Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

 

Таблица 2.2

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

№ п/п	С кредита Счетов			Дебет	Кредит		В дебет счетов
1	2			3	4		5
2	С- остаток денежных средств у подотчетного лица				С - задолженность  организации с подотчетными лицами
3	50-1			Выдано под  отчет на хозяйственные нужды или на командировочные расходы	Подотчетные суммы, использованные на производственные нужды		20,23,25,26
4	50-4			рублях или  валюте	Подотчетные суммы, использованные на покрытие расходов, связанных с отгрузкой и реализацией продукции		97,08
5	50-1,50-4			Выдано в возмещение перерасхода	Подотчетные суммы, использованные на покрытие расходов, связанных с процессом заготовления товарно - материальных ценностей		44,10
6	51			Перечисление  денежных средств по месту нахождения подотчетного лица	Взнос неиспользованных  подотчетных  сумм		50-1
7		55		Получение средств  под отчет с корпоративной  кредитной карты	Возмещение  долга по подотчетным суммам		50-2
8		91-1	Положительные курсовые разницы при расчетах по загранкомандировкам		Расходы на командировки, отнесенные в состав производственных затрат	70
9					Основное производства	20
10					Общепроизводственные расходы	25
11					Общехозяйственные расходы	26
12					Расходы на продажу	44
13					Отрицательные курсовые разницы при расчетах по загранкомандировкам	91-2
14					Списание подотчетных  сумм, не возвращенных работниками  в установленные сроки Дт 73,70 Кт 94	94

 

Основанием  для заполнения журнала-ордера №7 являются расходные кассовые ордера на сумму, выданные подотчет, авансовые отчеты – на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые отчеты, приведенные арифметически, по существу в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса и утвержденные руководителем организации. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на  документах и на отчете корреспондирующие направлению расхода.

Расходы, произведенные  командированным, должны быть подтверждены документально и отражены в предъявляемом  им авансовом отчете.

Проезд к  месту командировки и обратно  возмещается в сумме фактических  расходов, подтвержденных документами, без ограничения лимитом, при наличии согласия руководителя.

Предельные  нормы возмещения расходов по найму  жилого помещения при краткосрочных  командировках на территории зарубежных стран установлены приказом Министерства финансов РФ от 02.08.2004 № 64Н.

С 1 января 2006 г. Размер выплаты суточных при заграничных командировках установлены постановлением правительства РФ от 12.05.2005 №299.

Работникам  геолого-разведочных и типографно-геодезических  организаций, выполняющих  командировках установлены постановлением Правительства геолого-разведочные и типографно-геодезические работы на территории РФ, работникам лесоустроительных организаций, а также работникам строительных артелей и других коммерческих организаций, занятым на разработке россыпных и небольших рудных месторождений драгоценных камней, должно выплачиваться полевое довольствие.

 

 

 

 

 

ГЛАВА 3. АУДИТ  РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

В ФГУП ШИЛКИНСКОЕ ДОРОЖНОЕ

ЭКСПЛУАТАЦИОННОЕ  УПРАВЛЕНИЕ

 

3.1. Составление плана и программы аудиторской проверки подотчетных лиц. 

 

 

       Последовательность работ при проведении аудиторской проверки операций по расчетам с подотчетными лицами можно разделить на 3 этапа:

Этап 1 - Ознакомительный.

Этап 2 - Основной.

Этап 3 - Заключительный.

Каждый этап аудиторской проверки включает в  себя соответствующие вопросы, которые должен изучить аудитор.

1 - ый этап. Ознакомительный

1. Изучение приказа  об установлении круга лиц,  которым предоставлено право  получать деньги под отчет  на хозяйственно-операционные расходы.

2. Проверка наличия журналов  учета работников, выбывающих в командировки и прибывающих в командировки.

3. Проверка наличия в  учетной политике или других  распорядительных документах по организации сроков, на которые выдаются авансы на хозяйственно-операционные расходы, периодичности и сроков проведения инвентаризации расчетов.

4. Установление объема  и состава документов, подлежащих  проверке в соответствии с установленной материальностью и рабочим планом проверки.

Изучение приказа об установлении круга лиц, которым предоставлено  право получать деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы.

Используемые нормативные  документы: 10.

Необходимые первичные документы:

- Приказ об установлении  круга лиц, которым предоставлено  право получать деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы.

Возможные нарушения и их влияние на достоверность бухгалтерской отчетности, налогообложение и соблюдение законодательства

В процессе изучения данного  вопроса составляется рабочий документ аудитора по форме РД-1 (ПЛ). По выявленным в ходе проверки нарушениям данные из рабочего документа аудитора переносятся в отчетный документ, составляемый по форме № ОД-1 (ПЛ).

Проверка наличия журналов учета работников, выбывающих в командировки и прибывающих в командировки и прибывающих в командировки.

Необходимые первичные  документы:

• Журнал учета работников, выбывающих в командировки и прибывающих в командировки.

В ходе работы аудитором  составляются рабочие документы  по форме РД-1(ПЛ). По выявленным нарушениям данные из рабочих документов аудитора переносятся в отчетный документ, составляемый по форме № ОД-1(ПЛ).

Проверка наличия  в учетной политике или других распорядительных документах по организации сроков, на которые выдаются авансы на хозяйственно-операционные расходы, периодичности и сроков проведения инвентаризации расчетов.

Используемые нормативные документы: 10.

Необходимые первичные  документы:

• Приказ об установлении учетной политики организации.

В ходе работы аудитором  составляются рабочие документы  по форме РД-1(ПЛ). По выявленным нарушениям данные из рабочих документов аудитора переносятся в отчетный документ, составляемый по форме № ОД-1(ПЛ).

 

 2 - этап Основной

1. Аудит тождественности  показателей бухгалтерской отчетности  и регистров бухгалтерского учета.

2. Аудит оформления  первичных учетных документов  по учету расчетов с подотчетными лицами.

3. Проверка правильности  проведения инвентаризации расчетов  с подотчетными лицами.

4. Проверка соответствия  записей по выдаче, использованию  и возврату подотчетных сумм данным журнала - ордера

№ 7 или другого  учетного регистра по счету 71.

5. Установление  фактов выдачи денежных средств  под отчет при наличии остатка  неизрасходованного предыдущего  аванса.

6. Проверка своевременности  возврата неизрасходованных подотчетных  сумм, выданных на командировочные  и операционно-хозяйственные расходы.

7. Аудит правильности  отнесения на себестоимость операционно-хозяйственных  расходов из подотчетных сумм  и оприходования приобретенных  через подотчетных лиц материальных  ценностей.

8. Аудит обоснованности  предъявления бюджету НДС по  приобретенным материальным ценностям, оплаченным работам и услугам через подотчетных лиц.

9. Аудит правильности  отнесения на себестоимость расходов  по командировкам, в том числе ведение раздельного учета произведенных затрат в соответствии с установленными нормами и сверхнормативных расходов.

10. Аудит правомерности  включения в совокупный доход  работников для целей налогообложения  сумм, превышающих расходы в пределах  установленных норм (кроме сверхнормативных  расходов по найму жилого помещения), а также расходов на личные  нужды.

11. Проверка  правильности расчетов с лицами, не работающими в организации,  по служебным поездкам за счет  проверяемой организации.

12. Аудит обоснованности  предъявления бюджету НДС по  транспортным документам, счетам гостиниц, за пользование постельными принадлежностями.

13. Проверка  правильности ведения раздельного  учета расчетов с подотчетными  лицами в волюте и параллельно  в рублях.

14. Аудит правильности  учета курсовых ризниц по расчетам  с подотчетными лицами иностранной  валюте.

15. Проверка  правомерности получения в банке волюты на командировочные расходы через уполномоченных организаций, своевременности и полноты ее оприходавания и выдачи в подотчет.

Проверка своевременности  и полноты возврата неизрасходованной  валюты в кассу организации и  ее зачисления на текущий валютный счет.

3-й этап Заключительный.

1. Формирование проекта документов, передаваемых другим аудитором для последующего анализа и обработки.

2. Составление  аудиторского отчета и представление  его совместно с рабочей документацией  руководителю группы.

 

Разработка общего плана  и программы аудита основывается на предварительных данных об экономическом субъекте, а также на результатах проведенных аналитических процедур. Проведением аналитических процедур аудиторская организация должна выявить области, значимые для аудита. Аудиторская организация должна сформировать мнение о деятельности внутреннего аудита, необходимое для планирования предстоящей проверки.

Эффективность внутреннего аудита может оказаться  важным фактором при оценке аудиторской  организацией  аудиторского риска и системы внутреннего контроля и тем самым существенно сократить объем процедур, которые предстоит выполнить аудиторской организацией, хотя и не может исключить необходимость проведения таких процедур полностью.

Оценка внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами основываются на содержании вопросов и документах, которые подвергаются исследованию. Пример содержания опроса ответственных работников представлен ниже.

Вопросы и аудиторские  доказательства для проверки расчетов с подотчетными лицами

Содержание  вопроса	Аудиторские доказательства
Имеется ли приказ руководителя об определении круга подотчетных лиц, сроков отчетности и подотчетных сумм?	Приказы руководителя, учетная политика организации для целей бухгалтерского учета
Соответствует ли порядок расчетов с подотчетными лицами Порядку ведения кассовых операций  в РФ и другим нормативным актам?	Авансовые отчеты, приказы руководителя, учетная политика организации для целей бухгалтерского учета
Своевременно  ли  сдаются авансовые отчеты в бухгалтерию организации?	Авансовые отчеты
Проверяются ли авансовые отчеты по формальным признакам и по существу отраженных операций, осуществляется ли арифметическая проверка авансовых отчетов и прилагаемых к ним документов?	Учетная политика организации для целей бухгалтерского учета, положение о документах и документообороте организации, должностные инструкции работников бухгалтерии
Используются  ли унифицированные формы первичных документов?	Авансовые отчеты
Применяются ли компьютерные программы для расчетов с подотчетными лицами?	Учетная политика организации, авансовые отчеты, ведомости аналитического учета расчетов  с подотчетными лицами
Осуществляется  ли контроль лимита расчетов наличными  между юридическими  лицами?	Авансовые отчеты
Какие документы применяются для организации  аналитического учета расчетов с подотчетными лицами?
Соблюдается ли своевременность расчетов с подотчетными по выданным суммам?	Авансовые отчеты, отчеты кассира
Правильно ли отражаются на счетах бухгалтерского учета операции с подотчетными лицами?	Ведомости, карточки аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, журналы – ордера, анализы счетов, оборотно-сальдовые ведомости
Сверяются ли записи аналитического и синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», а также записи в Главной книге?	Ведомости, карточки аналитического учета расчетов с подотчетными лицами, журналы – ордера, анализы счетов, оборотно-сальдовые ведомости, Главная книга организации