Учет денежных средств (на примере ООО «Агат +»)

 

2.4. Организация бухгалтерского учета

 

Бухгалтерский учет в  ООО «Агат +» ведется в соответствии с Федеральным законом РФ «О бухгалтерском учете», приказом Министерства Финансов РФ от 27 июля 1998 года №34 «Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98, утвержденному приказом Минфина РФ от 09.12.1998г. №60 и в соответствии с принятой Учетной политикой.

Основным документом по учетной политике для целей  бухгалтерского учета на предприятии  ООО «Агат +» является Положение  по бухгалтерскому учету, утвержденное приказом Министерства Финансов РФ. Данное Положение устанавливает основы формирования (выбора и обоснования) и раскрытия (придание гласности) учетной политики организаций, являющихся юридическими лицами по законодательству РФ (кроме кредитных организаций и бюджетных учреждений). [16; с.34]

Учетная политика формируется  главным бухгалтером (бухгалтером) ООО «Агат +» организации и  утверждается руководителем организации.

При этом утверждается:

- рабочий план счетов  бухгалтерского учета, содержащий  синтетические и аналитические  счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности;

- формы первичных учетных  документов, применяемых для оформления  фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены  типовые формы первичных учётных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности; порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации; методы оценки активов и обязательств; 

- правила документооборота  и технология обработки учетной информации;

- порядок контроля  за хозяйственными операциями; другие  решения, необходимые для организации  бухгалтерского учета.

Бухгалтерия предприятия  пользуется действующим Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности организаций и предприятий, утвержденного Приказом МФ РФ №94.

Бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций ведется на счетах рабочего плана  счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические  счета.

3. УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ В ООО «АГАТ +»

3.1. Учет кассовых операций

 

Учет кассовых операций ООО «Агат +» ведет в соответствии с Письмом  Центрального банка России №40 от 22 сентября 1993год « Порядок ведения кассовых операций в РФ »(с поправками и дополнениями).

Для расчетов наличными денежными средствами ООО «Агат +» имеет кассу. Для этих целей имеется специально оборудованное, изолированное помещение, предназначенное  для   приема, выдачи  и временного хранения  наличных денег. Директором ООО «Агат +» обеспечивается  сохранность денежных  средств  в  помещении кассы, а  также  при  доставке  их  из  учреждения  банка. Все наличные деньги  и ценные  бумаги  на  предприятии   хранятся  в  несгораемом  металлическом  шкафу,  который  после  окончания    работы  кассира  закрывается  ключом   и  опечатывается  кассиром. Ключи от шкафа и  печати  хранятся  у  кассира.

Размер сумм наличных денег в кассе ограничен лимитом. Расчет лимита кассы сдается в  банк ежегодно. Лимит кассы в организации  устанавливает Уральский трастовый банк и в 2008 г. он составил 10000 руб. Наличные деньги сверх установленного лимита организация сдает в банк для зачисления на расчетный счет. Сверх установленных норм наличные деньги хранятся в кассе только в дни выплаты заработной платы, пособий в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в кредитном учреждении. За нарушение установленного порядка предусмотрен штраф в трехкратном размере выявленной сверхлимитной наличности.

Для ведения кассовых операций в штате ООО «Агат +»    предусмотрена  должность  кассира. После  издания приказа  о  назначении  кассира  на  работу руководителем организации под расписку  кассир должен ознакомиться с «Положением ведения кассовых операций в Российской Федерации», затем с кассиром  заключают договор  о полной  материальной  ответственности. Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной  ответственности рабочих и служащих  несет полную  материальную  ответственность за  сохранность всех  принятых  им  ценностей и за  ущерб, причиненный  организации, как  в результате    умышленных  действий, так  и  в  результате  небрежного  или  недобросовестного  отношения  к  своим  обязанностям. 

Порядок создания, принятия и  отражения  в  бухгалтерском  учете  первичных документов регламентируется  также  положением  о  документах  и документообороте, разработанным в ООО «Агат +». Записи о совершенных хозяйственных операциях производится в реестрах  бухгалтерского  учета  строго  на  документальной  основе. Форма   ведения бухгалтерского  учета  журнально-ордерная.

Первичные  документы  по поступлению   и  расходованию   денежных  средств  является  основой  организации  по   операциям  с  денежными средствами. Непосредственно  по  первичным  документам  осуществляется  предварительный, текущий и последующий контроль  за  движением, сохранностью и рациональным  использованием  денежных  средств организации. Рассмотрим, как  организовано  документальное  оформление,  поступление и  расходование  денежных  средств  в  кассе ООО «Агат +».

 

3.2.1. Первичный учет денежных средств в кассе организации

 

Движение  наличных  денежных  средств  в кассе  ООО «Агат +»   оформляется   приходными  и  расходными  кассовыми  ордерами, согласно  типовых межведомственных форм первичных  документов  для предприятий  и  организаций,  утвержденных  Госкомстатом Российской  Федерации по  согласованию с ЦБ РФ и Минфином РФ.

В кассовых документах все  реквизиты заполнены четко и  ясно, подчисток, помарок  или  исправлений  не  допускается. Прием  и  выдача  денег  по  кассовым  ордерам производится   только  в день  их  составления.

При  получении  приходных  и расходных  кассовых  ордеров  кассир  обязательно  проверяет:  наличие  и  подлинность  на  документах  подписи  главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере - подпись  руководителя организации;  правильность  оформления  документов; наличие  перечисленных  в  документах  приложений. В случае несоблюдения  одного из этих требований  кассир возвращает  документы  в  бухгалтерию  для  надлежащего  оформления. 

Приходные  и  расходные  кассовые  документы   после  получения  или  выдачи  денег  подписываются  кассиром, а  прилагаемые  к  ним  документы  погашаются  штампом; приходные  ордера - «Получено», расходные  - «Оплачено», с  указанием  числа, месяца, года.

Приходные, расходные  кассовые ордера до передачи в кассу  организации регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации   приходных  и  расходных  документов,   и  документам  присваивается  порядковый номер. Журнал  регистрации  контролирует  целевое  назначение  полученных и израсходованных наличных  денег организации, присвоенные   номера кассовым документам позволяют проверить  полноту  произведенных   кассиром  операций.

Кассовая книга ведется кассиром. Листы в книге пронумерованы, прошнурованы  и опечатаны печатью организации. На  последней странице  сделана надпись «В настоящей книге пронумеровано сорок восемь страниц» и проставлены подписи руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в кассовой книге ведется в двух экземплярах через  копировальную  бумагу. Второй экземпляр отрывной и является отчетом  кассира. Записи в кассовой книге  производятся после получения или  выдачи  денег. Кассир посчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в  кассе  и  передает   в  бухгалтерию  отчет   с  приходными  и  расходными  кассовыми  ордерами под  расписку в  кассовой  книге  (на первом экземпляре). Кассовая   книга   заполняется   ежедневно  с  расчетом  остатка  на конец  каждого  месяца.

Организация ООО «Агат +» хранит  в  своей кассе денежные  средства  только в пределах лимита, величина которого  установлена по  согласованию  с обслуживающим его банком. Размер лимита зависит от среднедневной выручки (поступления), среднедневного расхода наличных денег, особенностей деятельности организации, режима работы. Вся денежная  наличность сверх лимита сдается в банк.

Заработную  плату, пособия  по  временной  нетрудоспособности, премии  выдаются  из  кассы  по платежным ведомостям, подписанным  руководителям  и  главным  бухгалтером  организации. При  получении денег  рабочие и служащие ООО «Агат +» расписываются в платежной  ведомости. При  выдаче   денежных  средств   по  доверенности после  фамилии, имени, отчества получателя денег указывается фамилия, имя, отчество лица, которому доверено получить указанную сумму. Деньги выдаются под роспись с пометкой кассира «По доверенности». Доверенность прикрепляется к ведомости.

По  истечении  установленных  сроков  (3 рабочих дня с момента  получения  денежных  средств  из  банка)  оплаты  труда, пособий по социальному  страхованию  кассир ООО «Агат +» в платежных ведомостях напротив фамилий лиц, которым не выданы указанные суммы ставит штамп «Депонировано», составляет реестр депонированных сумм, в конце ведомости делает отметку о фактически выплаченных и подлежащим  депонированию  суммах, сверяет  их  с общим  итогом и  скрепляет  своей  подписью.

Запись в кассовую  книгу кассир  вносит  по  фактически  выплаченным  суммам  и  ставит  по  ведомости  штамп « Расходный  кассовый  ордер № …»  и дату. Бухгалтерия ООО «Агат +» производит  проверку  отметок  кассира в платежных  ведомостях, подсчетах  и депонированных  по ним  суммам. Депонированные суммы  сдаются  в  банк,  и  на  сданные   суммы  составляется  один общий  расходный  кассовый  ордер. 

Регистром  бухгалтерского  учета,  отражающим кассовые  операции  в ООО «Агат +» является   журнал- ордер  № 1.  В нем  отражены кредитовые  обороты по счету 50 «Касса». Во второй части журнала-ордера  -  ведомости № 1 отражаются дебетовые обороты по счету 50. Основанием записей в  журнале  - ордере  являются  проверенные отчеты  кассира с приложением к ним первичных документов.

Записи в журнал-ордер производятся  итогами за день на основании  расходной части отчетов кассира с приложением первичных документов. Первичные документы группируются по корреспондирующим счетам и  однородным   операциям  общей  суммой. Во  всех  случаях  каждый  отчет  кассира занимает в журнале-ордере  одну  строку.

В разделе дебетовых  оборотов накапливаются в разрезе  корреспондирующих  счетов обороты  по счету 50 «Касса». Одновременно  эти  суммы отражаются в соответствующих журналах-ордерах по  кредитовому  признаку. Записи  по  дебету  счета  делаю  аналогичный  путь, т.е. на  основании  кассира  с  предварительной  группировкой документов по  корреспондирующим  счетам. Остаток средств в кассе показывают на  начало  и конец каждого месяца. На протяжении месяца для контроля и оперативных целей используют данные об остатках средств, приведенные в отчете  кассира.

Сальдо на конец месяца по счету 50 «Касса» выводится следующим  образом: к сальдо на начало месяца прибавляются итог  дебетового оборота  за  месяц  и  итог  кредитового  оборота  за  месяц, отраженный  в  журнале-  ордере № 1. Полученное  сальдо  сверяют  с  остатками в кассе, числящимся  по  последнему  отчету  кассира, и отражают  в ведомости дебетовых оборотов, как сальдо  на  конец месяца.

Журнал-ордер № 1  и  ведомость № 1 - регистр  месячного  обращения. Итоги кредитовых  оборотов  по  счету 50 «Касса»   переносятся ежемесячно  из  журнала – ордера № 1 в Главную книгу организации следующим способом: общий кредитовый  оборот  из  журнала - ордера  записываются  в Главную книгу в кредит  счета 50, а составляющие  его суммы по  дебетовым счетам переносятся в дебет соответствующих  корреспондирующих  счетов.

По кредитовым  оборотам  каждый  корреспондирующий  счет  сверяется  с  данными других  регистров, например, по счету 51 - в разделе  дебетовых  оборотов  в  Журнале - ордере № 2, по счету 70 - с  данными  ведомости № 59 и  т.д. Аналогично  проверяются,   сверяются  и  дебетовые  обороты  по  счету 50.

После  сверки  и  разноски  итогов в  Главную  книгу   в  журнале  -  ордере № 1 делается  соответствующая  отметка, журнал -  ордер  подписывается исполнителями, а также главным бухгалтером ООО «Агат +». При  этом  указывается  дата  составления  журнала - ордера  и  отражения  оборотов  в  Главной  книге. 

Схема учета кассовых операций в ООО «Агат +» представлена на рисунке 2.

 

                 Ведомость движения денежных  средств

       Денежный чек             ПКО               РКО             Объявление на взнос                 

                                                                                       наличных денег в банк

                                                     Кассовая книга

                                                     Отчет кассира                 Платежная ведомость 

                                                                                                    Ф. № Т-49

      Журнал – ордер № 1

                                                      Главная книга

 

Рис. 2  «Схема документооборота по учету движения денежных средств в кассе»

 

3.2.2.   Синтетический и аналитический учет    денежных  средств и денежных документов в кассе организации