Учет и аудит денежных средств организации

Проверяется соответствие сумм платежных документов данным журнала - ордера № 1, 2 и ведомости № 1, 2, журнала - ордера № 3.

Проверяется соответствие данных журнала - ордера № 1, 2 и ведомости № 1, 2, журнала - ордера № 3 за каждый месяц данным по Главной книге.

Сопоставляются обороты по кредиту счетов 50 («Касса»), 51 («Расчетные счета»), 52 («Валютные счета») и 55 («Специальные счета в банках») с оборотами по дебету корреспондирующих счетов по данным Главной книги.

Проверяется соответствие данных журнала - ордера № 1, 2 и ведомости № 1, 2, журнала - ордера № 3 данным отчета о движении денежных средств (форма № 4).

Сопоставляется сальдо по счету 51 («Расчетный счет») в Главной книге на начало года и на конец соответствующего отчетного периода со строкой 262 граф 3 и 4 бухгалтерского баланса.

В случае если организация ведет учет с применением средств вычислительной техники, приведенные выше данные первичных документов и отчетов, сверяются с данными машинограмм по счетам 50 («Касса»), 51 («Расчетные счета»), 52 («Валютные счета») и 55 («Специальные счета в банках»).

5. Проверка организации материальной ответственности.

6. Документальное оформление  движения денежных средств. При  этом выполняются следующие действия:

Банк:

1) Для проверки достоверности  и полноты сведений о рублевых  счетах в банках и иных кредитных  учреждениях, действующих на территории Приднестровской Молдавской Республики по состоянию на последнюю отчетную дату, аудитору можно сделать запрос в налоговый орган. Эти сведения позволяют аудитору определить, все ли открытые организацией счета отражены в отчетности.

2) Проверяется наличие необходимых первичных документов по счетам - выписок по расчетным счетам и приложенных к ним платежных документов. Выписки вместе с платежными документами должны быть подобраны в хронологической последовательности, раздельно по каждому открытому счету. В целях проверки полноты первичных документов проверяется соответствие исходящего и входящего сальдо по выпискам по расчетному счету организации в те дни, когда имелось движение по счету. Исходящее сальдо по выписке предыдущего дня должно соответствовать входящему сальдо по выписке следующего дня движения по счету. Несоответствие указанных сальдо означает отсутствие части первичных документов.

Подлинность платежных документов можно проверить по наличию отметки банка о том, что данный платежный документ был проведен банком.

В случае если в ходе проверки установлено отсутствие части платежных документов или отсутствие соответствующей отметки банка, аудитор может предложить организации восстановить недостающие первичные документы.

3) Проверяется соответствие данных выписок по расчетным счетам организации и приложенных к ним платежных документов данным журналов - ордеров № 2, № 3 и ведомости № 2 или данным машинограмм по счетам 51 («Расчетные счета») и 55 («Специальные счета в банках») [39. С. 84].

Касса:

1) Аудитор проверяет, применяются  ли для оформления кассовых  операций формы первичной учетной  документации, разработанные министерствами  и иными федеральными органами  исполнительной власти; имеют ли  они заполненными все обязательные  реквизиты, предусмотренные законом «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности».

2) В кассе предприятий  могут храниться наличные деньги  в пределах лимитов, устанавливаемых  обслуживающими их учреждениями  банков по согласованию с руководителями  этих предприятий. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям независимо от организационно - правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично - денежные расчеты

Для проверки соблюдения лимита остатка денежных средств в кассе предприятия, установленного банком, необходимо провести сплошную проверку кассы, выявить отклонения от лимита.

Проверка проводится также с целью установить, совершаются ли на предприятии расчеты с другими юридическими лицами суммами, превышающими установленную предельную величину. Для этого применяется метод сплошной проверки (просмотра) расходных кассовых ордеров, а также отчетов кассира, кассовых книг, договоров с юридическими лицами.

3) Грубейшим нарушением расчетов наличными деньгами между предприятиями являются неоприходование и присвоение денежных средств, поступивших от различных физических, юридических лиц по приходным ордерам, а также денежных сумм из банков. Для выявления случаев присвоения денежных средств производится взаимная проверка операций по кассе и по банку [39. С.90].

4) Документами, подтверждающими  движение (оприходование) денежных  средств, являются приходные кассовые  ордера, отражающие факт поступления  денежных средств в кассу с  расчетного счета, а также чековые книжки, корешки чековых книжек и выписки банка. Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера в условиях, исключающих возможность их утери.

5) При проверке аудитору следует проанализировать движение денежной наличности, выявить расхождение между суммами фактически произведенных оплат в погашение дебиторской задолженности и суммами, зачисленными в кассу, а также проконтролировать своевременность сдачи выручки в банк и выявить случаи ее расхода на различные цели.

Приходные кассовые ордера до передачи в кассу должны регистрироваться бухгалтерией в журнале регистрации приходных кассовых ордеров. Кассовые приходные и расходные ордера должны иметь раздельную нумерацию. Прием денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

6) Далее следует установить, все ли приходные и расходные  кассовые ордера зарегистрированы  в журналах регистрации приходных  и расходных кассовых ордеров; совпадают ли эти суммы с теми, которые указаны в журнале регистрации, каков источник поступления денежных средств, совпадают ли даты приема и выдачи денег по кассовым ордерам с датами их составления.

7) Выявление существенных  нарушений ведения учета денежных  средств, подготовки отчетности и соблюдения законодательства. Выявив существенные вопросы, требующие профессионального суждения аудитора, вместе с выводами, сделанными по этим опросам, аудитор отражает их в рабочей документации.

8) Выражение мнения о  достоверности отчетности в части учета денежных средств.

Письменная информация (отчет) по результатам проведения аудита представляется аудитором руководству экономического субъекта в случае обязательного аудита. Однако промежуточную информацию можно передавать в устном или письменном виде в процессе аудиторской проверки. По итогам аудиторской проверки может быть подготовлен предварительный вариант письменной информации аудитора, в котором может быть выражено требование по внесению исправлений в данные бухгалтерского учета и перечень уточнений к уже подготовленной бухгалтерской отчетности.

Оперативное и эффективное проведение аудиторской деятельности требует предварительной работы и планирования. Планирование включает в себя составление плана ожидаемых работ и разработку оптимальной аудиторской программы.

Планирование включает: разработку графиков; определение сроков и обсуждение их с клиентом; проведение инструктажа с аудиторами; организацию связей с подразделениями клиента; обсуждение стратегии и подготовки к аудиту с клиентом.

Для реализации общего плана аудита составляется Программа аудита. Аудиторскую программу можно составлять в виде программы тестов средств контроля и аудиторских процедур по существу. Программа тестов средств контроля представляет собой перечень совокупности действий, предназначенных для сбора информации о функционировании системы внутреннего контроля и учета.

Программы помогают выявить существенные недостатки, являясь составной частью рабочей документации аудита, способствуют документальному оформлению процесса аудита и его результатов.

Руководство экономического субъекта несет ответственность за разработку системы внутреннего контроля. Аудитору следует убедиться, что на проверяемом им экономическом субъекте применяются процедуры внутреннего контроля: проведение сверок расчетов, проверка наличия разрешительных записей руководящего персонала, периодических плановых и внезапных инвентаризаций кассовой наличности, бланков строгой отчетности, ценных бумаг и товарно - материальных ценностей.

На большинстве предприятий объем операций с денежными средствами бывает довольно значительным. Поэтому проверка таких операций является трудоемким процессом, хотя сами процедуры ее проведения достаточно просты. От аудитора требуется повышенное внимание, так как на практике наибольшее количество нарушений и злоупотреблений должностных лиц связано именно с эти участком учета.

По материалам НП ЗАО «Электромаш» проведем аудиторскую проверку кассовых операций, а также операций по движению денежных средств на расчетном, валютном и специальном счетах организации.

Штатным расписанием организации предусмотрена должность кассира. Договор с кассиром о полной материальной ответственности подписан, денежные средства хранятся в несгораемом сейфе, ключи от сейфа хранятся только у кассира, касса находится в изолированном помещении, выдача денежных средств производится через окно, вырезанное в двери кассы, на окнах сделаны решетки, дверь в кабинет «кассы» металлическая. При смене кассира (на время отсутствия по болезни или ухода в очередной отпуск) назначается инвентаризационная комиссия и проводится инвентаризация кассы, также инвентаризация кассы проводится не реже одного раза в месяц. Кассовая книга ведется в установленном порядке, все приходные и расходные ордера регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, отдельно по приходу и расходу. Ежедневно составляется отчет кассира с приложением расходных и приходных документов, проверяется главным бухгалтером и данные отчета кассира заносятся в журнал-ордер и ведомость № 1 по счетам бухгалтерского учета. Данные журнала – ордера и ведомости № 1 соответствуют данным главной книги по счету «Касса».

Инвентаризация денежных средств кассы НП ЗАО «Электромаш» проводится регулярно в соответствии с Положением о кассовых операциях и методическими указаниями по инвентаризации имущества, но при этом не проводятся внезапные проверки кассы.

Порядок и сроки проведения инвентаризации ЗАО «ТЭЗ» определяет руководитель. Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя.

В состав комиссии, как правило, включают представителей администрации предприятия, работников бухгалтерии и других специалистов (например, старших кассиров, специалистов по контрольно-кассовым машинам и т. д.).

При проведении инвентаризации комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета.

Одновременно с проверкой фактического наличия денежных средств и денежных документов в кассе организации проводится проверка:

правильности оформления первичных расходных документов - наличие подписей получателей наличных денег, наличие подписи руководителя организации и главного бухгалтера на расчетно-платежных (платежных) ведомостях на выплату заработной платы и иных платежных документах, для которых наличие указанных подписей необходимо для осуществления расходования денежных средств;

полнота и своевременность оприходования наличных денег, сданных по приходным кассовым ордерам;

соблюдение лимита остатка наличных денег в кассе в течение отчетного года.

Кроме того, при проведении инвентаризации наличных денежных средств проводится сплошная проверка состояния расчетов с материально ответственными лицами по выданным подотчетным суммам. Проверяется правомерность выдачи подотчетных сумм (лицам, с которыми заключены договоры о полной материальной ответственности, а также лицам, направляемым в служебные или производственные командировки), правильность определения сумм, выдаваемых под отчет (на хозяйственные нужды - в соответствии с нормами, установленными отдельным распорядительным документом руководителя организации, на приобретение имущества - в пределах действительной потребности, при служебных командировках - в соответствии с проведенным расчетом).

Ревизии проводятся в сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии, с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге. При обнаружении ревизией недостач или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй - остается у материально ответственного лица. При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий - в бухгалтерию.

По расчетному счету ведется журнал – ордер № 2 и ведомость № 2, по валютному счету – ведомость № 2/1, и по специальным счетам в банках – журнал – ордер № 3 и при сверке данных из этих документов не обнаружено расхождений с соответствующими итогами в Главной книге. При проверке правильности оформления документов и их арифметической проверке не обнаружено серьёзных нарушений и искажений.

При проверке оборотов по счетам 51, 52, 55 в корреспонденциях с другими счетами не обнаружено расхождений. Проверка соответствия показателей бухгалтерской отчетности данным синтетического и аналитического учета и выпискам банка позволяет сделать вывод о её достоверности.

Все записи в журнале-ордере № 2 ведутся на основании выписок из банка с расчетного счета и приложенных к ним документов, полученных от других предприятий, на основании которых списаны или зачислены средства, а также документы, выписанные самим предприятием.