Учет и хранение документов в архиве

КУРСОВАЯ РАБОТА

ПО ДИСЦИПЛИНЕ «АРХИВОВЕДЕНИЕ»

ТЕМА: УЧЁТ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В  АРХИВАХ

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение

 

3Общие положения и понятийный аппарат федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации»

 

5Архивный фонд Российской Федерации

 

7Управление архивным делом в Российской Федерации

 

9Хранение и учет архивных документов

 

4.1. Комплектование архивов архивными  документами

11

4.2. Учет документов в архивах

13Доступ к архивным документам и их использование

16Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации и ответственность за его нарушение

18Международное сотрудничество РФ в области архивного дела

20Заключение

21Приложения

23Список литературы

25

 

ВВЕДЕНИЕ

Архивоведение – наука, изучающая  историю, теорию и практику архивного  дела.

 

Архивное дело – отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.

 

Архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а также имеющий ценность для  собственника.

 

Предмет архивоведения включает в  себя:

 

· принципы и методы отбора документов, подлежащих архивному хранению;

 

· способы хранения, обеспечивающие полную сохранность документов;

 

· создание системы информации о  содержании документов;

 

· организацию всестороннего использования  документальной информации;

 

· организацию работы архивных служб.

 

Передача документов Архивного  фонда РФ на постоянное хранение.

 

В настоящее время в силу вступил  Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации, за исключением положений, для которых  статья31 этого Закона устанавливает  сроквступления в силу 1 января 2006 г.

 

Этот Закон в интересах граждан, общества и государства регулирует отношения в сфере организации  хранения, комплектования, учета и  использования документов Архивного  Фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности.

 

В случае противоречия новому Закону законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов  Российской Федерации и муниципальных  правовых актов об архивном деле действуют  нормы нового Закона.

 

Статьей 3 Закона «Об архивном деле в РФ» архивный документ определен  как материальный носитель с зафиксированной  на нем информацией, который имеет  реквизиты, позволяющий его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. При решении вопроса об уничтожении  или передаче на архивное хранение документов, прежде всего, учитывается  их значимость для граждан, общества и государства.

 

Архивные документы независимо от источника их происхождения, времени  и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения на основании экспертизы ценности документов включаются в состав Архивного фонда  Российской Федерации.

Документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежат передаче на государственное хранение.

 

Статьями 7-9 Закона «Об архивном деле Российской Федерации» определены архивные документы, относящиеся к государственной, муниципальной и частной собственности (таблица 1).

 

Организации и граждане имеют право  создавать архивы для хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе для  хранения и использования документов, не относящихся к государственной  или муниципальной собственности.

1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ И ПОНЯТИЙНЫЙ  АППАРАТ ФЕДЕРАЛЬНОГО ЗАКОНА 

 

«ОБ АРХИВНОМ ДЕЛЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

Хранение архивных документов - обеспечение  рационального размещения и сохранности  документов. Согласно российской практике делопроизводства архивное хранение документов является самостоятельным процессом, не относящимся к документообороту. Однако практически любой орган  власти осуществляет архивное хранение собственных документов.

 

Законодательной базой, на которой  основывается весь процесс организации  архивного хранения документов, является федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», пришедший на смену Основам  законодательства РФ об Архивном фонде  Российской Федерации и архивах  от 7 июля 1993 года № 5341-1 и Постановлению  Верховного Совета Российской Федерации  от 7 июля 1993 года № 5342-1 «О порядке введения в действие Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде РФ и архивах».

 

Новая редакция Федерального закона «Об архивном деле в РФ», состоящего из девяти глав, была опубликована 27 октября 2004 г. и вступила в силу с момента  опубликования. Позднее, 4 декабря 2006 г. в документ были внесены некоторые  изменения.

 

Настоящий закон регулирует отношения  в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования  документов Архивного фонда РФ и  других архивных документов независимо от их форм собственности, а также  отношения в сфере управления архивным делом в России в интересах  граждан, общества и государства.

 

В законе последовательно раскрываются основные, применяемые в нем, понятия, такие как архивное дело и архивный документ, документы по личному составу, документ Архивного фонда РФ, особо  ценные и уникальные документы, государственный и муниципальный архивы, постоянное, временное и депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ и многие другие.

 

Под архивным делом следует понимать деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций  и граждан в сфере организации  хранения, комплектования, учета и  использования документов Архивного  фонда Российской Федерации и  других архивных документов (ст.3, п/п. 1).

 

Сами же архивные документы представляют собой материальный носитель с зафиксированной  на нем информацией, который имеет  реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства (ст.3, п/п.2).

 

Совокупность архивных документов, исторически или логически связанных  между собой, составляет архивный фонд. Под архивом же понимается учреждение или структурное подразделение  организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование  архивных документов (ст.3, п/п.9). При этом понятия государственный и муниципальный архив четко разделяются:

 

· государственный архив - это федеральное  государственное учреждение, создаваемое  Правительством РФ, или государственное  учреждение субъекта РФ, создаваемое  органом государственной власти субъекта Российской Федерации, которые  осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов (ст.3, п/п.10);

 

· муниципальный архив - это структурное  подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое  этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование  документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов (ст.3, п/п.11).

 

Таким образом, отечественная сеть архивов сегодня представлена следующим  образом:

 

- одиннадцать федеральных архивов;

 

- региональные государственные  архивы;

 

- муниципальные, городские или  архивы местных образований;

 

- федеральные ведомства, которые  обладают правом постоянного  хранения (МИД, ФСБ, Госстандарт  и т. п.).

 

Рассмотрим еще два понятия, определение которых конкретизируется настоящим федеральным законом - владелец и пользователь архивными  документами.

 

· владелец архивных документов - государственный  орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование  архивными документами и реализующие  полномочия по распоряжению ими в  пределах, установленных законом  или договором (ст.3, п/п.18);

 

· пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или  физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для  получения и использования необходимой  информации (ст.3, п/п.19).

 

Также в законе приводится перечень полномочий Российской Федерации, субъектов  Российской Федерации, муниципальных  образований в области архивного  дела.

2. АРХИВНЫЙ ФОНД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно  пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих  историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного  наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению (ст.3, п/п.8).

 

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника  их происхождения, времени и способа  создания, вида носителя и форм собственности  и места хранения, в том числе:

 

- юридические акты,

 

- управленческая документация,

 

- документы, содержащие результаты  научно-исследовательских, опытно-конструкторских  и технологических работ,

 

- градостроительная документация,

 

- кино-, фото-, видео- и фонодокументы,

 

- электронные и телеметрические  документы,

 

- рукописи,

 

- рисунки и чертежи,

 

- дневники и мемуары,

 

- переписка,

 

- копии архивных документов  на правах подлинников,

 

- архивные документы государственных  организаций, находящихся в иностранных  государствах. Федеральный закон  «Об архивном деле в РФ. Положение  о Федеральном архивном агентстве».

 

Архивный фонд не включает в себя документы с временными сроками  хранения и имеет стабильный состав, который может только наполняться.

 

Включение архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации  происходит на основании экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности документов подразумевает изучение документов на основании критериев  их ценности в целях определения  сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного  фонда РФ (ст.3, п/п.16).

 

Этот процесс осуществляется центральной  экспертно-проверочной комиссией  специально уполномоченного Правительством России федерального органа исполнительной власти, и в его ходе происходит выявление в составе Архивного  фонда Российской Федерации особо  ценных и уникальных документов.

 

Особо ценный документ - это документ Архивного фонда РФ, который имеет  непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и  в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования (ст.3, п/п.5).

 

Уникальный документ - это особо  ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый  при утрате с точки зрения его  значения и/или автографичности (ст.3,п/п.6).

 

Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной  собственности, собственности субъекта России или муниципальной собственности. До проведения в установленном порядке  экспертизы ценности документов уничтожение  документов запрещается.

 

Включение документов, находящихся  в частной собственности, в состав Архивного фонда РФ осуществляется также на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором  между собственником или владельцем архивных документов и государственным  или муниципальным архивом, музеем, библиотекой или организацией Российской академии наук. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда РФ.

 

Следует отметить, что архивные документы, находящиеся в государственной  или муниципальной собственности, не подлежат приватизации, не могут  быть объектом продажи, мены, дарения, а также иных сделок, могущих привести к их отчуждению (ст.10, п.3). В случае приватизации государственных или  муниципальных предприятий образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в т.ч. документы по личному составу, остаются соответственно в федеральной собственности, собственности субъекта РФ и муниципальной собственности.

3. УПРАВЛЕНИЕ АРХИВНЫМ ДЕЛОМ  В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Создание архивов - процесс сложный  и трудоемкий. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа обязаны  создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

 

Организации и граждане также имеют  право создавать архивы. Чаще всего  это происходит в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в т.ч. - хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

 

Государственное управление архивным делом в Российской Федерации  осуществляют федеральные органы государственной  власти, в том числе специально уполномоченные Правительством РФ федеральные  органы исполнительной власти. В субъектах  России этим делом занимаются органы государственной власти субъектов  РФ. Управление же архивным делом в  муниципальных образованиях осуществляют органы местного самоуправления. При  этомгосударство выступает гарантом прав, предусмотренных настоящим Федеральным законом, обеспечивает развитие архивного дела в Российской Федерации на основе проведения соответствующей научно-технической и финансовой, в том числе налоговой и кредитной, политики (ст.14, п.1).