумму произведенных работником по распоряжению руководителя предприятия затрат по основной деятельности	20	71	Анализ сч. 71