Учет расчетов с подотчетными лицами

  Согласно подп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам относятся расходы, связанные с официальном приемом и обслуживанием следующих лиц:

- представителей других  организаций, участвующих в переговорах  в целях установления и поддержания  взаимного сотрудничества (т.е. представителей  действительных и потенциальных  контрагентов);

- участников, прибывших на  заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа  налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий, независимо от места проведения указанных мероприятий.

- к представительским  расходам относятся расходы на  проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного  мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное  обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

   Следует заметить, что согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к  представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

   Рассмотрим некоторые спорные моменты.

1). Кто может являться  участниками переговоров, отнесенных  к представительским расходам.

В подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ в качестве участников переговоров указаны представители других организаций. Т.е. формально положения п. 2 ст. 264 НК РФ относят к представительским расходам затраты на официальный прием или обслуживание только представителей других организаций. Поэтому, исходя из прямого указания закона, затраты на официальный прием клиента – физического лица или индивидуального предпринимателя в составе представительских расходов учитывать нельзя.

Однако Минфин РФ в письме от 27.03.2009 г. № 03-03-06/2/64 указал, что к представительским расходам также могут быть отнесены расходы на проведение переговоров с физическими лицами – потенциальными клиентами организации.

Раньше Минфин придерживался противоположной позиции и считал, что если организация сотрудничает с ИП или оказывает услуги физическим лицам, оснований для признания соответствующих затрат представительскими расходами нет (письмо от 24.11.2005 №03-03-04/2/119).

Судебной практики по данному вопросу нет. Поэтому по мнению автора статьи, руководствоваться только письмом Минфина и учитывать в составе представительских расходов затраты на официальный прием физических лиц – это большой налоговый риск.

Также налоговым риском является принятие к представительским расходам тех расходов, которые были связанны с приемом работников своего филиала, приехавших в головной офис для решения производственных вопросов. Это обосновывается   тем, что данные затраты не отвечают понятию представительских расходов в силу субъективного состава принимаемых лиц. В состав представительских расходов можно включить только затраты на прием сотрудников иной организации и участников руководящего органа.

 

2). Принятие затрат на проведение  собрания акционеров к представительским расходам.

 Данный вопрос является сложным. Писем контролирующих органов на этот счет нет, однако есть судебные решения, в которых сделан вывод, что данные затраты можно учесть в состав представительских расходов  т.к., общее собрание акционеров подпадает под определение иного руководящего органа налогоплательщика, указанного в п. 2 ст. 264 НК РФ, а перечень затрат, которые могут быть отнесены к представительским расходам, законодателем не регламентирован.

 

3). Расходы на проживание и транспортное обеспечение.

Минфин и налоговые органы однозначно считают, что расходы на проживание контрагентов в гостинице не относятся к представительским расходам (письма Минфина РФ от 16.04.2007 №03-03-06/1/235). Вместе с тем, есть судебные решения и в пользу налогоплательщика, в которых был сделан вывод, что понятие «обслуживание» в смысле п. 2 ст. 264 НК РФ имеет широкий смысл, куда в соответствии со ст. 11 НК РФ можно отнести, в том числе, и обеспечение жильем как нормальное существование человека, прибывшего из другого населенного пункта. Поэтому затраты на проживание контрагентов включаются в состав представительских расходов.

Не смотря на это, автор придерживается мнения, что учитывать подобные затраты в составе представительских расходов – это большой налоговый риск, поскольку затраты на проживание участников встречи напрямую не подпадают ни под одну из составляющих представительских расходов, перечисленных в ст. 264 НК РФ. Поэтому если организация решит рискнуть и будет учитывать подобные расходы в составе представительских, свою точку зрения, вероятнее всего, придется отстаивать в суде.

 

      В пункте 2 ст. 264 НК РФ указаны расходы на доставку участников переговоров, участников заседания руководящего органа организации к месту проведения представительского мероприятия и обратно. При этом не уточнено, из какого пункта она должна быть осуществлена.

По мнению Минфина и налоговых органов, к представительским расходам относится только оплата проезда прибывших приглашенных лиц непосредственно к месту проведения официального мероприятия (напрямую от вокзала, от места нахождения принимающей организации или от гостиницы). Поэтому, например, если гости будут встречены в аэропорту и на вокзале, а затем доставлены в гостиницу и уже из гостиницы поедут к месту проведения официального мероприятия, то, вероятнее всего, расходы на такси от вокзала до гостиницы налоговый орган исключит из состава расходов, аргументируя это тем, что в норме четко сказано о транспортировке «к месту проведения представительского мероприятия и обратно».

По мнению контролирующих органов, под определение представительских расходов не подпадает и оплата стоимости проезда участников мероприятий из других городов или стран в город, в котором состоится официальное мероприятие. Поэтому стоимость авиационных и железнодорожных билетов, оплата проезда любым другим транспортом (кроме транспортного обеспечения доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия) не относится к представительским расходам.

      Суды трактуют  расходы на доставку более  широко и признают правомерным  включение в состав представительских  авиационно-транспортных расходов (при этом налогоплательщиком были представлены оправдательные документы – авиабилеты и счета-фактуры, а также обоснована необходимость присутствия данных участников в переговорах). Однако следует отметить, что судебных решений по данному вопросу немного, т.е. судебная практика не сформировалась. Автор считает рискованным учитывать в составе представительских расходов стоимость ж/д и авиабилетов, а также оплату проезда участников переговоров другим транспортом из иного населенного пункта.

 

4). Подтверждение официального характера приема.

Деловые переговоры могут иметь официальный и неофициальный характер. В п. 2 ст. 264 НК РФ идет речь только об официальном приеме. Поэтому если встреча представителей двух организаций носит не официальный, а личный характер, то возникающие в связи с такой встречей затраты нельзя отнести к представительским расходам (письма Минфина РФ от 16.11.2009 № 03-03-06/1/759).

Официальный характер приема должен подтверждаться соответствующими документами. Прежде всего, это приказ руководителя организации о проведении соответствующего представительского мероприятия, программа (план) представительских мероприятий с указанием целей, места и сроков их проведения, утвержденный список официальных лиц, участвующих в мероприятиях, как со стороны принимающей организации, так и со стороны приглашенных партнеров, отчет (акт) по результатам проведенных представительских мероприятий, утвержденный руководителем организации, и т.п.

Если официальный прием планируется провести в ходе командировки сотрудника (что не возбраняется), то это должно быть видно из приказа о направлении работника в командировку, из служебного задания и отчета о его выполнении. По мнению Минфина РФ, наличие приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку и служебного задания определяется внутренним документооборотом организации и для документального подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли организаций не является обязательным (письма от 14.09. 2009 № 03-03-05/1698 и ФНС РФ от 25.11.2009 г. № МН-22-3/890). Вместе с тем, в рассматриваемой ситуации наличие указанных документов поможет организации подтвердить официальный характер приема и экономическую обоснованность произведенных расходов. [11]

 

     В статье И. Брыкина документальное оформление представительских расходов изложено более полно, поэтому остановимся на некоторых изложенных автором моментах.     

В ст. 252,  также как и в п. 2 ст. 264 НК РФ, и собственно в главе 25 НК РФ не определено, какими документами должны оформляться представительские расходы. Соответственно необходимо пользоваться общепринятыми правилами документального оформления расходов. 
    В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Под документально подтвержденными затратами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. В соответствии со ст. 313 НК РФ подтверждением данных налогового учета являются первичные учетные документы (включая справку бухгалтера); 
аналитические регистры налогового учета; расчет налоговой базы.

     Однако в большинстве  случаев налоговые органы помимо  первичных документов просят  представить и внутренние документы  организации (письмо Минфина России от 13.11.07 г. № 03-03-06/1/807), к которым относят:

приказ руководителя организации об осуществлении расходов на представительские цели;

- смету представительских расходов; 
- акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов; 
- отчет по произведенным представительским расходам, в котором отражаются цель представительских мероприятий и результаты их проведения, дата и место проведения,  программа мероприятия,  состав приглашенной делегации,  участники принимающей стороны, величина расходов на представительские цели.

 

Конечно, оформление внутренних документов организации – дело достаточно трудоемкое, однако пренебрегать им не стоит.    

При принятии решения по отнесению расходов к представительским, по мнению автора, необходимо руководствоваться следующим:

- следует оценить те выгоды, которые может получить организация при принятии спорных расходов к учету и сопоставить их с возможными трудовыми и денежными затратами на споры с налоговыми органами;

- в случае превалирования выгоды необходимо позаботиться о правильном оформлении первичных документов по данным расходам, а также внутренних документов организации, что не является обязательным с точки зрения законодательства, но, вполне возможно, поможет отстоять свою точку зрения перед налоговыми органами, не доводя дело до суда. [14]

 

 

 

Глава 2. Организационно-экономическая и правовая характеристика ОАО «ИЭМЗ «Купол»

 

2.1. Местоположение, правовой статус  и виды деятельности организации.

 

Полное фирменное наименование общества - Открытое акционерное общество "Ижевский электромеханический завод "Купол" ( сокращенно - ОАО "ИЭМЗ "Купол").

Открытое Акционерное Общество «Ижевский электромеханический завод» образован 29 июня 1957 года как предприятие Министерства радиопромышленности СССР, предназначенное для выпуска особо сложной оборонной техники.

Место нахождения (юридический и почтовый адрес) Общества: Российская Федерация, Удмуртская Республика, 426033, г. Ижевск, ул. Песочная, 3.

18 января 1999 года «Ижевский электромеханический  завод» было переименовано в  Федеральное государственное унитарное  предприятие «Ижевский электромеханический  завод «Купол»».

На данный момент ОАО «ИЭМЗ» состоит из головного завода «Купол» и имеет два филиала - завод «Старки» и завод «Метеор». Кроме филиалов ОАО «ИЭМЗ «Купол» создало 8 дочерних предприятий, которые, в основном, занимаются реализацией продукции завода. Например, филиал «Потэк-202» распространяет оборудование для нефтяной промышленности.

Учредителем ОАО "ИЭМЗ "Купол" является Российская Федерация в лице Министерства имущественных отношений РФ.

Уставный капитал Общества на 31.12.2012г. составил 3 272 000 руб., данная величина соответствует минимальному размеру уставного капитала, установленным законодательством РФ (превышает величину 100 МРОТ), а также фактически совпадает с суммой, указанной в бухгалтерском балансе.

 

Согласно Справке из реестра о составе акционеров и их долях по состоянию на 31.12.2012г.:

• доля Российской Федерации в уставном капитале Общества по обыкновенным акциям – 1,3447 %;

• доля ОАО «Концерн ПВО «Алмаз – Антей» в уставном капитале Общества по обыкновенным акциям – 98,6553 %.

Общее количество акций Общества на 31.12.2012г. – 3 447 штук 

Количество обыкновенных акций на 31.12.2012г. – 3 447 штук 

Номинальная стоимость одной акции – 1 000 руб.

ОАО "ИЭМЗ "Купол" является коммерческой организацией, целью создания которой является участие в обеспечении обороноспособности и безопасности РФ, развитие военно-технического сотрудничества РФ с иностранными государствами и получение прибыли путем осуществления собственной предпринимательской деятельности.