Учет кассовых операций

Данная  книга заполняется в организациях всех форм собственности, осуществляющих выдачу заработной платы, стипендий  и различного рода компенсационных  выплат из кассы наличными. Раздатчики получают деньги под отчет и несут  полную материальную ответственность  за них.           

 Книга  заполняется кассиром на основании  первичных кассовых документов (приходных  и расходных кассовых ордеров  ведомостей на выдачу заработной  платы).

 

 

 

 

1.4.Порядок  ведения кассовой книги.

 

 

            Для учета  поступления и выдачи наличных  денежных средств в кассе организации  применяются кассовую книгу.

Каждое  предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной  или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге  заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера.

Записи  в кассовой книге ведутся в  двух экземплярах через копировальную  бумагу чернилами или шариковой  ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом  кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми  номерами.           

 Подчистки  и не оговоренные исправления  в кассовой книге не допускаются.  Сделанные исправления заверяются  подписями кассира, а также  главного бухгалтера или лица, его заменяющего.           

 Записи  в кассовую книгу производятся  кассиром сразу же после получения  или выдачи денег по каждому  кассовому ордеру или другому  заменяющему его документу. Ежедневно  в конце рабочего дня кассир  подсчитывает итоги операций  за день, выводит остаток денег  в кассе  на следующее число и передает  в бухгалтерию  в качестве  отчета кассира  второй отрывной лист под расписку в кассовой книге. К отчету кассира прикладываются  все расходные и приходные кассовые документы.            

 Кассовая  книга может вестись и автоматизированным  способом. При этом листы кассовой  книги формируют в виде распечаток  «Вкладной лист кассовой книги». 

Одновременно  с ней формируется распечатка «Отчет кассира» . Обе распечатки должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все обязательные реквизиты.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций контроль за  правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации. И он, получив отчет  кассира, должен проверить правильность оформления кассовых документов, записи в кассовой книге, соответствие записей в кассовой книге приложенным документам, корреспонденцию счетов бухгалтерского учета по движению денежных средств в кассе и своей личной подписью на неотрывном листе подтвердить приемку оправдательных документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Поступление  наличной выручки и контроль за полнотой ее учета.

 

Наличная  выручка от продажи продукции, работ  и услуг может поступать от населения, или от юридических лиц.

 

 

 

 

 

 

 

2.1. Поступление  наличной выручки от населения;

Организации, получающие наличную выручку от населения  за проданные товары, выполненные  работы, оказанные услуги, должны обязательно  применять контрольно-кассовые машины.            

 Контрольно-кассовая  машина является инструментом  контроля со стороны государства  за налично-денежным оборотом, полнотой  и своевременностью оприходования  наличной выручки.           

 На  каждую контрольно-кассовую машину  администрация предприятия должна  заводить журнал кассира-операциониста  по форме № КМ-4.           

 Журнал  по форме № КМ-4 применяется  для учета операций по приходу  и расходу наличных денежных  средств (выручки) по каждой  контрольно-кассовой машине организации,  а также является контрольно-регистрационным  документом показаний счетчиков  контрольно-кассовой машины.           

 Журнал  должен быть прошнурован и  скреплен подписями налогового  инспектора, руководителя и главного  бухгалтера организации и печатью;  его страницы должны быть пронумерованы.            

 Все  записи в журнале ведутся кассиром-операционистом  ежедневно в хронологическом  порядке чернилами или шариковой  ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного бухгалтера организации.            

 Ежедневно  по окончании работы на контрольно-кассовой  машине кассир-операционист снимает  показания счетчиков. Проведенная  через контрольно-кассовую машину  выручка, выявленная по показаниям  счетчиков, должна быть равна  фактической сумме выручки. Сумма  выручки за день записывается  в журнал.           

 В  журнале также указывается суммы  по возвращенным покупателями (клиентами)  чекам на основании данных  Акта о возврате денежных сумм  покупателями (клиентами) по неиспользованным  чекам (форма № КМ-3). На сумму  неиспользованных кассовых чеков,  оформленных актом, уменьшается  выручка кассы.           

 В  конце рабочего дня (смены)  кассир составляет кассовый отчет  по форме № КМ-7 и вместе  с ним сдает выручку по приходному кассовому ордеру старшему кассиру.           

 Итак, фактическая сумма выручка, отраженная  в книге кассира-операциониста,  должен быть полностью оприходована  в центральную кассу по приходному  кассовому ордеру. Оприходования  выручки в кассу оформляется  проводкой.

Пример:

Дебет 50 субсчет «Кассовые операции»

Кредит 90 субсчет «Выручка» 

- поступила выручка от продажи товаров (работ, услуг).             

Данные, отраженные в книге кассира-операциониста, кассовых лентах, должны сверяться  по дням с записями в кассовой книге  предприятия и  с приходными кассовыми ордерами.

Пример:

В ООО  «Элегия» кассир-операционист перед  началом работы 1 ноября 2001г. получил  деньги под отчет на разменную  монету для ККМ, используемую при  наличных расчетах с населением, в  сумме 500 рублей.

В течение  дня через ККМ проведено 28 000 руб.

Фактическая сумма выручки в конце рабочего дня сдана в главную кассу. Приходный кассовый ордер оформлен на сумму 28 000 руб.

В бухгалтерском  учете ООО «Элегия» сделаны следующие  проводки.

Дебет 71

Кредит 50 субсчет «Касса организации»

- 500 руб.  – выдано под отчет кассиру-операционисту  для разменной монеты;

Дебет 50 субсчет «Касса организации»

Кредит 90 субсчет «Выручка»

- 28 000 руб.  – отражена выручка от продажи  товаров.

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Поступление наличной выручки от юридических лиц.

 

 

            Предприятия  могут получать выручку наличными  денежными средствами  не только через контрольно-кассовые машины, а непосредственно  в главную кассу от покупателей - юридических лиц.           

 Приход  денег в кассу, полученных от  покупателей в погашение задолженности  за отпущенные им товары (продукцию), выполненные работы, оказанные услуги, либо в качестве предоплаты, в  бухгалтерском учете отражается  проводкой.

Пример:

Дебет 50 субсчет «Касса организации»

Кредит 62 

- получены  денежные средства от покупателей.

Документами, подтверждающими  осуществление расчетов между юридическими лицами, является приходные кассовые ордера (квитанции к  приходным кассовым ордерам), чеки контрольно-кассовых машин, квитанции и иные документы, приравненные к бланкам строгой отчетности.

За несоблюдение норм Указа Президента РФ № 1212 на предприятие  налоговым органом или федеральным  органом налоговой полиции налагается штраф.

 Оформленные  надлежащим образом товаросопроводительные  документы (доверенность, накладная)  расчетные документы (счет-фактура)  являются основанием для расчета.  На основании этих документов  производится прием наличных  поставщиком (продавцом) в кассу  по приходному кассовому ордеру.

 

 

 

 

 

 

2.3. Контроль  за полнотой учета наличной  выручки.

 

Кассовые  операции проверяются по кассовой книге. В ней фиксируются все факты  поступления и выдачи наличных денег, по результатам которых на конец  дня выводится остаток денежных средств в кассе. Так как кассир ведет записи в кассовой книге  в двух экземплярах под копирку (напомним, что второй отрывной экземпляр  сдается в бухгалтерию), то при  проверке они должны полностью совпадать. Кроме того, следует помнить, что в кассовых документах должны отсутствовать даже малейшие подчистки, помарки, а в кассовых ордерах – и не оговоренные исправления.            

 На  конец отчетного периода сальдо (остаток) по счету 50 «касса»,  являющееся разницей сумму оборотов  поступления с остатком на  начало отчетного периода и  выдачи, имеющихся в кассе денежных  средств, заносится в Главную  книгу и в актив Бухгалтерского  баланса в строке «Касса».           

 Сопоставляя  балансовые данные по статье  «Касса» с главной книгой, журналом-ордером  с ведомостью по счету 50 «Касса»  и кассовой книгой, бухгалтер  должен контролировать равенство  записей.           

 Для  подтверждения полноты и своевременности  оприходования денежных средств,  полученных с расчетного счета  в банке, применяется метод  взаимного контроля, при котором  сопоставляются суммы, отраженные  в ведомости по дебету счета  50 «Касса» а корреспонденции со  счетом 51 «Расчетный счет» с данными  журнала-ордера по кредиту счета  51 «Расчетный счет» в корреспонденции  со счетом 50 «Касса». Обе суммы  должны совпадать.           

 Предприятия  за неоприходование или неполное  оприходования денежной наличности  подвергаются штрафу в трехкратном  размере не оприходованной суммы.

 

 

 

 

 

2.4. Сдача  выручки в банк и учет переводов  в пути;

Согласно  Порядку ведения кассовых операций, предприятие может хранить с  своих кассах наличные деньги только в пределах установленного лимита. Вся остальная сумма выручка  должна сдаваться в банк для зачисления на расчетный счет.           

 Выручка  может сдаваться кассиром предприятия:

• в кассу банка (дневная и вечерняя),
• в отделение связи для перечисления сумм на расчетный счет,
• инкассатору (кассир, осуществляющий сбор и доставку денег в кассы банка).

Порядок и сроки сдачи выручки устанавливаются  по договоренности между предприятием и инкассаторской службой.

Денежные  суммы (переводы) в рублях и иностранной  валютах в пути, внесенные в  кассы обслуживающих банков, приемные кассы Сбербанка или  кассы почтовых отделений для зачисления на расчетный счет организации, но еще не зачисленные, учитывают на предусмотренном и старым, и новым планом счетов счете 57 «Переводы в пути».

Счет 57 «Переводы  в пути» по отношению к бухгалтерскому балансу является активным. По дебету счета отражаются суммы денежных средств (переводов) в пути, а по кредиту - суммы зачисленных банком переводов  на счет торговой организации.

В бухгалтерском  учете предприятия делаются следующие  проводки по учету переводов в  пути.

Дебет 57

Кредит 50 субсчет «Касса организации»

- сдана  выручка от реализации товаров;

- зачислена  выручка на счет в банке.

 

 

 

 

 

2.5. Учет  расчетов с подотчетными лицами;

В практической деятельности предприятия часто  возникает необходимость оплачивать те или иные расходы наличными, например, производить закупку на других предприятиях и в системе розничной торговли, оплачивать расходы по командировкам и так далее. В таких ситуациях работнику выдаются деньги под его ответственность (под отчет).  

Основные  принципы, которые необходимо соблюдать  каждой организации  при работе с подотчетными лицами, установлены пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. 

Так, предприятия  выдают деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Что касается выдачи наличных под  отчет на командировочные расходы, то она производиться в пределах сумм, которые рассчитаны бухгалтерией.  

Отметим, что выдача денег под отчет  осуществляется на основании приказа  руководителя. В нем должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих право  на получение подотчетных сумм, указаны  размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выдаются. Подотчетные  лица в течение трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения  из командировки, должны предъявить в  бухгалтерию авансовый отчет  с приложенными к нему подтверждающими  документами.