Учет расчетов с подотчетными лицами

- на пользование в гостиницах  холодильником и телевизором;

- на пользование постельными  принадлежностями в поездах;

- на комиссионные в случае  обмена валюты.

Возмещение расходов на служебные телефонные переговоры производится в размерах, согласованных с руководителем.

Расходы на проезд государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировки предприятиями, учреждениями и

организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, в мягком вагоне, в каютах, оплачиваемых по первой – четвертой группе тарифных ставок, на судах морского флота, в каютах первой и второй категории на судах речного флота, воздушным транспортом по билетам первого класса и бизнес - класса, фактические расходы, превышающие предельные нормы возмещения расходов на наем жилого помещения и на перевозку до 30кг багажа сверх количества багажа, стоимость перевозки которого входит в стоимость билета того вида транспорта, которым пользуется работник, возмещается в каждом случае с разрешения руководства согласно подтверждающим документам. В случае командировки за рубеж на служебном автомобиле расходы на горюче – смазочные материалы возмещаются в соответствии с действующими нормами за км пробега и утвержденным маршрутом.

В случае, когда принимающая сторона обеспечивает работника, командированного за рубеж, дополнительными валютными средствами в виде компенсации текущих расходов (кроме расходов на проезд до страны назначения и обратно, и на наем жилого помещения) или суточных расходов; направляющая сторона выплату суточных расходов указанным лицам уменьшает на сумму дополнительно предоставленных средств. Если сумма, предоставленная принимающей стороной, больше или равна установленным нормам суточных расходов, то направляющая сторона выплату суточных расходов указанным лицам не производит.

Министерству финансов внести изменения в инструкцию о порядке командировок за рубеж и в пределах Украины.

Особенности направления в командировки военнослужащих определяются по согласованию с Министерством финансов соответственно с Министерством обороны, Министерством внутренних дел, Службой безопасности, Государственным комитетом по делам охраны государственной границы, Главным управлением командующего

национальной гвардии, Управлением государственной охраны, Министерством по вопросам чрезвычайных ситуаций и по делам защиты населения от последствий Чернобыльской катастрофы, а военнослужащих Государственной фельдъегерской службы при Государственном комитете связи и информации, также Государственным комитетом связи и информации.

 Размер суточных расходов, выплачиваемых  работником, направленным в командировку  предприятиями, учреждениями и организациями  всех форм собственности (кроме предприятий, учреждений и организаций, которые полностью или частично финансируются за счет бюджетных средств), не может быть ниже нормы суточных расходов, установленных приложением к постановлению Кабинета Министров Украины от 11 июля 2002г. № 977.

 Утвердить размеры надбавок  к нормам суточных расходов  в иностранной валюте для отдельных  категорий работников, которые прилагаются.

В случае, когда сумма суточных расходов в иностранной валюте в месте с установленной, в соответствии с абзацем первым этого пункта надбавкой в перерасчете в гривне (по официальному курсу гривны к иностранным валютам, установленному Национальным банком на день получения иностранной валюты работником) превышает установленные предельные нормы суточных расходов, сумма превышения зачисляется в совокупный налогооблагаемый доход работника, с которого удерживается налог с доходов граждан в установленном законодательством порядке.

 

2.5 Размеры надбавок к нормам суточных расходов в иностранной валюте для отдельных категорий работников.

Надбавки к нормам суточных расходов в иностранной валюте для отдельных категорий работников выплачиваются:

1. Членам правительства, государственным служащим первого ранга и дипломатического рынка Чрезвычайного и полномочного посла – в размере 50% норм суточных расходов;
2. Государственным служащим второго и третьего ранга, дипломатических рангов Чрезвычайного и полномочного посланника первого и второго класса – в размере 40 % норм суточных расходов;
3. Государственным служащим 4 и 5 ранга, дипломатических рангов советника 1 и 2-го класса – в размере 30 % норм суточных расходов;
4. Членам делегаций, выезжающих за рубеж на международные переговоры, совещания и для подписания межправительственных соглашений, - в размере 25%, а руководителям этих делегаций – в размере 30% норм суточных расходов.

Примечание:

1. Указанные в настоящем положении работники имеют право на получение только одной надбавки.
2. К членам делегаций, указанным в пункте 4, относятся только те члены делегаций (представители), которые имеют полномочия выступать от имени или по поручению Президента Украины и Правительства Украины на международных переговорах, конференциях, форумах и для подписания межправительственных соглашений. Прочие члены делегации (представители, включая надзирателей), выезжающие за рубеж согласно решению Президента Украины и Правительства Украины, к таким делегациям не относятся.

 

2.6 Порядок выдачи денежных средств подотчетным лицам

Предприятиям дано право осуществлять расчет между собой, а также с физическими лицами – гражданами как в наличной, так и в безналичной форме, что даже позволяет производить расчетные операции через подотчетные лица.

Кроме того, все виды расчетов предприятия и индивидуальных предпринимателей между собой, а также с гражданами осуществляется и за счет средств, полученных в кассах  банка, и за счет выручки, полученной от реализации товаров (работ, услуг), кроме выплат, связанных с оплатой труда и выплатой дивидендов. В связи с этим увеличивается число подотчетных лиц как за счет продавцов товаров, которые работают на выезде, так и за счет покупателей – подотчетных лиц.

Выдача наличных в подотчет осуществляется из касс предприятий с условиями полного отчета конкретного подотчетного лица заранее выданной суммы  в подотчет.

Независимо от конкретных обстоятельств денежные средства подотчетным лицам могут быть выданы с субсчетов в банке (311,312,313,314), удержанных от разных организаций (со счета 37). Кроме денежных средств, подотчетным лицам могут быть выданы денежные документы (сертификаты и др.) со счета 33 «Другие средства».

Лица, которые получили наличные в подотчет (в т.ч. на командировку), обязаны подавать в установленный срок в бухгалтерию предприятия или в центральную бухгалтерию отчет про истраченные суммы. Наличные деньги, выданные подотчет на затраты на командировку, но не истраченные обязаны быть возвращены в кассу предприятия не позже 3 рабочих дней по окончанию командировки, а выданная на закупку с/х продукции и заготовление вторичных веществ и металлолома – 10 дней со дня выдачи ее в подотчет, на все другие хозяйственные потребности – следующего дня после выдачи ее подотчет и сдана в кассу банка не позже следующего дня.

При проверке поддержания кассовой дисциплины наличные, выданные в подотчет, но не потраченные и не возвращенные в кассу предприятия на протяжении 10 рабочих дней  со дня выдачи их в подотчет, начиная со следующего дня после окончания обозначенных терминов, включаются в сумму фактического остатка наличных в кассе на конец дня и соответствует с установленным лимитом остатка наличных в кассе.

Подотчетное лицо обязано подать в установленный термин руководителю предприятия отчет про расходы по назначению полученных сумм с подачей документов, которые подтверждают правильность указанных в отчете денежных затрат.

В случае не предоставления в установленный срок отчета про расходование подотчетных сумм и невозвращения в кассу предприятия остатка неизрасходованных авансов, предприятие имеет право осуществлять удержание из заработной платы работника по подотчетным суммам в порядке, предусмотренном законодательством.

 

2.7 Счета, на которых осуществляется бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 37 «Расчеты с различными дебиторами» субсчете 372 «Расчеты с подотчетными лицами». Сальдо субсчета может быть как дебетовым, Тае и кредитовым. Такие показатели отображаются в балансе развернуто, дебетовое сальдо – в составе оборотных активов, кредитовое сальдо – в составе обязательств  предприятия.  

Аналитический учет затрат по расчетам с подотчетными лицами ведут отдельно по каждой авансовой выдаче особам.

По дебету счета 37 субсчета 372 «Расчеты с подотчетными лицами» отображаются суммы выданные в подотчет, в корреспонденции с кредитом счетов по учету денежных средств.

Через подотчетных лиц осуществляются разнообразные платежи, поэтому потраченные подотчетные суммы, списанные с кредита субсчета 372 найдут отображение по дебету соответствующих счетов:

20 «Производственные запасы»

21 «Животные на выращивании и откорме»

22 «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы» - с приобретением запасов.

15 «Капитальные инвестиции»

23 «Производство»

24 «Брак в производстве»

91 «Общепроизводственные затраты»

92 «Административные затраты»

93 «Затраты на сбыт»

94 «Другие затраты операционной деятельности»

30 «Касса»

31 «Расчеты в банках» - с возвращением  подотчетных сумм в кассу предприятия  и на счета в банках

33 «Другие средства» - с приобретением различных денежных документов (путевки и др.)

66 «Расчеты по оплате труда» с удержанием перерасходов авансов свыше установленных норм и невозвращенного остатка средств

63 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками»

68 «Расчеты по другим операциям» - с оплатой разных услуг денежными  средствами и чеками поставщикам  и другим организациям

99 «Чрезвычайные расходы» - затрат, связанных с ликвидацией стихийного  бедствия, технологических катастроф  и аварий.

Для отображения расчетов с подотчетными лицами в регистрах журнально – ордерной формы учета предназначен журнал – ордер № 3А с-х. Аналитический учет в нем ведут по каждой отдельно выданной суммы лимитно – позитивным методом записи.

При открытии журнала – ордера с предыдущего реестра записывают переходные остатки на начало месяца с обозначением даты возникновения дебиторской задолженности.

При записи операций текущего месяца на отдельной строчке отображают дату и сумму выданного аванса, возобновление перезатрат против выданного аванса или удержание суммы не использованного аванса и сумы затрат по поданному и утвержденному авансовому отчету.

В случаях когда подотчетное лицо, которое находится в долгой командировке направляют дополнительный аванс или один и тот же работник повторно за месяц получает аванс, тогда сумму и дату выдачи (перерасчета) аванса отображают в свободных графах 4-6 по тому же ряду (по дебету счета 372 и кредита соответствующих корреспондирующих счетов).

При подачи одним работником за текущий месяц два или более авансовых отчетов соответствующие суммы необходимо отображать записью в одной графе по одному и тому же рядку.

С целью получения итоговых данных (синтетических) по субсчету 372 суммы затрат по авансовым отчетам и возвращения неиспользованных сумм показывают в журнале – ордере №3А с-х в корреспонденции с дебетом соответствующих счетов.

Если подотчетное лицо отвечает за реализацию продукции или материалов, то полученную от реализации выручку отображают по дебету субсчета 372 (с кредита счета 70 «Доходы от реализации») используя одну из свободных граф, а сумму, внесенную в кассу предприятия на текущий счет или отправленную почтовым переводом, записывают в графах 11-13. Данные этих граф обязаны отвечать суммам, которые отображены в журналах – ордерах по учету денежных средств.

После окончания записи всех операций по расчетам с подотчетными лицами за отчетный месяц в журнале – ордере №3 А с-х подсчитывают итоги по всем графам и кредитовые обороты переносят в главную книгу

 

 

Раздел 3. Организация учета расчетов с подотчетными лицами на ГП « ОХ «Крымский сад»

Организация работы учетного аппарата.

 

        На  предприятии ГП « ОХ «Крымский сад» Симферопольского  района определена совокупность принципов, методов и процедур  для ведения бухгалтерского учета денежных, трудовых и материальных ресурсов и составления финансовой отчетности в  учетной политике.   

Учет на предприятии ГП « ОХ «Крымский сад» Симферопольского  района ведется по журнально- ордерной форме.

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета – форма  бухгалтерского учета, при которой учетные данные систематизируются в специальных регистрах – журналах-ордерах, которые ведутся по кредиту бухгалтерских счетов, и вспомогательных к ним ведомостях, составленных по дебету счетов. При журнально-ордерной форме учета исключается многократность записей и происходит объединение статистического и аналитического учетов.