Учет, аудит и анализ денежных средств организации (на примере ЗАО «Мегамарт»)

В первую очередь, надо проверить наличие с кассиром договора о полной материальной ответственности в соответствии с п.32 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утв. решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. № 40, в котором сказано, что после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в РФ, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности.

Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответствен-ность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены, исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению). С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности. Исходя из этого следует проверить происходила ли замена кассира другим лицом в течение проверяемого периода и заключен ли договор с заменяющим кассира лицом договор о полной материальной ответственности.

Если штатным расписанием организации не предусмотрена должность кассира, его обязанности могут быть возложены на другого штатного работника с его согласия и при обязательном заключении с ним договора о полной индивидуальной материальной ответственности.

Также следует установить, вся ли первичная учетная документация по учету кассовых операций составляется по унифицированным формам, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (с изменениями от 27 марта, 3 мая 2000 г.).

Прибыв на место проверки, аудитор, в случае аудита текущего отчетного периода, может сразу провести инвентаризацию денежных средств, хранящихся в кассе. Ее проводят в присутствии кассира и главного бухгалтера организации.

При наличии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы нельзя было покрыть недостачу денег из других источников, изменить остаток денег, выведенный в кассовой книге. Кассир предоставляет для проверки последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет не оприходованных или несписанных в расход денег.

Результаты инвентаризации оформляют актом, составленным по унифицированной форме, который подписывают кассир и главный бухгалтер организации. Акт является письменным аудиторским доказательством, и его данные необходимы аудитору для дальнейшей проверки.

Одновременно с инвентаризацией проводится проверка условий хранения денежных средств, в ходе которой аудитору необходимо выяснить:

- обеспечена ли сохранность  денег при доставке из банка  и во время выдачи заработной платы;

- имеется ли для хранения  денег и других ценностей в  кассе сейф или несгораемый  шкаф;

- застрахована ли касса организации;

- соблюдаются ли правила хранения  ключей от сейфа (несгораемого  шкафа). Так, в Порядке ведения  кассовых операций установлено, что ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатан-ных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем предприятия, результаты ее фиксируются в акте;

- соблюдается ли установленный  лимит хранения денежной наличности по отдельным датам.

Следующим этапом является проведение аудиторской проверки операций на расчетном счете

Информационная база, используемая аудитором при проверке операций по счетам в банке, включает:

- основные нормативные документы, регулирующие порядок проведения операций на расчетном, валютном и других счетах в банках и бухгалтерский учет этих операций, а именно:

1. Сведения о рублевых, валютных  и прочих счетах в банках  и иных кредитных учреждениях, действующих на территории Российской Федерации.

2. Отчет о движении денежных  средств (форма № 4).

- приказ об учетной политике  организации;

- регистры синтетического учета  операций на счетах в банке:

1. Главную книгу.

2. Журналы-ордера № 2, 3.

3. Ведомость № 2.

- первичные документы, оформляющие операции по счетам в банке :

1. Договор на расчетно-кассовое  обслуживание с банком.

2. Выписки по лицевым счетам.

3. Платежные поручения.

4. Мемориальные ордера.

5. Платежные требования-поручения.

6. Приходные кассовые ордера.

7. Расходные кассовые ордера.

По приказу об учетной политике аудитор знакомится:

- с рабочим планом счетов, используемых  для отражения операций по  счетам в банке;

- документооборотом (графиком документооборота) первичных документов, связанных  с учетом денежных средств  на счетах в банке;

- перечнем лиц, которым предоставлено  право подписи денежных и расчетных  документов по операциям на  счетах в банке.

Перед проведением проверки составляется примерный перечень процедур для определения качества внутреннего контроля в организации:

Для проведения проверки расчетных и валютных счетов:

1. Получить полный список используемых расчетных и валютных счетов во всех банках;
2. Получить список размещенных депозитов с указанием сумм начисляемых процентов, сроков размещения и начисленных процентов на дату составления баланса;
3. Выверить остатки по счетам в банках на дату составления баланса и провести анализ выявленных расхождений;
4. Разослать в банки клиента письма с просьбой о подтверждении размера остатков на счетах, а также о предоставлении информации о наличии и величине выданных банками клиенту кредитов, сумме начисленных процентов, обязательствах по залогам;
5. Проверить соответствие сумм по выпискам банка суммам, указанным в приложенных к ним первичных документах (выборка);
6. Проверить правильность и полноту зачисления денежных средств, сданных в банк наличными;

Аудиторская проверка операций по счетам в банке начинается с того, что аудитор знакомится со сведениями о рублевых счетах и счетах в иностранной валюте в банках, приложенными к налоговой отчетности. При этом он устанавливает количество и номера счетов, открытых в банках; наименования банков. Эти данные нужны для проверки наличия банковских выписок по всем счетам и регистров синтетического учета по каждому счету.

Затем аудитор определяет юридические основы взаимоотношений организации и банка, проверяет соответствие договора банковского счета (договора на банковское обслуживание) нормам Гражданского кодекса РФ.

Далее аудитор проверяет правильность оформления первичных документов, проводит арифметическую проверку документов и проверку на законность совершаемых по банковским счетам хозяйственных операций.

Особое внимание аудитор должен уделить операциям по бесспорному (безакцептному) списанию банком денежных средств. Это возможно лишь на основании решения суда, прямого указания закона, договора клиента с банком.

Операции по счетам в банке могут быть приостановлены согласно ст.76 Налогового кодекса РФ для обеспечения решения о взыскании налога или сбора. Указанное ограничение не распространяется на платежи, очередность исполнения которых в соответствии с гражданским законодательством РФ предшествует исполнению обязанности по уплате налогов. Приостановление операций по счетам действует с момента получения банком решения налого-вого органа о приостановлении таких операций и до отмены этого решения.

Для подтверждения достоверности бухгалтерской отчетности нужно проверить соответствие ее показателей данным синтетического и аналитического учета и выпискам банка. Такую проверку целесообразно проводить по схеме, представленной на рисунке 1.1.

 

Бухгалтерский баланс (ф.№1)				Показатели статей баланса «Расчетные счета», «Валютные счета», «Специальные счета в банках»
Главная книга				Сальдо по счетам 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках»
Сводные регистры синтетического учета (сальдо и по дебету и кредиту)				Показатели сводных регистров синтетического учета по счетам 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет», 55 «Специальные счета в банках»
Регистры синтетического учета по субсчетам при на-личии нескольких расчетных, валютных, специальных счетов (сальдо и обороты по дебету и кредиту)
				Показатели регистров по каждому счету в банке
Выписка банка по каждому счету				Остаток денежных средств на отчетную дату по каждому счету

Рисунок 1.1 - Схема аудиторской проверки операций на счетах в

банке

 

Данная процедура проверки оформляется рабочими документами аудитора. При выявлении расхождений необходимо показать сумму отклонений и выявить их причины.

Таким образом, в ходе аудита операций по счетам в банке осуществляются следующие процедуры:

- проверка соответствия произведенных  операций нормативным документам  и законодательным актам, действующим  на территории РФ;

- проверка подлинности представленных  к проверке документов, приложенных к выпискам, подтверждающих операции;

- арифметическая проверка правильности  выведения остатков на конец  дня и подсчета оборотов по  приходу и расходу денежных  средств в регистрах по учету  денежных средств в банке;

- проверка соответствия записей в выписках банка и регистрах бухгалтерского учета, регистрах бухгалтерского учета и Главной книге, а также сальдо по Главной книге и статей баланса.

Проверка полноты и правильности синтетического учета операций по расчетному счету проводится по каждому счету, открытому в банке. В первую очередь аудитору необходимо ознакомиться с классификатором типовых бухгалтерских записей по банковским операциям, связанным с расчетным счетом. Это позволит выявить наиболее часто встречающиеся операции и проверить правильность корреспонденции счетов. Если в организации нет такого классификатора, соответствующую информацию можно получить, воспользовавшись корреспонденцией счетов, указанной в Главной книге. Особое внимание следует обратить на корреспонденцию счетов по записям, не типичным для организации.

Если по договору банковского счета предусмотрена выплата банком процентов за пользование денежными средствами, аудитор должен проверить, начисляет ли организация доходы ежемесячно или отражает их по факту зачисления процентов на расчетный счет. Неправильное отражение причитающихся процентов может привести не только к искажению финансового результата за отчетный период, но и к налоговым санкциям.

При аудите операций по расчетному счету аудитор также проверяет:

- порядок ведения учетных регистров;

- ведутся ли регистры синтетического  учета по каждому расчетному  счету, открытому в банке, составляется  ли сводный регистр;

- своевременность отражения в  регистрах синтетического учета  операций по движению денежных  средств на расчетном счете; производятся ли записи в учетные регистры по каждой выписке банка;

- тождественность записей в  учетных регистрах и в выписке  банка.

Проверяя полноту зачисления денежных средств, перечисленных покупателями и заказчиками в оплату поставленных материально-производственных запасов, выполненных работ и оказанных услуг, необходимо сверить записи по дебету счета 51 «Расчетный счет» с кредитовыми записями учетных регистров по счетам 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».