Учет денежных средств в кассе и контроль за ведением кассовых операций

- оплата мелкого ремонта  оргтехники, транспортных средств;

- расходы на командировки  по территории Российской Федерации  и за границу;

- представительские расходы.

Все эти хозяйственные операции сопровождаются выдачей денежных средств из кассы организации.

Денежные средства под отчет выдаются не всем работникам организации, а только тем, которые поименованы в приказе руководителя. В нем прописывается, на какой срок и на какие цели выдаются денежные средства. Например, одни работники в соответствии с приказом руководителя вправе получать денежные средства только на приобретение ГСМ, тогда как другие – на оплату всех хозяйственных расходов.

Следует отметить, что в силу п. 11 Порядка ведения кассовых операций выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Подотчетное лицо обязано вернуть взятые денежные средства либо отчитаться за них не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, установленного приказом руководителя или со дня возврата из командировки.

Работник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах. Он оформляется по унифицированной форме № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденный Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55, и составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 - 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 - 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9).

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Наличные денежные средства выдаются под отчет по расходному кассовому ордеру. В расходном кассовом ордере в строке «Основание» пишется «под отчет» и указывается цель расходования средств, например на хозяйственные нужды.

Остаток неиспользованного аванса подотчетное лицо должно сдать в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Если подотчетное лицо израсходовало свои денежные средства, то перерасход по авансовому отчету выдается ему по расходному кассовому ордеру.

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждому подотчетному лицу.

Рассмотрим порядок отражения в бухгалтерском учете расчетов с подотчетным лицом на следующем примере:

ООО «Альянс» по согласованию с обслуживающим банком вправе выдавать в подотчет денежные средства, поступившие в кассу от покупателей товаров, на оплату товаров (работ, услуг). ООО «Альянс» 12.01.2009 выдало работнику в подотчет 50 000 руб. из денежных средств, поступивших в кассу от покупателей. В этом же месяце работник представил авансовый отчет, согласно которому он:

- приобрел канцтовары (конкретные  наименования товаров расписаны  в товарном чеке) на сумму 1 000 руб. для нужд организации;

- погасил задолженность  перед поставщиком товаров в  размере 45 000 руб.

Оставшаяся сумма полученного аванса возвращена работником в кассу предприятия 26.01.2009. Руководитель ООО «Альянс» утвердил авансовый отчет 26.01.2009.

В бухгалтерском учете ООО «Альянс» подлежат отражению следующие проводки:

12.01.2009

Дебет 71 Кредит 50 50 000 руб. – выданы в подотчет наличные деньги

 

26.01.2009

Дебет 50 Кредит 71 4 000 руб. – отражен возврат подотчетным лицом остатка денежных средств, полученных ранее в подотчет (50 000 - 1000 - 45 000) руб.

Дебет 10 Кредит 71 1 000 руб. – отражено приобретение канцтоваров

Дебет 60 Кредит 71 45 000 руб. – отражено погашение задолженности перед поставщиком через подотчетное лицо.

В случае, если в подотчет работник получил меньше, чем потратил, организация (предприниматель) возмещает перерасход. Рассмотрим следующий пример.

Работник получил в подотчет денежную сумму в размере 44 000 руб. Перерасход возвращен подотчетному лицу 28.01.2009.

В бухгалтерском учете ООО «Альянс» будут отражены следующие проводки:

12.01.2009

Дебет 71 Кредит 50 44 000 руб. – выданы в подотчет наличные деньги

26.01.2009

Дебет 10 Кредит 71 1 000 руб. – отражено приобретение канцтоваров

Дебет 60 Кредит 71 45 000 руб. – отражено погашение задолженности перед поставщиком через подотчетное лицо

28.01.2009

Дебет 71 Кредит 50 2 000 руб. – выдан из кассы перерасход

 
1.4. Ведение кассовых операций  в иностранной валюте

Для учета операций в иностранной валюте в организациях создается специальная касса, в которой устанавливаются лимиты в иностранной валюте. Кассы должны быть обеспечены всеми инструкциями, контрольными и справочными материалами (справочниками по иностранной валюте, образцами дорожных чеков и еврочеков и т.п.).

Кассиры обязаны строго соблюдать правила совершения операций по приему и выдаче валюты из кассы.

При приеме от клиентов платежных документов в иностранной валюте кассир должен проверить их подлинность и платежеспособность по имеющимся контрольным материалам, а также полноту и правильность заполнения реквизитов документов.

В кассу принимается наличная иностранная валюта, не вызывающая сомнений в ее подлинности и платежеспособности. Денежные знаки поврежденные, ветхие, вызывающие сомнение в платежеспособности, от клиентов не принимаются.

Фальшивые денежные знаки, а также вызывающие сомнение в их подлинности, клиенту не возвращаются. Они записываются в отдельный реестр и возвращаются в банк с пометкой «ФАЛЬШИВАЯ» или «ВЫЗЫВАЮЩАЯ СОМНЕНИЯ». Клиенту выдается квитанция о том, что принятая валюта является фальшивой или что она вызывает сомнение, с указанием в квитанции наименование валюты и ее достоинства.

Оплату товаров и услуг разрешается принимать в нескольких иностранных валютах. Пересчет других видов иностранных валют в доллары осуществляются по рыночному курсу, информация о котором присылается банком в кассу. Таблица пересчетов должна быть доступной для посетителей.

При расчетах за валюту сдача выдается обычно в валюте платежа. С согласия покупателя сдача может быть выдана в другой свободно конвертируемой валюте. Выдача сдачи в рублях запрещается.

В основном выплата наличной иностранной валюты из кассы учреждения связана с выплатой командировочных расходов сотрудникам, откомандированным за пределы Российской Федерации.

В соответствии с п. 1 ст. 8 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» бухучет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте РФ – в рублях. В связи с этим для отражения операций в иностранной валюте осуществляется ее пересчет в рубли по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции. (Табл.1)

Таблица 1.

П Е Р Е Ч Е Н Ь

дат совершения отдельных операций

в иностранной валюте

Операция в иностранной валюте	Датой совершения операции в иностранной валюте считается
Операции по банковским счетам (банковским вкладам) в иностранной валюте	Дата поступления денежных средств на банковский счет (банковский вклад) организации в иностранной валюте или их списания с банковского счета (банковского вклада) организации в иностранной валюте.
Кассовые операции с иностранной валютой	Дата поступления иностранной валюты, денежных документов в иностранной валюте в кассу организации или выдачи их из кассы организации.
Доходы организации в иностранной валюте	Дата признания доходов организации в иностранной валюте
Расходы организации в иностранной валюте в т.ч.: импорт материально – производственных запасов импорт услуги   - расходы, связанные со  служебными командировками и  служебными поездками за пределы  территории РФ	Дата признания расходов организации в иностранной валюте. Дата признания расходов по приобретению материально – производственных запасов.   Дата признания расходов по услуге.   Дата утверждения авансового отчета.

 

Кассовые операции в иностранной валюте также оформляются типовыми формами первичной учетной документации. При поступлении иностранной валюты в кассу составляется приходный кассовый ордер. Выдача производится по расходным кассовым ордерам.

Операции с иностранной валютой отражаются в той же кассовой книге, что и операции в рублях.

В данном случае в кассовой книге сумма указывается как в валюте, так и в рублях. Чтобы пересчитать валюту в рубли, нужно взять курс Банка России на день совершения операции. При подведении итогов за день суммы указывают отдельно по каждой валюте, а также общий итог в переводных рублях (то есть сумму всех валют, пересчитанных по курсу Банка России в рубли).

Если курс иностранной валюты меняется, в учете возникает курсовая разница по валютной кассе. Ее нужно показать отдельной строкой и записать в приход или расход. Кроме того, к кассовым документам подшивается справка по расчету курсовой разницы.

Чтобы дополнительных курсовых разниц не возникало, выдачу в подотчет иностранной валюты целесообразно осуществлять в день ее поступления в кассу с валютного счета

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, для учета операций с иностранной валютой к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты. Например, к субсчету 50-1 «Касса организации» могут быть открыты субсчета второго порядка 50-1-1 «Касса организации в рублях» и 50-1-2 «Касса организации в долларах США».

Рассмотрим порядок отражения в бухгалтерском учете операций по получению в кассу иностранной валюты на следующем примере:

ООО «Межсезонье» направило своего работника в зарубежную командировку. Для этих целей кассир ООО «Межсезонье» снял 16.02.2009 с валютного счета организации 500 долларов США. Этой же датой валюта была выдана в подотчет сотруднику. 19.02.2009 сотрудник предоставил в бухгалтерию авансовый отчет и возвратил неистраченную сумму аванса в сумме 50 долларов США в кассу предприятия. Руководитель ООО «Межсезонье» утвердил авансовый отчет 19.02.2009. Валюта сдана в уполномоченный банк 20.02.2009.

Курс доллара США 16.02.2009 составлял 34,5578 руб./$

Курс доллара США 19.02.2009 составлял 36,4267 руб./$

Курс доллара США 20.02.2009 составлял 36,0910 руб./$

В бухгалтерском учете ООО «Межсезонье» подлежат отражению следующие проводки (не рассматриваются курсовые разницы по переоценке задолженности подотчетного лица и расчеты с подотчетным лицом):

 

16.02.2009

Дебет 50-1-2 Кредит 52 17 278,90 руб. (500 долларов США по курсу 34,5578 руб./$) – с валютного счета в кассу организации получена наличная валюта

Дебет 71 Кредит 50-1-2 17 278,90 руб. (500 долларов США по курсу 34,5578 руб./$) – наличная валюта из кассы выдана в подотчет сотруднику

19.02.2009

Дебет 50-1-2 Кредит 71 1 821,36 руб. (50 долларов США по курсу 34,4267руб./$) – отражен возврат подотчетным лицом остатка денежных средств, полученных ранее в подотчет

20.02.2009

Дебет 91 Кредит 50-1-2 16,81 руб. (50 долларов США х (34,4267 руб./$- 34,0910 руб./$)) – отражена курсовая разница от переоценки наличной валюты в кассе организации

Дебет 52 Кредит 50-1-2 1 804,55 руб. (50 долларов США по курсу 34,0910 руб./$) – наличная валюты из кассы внесена на валютный счет организации.

 
1.5. Ведение кассовых операций  при применении ККТ. Осуществление  расчетов пластиковыми картами  при применении ККТ

С вступлением в силу Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее – Закон № 54-ФЗ) изменился порядок учета и документального оформления выручки от юридических лиц. Если до 28.06.2003 через кассовые аппараты проводились только наличные денежные средства, принятые у физических лиц, то с введением Закона № 54-ФЗ выдавать чеки следует всем покупателям, в том числе юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям.