Учет и хранение документов в архиве

 

Использование архивных документов, на которые распространяется действие закон об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований этого закона.

6. КОНТОРОЛЬ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА  ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ В РОССИЙСКОЙ  ФЕДЕРАЦИИ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ  ЗА ЕГО НАРУШЕНИЕ

Так как документы Архивного  фонда РФ, находящиеся в частной  собственности, могут отчуждаться  или переходить от одного лица к  другому в порядке универсального правопреемства либо иным способом, то федеральным законом на правопреемника возлагается обязанность уведомить  об этом соответствующий государственный, муниципальный архив, музей, библиотеку, организацию Российской академии наук, с которыми прежний собственник  заключил договор.

 

Если собственник особо ценных документов и охраняемых государством документов не выполняет свои обязанности  по хранению, учету и использованию  этих документов, что может привести к утрате ими своего значения, такие  документы по решению суда могут  быть изъяты у собственника в соответствии со ст.240 Гражданского кодекса РФ.

 

Также, в случае проведения торгов по продаже архивных документов, находящихся  в частной собственности, организаторы торгов обязаны не позднее чем за 30 дней до дня их проведения проинформировать в письменной форме о месте, времени и об условиях продажи архивных документов специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти и соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти субъекта РФ в области архивного дела, на территории которого проводятся торги. Нарушение данного порядка продажи архивных документов может служить основанием для возникновения права требовать в судебном порядке в соответствии с гражданским законодательством перевода на них прав и обязанностей покупателя (ст.11, п.4).

 

Право собственности на архивные документы  независимо от их форм собственности  охраняется законом. Изъятие архивных документов, не предусмотренное федеральными законами, запрещается.

 

Архивные документы, находящиеся  в незаконном владении, подлежат передаче собственникам или законным владельцам в соответствии с международным  договором России и законодательством  РФ.   

 

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в РФ осуществляют федеральные органы государственной власти, в т.ч.:

 

- специально уполномоченный Правительством  РФ федеральный орган исполнительной  власти;

 

- органы государственной власти  субъектов РФ (в т.ч. уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела).

 

Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации  предполагает следующее:     юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ (ст.27).   

7. МЕЖДУНАРОДНОЕ СОТРУДНИЧЕСТВО  РФ В ОБЛАСТИ АРХИВНОГО ДЕЛА

Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и  муниципальные архивы, музеи, библиотеки и иные юридические лица, а также  граждане - собственники или владельцы  архивных документов могут принимать  участие в международном сотрудничестве в области архивного дела, участвовать  в работе международных организаций, совещаний и конференций по вопросам архивного дела и в международном  информационном обмене.

 

Вывоз и ввоз архивных документов регулируется настоящим федеральным  законом.

 

Вывоз за пределы Российской Федерации  архивных документов, находящихся в  государственной или муниципальной  собственности, а также документов Архивного фонда РФ, находящихся  в частной собственности, запрещается (ст.29, п.1).

 

В отличие от них архивные документы, находящиеся в частной собственности, могут быть вывезены за пределы России. При этом заявленные к вывозу документы  подлежат экспертизе ценности документов в порядке, установленном Правительством РФ.

 

Ввоз в Российскую Федерацию  разрешается лишь архивных документов, приобретенных и/или полученных на законных основаниях.

 

Вывоз и ввоз в Российскую Федерацию  приобретенных и/или полученных на законных основаниях копий архивных документов на носителях любого вида осуществляются без ограничений, за исключением вывоза копий архивных документов, доступ к которым ограничен в соответствии с российским законодательством.   

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет весь порядок организации архивного  хранения документов. Ключевым моментом в его реализации является разработка, принятие и внедрение подзаконных  нормативных правовых актов, и в  первую очередь единых правил организации  хранения, комплектования, учета и  использования документов Архивного  фонда Российской Федерации и  других архивных документов. В них  не только сконцентрированы действующие  нормативы и методики по всем основным направлениям архивной работы, но и  отражены накопленные архивистами  опыт и достижения современных технологий.

 

По закону право постоянного  хранения документов Архивного фонда  Российской Федерации имеют в  стране не только государственные и  муниципальные архивы, организации  Российской академии наук, но и государственные  и муниципальные библиотеки и  музеи.

 

Однако с его реализацией  связано возникновение определенных трудностей. В прошлом единый Архивный фонд РФ был разделен на три части - федеральные, региональные и муниципальные  архивные документы. Это был достаточно логичный и понятный шаг, тесно связанный  с проводимой в тот момент административной реформой. Однако, разделяя собст-венность на документы, никто соответствующим образом не изменил систему комплектования и хранения документов, существовавшую еще с советских времен. Наоборот, в ст.21 закона было введено положение, сохраняющее прежний порядок: документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов, федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории субъекта Российской Федерации, могут передаваться в государственные архивы субъекта Российской Федерации на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.

 

Разделение собственности на документы  тут же провело черту между  «своими» и «чужими». Возник вопрос о финансировании работы региональных и муниципальных архивов с  «чужой» собственностью.

 

В результате остро встал вопрос о документах территориальных подразделений  федеральных органов власти, таких  как суды, прокуратуры, налоговые  органы, органы службы безопасности, таможенные органы, комиссариаты, органы статистики, управления федерального казначейства, контрольные и надзорные службы, службы занятости населения, отделения  Пенсионного фонда, федеральные  государственные учреждения и унитарные  предприятия, учреждения культуры и  образования и т.д. По новому закону получается, что вся их документация является федеральной собственностью и должна быть принята на хранение в 15 федеральных архивов: два из которых располагаются в Санкт-Петербурге, один - во Владивостоке и двенадцать - в Москве. Таким образом, данный федеральный закон, сняв одни противоречия, породил другие.

Таблица 1

Архивные документа различных  форм собственности

 

(ст.7, 8, 9)

аблица 1 
 
Архивные документа различных форм собственности 
 
(ст.7, 8, 9)

	Форма собственности	Относящиеся архивные документы
1.	Государственная собственность	Федеральная собственность	· документы, хранящиеся в федеральных  гос. архивах, федеральных музеях и  библиотеках, организациях Российской академии наук;
			· документы государственных органов  и организаций, указанных в подпункте  «б» п.3 ч.1 ст.4 настоящего Федерального закона;
			· документы бывших неприятельских государств, перемещенные в СССР в  результате Второй мировой войны  и находящиеся на территории РФ (если иное не предусмотрено законодательством  РФ о перемещенных культурных ценностях);
			· документы, отнесенные к федеральной  собственности федеральными законами;
		Собственность субъекта РФ	· документы, хранящиеся в гос. архивах, музеях и библиотеках субъекта РФ (за исключением архивных документов, переданных в эти архивы, музеи  и библиотеки на основании договора хранения без передачи их в собственность);
			· документы гос. органов и организаций субъекта РФ;
2.	Муниципальная собственность	· органов местного самоуправления и муниципальных организаций;
		· документы, хранящиеся в муниципальных  архивах, музеях и библиотеках (за исключением  архивных документов, переданных в  эти архивы, музеи и библиотеки на основании договора хранения без  передачи их в собственность);
3.	Частная    собственность	· документы организаций, действующих  на территории РФ и не являющихся государственными или муниципальными, в т.ч. общественных объединений со дня их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях и религиозных объединений после отделения церкви от государства;
		· документы, созданные гражданами или законно приобретенные ими.

 

 

Список литературы

 

Тельчаров А.Д. Архивоведение (комплекс лекций). - М. ; Приор-издат, 2004. - 346с.

Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. Учебник для средних специальных учебных заведений. - М.: НОРМА, 1996. – 224 с.

Делопроизводство : Организация и технологии документационного обеспечения управления : Учебник для вузов / Т.В.Кузнецова, Л.В.Санкина, Т.А.Быкова и др. ; Под ред. Т.В.Кузнецовой. – М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с.

Кузнецова Т.В. Секретарское дело. - 2-е  изд., испр. и доп. – М. : Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1998. – 288 с.

Вигера А.М. Секретарское дело / Под ред. О.П.Дорофеева, Е.К.Губская. - Ростов н/Д : Феникс, 2001. – 320 с. – (Сер. «Учебный курс»).