Учет денежных средств и денежных документов

Выдача денег лицам, не состоящим  в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе

Оплата труда, выплата пособий  по социальному страхованию и  стипендий производится кассиром по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

В аналогичном порядке могут  оформляться и разовые выдачи денег на оплату труда (при уходе  в отпуск, болезни и др.), а также  выдача депонированных сумм и денег  под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

По истечении сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному  страхованию и стипендий кассир должен:⁷

а) в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не произведены  указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: "Депонировано";

б) составить реестр депонированных сумм;

в) в конце платежной ведомости  сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью

г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер N ____".

Депонированные суммы сдаются  в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления, и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы  до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации  приходных и расходных кассовых документов.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

Записи в кассовой книге ведутся  в 2-х экземплярах через копировальную  бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и не оговоренные исправления  в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения  или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его  документу. Ежедневно в конце  рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Счет 50 "Касса" предназначен для  обобщения информации о наличии  и движении денежных средств в кассах организации.

К счету 50 "Касса" могут быть открыты  субсчета:

50-1 "Касса организации",

50-2 "Операционная касса",

50-3 "Денежные документы" и  др.

На субсчете 50-1 "Касса организации" учитываются денежные средства в  кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50-2 "Операционная касса" учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе  организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 "Касса" в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

По дебету счета 50 "Касса" отражается поступление денежных средств и  денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 "Касса" отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.6 Учет и порядок ведения кассовых операций и денежных документов организациями и предприятиями

Наличие необходимой величины средств (собственных и заемных) является обязательным условием осуществления предпринимательской деятельности как юридических, так и физических лиц. Без солидной суммы на счетах в банках, готовности по первому требованию контрагента рассчитаться наличными, выписать обеспеченный коммерческий вексель, т.е. без положительной кредитной истории и высокой репутации занять авторитетное место среди бизнесменов не представляется возможным.

Высокий профессионализм финансового  аппарата предполагает глубокое знание специальных вопросов, представленных в ГК РФ, НК РФ, федеральных законах, нормативных актах Банка России, Минфина России, Государственного таможенного комитета РФ (ГТК России), Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг (ФКЦБ России).

Основные законодательные документы:

– Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. №406-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»;

– Федеральный закон от 18 июля 2005 г. №90-ФЗ «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации»;

– ПБУ 3/2000 «Учет активов и обязательств, стоимости которых выражена в иностранной валюте»;

– ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль»;

– Приказ МНС России, ГТК России и Минфина России от 3 марта 2003 г. №БГ-3–10/98/197/22н совместно с Банком России от 3 марта 2003 г. №1256-У;

– Положение о безналичных расчетах в Российской Федерации, зарегистрированное Министерством юстиции Российской Федерации 16 декабря 2011 года N 22649 ("Вестник Банка России" от 21 декабря 2011 года №72);

–Положение Банка России от 12.11.2011 № 373-П “О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации” (зарегистрировано в Минюсте РФ 24.11.2011 №22394);

– Указание об отражении в бухгалтерском учета операций, связанных с осуществлением договора доверительного управления имуществом, и Указания от отражении в бухгалтерском учете операций, связанных с осуществлением договора простого товарищества, утвержденные приказом Минфина России от 24 декабря 1998 г. №68н;

– Постановление ФКЦБ России от 12 августа 1998 г. №32 «Об утверждении Положения о порядке раскрытия информации о существенных фактах (событиях и действиях), затрагивающих финансово-хозяйственную деятельность эмитента эмиссионных ценных бумаг».

Предприятия, объединения, организации, учреждений независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков.

Предприятия, производят расчеты по своим обязательствам с другими  предприятиями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством Российской Федерации. Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу в установленной форме.

Основными нормативными документами  Банка России, регулирующими совершение и учет операций с денежными средствами в кассе, являются: Порядок ведения кассовых операций в РФ (инструкция №18 от 4 октября 1993 г.); Закон РФ от 01 июля 1993 г. №5215–1 «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении расчетов с населением»; Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях; Указание ЦБ РФ от 14 ноября 2001 г. №1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке» (60 000 руб.); Письмо ЦБ РФ от 02 июля 2002 г. №82-Т «По вопросам осуществления расчетов между юридическими лицами наличными деньгами по одному договору». (Бабаев БФУ 2003).

В соответствии с п. 1.2 Положения № 373-П для ведения кассовых операций юридическое лицо самостоятельно устанавливают максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в кассе после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня (далее – лимит остатка наличных денег). Если в состав организации входят обособленные подразделения, то она определяет лимит остатка наличных денег с учетом наличных денег, хранящихся в этих обособленных подразделениях. Об установленном лимите остатка наличных денег юридическое лицо издает распорядительный документ. Юридическое лицо обязано хранить на банковских счетах в банках наличные деньги сверх установленного лимита остатка наличных денег. Накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита не допускается, за исключением случаев выплаты заработной платы, стипендий, выплат социального характера (п. 1.4,1.5 Положения № 373-П). Расчет лимита остатка наличных денег осуществляется в соответствии с приложением к Положению № 373-П. Порядок определения лимита зависит от наличия в учреждении поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги.

Если такие поступления есть, лимит определяется по следующей  формуле:

L=V/P x Nc, где:

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях;

P – расчетный период, определяемый юридическим лицом, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях (при его определении могут учитываться периоды пиковых объемов поступлений наличных денег, а также динамика объемов поступлений наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет; расчетный период составляет не более 92 рабочих дней юридического лица);

Nc – период времени между днями сдачи в банк юридическим лицом наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица в населенном пункте, в котором отсутствует банк, – 14 рабочих дней. В случае действия непреодолимой силы определяется после прекращения действия непреодолимой силы.

Если поступлений нет,  лимит  определяется по следующей формуле:

L=R/P x Nc, где:

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

R – объем выдач наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, за расчетный период в рублях;

P – расчетный период, определяемый юридическим лицом, за который учитывается объем выдач наличных денег в рабочих днях (при его определении могут учитываться периоды пиковых объемов выдач наличных денег, а также динамика объемов выдач наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет; расчетный период составляет не более 92 рабочих дней юридического лица);

Nc – период времени между днями получения по денежному чеку в банке юридическим лицом наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица в населенном пункте, в котором отсутствует банк, – 14 рабочих дней.

Пример: В кассу не поступает наличная денежная выручка. Компания регулярно производит расходы на хозяйственные нужды. Для этого кассир по чековой книжке снимает с расчетного счета денежные средства. За прошлую неделю такие расходы составили 100 000 рублей. Для установления лимита остатка кассы руководитель решил использовать показатель этой недели. Компания работает 5 дней в неделю, деньги в банке кассир получает раз в три дня. Лимит остатка кассы для компании будет равен:

100 000 руб. : 5 раб. Дн. * 3 раб. дн. = 60 000 руб.

Кассовые операции оформляются  типовыми межведомственными формами  первичной учетной документации для предприятий и организаций.

Прием наличных денежных средств в кассу организации  производится по приходным кассовым ордерам (форма №КО-1). Приходный кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером или уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя организации лицом. Лицу, сдавшему денежные средства в кассу, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтерии или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенного печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.