Учет, аудит и анализ денежных средств организации (на примере ЗАО «Мегамарт»)

Отсюда следует: для того чтобы не было путаницы, что оплачивать в первую очередь — сырье и материалы, заработную плату или налоги, — необходимо строго придерживаться принятой структуры сводной калькуляции и не допускать использования одних источников в ущерб другим.

Такое представление механизма образования и использования сначала заемных, а затем собственных денежных средств делает «прозрачным» процесс движения денежных средств, а каждая статья затрат получает конкретное содержание. При этом по каждой статье устанавливается верхний предел, выход за который может привести к перерасходу предусмотренного источника и, следовательно, уменьшению прибыли и собственного капитала в денежной форме.

Но целевое распределение денежных средств возможно только в случае, если:

- калькуляции на отдельные виды  продукции (работ, услуг) составлены  верно и экономически обоснованы;

- сводная калькуляция на весь  планируемый выпуск продукции  учитывает все затраты, что подтверждается  анализом отчетных данных и  фактического расхода на плановый объем производства;

- сводная калькуляция на стадии  составления планового портфеля  заказов позволяет определить  точку безубыточности, учесть отпускные  цены, а в случае необходимости  — скорректировать отдельные  калькуляции и статьи затрат;

- фактические затраты находятся в соответствии с плановой калькуляцией и строго контролируются;

- оплата постатейных затрат  производится в рамках имеющегося  источника, необходимость в установлении  очередности платежей отпадает, а работа предприятия становится  ритмичной.

При таком подходе на основе сводной калькуляции создается и сводный баланс движения денежных средств. Поступления и расходования этих денежных средств в увязке с временным графиком и установленными ограничениями способствуют тому, что денежные потоки систематизируются и находятся в соответствии с принятыми договорными обязательствами перед сторонними организациями, рабочими и служащими, бюджетом и фондами, банками и акционерами как по сумме обязательств, так и по срокам их исполнения.

В результате в одном и том же балансе движения денежных средств одновременно сочетаются:

• поступления денежных средств от покупателей продукции (работ, услуг) как по суммам, так и по срокам;
• расходования денежных средств по оплате продукции (работ, услуг) сторонних организаций в соответствии с установленными сроками и суммами;
• платежный график по расчетам с рабочими и служащим;
• платежный график по расчетам с бюджетом и фондами;
• платежный график по оплате процентов за кредит и возврату самого кредита.

Следовательно, из такого баланса непосредственно вытекают дни или периоды, когда необходимо осуществлять платежи, а собственных средств для этого нет. Отсюда возникает потребность в кредите, которая получает экономическое обоснование. И наоборот, если имеется избыток собственных средств, то может быть поставлен вопрос об их выгодном вложении.

Таким образом, работа с плановой калькуляцией и составление баланса движения денежных средств дают все основания для организации и осуществления оперативного управления финансовой устойчивостью предприятия. Результативность этого управления прослеживается через внутренние формы отчетности, анализа и аудита.

 

3.4 Предложения по совершенствованию учета и внутреннего

аудита денежных средств в ЗАО «Мегамарт»

 

В процессе разработки основных направлений совершенствования системы учета и аудита денежных средств на предприятии ЗАО «Мегамарт» можно предложить следующее:

1) при организации процессов автоматизации бухгалтерского учета использовать не типовые программы, а те, которые адаптированы для предприятий торговли. Это позволит более полно учитывать все особенности осуществления бухгалтерского учета на предприятиях данной отрасли;

При этом автоматизация должна касаться не только учета товаров, а всего комплекса бухгалтерского учета предприятия, в том числе и учета денежных средств.

Таким образом, введение автоматизации бухгалтерского учета значительно облегчает работу с поставщиками, товаром. Однако кроме этого, она значительно облегчает процесс ведения бухгалтерских операций.

Проведение автоматизации бухгалтерского учета значительно сократит перечень операций, осуществляемых бухгалтером вручную. Кроме того, автоматизация бухгалтерского учета позволит устранить риск совершения ошибки при переносе данных с одного документа на другой, так как каждая цифровая информация заносится в базу данных только один раз.

При выборе программного обеспечения также необходимо определить масштаб автоматизации.

Под выбором масштабов автоматизации понимается то, в каком объеме будет автоматизироваться бухгалтерия и в каком порядке будут переведены на компьютер разделы бухучета. Эта проблема тем более актуальна чем крупнее автоматизируемая организация. Когда речь идет о небольшой фирме, где бухучет ведет один-два бухгалтера, то проблема не стоит вообще, бухучет надо автоматизировать полностью и сразу весь, потому, что объем работ по автоматизации в малых организациях невелик. Но когда мы имеем дело с крупным предприятием, любого профиля деятельности и формы собственности, таким как большая торговая фирма, автотранспортное предприятие, фабрика, строительная организация и пр., где бухучет ведется четырьмя и более бухгалтерами, и по каждому разделу бухучета (учет реализации, расчетов с поставщиками, производства и пр.) имеется с одной стороны большой документооборот и с другой стороны много специфики и нюансов, становится понятно, что, если начинать автоматизировать все сразу, то процесс «завязнет» и результатов не будет. Поэтому для крупной организации, с учетом ее особенностей следует решить:

1. Какие разделы автоматизировать, а какие - нет. Например, если в  отделе сбыта есть своя программа, при помощи которой отслеживаются  расчеты с заказчиками, то делать  то же самое в рамках бухучета, наверное, не надо, бухгалтерия может  ограничиться просто отражением проводок по счетам реализации, товаров отгруженных, авансов и пр. Часто встречающийся фактор, также, состоит в том, что на всех бухгалтеров не хватает компьютеров, а средств на их покупку нет, значит какие-то разделы неизбежно будут вестись на бумаге.

2. В каком порядке автоматизировать  разделы. Практика показывает, что  при большом объеме работ по  автоматизации лучше переводить  на компьютер отдельный раздел, осваиваться с ним, получать результат, затем переходить к другому  разделу и так далее, а не стараться сделать все сразу. Очень важно спланировать порядок автоматизации разделов, чтобы не получалось так, что какой-то раздел автоматизируется, а потом его опять приходится донастраивать, чтобы он совмещался с другими, на что уйдет дополнительное время и деньги. Очевидно, что почти в большинстве случаев начинать надо с ведения главной книги, журнала хозопераций, расчета налогов и составления отчетности - то есть работы главного бухгалтера.

При выборе масштабов автоматизации есть еще один аспект. Он состоит в том, что информация, получаемая из бухучета требуется и в других структурных подразделениях предприятия, например в отделе сбыта - информация о состоянии расчетов с покупателями и отгрузке продукции, в отделе снабжения - информация об остатках на складах и их номенклатуре (аналитике), прогрессивно мыслящее руководство хочет знать о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности (также в аналитике по должникам и кредиторам), объемах реализации и ее структуре, о структуре затрат и о многом другом. Хорошо автоматизированный бухучет в состоянии дать всю эту информацию с учетом всех специфических требований, значит нужно определить весь объем информации, требуемый для внутреннего пользования в организации и произвести настройку программы так, чтобы эта информация выдавалась, для этого производится совещание с заинтересованными службами предприятия и руководством и определяется что конкретно и в каком виде им требуется. Если, например, отдел сбыта ведет свой учет, а руководству не до анализов реализации и затрат, то информация для них не нужна.

Когда бухучет ведется коллективом бухгалтеров, то, очевидно, что программа по автоматизации бухучета будет работать в сети, где несколько бухгалтеров работают каждый не своем компьютере. Поэтому важно заранее распределить, какой бухгалтер что будет вести, т.е. провести четкое распределение функций, чтобы впоследствии, при настройке программы каждый на своем рабочем месте имел то, с чем ему предстоит работать.

Исходя из этих позиций, а также из того, что ЗАО «Мегамарт» является относительно небольшим предприятием, на нем необходимо провести комплексную автоматизацию производственного и бухгалтерского учета.

 

Заключение

 

Денежные средства организаций находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов на счетах в банках, в выставленных аккредитивах, открытых особых счетах и чековых книжках и т.д.

Основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются:

- точный, полный и своевременный  учет этих средств операций  по их движению;

- контроль за наличием денежных средств и денежных документов, их сохранностью и целевым использованием;

- контроль за соблюдением кассовой  и расчетно-платежной дисциплины;

- выявление возможностей более  рационального использования денежных  средств.

Наличные денежные средства на ЗАО «Мегамарт» хранятся в кассе предприятия. Для их синтетического учета используется счет 50 «Касса».

Безналичные денежные средства хранятся на расчетном счете в банке. Для их учета используется синтетический счет 51 «Расчетный счет».

Также в работе был проведен анализ состояния денежных средств предприятия на основании сопоставления сумм поступления и расходования денежных средств, который показал, по отдельным источникам поступления денежных средств можно отметить как увеличение, так и снижение суммы.

Анализ структуры поступления денежных средств по видам деятель-ности показывает, что основным источником является текущая деятельность.

Анализ динамики расходования денежных средств дает возможность говорить о том, что приоритетными направлениями деятельности предприятия также является текущая деятельность. И только в 2004 г. у предприятия было отмечено выбытие денежных средств, связанное с финансовой деятельностью.

Также в работе был проведен анализ финансово-хозяйственной деятельности, который показал, что предприятие находится в кризисном состоянии, обладая низким уровнем ликвидности, финансовой устойчивости и деловой активности.

В заключение работы были предложены рекомендации по совершенствованию учета и внутреннего контроля денежных средств предприятия.

 

Список литературы

 

1. О бухгалтерском учете Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ // Екатеринбург, 1996. 58 с.
2. Об аудиторской деятельности. Федеральный закон от 7 августа 2001. № 119-ФЗ
3. Гражданский Кодекс Российской Федерации. Часть I и II. – М.: Проспект, 1998.
4. Налоговый кодекс РФ Ч.1. и 2
5. Положение о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации. Утверждено приказом Министерства финансов Российской Федерации от 26 декабря 1994 г. № 170 // Екатеринбург, 1996. с. 22
6. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельно-сти предприятия и инструкция по его применению. Утв. приказом Мини-стерства финансов от 31 октября 2000 г. № 94-н. Екатеринбург, 2000. с. 110.
7. Положение по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств организаций, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ПБУ 3/200. Утверждено Приказом Минфина РФ от 10.01. 2000 г. № 2н
8. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика предприятия» ПБУ 1/98. Утверждено приказом Министерства финансов Российской Федерации от 09.12.98 г. № 60н.
9. Инструкция о безналичных расчетах. Утверждена Центробанком РФ 09.07.92 г. № 14.
10. Типовые рекомендации по организации бухгалтерского учет для субъектов малого предпринимательства. Утверждены приказом Минфина РФ от 21.12.98 г. № 64н.
11. Абрамов А. Е. Основы анализа финансовой, хозяйственной и инвестиционной деятельности предприятия: В 2-х ч. - М.: Экономика и финансы АКДИ, 1994-1996 . - 636 с.
12. Абрютина М.С., Грачев А.В. Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия: Учебно-практическое пособие. – М.: Издательство «Дело и Сервис», 2001. – 272 с.
13. Алборов Р.А. Аудит в организациях промышленности, торговли и АПК: Учебное пособие. – М.: Издательство «Дело и Сервис», 2003. – 464 с.
14. Баканов М.И. Анализ хозяйственной деятельности в торговле. Учебник. -М.: Экономика, 1990 г.
15. Баканов М.И. Шеремет А.Д. Теория экономического анализа: Учебник. - М.: Финансы и статистика, 2000. - 416 с.
16. Балабанов И. Т. Финансовый менеджмент. - М.: Финансы и статистика, 1994. - 312 с.
17. Бернстайн Л.А. Анализ финансовой отчетности. - М.: Финансы и статистика, 1996.- 426 с.
18. Бороненкова С.А., Маслова Л.И., Крылов С.И. Финансовый анализ предприятия: Учеб. пособие. – Екатеринбург: Изд-во Урал. гос. экон. ун-та, 1997. – 200 с.
19. Бочаров В.В. Финансовый анализ – СПб.: Питер, 2001. – 240 с.
20. Грачев А.В. Анализ и управление финансовой устойчивостью предприятия. – М.: Издательство «Финпресс», 2002. – 208 с.
21. Глушков И.Е. Бухгалтерский учет на современном предприятии. Эффективное пособие по бухгалтерскому учету. – М.: «Кнорус»; Новосибирск: «Экор-книга», 2002. – 808 с.
22. Деньги, кредит, банки: Учебник / Под ред. О.И. Лаврушина. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Финансы и статистика, 2001. – 464 с.
23. Ефимова О.В. Финансовый анализ.— М.: Бухгалтерский учет, 1996. - 208
24. Ковалев А.И., Привалов В.П. Анализ финансового состояния предприятия. Издание 2-е,пераработанное и дополненное.— М.: Центр экономики и маркетинга, 1997. - 192 с.
25. Ковалев В.В. Патров В.В. Как читать баланс. - М.: Финансы и статистика, 2001. - 448 с.
26. Ковалев В.В. Финансовый анализ. - М.: Финансы и статистика, 2000. - 512с.
27. Ковалева А. М. Финансы в управлении предприятием. - М.: Финансы и статистика, 1995.- 390 с.
28. Кондаков Н.П. Бухгалтерский учет, анализ хозяйственной деятельности и аудит.— М.: Перспектива, 1994.-339с.
29. Кочинев Ю.Ю. Аудит. – СПб.: Питер, 2002. – 304 с.
30. Макальская М.Л., мельник М.В., Пирожкова Н.А. основы аудита: Курс лекций с ситуационными задачами. – М.: Издательство «Дело и сервис», 2002. – 160 с.
31. Моляков Д. С. Финансы предприятий отраслей народного хозяйства. - М. : Финансы и статистика, 1996.- 544 с.
32. Савицкая Г.В. Методика комплексного анализа хозяйственной деятельности. – М.: ИНФРА-М, 2001. – 288 с.
33. Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. -Минск: ООО «Новое знание», 2000. -688 с.
34. Финансы, денежное обращение и кредит: Учебник / Под ред. проф. Н.Ф. Самсонова. – М.: ИНФРА-М, 2001. – 448 с.
35. Финансовый анализ деятельности фирмы. - М.: Ист-сервис, 1995. -635 с.
36. Финансы: Учеб. пособие / Под ред. проф. А.М. Ковалевой. – З-е изд., перераб. и доп. – М.: Финансы и статистика, 1999. – 384 с.
37. Хеддевик К. Финансово-экономический анализ деятельности предприятий.- М.: Финансы и статистика, 1996. - 190 с.
38. Шеремет А. Д. Теория экономического анализа. - М.: Финансы и статистика<span class="dash041e_0431_044b_0447_043d_044b_0439__Char" style=" font-size: 14pt;