Учет расчетов с подотчетными лицами

Содержание

 

Введение

Расчеты с подотчетными лицами весьма распространенны и используются практически в каждой организации, и включают в себя: приобретение запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

Как правило, расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, такими как операции по кассе, расчетному счету, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., именно в этом заключается актуальность расчетов с подотчетными лицами.

Объектом данного исследования является ОАО «ИЭМЗ «Купол» г. Ижевска Удмуртской республики.

Цель работы – изучить учёт расчетов с подотчетными лицами на ОАО «ИЭМЗ «Купол».

Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:

- изучить основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, ознакомиться с нормативно-правовой базой, регулирующей данную сферу;

- анализ деятельности организации;

- изучить основы бухгалтерского и налогового учёта командировочных и представительских расходов;

- предложить пути  совершенствования бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.  
Глава 1. Теоретические основы учета расчетов с подотчетными лицами.

1. Понятие и сущность расчетов с подотчетными лицами.

Подотчетные лица – это работники, выполняющие свои функции за пределами организации. Для выполнения этих функций администрация выдает им денежные средства в виде авансов, в размере, определенном законодательством. Организации могут выдавать деньги под отчет на операционные, хозяйственные и командировочные расходы. Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций. [7, c.285]

В соответствии с Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации,  для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику под отчет расходный кассовый ордер  оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное, полное, достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;

2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;

3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.

 

2. Командировочные расходы.
1. Порядок выдачи аванса на командировочные расходы, сроки командировок.

Выдача аванса на командировочные расходы производится в соответствии с заданием руководителя организации. Служебной командировкой является поездка работника по распоряжению руководителя организации в другую местность на определенный срок для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признается. [7, c.286]

Ранее был установлен максимальный срок командировки по территории Российской Федерации, и составлял 40 дней. С 25.10.2008 вступило в силу постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее – Положение № 749). Пунктом 4 Положения № 749 установлено, что срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Поскольку теперь организация вправе направлять работника в командировку любой продолжительности, ее максимальный срок как по территории Российской Федерации, так и по территории иностранных государств должен определяться либо приказом руководителя организации, либо таким локальным документом, как Положение о служебных командировках, утвержденное руководителем организации, либо трудовым (коллективным) договором.

Срок каждой конкретной командировки ранее определялся приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку по форме № Т-9, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

С 01.01.2013 положения Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ « О бухгалтерском учете» не содержат прямого указания на обязательное применение типовых форм первичных учетных документов. Согласно п.4 ст.9 Закона № 402-ФЗ формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. При утверждении форм первичной документации могут применяться как типовые, так и самостоятельно разработанные формы с учетом требований законодательства.

Днем выезда считаются календарные сутки, в течении которых работник отбывает с места постоянной работы, а днем приезда- календарные сутки, в течении которых работник прибывает к месту постоянной работы. В обоих случаях учитывается время проезда до станции, аэропорта или пристани, если он находится за чертой населенного пункта. Время болезни в период пребывания в командировки не включается в указанный выше срок. Фактическое время пребывания определяется по отметкам в командировочном удостоверении.

Основанием для выезда является приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. В нем указываются фамилия, имя, отчество командируемого, цель и пункт назначения командировки, ее срок и наименование организации, куда командируется работник. В командировочном удостоверении делаются отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункт назначения, выбытии из него, и возвращении к месту постоянной работы. Каждая отметка заверяется подписью и печатью организации. К командировочному удостоверению прилагается отчет о проделанной работе в период нахождения работника в командировке. Если работник должен возвратиться из командировки в тот же день, командировочное удостоверение не выписывается.

Расходы, произведенные командированным, должны быть подтверждены документально и отражены в представляемом им авансовом отчете.

На время командировки работника за ним сохраняются должность и средний заработок. Заработная плата по просьбе работника может быть перечислена на счет организации по адресу местонахождения данного работника в период командировки.

Направление в командировку женщин, имеющих детей до 14 лет, работников, имеющих детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет, а также работников, осуществляющих уход за больными членами их семей согласно медицинскому заключению, без их согласия не допускается.

1.2.2. Расходы служебной командировки.

В расходы по служебной командировке включаются:

- суточные;

- расходы по найму жилья (квартирные);

- затраты на проезд  и прочие фактические затраты, связанные с командировкой.

Согласно п.11 Положения № 749 работникам возмещаются расходы на проезд и наем жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного места жительства ( суточные), а также иные затраты, произведенные с разрешения руководителя организации. Размеры расходов, связанных с командировкой, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом.

Согласно абзацу 4 пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ выплачиваемые командируемым работникам суточные учитываются организацией в составе расходов в размере фактических затрат, т.е. в том размере, в каком они определены локальным нормативным актом. Однако, независимо от того, какой размер суточных установлен локальным нормативным актом организации, от НДФЛ освобождаются данные выплаты в пределах нормативов, установленных в п. 3 ст. 217 НК РФ (не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ, и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке).

Согласно п. 16 Положения № 749, выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении работника в командировку за пределы территории РФ осуществляется в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.

Для целей исчисления налога на прибыль в состав прочих расходов включаются (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) расходы на командировки, в частности:

-на проезд работника  к месту командировки и обратно  к месту постоянной работы;

- на наем жилого помещения;

- суточные;

- на оформление и выдачу  виз, паспортов, ваучеров, приглашений  и иных аналогичных документов;

- консульские, аэродромные  сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного  и иного транспорта, за пользование  морскими каналами, другими подобными  сооружениями и иные аналогичные  платежи и сборы.

Расходы на выплату суточных для целей исчисления налога на прибыль не нормируется.

     Как было сказано выше, к расходам на командировки относятся расходы на наем жилого помещения для командируемого работника.

Расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом ( п. 21 Положения № 749).

    В общем случае документами, подтверждающими факт нахождения работников в командировках и фактическое несение ими расходов по найму жилых помещений, могут служить: приказы о командировках, командировочные удостоверения работников с отметками о нахождении в пунктах назначения, счета на оплату гостиничных услуг, проездные документы, путевые листы, авансовые отчеты, отчет о выполнении служебного задания, платежные документы.

    Направление работника  в командировку за пределы  территории РФ производится по  распоряжению работодателя без  оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования  в государства-участники СНГ, с  которыми заключены межправительственные  соглашения, на основании которых  в документах для въезда и  выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.

  В случае, если работник после окончания командировки не предоставил документы, подтверждающие наем жилья за рубежом организация вправе возместить ему указанные расходы в любых размерах, если из коллективного договора следует, что такие расходы должны быть возмещены работнику даже при отсутствии подтверждающих документов.

При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования исходя из установленных норм суточных и квартирных. Полученную в банке валюту приходуют по счету 50 «Касса» с кредита счета 52 «Валютные счета». Выданная под отчет валюта списывается со счета 50 в дебет счета 71 и отражается в учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Центрального банка России на момент выдачи. При возвращении из командировки и сдаче авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывается с кредита счета 71 в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» и других счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курса валют курсовая разница списывается на счет 91 «Прочие доходы и расходы»: положительная — на доходы (дебет счета 71, кредит счета 91), отрицательная — на расходы (дебет счета 91, кредит счета 71). [8, с. 203]

 

3. Представительские расходы.

 

    В процессе своей деятельности организации нередко приходится нести расходы по приему делегаций, ведению переговоров с потенциальными и уже имеющихся поставщиками и покупателями. В бухгалтерском учете никаких сложностей в учете представительских расходов не возникает. В соответствии с подп.5 и 7 ПБУ10/99 «Расходы организации», утвержденного приказом Минфина России от 06.05.99 г. № 33н (с изм. и доп. От 27.11.06 г.), представительские расходы относятся к расходам по обычным видам деятельности. Данные расходы уменьшают бухгалтерскую прибыль в полном объеме. Однако в налоговом учете есть много нерешенных вопросов и ограничений. В первую очередь это вопросы отнесения расходов к представительским. По мнению официальных органов (письма Минфина России от 12.03.03 г. № 04-02-03/29), список представительских расходов является закрытым и включает в себя расходы на проведение официального приема, транспортное обеспечение доставки до места проведения представительского мероприятия и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика. Все остальные расходы, по мнению официальных органов, не могут относиться к представительским расходам и не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли.