Учет и хранение документов в архиве

 

Финансовое и материально-техническое  обеспечение архивного дела осуществляется следующим образом. Государственные  органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью  без образования юридического лица, обязаны:

 

- обеспечивать финансовые, материально-технические  и иные условия, необходимые  для комплектования, хранения, учета  и использования архивных документов;

 

- предоставлять создаваемым ими  архивам здания и/или помещения,  отвечающие нормативным требованиям  хранения архивных документов  и условиям труда работников  архивов.

 

В случае реконструкции, передаче или  сносе здания, в котором размещен государственный или муниципальный  архив, государственный орган или  орган местного самоуправления, принимающие  подобное решение, обязаны предоставить этому архиву здание, отвечающее всем нормативным требованиям хранения документов.

 

В современных рыночных условиях важным становится право архивов осуществлять приносящую доход деятельность постольку, поскольку это предусмотрено  их учредительными документами, служит и соответствует достижению целей, ради которых они созданы, а также  покрывать свои расходы за счет иных поступлений, разрешенных российским законодательством.

 

Таким образом, все услуги архива можно  разделить на бесплатные и платные. К бесплатными услугами государственного архива можно отнести социально-правовые запросы граждан, составляющие основной костяк обращений в Государственный архив России:

 

- подбор документов для оформления  пенсий;

 

- рассмотрение запросов граждан,  пострадавших во время Второй  мировой войны;

 

- справочная работа, связанная  с желанием потомков репрессированных  и реабилитированных граждан  ознакомиться с личными делами  своих родственников;

 

- запросы граждан, бежавших с  территории Чечни, где документов  и учреждений не сохранилось.  Специалисты Росархива - о Правилах 2007 г. // Отечественные архивы. - 2007. - №4. - С. 34.

 

Однако существуют работы, выполнение которых не бесплатно, и это имеет  смысл. Например, много запросов поступает  от организаций, обращающихся с просьбой подтвердить право собственности  на землю, здание, и ответы на них  уже являются платной услугой. Кроме  того, документы архивов часто  используют для съемок фильмов исторического  плана. Но в каждом отдельном случае заключают договор и учитывают  массу деталей.

4. ХРАНЕНИЕ И УЧЁТ АРХИВНЫХ  ДЕЛ

4.1. Комплектование архивов архивными  документами

Государственные органы или органы местного самоуправления, организации  и граждане, занимающиеся предпринимательской  деятельностью без образования  юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в  т.ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения:

 

- кратковременные сроки хранения (менее 10 лет);

 

- долговременные сроки хранения (более 10 лет, включая постоянное  хранение).

 

В отношении особо ценных документов, в т.ч. уникальных документов, устанавливается особый режим учета, хранения и использования. Создаются страховые копии этих документов.

 

Уничтожение документов Архивного  фонда Российской Федерации настоящим  законом запрещается.

 

Государственному учету подлежат все документы Архивного фонда  Российской Федерации независимо от места их хранения. Его порядок  определяется специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом  исполнительной власти. Уникальные документы  подлежат также учету в Государственном  реестре уникальных документов Архивного  фонда РФ.

 

Также следует отметить, что документы  Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в государственных и  муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, не входят в состав имущества этих архивов, музеев, библиотек и организаций  Российской академии наук (ст.19, п.2).

 

Источниками комплектования государственных  и муниципальных архивов архивными  документами могут выступать  государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых  образуются документы Архивного  фонда РФ и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные  и муниципальные архивы.

 

При этом передача документов Архивного  фонда Российской Федерации на постоянное хранение происходит следующим образом:

 

· документы Архивного фонда  РФ, находящиеся в государственной  или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных  организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные  и муниципальные архивы (ст.21, п.1);

 

· документы Архивного фонда  РФ, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов федеральных  органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов, расположенных  на территории субъекта РФ, могут передаваться в государственные архивы субъекта РФ на основании договора между органом  или организацией, передающими указанные  документы, и уполномоченным органом  исполнительной власти субъекта РФ в  области архивного дела (ст.21, 2);

 

· документы Архивного фонда  РФ, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные  и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации Российской академии наук на основании договоров между  этими архивами, музеями, библиотеками, организациями Российской академии наук и собственниками указанных  документов (ст.21, п.3).

4.2. Учёт документов в архивах

Учет архивных документов – установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежит  каждой единицы учета к определенному  комплексу и общему их количеству в учетных документах.

 

В России существует централизованный учет документов Архивного фонда  РФ в масштабе всей страны, основанный на наличии в органах управления архивным документом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.

 

Основной учет архивных документов является единая система регистрации  архивных фондов и единиц хранения.

 

Средство учета – присвоение архивных шифров единицам хранения.

 

Проведение учета – основано на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности.

 

Первичными документами учета  являются учетные документы архива – комплекс документов установленной  формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав, состояние архивных документов. В них учитываются  отдельные документы, единицы хранения, фонды.

 

К учетным документам архива относятся:

 

· книга учета поступлений;

 

· книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;

 

· список фондов;

 

· список фондов с особо ценными  документами;

 

· лист фонда;

 

· архивная опись;

 

· опись особо ценных документов;

 

· опись страхового фонда;

 

· реестр описей;

 

· реестр описей особо ценных документов;

 

· инвентарная книга учета дел  с материальными ценностями;

 

· паспорт архива;

 

· паспорт архивохранилища;

 

· сведения об изменениях в составе  и объеме фонда на 1 января;

 

· карточка фонда;

 

· дело фонда;

 

· внутри-деловые описи и листы  – заверители дел.

 

В книге учета поступлений документов фиксируются все поступления  документов в архив за истекший год, их составление и первичное описание.

 

В нем указываются источники  поступлений, фиксируются документы, по которым шло поступление документов,- сдаточные описи, акты приема-передачи. На ее основе составляются все остальные  учетные документы архива.

В первичном поступлении фонда  он получает номер по списку фонда. Последующие его пополнения фиксируются  под тем же номером.

 

Список фондов является перечнем официальных  наименований и номеров хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов. Фонды получают порядковые номера. Ежегодно на 1 января составляется итоговая запись о количестве фондов и их движении.

 

Лист фонда содержит название, номер  архивного фонда, его категорию, место хранения, сведения о количестве, хронологии, составе его документов, научно-справочном аппарате и динамике на основании записей о движении документов. В нем указывают описи  фонда, их состояние и содержание.

 

Архивная опись является одним  из основных учетных документов архива, архивным справочником, содержащим систематизированный  перечень единиц хранения архивного  фонда и предназначенным для  их учета и раскрытия их содержания. Опись составляется на основе номенклатуры дел и их реального наличия. Благодаря  описи, каждая единица хранения получает свой архивный номер.

 

Описи особо ценных документов и  страхового фонда составляются аналогично архивной описи.

 

Реестр описи служит для регистрации  описей, их количества и состава. В  нем указываются номер фонда, номер описи, количество дел в  ней, количество листов описи и ее экземпляров.

 

Реестр описей особо ценный документов ведется аналогично общему реестру  описей.

 

Инвентарная книга учета дел  с материальными ценностями заводится  в том случае, если в делах или  их оформлении имеются материальные ценности, драгоценные металлы и  камни. Такие дела хранятся в сейфах

 

Паспорт архива ежегодно 1 января высылается в вышестоящее архивное учреждение. Он содержит все сведения об архиве, его фондах, единицах хранения, учетных, научно-справочных документах, работе архива по всем направлениям за отчетный год.

 

Паспорт архивохранилища также  является отчетным документом и содержит сведения о размещенных в нем  фондах, делах, документах за отчетный год.

 

Карточка фонда является учетным  документом, содержащим название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда, месте хранения, предназначенным для центрального государственного учета архивных документов.

 

Дела фонда ведется на каждый фонд, являясь своеобразным досье  каждого архивного фонда. В него включаются документы, отражающие историю  фондообразователя и фонда, такие, как историческая справка, схема систематизации фонда, листы фонда, акты, связанные с движением фонда.

 

Внутриделовые описи и листы-заверители дела используются для учета документов внутри дела.

Учетная документация архива в своей  совокупности адекватно отражает состав документов Архивного фонда РФ и  является первичной основой создания общегосударственного банка архивных данных.

5. ДОСТУП К АРХИВНЫМ ДОКУМЕНТАМ  И ИХ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ

В Конституции РФ оговорено, что  каждый гражданин имеет право  пользоваться культурным наследием. То есть, онимеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом (ст.26, п.1).

 

Пользователь архивными документами  имеет право свободно искать и  получать для изучения архивные документы. Доступ к архивным документам обеспечивается путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых  средств и информации об этих средствах, а также подлинников и/или копий  необходимых ему документов. «Российская  газета» - Федеральный выпуск №3614 от 27 октября 2004 г.

 

Так, в Читальном зале Государственного архива РФ принимают всех посетителей  по направлению института или  по личному заявлению. Чтобы оформить заказ, необходимо обратиться в приемную Госархива, где есть образец анкеты. Но, так как пишут со всей страны, и требовать единообразия трудно, допустимой является и произвольная форма: «Прошу подтвердить факт… (с дальнейшим изложением информации)».

 

Условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется российским законодательством, устанавливаются  собственником или владельцем архивных документов.

 

Однако доступ к архивным документам может быть ограничен - в соответствии с международным договором России, законодательством страны, а также  в соответствии с распоряжением  собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной  собственности.

 

Также в федеральном законе «Об  архивном деле в РФ» указывается, что ограничивается доступ к архивным документам независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную  и иную охраняемую законодательством  РФ тайну, а также к подлинникам  особо ценных документов, в т.ч. уникальных документов, и документам Архивного фонда РФ, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии. Отмена ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации (ст.25, п.2).

 

Существуют также ограничения  на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне  гражданина, его частной жизни, а  также сведения, создающие угрозу для его безопасности (на срок 75 лет  со дня создания указанных документов). Ранее этого срока оно может  быть отменено только с письменного  разрешения самого гражданина, а после  его смерти - с письменного разрешения его наследников.