Теоретические аспекты учета и аудита основных средств

Компоненты основных средств учитываются  как отдельные активы, потому что  они имеют иной срок полезного  использования, чем основные средства, к которым они относятся. Таким  образом, если удовлетворяются критерии признания основных средств, то затраты, понесенные при замене или обновлении компонента основных средств, учитываются  как приобретение отдельного актива, а замененный актив списывается.

Инвентарная карточка учета основных средств  ведется в бухгалтерской службе на каждый объект основных средств. Форма  заполняется в одном экземпляре на основании документов на зачисление объекта основных средств, его перемещение, дооборудования, реконструкции, модернизации, по капитальному ремонту и списанию. Инвентарная карточка содержит основные качественные и количественные показатели объекта основных средств, а также  относящиеся к нему важнейшие  пристройки, приспособления.

Инвентарные номера присваиваются объектам основных средств по мере их поступления по порядково-серийной системе.

Для учета ввода объектов основных средств в эксплуатацию за исключением  тех случаев, когда ввод объектов в действие должен в соответствии с действующим законодательством  оформляться в особом порядке, а  также для исключения из состава  основных средств при передаче, продаже другой организации, применяется акт приемки – передачи основных средств. Акт составляется в двух экземплярах на каждый отдельный объект или компонент объекта. Оформленный акт с приложенной технической документацией передается в бухгалтерскую службу, подписывается главным бухгалтером и утверждается индивидуальным предпринимателем или руководителем организации или лицами, на это уполномоченными.

Для учета ввода группы (компонентов) объектов основных средств в эксплуатацию за исключением тех случаев, когда  ввод объектов в действие должен в  соответствии с действующим законодательством  оформляться в особом порядке, а  также для исключения из состава  основных средств при передаче, продаже другой организации применяется акт приемки – передачи групп объектов основных средств.

Для оформления внутреннего перемещения  объекта или группы объектов основных средств из одного структурного подразделения  организации в другое, для оформления передачи объекта или группы объектов основных средств со склада (из запаса) в эксплуатацию применяется накладная  на внутреннее перемещение основных средств. Накладная выписывается в  двух экземплярах работником структурного подразделения организации-сдатчика. Первый экземпляр с распиской  получателя и сдатчика передается в  бухгалтерскую службу, второй структурному подразделению организации-сдатчика. Для оформления приемки-передачи основных средств (компонентов основных средств) из ремонта, реконструкции (модернизации) применяется акт приемки – передачи отремонтированных, реконструированных (модернизированных) основных средств. Акт, подписанный материально ответственным работником индивидуального предпринимателя или организации – заказчика, на прием основных средств, и представителем организации исполнителя производившей ремонт, реконструкцию (модернизацию), составляется в двух экземплярах. В технический паспорт соответствующего основного средства должны быть внесены необходимые изменения в характеристику объекта, связанные с капитальным ремонтом, реконструкцией (модернизацией). Акт подписывается главным бухгалтером (бухгалтером) и утверждается индивидуальным предпринимателем или руководителем организации – заказчика.

Для оформления полного или частичного (выбытия) списания объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) применяется акт на выбытие (списание) основных средств. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается  членами комиссии и утверждается индивидуальным предпринимателем или  руководителем организации или  лицом, на это уполномоченным. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерскую  службу для снятия основных средств  с учета, второй - остается у лица, ответственного за сохранность данного  объекта и является основанием для  сдачи на склад и реализации оставшихся в результате списания запчастей, материалов, металлолома и т. п.

Акт на списание автотранспортных средств применяется для оформления списания автотранспорта. Акт составляется в двух экземплярах комиссией, назначенной приказом индивидуального предпринимателя или руководителя организации, утверждается индивидуальным предпринимателем или руководителем организации или лицом, на это уполномоченным. Первый экземпляр акта, с документом, подтверждающим снятие с учета в органах дорожной полиции передается в бухгалтерскую службу, второй экземпляр акта остается у лица, ответственного за сохранность автотранспортных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации запасов и металлолома, оставшихся в результате списания.

Для учета арендованных объектов основных средств применяется карточка учета арендованных (долгосрочно-арендованных) основных средств.

Для по объектного учета объектов основных средств в местах их нахождения (эксплуатации) по материально ответственным лицам применяется инвентарный список основных средств (по месту их нахождения, эксплуатации). Данные по объектного учета основных средств по месту нахождения (эксплуатации) должны быть тождественны записям в инвентарных карточках учета, ведущихся в бухгалтерской службе.

Для оформления поступившего на склад оборудования для установки применяется акт о приеме (поступлении) оборудования. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается приемной комиссией.

При передаче оборудования монтажным  организациям оформляется акт о  приемке-передачи оборудования в монтаж.

При осуществлении  монтажных работ подрядным способом создается приемная комиссия, в состав которой входят представитель организации, осуществлявшей доставку оборудования, также представитель подрядной  монтажной организации. В этом случае отдельный акт на передачу оборудования в монтаж не составляется. В получении  оборудования на ответственное хранение уполномоченный представитель монтажной  организации расписывается в  акте, и ему передается копия акта. При обнаружении дефектов в процессе ревизии, монтажа или испытания оборудования применяется акт о выявленных дефектах оборудования. В процессе эксплуатации основных средств, не зависимо от их назначения в процессе производства, постоянно изнашиваются. Для поддержания в рабочем состоянии они требуют ремонта.

По характеру  и объему ремонтных работ различают  следующие виды ремонтов:

Текущий ремонт – рассматривается с двух позиций: периодичности проведения, характера работ. По периодичности  текущий ремонт производится в пределах 1 года. Характер работ предусматривает  текущую профилактику объекта, связанную со сменой отдельных узлов. Средний ремонт по сложности и периодичности проведения (более 1 года) приближается к капитальному и связан с необходимостью восстановления или замены отдельных деталей путем частичной разборки объекта.

Капитальный ремонт является продолжительным по времени (более 1 года). Связан с полной разборкой ремонтируемого объекта. Такой ремонт чаще производится специализированными подрядными организациями.

Все три  вида ремонта имеют систему планово – предупредительного ремонта. Отнесение ремонтных работ к соответствующему виду подтверждается необходимыми документами: сметной документацией; договором на проведение ремонта; внутренними распорядительными документами; приказом руководителя. Наличие их подтверждает обоснованность включения расходов на ремонт в состав производственных издержек. Ремонты основных средств могут осуществляться хозяйственным способом, то есть силами самой организации, или подрядным способом (силами сторонних организаций). Если капитальный ремонт выполняется хозяйственным способом, то на основании ведомости дефектов в отделе главного механика выписывают наряды-заказы.

Расходы по ремонту основных средств относят  на затраты продукции того периода, в котором они возникли. Фактические расходы, связанные с проведением или оплатой работ по ремонту объектов основных фондов, организации могут относить прямо на счета издержек производства и обращения с кредита соответствующих материальных, денежных, расчётных счетов (счета  «Материалы», «Расчёт с персоналом по оплате труда»).

На счетах издержек производства и обращения  расходы по ремонту основных средств  будут отражаться по соответствующим  элементам затрат (материальные затраты, расходы на оплату труда и др.).Организации могут создавать ремонтный фонд для накапливания средств на осуществление ремонтных работ. Для учёта ремонтного фонда целесообразно открывать субсчёт «Ремонтный фонд» по пассивному счёту  «Резервы предстоящий расходов». Отчисления в ремонтный фонд должны производиться на основе плановой сметы затрат на все виды ремонта. В связи произведенным ремонтом основных средств производятся соответствующие бухгалтерские проводки (Приложение 5).

 

1.3 Учет износа основных средств

 

В соответствии с принципами бухгалтерского учета  стоимость основных средств должна систематически распределяться в течение  предполагаемого срока их эксплуатации путем распределения (списания) на отчетные периоды,  в течение которых  эти активы будут иметь полезность. Этот процесс называется амортизацией (износом).

В данном определении есть несколько существенных моментов.

Во-первых, все материальные активы длительного  пользования, кроме земли, имеют  ограниченный срок эксплуатации. Двумя  основными причинами ограниченности срока службы активов являются:

• фактический износ (результат использования, эксплуатации активов, а также воздействие природных факторов);
• моральный износ (активы не соответствуют современным требованиям).

Основные  средства часто становятся морально устаревшими не успев износится физически. Бухгалтера обычно не делают разницы между физическим и моральным износом.

Во-вторых, термин «амортизация», используемый в  учете, понимают как физический износ  или снижение рыночной стоимости  объекта в течение данного  времени, а как списание стоимости  основных средств на расходы в  течение времени их полезного  функционирования.

В-третьих. Амортизация не является процессом  оценки стоимости. Даже если рыночная цена здания или другого актива поднялась, не смотря на это износ должен продолжать начисляться, ибо является средством  распределения ранее понесенных затрат, а не оценки.

Факторы, влияющие на начисление амортизации:

• первоначальная стоимость;
• ликвидационная стоимость;
• предполагаемый срок полезной службы.

В соответствии с одним из наиболее важных бухгалтерских  принципов, принципом соответствия, себестоимость основных средств  распределяется на периоды, в течение  которых предприятие получает выгоды от их использования, посредством начисления износа.

Какой бы метод начисления износа не был бы выбран, он должен привести к систематическому и рациональному распределению  себестоимости актива на протяжении всего срока его полезной службы.

При определении  срока полезной службы во внимание должны приниматься многие факторы, такие как технологические изменения, нормальное ухудшение качеств, действительное физическое использование, юридические  и другие ограничения на способность  использовать актив. Так как учет начисления износа подразумевает отражение распределения затрат, он не обязательно должен отражать изменение ценности амортизируемого актива.

Таким образом, за исключением земли, срок полезной службы которой обеспечен, все материальные основные средства должны подвергаться начислению износа, даже если их номинальная  и реальная цена повышается.

Сложные активы, такие как здания, состоящие  из нескольких элементов, могут иметь  разные сроки полезной службы и поэтому  должны учитываться на разных счетах и сроки начисления износа на каждый из элементов должны определяться отдельно.

Международный стандарт бухгалтерской отчетности №16 упоминает только об одном методе ускоренного начисления износа, методе уменьшающегося остатка, но другие методы используются во множестве стран  в соответствии с более ранними  или другими совершенными стандартами  бухгалтерского учета.

Методы  начисления амортизации:

• метод равномерного списания;
• метод начисления амортизации пропорционально объему выполненных работ;
• метод уменьшающегося остатка.

Метод равномерного списания (Приложение 6).

Согласно  этому методу амортизируемая стоимость  объекта равномерно списывается  в течение срока его службы. Метод основан на том, что амортизация  зависит от длительности срока службы.

Сумма амортизационных  отчислений для каждого периода  рассчитывается путем деления амортизируемой стоимости на число отчетных периодов эксплуатации объекта.

Норма амортизации  является постоянной.

Пример  начисления амортизации методом  равномерного списания представлен в таблице 1. При условии что срок службы 5 лет, норма - 18%

 

 

Таблица 1

Начисление  амортизации методом равномерного списания.

 

Наимено- вание объекта	Дата приоб- ретения	Первоначальная стоимость	Годовая сумма амортизации	Накопленный износ	Остаточная стоимость
Грузовик	1	100000	18000	18000	82000
	2	100000	18000	36000	64000
	3	100000	18000	54000	46000
	4	100000	18000	72000	28000
	5	100000	18000	90000	10000