Учет материалов

Контроль  за выполнением плана инвентаризаций, как правило, осуществляется главным  бухгалтером, а учёт и проверка качества их проведения – чаще всего директором. Организация инвентаризации материальных ценностей имеет большое значение как в борьбе за сохранность собственности, так и в деле управления хозяйственной  деятельностью предприятия, так  как даёт возможность получить точную и достоверную информацию о состоянии  товарных запасов, выявить неполноценные  товары, осуществить контроль за деятельностью  материально ответственных лиц, определить суммы недостач и излишков товарно-материальных ценностей, влияющие на финансовые результаты деятельности торговых предприятия.

Организационная деятельность инвентаризационной комиссии включает получение распоряжение на проведение инвентаризации, инструктаж, изучение и соблюдение своих обязанностей, прав и ответственности и порядок  оплаты труда за выполненную работу. Документом на право проведения инвентаризации для инвентаризационной комиссии служит приказ директора по ООО «Проектсервис». До начала инвентаризации главный бухгалтер с участием директора и представителя инвентаризационной комиссии проводит инструктаж о порядке и технике проведения инвентаризационной работы. После регистрации и получения распоряжения о проведении, инвентаризационная комиссия непосредственно приступает к её выполнению.

Прежде  чем приступить к проверке фактического наличия товаров, инвентаризационная комиссия проводит подготовительную работу. Она опломбирует помещение для  хранения товарно-материальных ценностей, группирует одинаковые товары, отдельно складывает бракованные и пришедшие  в полную негодность товары, получает от материально ответственных лиц  последние товарно-денежные отчёты с соответствующими оправдательными  документами, расписку о сдаче всех документов и отчётов по приходу  и расходу товарно-материальных ценностей. На каждом предъявленном  комиссии документе и на отчётах  ставится дата и подпись председателя инвентаризационной комиссии.

Товары, находящиеся в нераспакованном  виде, вскрывают и проверяют как  по количеству, так и по качеству. В случае обнаружения порчи, боя  и лома товарно-материальных ценностей  инвентаризационная комиссия составляет акт и вместе с письменным объяснением  материально ответственных лиц  передают на рассмотрение.

На  фактически оказавшиеся в наличии товары и тару в ООО «Проектсервис» составляются инвентаризационные описи по форме № ИНВ-3, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. Каждый экземпляр описи в отдельности подписывается всеми членами комиссии (не под копирку).

Если  в момент инвентаризации поступил товар, то комиссия принимает его и записывает в отдельную опись. На приходных  документах делается отметка о том, что товар получен во время  инвентаризации. Он приходуется после  инвентаризации.

После окончания инвентаризации председатель комиссии представляет описи в следующем  порядке. Один экземпляр описи передается в бухгалтерию для составления  сличительной ведомости, второй - остается у материально-ответственного лица. На инвентаризационные описи составляется перечень в двух экземплярах и  под расписку передаётся главному бухгалтеру. Сданные в бухгалтерию ООО «Проектсервис» инвентаризационные описи тщательно проверяются и затем после проверки выводится результат инвентаризации. Обработка документов на исследуемом предприятии длится не более 4-х дней.

На  этом заканчивается этап проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей, и приступают к оформлению, рассмотрению и учету результатов.

Выявление результатов инвентаризаций включает два этапа.

Первый  этап – подведение предварительных  результатов инвентаризации, которые  определяются немедленно после её окончания.

Второй  этап – определение окончательных  результатов инвентаризации.

Оно осуществляется бухгалтерией ООО «Проектсервис» после тщательной проверки и обработки всех документов не позднее 4-х дней.

В инвентаризационной ведомости остатков, составляемой бухгалтером ООО «Проектсервис» в графе «отклонение» отражается недостачи или излишки. Инвентаризационная ведомость остатков составляется в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу (заведующему складом).

На  товары, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении), бухгалтер составляет отдельные  сличительные ведомости в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, второй - передается материально-ответственному лицу.

Данные  в инвентаризационных описях подвергаются тщательно проверке. Все нарушения  заполнения инвентаризационной описи  могут свидетельствовать о хищениях. К нарушениям заполнения относятся:

• неоговоренные исправления цен, количества и сумм определённых товаров;
• подчистки записей, добавления и дописки цифр;
• неправильное сбалансирование единиц товаров по страницам описи, количеству, указанному комиссией;
• указанные в описи завышение остатков отдельных товаров (особенно в конце описи);
• наличие в описи товаров, которых не было в записях о поступлении и начальном остатке товаров;
• несоответствие документальных данных о таре данным о перемещении и фактическом наличии товаров.

Для выявления хищений, которые характеризуются  указанными признаками, необходимо провести их исследование путём тщательной проверки тех операций, которые содержат формальные признаки злоупотреблений, путём применения приёмов срочной проверки, взаимного  контроля, контрольного сличения и  другие, с целью выявления факторов, указывающих на определённые способы  сокрытия хищений и злоупотреблений.

Оформив сличительные описи, инвентаризационная комиссия выявляет причины обнаруженных при инвентаризации расхождений  фактического наличия товарно-материальных ценностей с данными бухгалтерского учета и вносит руководителю организации ООО «Проектсервис» предложения об урегулировании инвентаризационных разниц и совершенствовании механизма внутреннего контроля.

Результаты  инвентаризации отражаются в том  месяце, в котором она проводилась  с соответствующим отражением на счетах бухгалтерского учёта.

Материалы инвентаризационной комиссии по завершении инвентаризации передаются в бухгалтерию организации ООО «Проектсервис», где подлежат хранению в специальной папке не менее пяти лет. Исходя из требования п. 3 ст. 17 «Хранение документов бухгалтерского учета» Закона № 129-ФЗ ответственность за организацию хранения материалов инвентаризации возлагается на руководителя организации.

2.4 Автоматизация учёта материалов и раскрытие информациив отчётности

   Как известно, бухгалтерский учёт – прикладная экономическая дисциплина, приобретающая в условиях переходной экономики первостепенное значение для предприятий всех форм собственности и размеров, он обеспечивает регистрацию, хранение и обработку информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Использование персональных компьютеров для автоматизации  бухгалтерского учёта является важной составной частью системы информационного  обеспечения всей деятельности предприятия. Сам по себе бухгалтерский учёт состоит  из множества рутинных операций, связанных  с многократным выполнением одних  и тех же арифметических действий, подготовкой разнообразных по форме  отчётных и платёжных документов и переносом данных из одних документов в другие.

Автоматизированные  системы бухгалтерского учёта способны помочь подготовить и сохранить  в электронном виде первичные  и отчётные документы, а также  бланки часто повторяющихся форм с уже сформированными реквизитами  предприятия.

В настоящее время существует множество  программ по автоматизации учета. Для  автоматизированной организации учета ООО «Проектсервис» использует программу «1С: Предприятие»  — «1С: Производство + Услуги + Бухгалтерия» и «1С: Зарплата + Кадры».

На  данный момент полностью запущен  оперативный производственный учет: приход, перемещение, списание ТМЦ. Выпуск и контроль состояния выполнения заказа, реализация продукции на предприятии. Есть возможность получать оперативную  информацию о наличии материальных и производственных запасов в  натуральном и суммовом выражении. Реализована возможность планирования закупок материально-производственных запасов в зависимости от программы  выпуска, норм расхода на выпуск продукции. Дополнительно при автоматизации  оперативного производственного учета  в рамках типовой конфигурации была реализована функциональность, присущая предприятию (различные формы внутренних документов, электронное визирование, дополнительные отчеты и пр.).

Также реализован автоматизированный учет различных  форм оплаты труда и кадровых данных предприятия, выполнен пробный расчет для группы сотрудников, имеющих  различные формы оплаты труда, и  ведется подготовка к полному  расчету зарплаты предприятия.

В рамках бухгалтерского учета автоматизированы участки «Банк», «Касса», «Платежные документы», «Основные средства, внеоборотные активы, нематериальные активы», «Подотчетные лица», «Расчеты с покупателями», «Расчеты с поставщиками», «Поступление, движение, списание МПЗ».

При осуществлении производственных процессов  на предприятии регулярно совершаются  движения материалов. Они регистрируются в программе при получении  или отправке, после чего на печать можно вывести книги покупок  и продаж, счета-фактуры, расходные  и приходные кассовые ордера, накладные, счета и прочую заполненную документацию. Автоматизация учета материалов положительно сказывается на учете  расчетов операций с кредиторами  и дебиторами, т.е. поставщиками и  покупателями, а также облегчает  создание проводок по приемке, отгрузке и оплате поставок. 

В целом, автоматизация учёта повышает прозрачность управления данным предприятием и в конечном итоге усиливает  его конкурентоспособность.

При изменении законодательства и методологии  расчетов выпускаются обновления программы, которые бесплатно распространяются среди зарегистрированных пользователей. Режим обновления позволяет загрузить  новые возможности без потери введенных пользователем данных.

Раскрытие информации в отчётности

Согласно  Положению по бухгалтерскому учёту 5/01 «Учёт материально-производственных запасов» материально - производственные запасы отражаются в бухгалтерской  отчетности в соответствии с их классификацией (распределением по группам) исходя из способа использования в производстве продукции, выполнения работ, оказания услуг либо для управленческих нужд организации.

В ООО «Проектсервис» на конец отчетного года материально - производственные запасы отражаются в бухгалтерском балансе по стоимости, определяемой исходя из используемых способов оценки запасов. Материалы, которые морально устарели, полностью или частично потеряли свое первоначальное качество, отражаются в бухгалтерском балансе на конец отчетного года за вычетом резерва под снижение стоимости материальных ценностей. Материалы, принадлежащие организации, но находящиеся в пути либо переданные покупателю под залог, учитываются в бухгалтерском учете в оценке, предусмотренной в договоре, с последующим уточнением фактической себестоимости.

В бухгалтерской отчетности исследуемого предприятия подлежит раскрытию  следующая информация:

• о способах оценки материалов по их группам (видам);
• о последствиях изменений способов оценки материалов;
• о стоимости материалов, переданных в залог;
• о величине и движении резервов под снижение стоимости материальных ценностей.

3. Пути совершенствования учёта материалов в ООО «Проектсервис»

3.1 Усиление контроля за движением  и предупреждение хищений материалов в ООО “Проектсервис”

В целях осуществления контроля по движению материалов и предупреждения хищений на ООО ”Проектсервис” проверяют своевременность оформления имеющихся у материально-ответственных работников документов и записи в книге или карточках складского учета. Выясняют, нет ли на складе неучтенных излишков материалов и сырья, которые могут возникать в результате замены сырья при изготовлении готовой продукции, обсчета, оформления актов на потери материалов при их транспортировке или при их хранении на складах.

Важным  условием предупреждения хищений материальных ресурсов, является организация пропускной системы на территории их хранения, правильный подбор работников на должности с материальной ответственностью, правильные условия хранения.

В целях осуществления контроля по движению материалов и предупреждения хищений на ООО ”Проектсервис” имеется:

• приказ об установлении круга лиц, которым дано право затребовать материалы, разрешить их отпуск со склада. Образцы подписей этих лиц должны находится на складе;
• назначены приказом материально-ответственные лица (кладовщики, зав. складами), заключены с ними договора о полной индивидуальной материальной ответственности;
• производится приемка продукции производственно-технического назначения по количеству и качеству, которая соответствует требованиям Инструкции о порядке приемки продукции по количеству и качеству.