Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

- приобретение  запасных частей, материалов, канцелярских  товаров, топлива за наличный расчет;

- оплата мелкого  ремонта оргтехники, транспортных  средств;

- расходы на  командировку по территории РФ  и за границу;

- представительские расходы.

Все эти хозяйственные  операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия  или непосредственно из банка  под отчет. Так как расчеты  с подотчетными лицами носят массовый характер, этот этап аудиторской проверки является достаточно трудоемким. Сами операции довольно однообразны, а методы и процедуры проверки просты.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть  изучению при проверке расчетов с  подотчетными лицами, являются:

- авансовые  отчеты;

- журнал регистрации  авансовых отчетов;

- список лиц,  которым разрешено получение  наличных денег из кассы;

- сметы представительских  расходов;

- приказы об  утверждении смет представительских  расходов.

Многочисленные  и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

- Баланс предприятия  (ф. №1) (стр. баланса 236 – прочая  дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течении 12 месяцев, и стр. 628 – прочие займы, подлежащие погашению в течении 12 месяцев после отчетной даты);

- Отчет о  движении денежных средств (ф.  №4);

- Главная книга;

- Журнал-ордер  №7, объединяющий в себе аналитический  и синтетический учет расчетов  с подотчетными лицами иные  регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

Признаки отсутствия или недостаточности внутреннего  контроля при ведении расчетов с подотчетными лицами для аудитора:

-отсутствие  на предприятии утвержденного  приказом руководителя предприятия списка лиц, которым разрешено получать в кассе наличные деньги под отчет;

- несоблюдение  приказа об ограничении числа  лиц, получающих наличные деньги  в кассе под отчет;

- отсутствие  на предприятии системы подачи  письменных заявлений на выдачу наличных денег из кассы с обоснованием необходимости приобретения определенных материальных ценностей или оплаты работ, услуг;

- несоблюдение  установленных сроков отчета  о полученных суммах;

- задолженность  подотчетных лиц, не погашенная  в установленные сроки;

- списание просроченной  задолженности подотчетных лиц  по истечении сроков исковой  давности на финансовые результаты  деятельности предприятия или  за счет использования чистой  прибыли;

- отсутствие  утвержденных руководителем предприятия  смет представительских расходов; 

- отсутствие  оправдательных  документов или  наличие документов неудовлетворительного качества, приложенных к авансовым отчетам;

- отсутствие  визы руководителя предприятия  или иного уполномоченного лица, утверждающей авансовые отчеты;

- выдача денег  под отчет лицам, не являющимися  работниками предприятия, без соответствующего основания.

Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными возлагается на руководителя предприятия  и главного бухгалтера. Основные контрольные  процедуры представлены в табл. 3.1.

Таблица 3.1

Основные  контрольные процедуры:

 

№ п/п	Назначаемая аудиторская  процедура	Вывод
1	2	3
2	«Подотчет 1.1.1.»	Проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы  на хозяйственно - операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия
3	«Подотчет 1.1.2.»	Проверка получения  под отчет сумм денежных средств  лицами, не отчитавшимся по ранее полученным авансам
4	«Подотчет 1.1.3.»		Проверка соответствия фактического расхода фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы
5	«Подотчет1.1.4.»		Проверка наличия  подотчетных лиц в штате предприятия
6	«Подотчет 1.1.5.»		Проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия
7	«Подотчет 2.1.1»		Проверка полноты  оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам
8	«Подотчет 2.1.2»		Проверка наличия  приказов о направлении работников в командировку
9	«Подотчет 2.1.3»		Проверка наличия  в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке
10	«Подотчет 2.1.4»		Проверка правильности возмещения командировочных расходов
11	«Подотчет 2.1.5.»		Проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм
12	«Подотчет 2.2.1.»		Проверка удержания  налога на доходы физических лиц с  сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм
13	«Подотчет 2.2.2.»		Проверка правильности выделения налога на добавленную стоимость в сумме командировочных расходов
14	«Подотчет 3.1.1»	Проверка правильности отражения в учете налога на добавленную  стоимость  по приобретенным подотчетным лицам материальными ценностями в розничной торговой сети и у населения
15	«Подотчет 3.1.2.»	Проверка правильности отражения в учете сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителя, в оптовой торговле
16	«Подотчет 4.1.1.»	Проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам
17	«Подотчет 4.1.2.»	Проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм
17	«Подотчет 5.1.1.»	Проверка правильности выведения остатков на конец отчетного  периода по расчетам с подотчетными лицами
18	«Подотчет 6.1.1.»	Проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале-ордере №7

 

 Для сбора  информации при составлении программы  аудиторской проверки расчетов  с подотчетными лицами целесообразно  использовать вопросник (таблица 3.2)

Таблица 3.2

Вопросы для проверки расчетов с подотчетными лицами

№ п/п	Вопрос	Вариант ответа	Информация  или документ, который следует запросить	Назначаемая аудиторская  процедура	№ вывода
1	2	3	4	5	6
1	Имеется ли на предприятии  список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды	нет			1
		Да	Список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды	«Подотчет 1.1.1»
2	Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным подотчет суммам	нет			2
		да	Журнал-ордер  № 7	«Подотчет 1.1.2»
3	Оформляются ли письменные распоряжения руководителя предприятия (приказы) при направлении работников в командировку	нет да	Письменное  распоряжение руководителя	«Подотчет 2.1.2»	3
4	Облагаются  ли подоходным налогом суточные сверх  норм, воз- мещаемые по решению руководителя предприятия	нет да	Приказ руководителя о возмещении	«Подотчет 2.2.1»	4
5	Организован ли аналитический учет командировочных расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения	нет			5
		Да		«Подотчет 2.1.5»
6	Имеются ли утвержденные письменным распоряжением  руководителя предприятия сметы представительских расходов	нет			6
		да	Письменное  распоряжение руководителя и сметы	«Подотчет 4.1.1»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Окончание табл. 3.2

 

1	2	3	4	5	6
7	Организован ли аналитический учет представительских расходов в пределах и сверх норм для целей налогообложения	нет			7
		да		«Подотчет 4.1.2
8	Производится  ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировку	нет			8

 

 

По результатам  опроса ответственных работников проверяемого предприятия по вопроснику (таблица 3.2.) аудитор может сделать следующие выводы:

 Внутренний  контроль за расходованием и  целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды.

 В нарушение  п.11 Порядка ведения кассовых  операций в РФ лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчет, выдаются новые авансы.

 Приказы  о направлении работников в  командировки не оформляются,  при этом следует проверить,  не допускается ли  под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия.

 В нарушении  Закона РФ «О налоге на прибыль»  и Закона РФ «О налоге на  добавленную стоимость» для целей  налогообложения учет представительских  расходов в пределах норм и  сверх норм не ведется.

В нарушение  п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ выдача наличных денег под  отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.

По результатам  опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Промежуточные выводы по вопроснику позволяют аудитору сделать основной вывод – о том, что порядок расчетов с подотчетными лицами неудовлетворителен.

Подобный вывод  может быть основанием для следующих действий:

- если по  результатам опроса сотрудников  проверяемого предприятия и данными  экспресс-анализа отчетности расчеты  с подотчетными лицами составляют небольшой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку этих расчетов в обычном порядке для оценки существенности статьи «Расчеты с подотчетными лицами» в отчетности предприятия;

          - если удельный вес расчетов  с подотчетными лицами велик,  например, приобретение производственных  запасов на суммы, превышающие лимит расчетов наличными деньгами; оплата работ и услуг сторонних организаций осуществляется через подотчетных лиц и размер задолженности за подотчетными лицами превышает разумные границы, погашение задолженности не производится, то такие факты могут стать для аудитора основанием для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчетности предприятия и соответствии бухгалтерского учета Положению о бухгалтерском учете и отчетности.

В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и намечен состав процедур.

При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются  практически все методы получения  аудиторских доказательств, но к  различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений.

Для выявления  каждого из возможных нарушений  или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных  процедур.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны  не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

Проверка своевременности  расчетов сотрудников предприятия  по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудитора кассовых операций. Если при проведении проверки предприятия установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время, в том числе по истечении трех дней после установленного срока, следует провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с учетов этой проверки рассмотреть вопрос о включении выданной суммы в совокупный доход этого лица.

При установлении фактов списания задолженности подотчетных  лиц без представления соответствующих  оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, подотчетные суммы, необоснованно списанные с работников без удержания из заработной платы подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход этих работников того календарного года, в котором суммы были ими получены.

В случае, когда  решением руководителя предприятия  сумма, выданная под отчет, не возвращена и списывается за счет чистой прибыли предприятия, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетной суммы удержан подоходный налог в соответствующем размере, и, в- третьих, если решение о списании принято после 1 января 1996 г. то на эту выплату следует начислить взносы в Пенсионный фонд РФ.