Составление оборотной ведомости по синтетическим счетам

Составление оборотной ведомости по синтетическим счетам

 

Для контроля правильности произведенных записей на счетах и составления бухгалтерского баланса служат оборотные ведомости, представляющие собой сводки итоговых данных, характеризующих наличие и движение объектов бухгалтерского наблюдения за отчетный период.

Оборотные ведомости составляются как по синтетическим, так и по аналитическим счетам. Данные для составления оборотных ведомостей берутся из бухгалтерских (аналитических и синтетических) счетов, в которых по истечении каждого месяца (отчетного периода) подсчитываются обороты и выводится конечное сальдо (остаток). В оборотной ведомости указываются наименование счетов, сальдо на начало отчетного периода, обороты по дебету и кредиту за отчетный период, сальдо на конец отчетного периода.

Данные синтетического учета по всем синтетическим счетам находят отражение в Главной книге.

Оборотная ведомость по счетам синтетического учета представляет собой итоги оборотов и сальдо по всем синтетическим счетам. Она предназначена для проверки правильности учетных записей общего ознакомления с состоянием хозяйственной финансовой деятельности организаций и составления нового баланса. Оборотная ведомость по синтетическим счетам имеет следующий вид.

 

Оборотная ведомость по синтетическим счетам за март 2009 г.

Наименование счета	Начальный остаток (С1)		Обороты за месяц (O)		Конечный остаток (С2)
	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
1	2	3	4	5	6	7

 

Оборотная ведомость заполняется на основании данных синтетических счетов в следующем порядке. В первой графе записывают название всех счетов баланса, по которым имеются остатки: вначале - активные, затем - пассивные. По данным каждого счета отражают соответствующие суммы по дебету и кредиту: 2, 3, 4, 5 и 7 графы. Суммы по графам 6 и 7 выводятся по счетам начальных остатков и оборотов. В активных счетах конечный остаток рассчитывается путем сложения с начальным остатком оборота по дебету минус оборот по кредиту (графа 6 = графа 2 + графа 4 - графа 5). В пассивных счетах конечный остаток определяется сложением начального остатка по кредиту и оборота по кредиту за минусом оборота по дебету (графа 7 =  графа 3+ графа 5 - графа 4). При подсчете общих итогов проверяют наличие равенств итоговых сумм по дебету и кредиту по каждой паре.

Правильность записей в оборотной ведомости по синтетическим счетам проверяется с помощью трех равенств:

1) начальных остатков по дебету и кредиту - åC1д = åC1к. Это равенство обусловлено тем, что совокупность счетов, имеющих дебетовый остаток, составляет актив баланса, а совокупность счетов, имеющих кредитовый остаток, - его пассив. Как известно, итоги актива и пассива баланса равны между собой;

2) оборотов по дебету и кредиту - åСд = åCк. Равенство обусловлено применением метода двойной записи, так как каждая хозяйственная операция отражается одновременно и в одинаковой сумме в дебете и в кредите счетов, следовательно, сумма дебета всех счетов должна быть равна сумме кредита всех счетов;

3) конечный остаток по дебету и кредиту - åС2д = åС2к. Это равенство есть следствие равенства итогов актива и пассива баланса на конец месяца. На основании этих данных составляется новый баланс на конец отчетного периода.

С помощью оборотной ведомости не всегда можно выявить ошибки в корреспонденции счетов даже при соблюдении трех равенств итогов. Например, хозяйственная операция записана вместо дебета одного счета в дебет другого счета, или вместо кредита одного счета в кредит другого счета, или вовсе не отнесена на счет.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заполнение формы №1 «Бухгалтерский баланс»

 

Бухгалтерский баланс – это способ группировки и обобщенного отражения в денежном выражении состояния средств предприятия по их видам и источникам образования на определенную дату. Бухгалтерский баланс составляется, как правило, на первое число месяца (квартала, года) в виде таблицы определенной формы и состоит из двух взаимосвязанных частей: актива и пассива. В активе бухгалтерского баланса отражаются средства по их видам, составу и размещению, а в пассиве — источники образования этих средств и их целевое назначение Итоги актива и пассива баланса всегда равны между собой. Это равенство обусловлено тем, что в активе и пассиве отражается один и тот же объем средств, только в разных группировках. Актив и пассив баланса подразделяются на разделы, а разделы — на статьи. Статьями бухгалтерского баланса называются отдельные показатели актива или пассива, характеризующие виды средств или источники их образования. Бухгалтерский баланс является основным источником анализа финансового состояния фирмы.

 

Заполнение бухгалтерского баланса

Бухгалтерский баланс имеет типовую форму №1. Заполняется обычно в тысячах (миллионах) рублей, не должен иметь никаких десятичных знаков после запятой. Если имеется иностранная валюта, то она пересчитывается в отечественную валюту по курсу ЦБ на 31 декабря.

Статьи бухгалтерского баланса заполняются на основании данных, отраженных в оборотно-сальдовой ведомости.

В верхней строке отмечаем отчетную дату, на которую составляем баланс (к примеру, в текущем году это будет «31 декабря 2010»). Затем указываем полное или сокращенное (как прописано в уставных документах) название организации, ИНН налогоплательщика и вид деятельности (утверждается органами гос. статистики).

Далее указываем код организационно-правовой формы организации и код собственности по соответствующим классификаторам ОКОПФ и ОКФС. Выбираем удобную единицу измерения и указываем её код (384- тыс. руб.; 385- млн.руб.). В строке «Местонахождение (адрес)» указываем юридический адрес организации.

В строке «Дата утверждения» устанавливаем дату для годовой отчетности. В строке «Дата отправки/принятия» ставится конкретная дата отправки бухгалтерской отчетности (по почте, e-mail и др.) или дату фактической передачи баланса по принадлежности.

Бланк бухгалтерского баланса имеет пять разделов: два из них относятся к активам предприятия, остальные - к пассивам.

Во всех пустых графах баланса ставятся прочерки.

Сначала в графу 3 записывают по счетам бухучета сальдо на начало года. Затем заполняется графа 4. В итоговой строке 190 для каждого соответствующего графа складываются строки: 110- 150.

В итоговой строке 290 по второму разделу для каждого соответствующего графа складываются строки: 210-270.

Строка 300 есть сумма строки 190 и строки 290.

В строке 490 бухгалтерского бланка подводится сумма строк 410-470, кроме 411. В строке 590 подводится сумма строк 510-520.

В строке 621 бухгалтерской формы указывается сумма строк 621-625. В итоговой строке по пятому разделу 690 указывается сумма строк 610, 620, 630-660. И в строке 700 указывается сумма строк по трем разделам пассива: 490, 590, 690.

Подтверждается бухгалтерский баланс (форма №1) подписью с расшифровкой руководителя и главбуха. Указывается дата внизу и напротив графы «Дата (год, месяц, число)» на титульном листе.

 

Ответственность за нарушение правил представления бухгалтерской отчетности

Подпунктом 5 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса налогоплательщики обязаны представлять в налоговый орган по месту нахождения организации бухгалтерскую отчетность.

Бухгалтерская отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации (п. 5 ст. 13 Федерального закона от 21 октября 1996 г. № 129-ФЗ).

Также главный бухгалтер несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности (п. 2 ст. 7 Закона № 129-ФЗ).

За грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности установлена административная ответственность для должностных лиц в виде штрафа размере от 2000 до 3000 рублей (ст. 15.11 КоАП РФ). То есть:

1) за искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов;

2) за искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов.

Помимо этого непредставление в установленный срок налогоплательщиком в налоговые органы документов, в частности форм бухгалтерской отчетности, влечет взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ) либо влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 рублей; на должностных лиц — от 300 до 500 рублей (п. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заполнение формы № 2 «Отчет о прибылях и убытках»

 

Отчет о прибылях и убытках характеризует финансовые результаты деятельности организации за отчетный период и то, каким образом она получила прибыли или убытки. Это достигается путем сопоставления в отчете суммарного дохода и расхода.

Отчет о прибылях и убытках вместе с бухгалтерским балансом является важным источником информации для всестороннего анализа получения прибыли.

В отчете о прибылях и убытках данные о доходах, расходах и финансовых результатах представляются в сумме нарастающим итогом с начала года до отчетной даты. Отчетным периодом признаются – квартал, полугодие, девять месяцев, год. Т.е. отчет о прибылях и убытках составляется нарастающим итогом с начала года. 

Согласно ПБУ 4/99 "Бухгалтерская отчетность организации" в отчете требуется отдельно раскрывать следующие показатели:

- выручку от продажи товаров, продукции, работ, услуг;

- проценты к получению;

- доходы от участия в других организациях;

- прочие операционные доходы;

- внереализационные доходы;

- чрезвычайные доходы.

Порядок представления данных в отчете о прибылях и убытках зависит от признания организацией доходов исходя из требований ПБУ 9/99 "Доходы организации" характера своей деятельности, вида доходов, размера и условий их получения доходами от обычных видов деятельности или прочими поступлениями (операционными, внереализационными или чрезвычайными).

При отражении в отчете о прибылях и убытках видов доходов, каждый из которых в отдельности составляет пять и более процентов от общей суммы доходов организации за отчетный период, в нем показывается соответствующая каждому виду часть расходов.

Графа 4 отчета о прибылях и убытках заполняется на основе данных графы 3 отчета за предыдущий год. Если данные за аналогичный период предыдущего года несопоставимы с данными за отчетный период, то первые из названных данных подлежат корректировке исходя из изменений учетной политики, законодательных и иных нормативных актов. Исправительные записи в бухгалтерском учете при этом не осуществляются. 
       В Отчете о прибылях и убытках отрицательные величины и те показатели, которые необходимо вычесть (т.е. все расходы), записывают в круглых скобках.  
       В отчете о прибылях и убытках доходы и расходы должны показываться с подразделением на обычные и прочие.  
       
       Доходы и расходы по обычным видам деятельности 
       Стр.010 «Выручка (нетто) от продажи товаров, продукции, работ, услуг (за минусом налога на добавленную стоимость, акцизов и аналогичных обязательных платежей)»  
       Стр.010 рассчитывается как сумма проводок, у которых по Кредиту счет 90.1 «Выручка», за вычетом суммы проводок, у которых по Дебету счета 90.3 «Налог на добавленную стоимость», 90.4 «Акцизы», 90.5 «Экспортные пошлины».  
       Стр.020 Себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг  
       По строке 020 отражают расходы по обычным видам деятельности, доходы от которых отражены по строке 010.  
       Состав себестоимости зависит от вида деятельности организации:  
       • для производственных фирм – себестоимость проданной готовой продукции;  
       • для торговых фирм – покупная стоимость проданных товаров;  
       • для фирм, выполняющих работы (услуги) – все расходы, связанные с выполненными работами (услугами).  
       Стр.020 рассчитывается как сумма проводок, у которых по Дебету счет 90.2 «Себестоимость», а по Кредиту любые счета кроме 26 «Общехозяйственные расходы» и 44 «Расходы на продажу».  
       Сумма по строке прописывается в круглых скобках  
       Стр.029 Валовая выручка  
       Стр.029 = стр.010 – стр.020  
       Стр.030 Коммерческие расходы  
       По данной строке отражаются расходы, связанные со сбытом продукции. Организации торговли по этой строке отражают сумму издержек обращения. Указанные расходы отражаются по Дебету счета 44 «Расходы на продажу». Эти расходы отражаются по строке 030 только если они были списаны в дебет счета 90.2.  
       Порядок заполнения строки 030.  
       Стр. 030 рассчитывается как сумма проводок, у которых по Дебету счет 90.2 «Себестоимость», а по Кредиту счет 44 «Расходы на продажу».  
       Сумма по строке прописывается в круглых скобках.  
       Стр.040 Управленческие расходы  
       Расходы, связанные с управлением производством, отражаются на счете 26 «Общехозяйственные расходы».  
       Порядок их списания зависит от порядка формирования себестоимости продукции (работ, услуг):  
       - по полной производственной себестоимости (все расходы относятся на производственные счета (Д. 20,23,29) и распределяются по видам выпускаемой продукции);  
       - по сокращенной себестоимости (управленческие расходы списываются напрямую на счет 90.2 без распределения по видам выпускаемой продукции).  
       Настройка учетной политики осуществляется в программе в закладке Справочники/ Учетная политика/ Имущество/ Формирование стоимости продукции.  
       В том случае, если выбран вариант учетной политики «по полной производственной себестоимости», расходы по строке 040 не отражают, а указывают в строке 020.  
       Порядок заполнения строки 040.  
       Стр.040 рассчитывается как сумма проводок, у которых по Дебету счет 90.2 «Себестоимость», а по Кредиту счет 26 «Общехозяйственные расходы».  
       Сумма по строке прописывается в круглых скобках.  
       Стр.050 Прибыль (убыток) от продаж  
       Стр.050 = стр. 029 – стр.030 – стр. 040  
       В случае убытка (отрицательный результат) вместо минуса прописываются круглые скобки. 
       Прочие доходы и расходы  
       Стр.060 Проценты к получению  
       В стр. 060 попадает сумма проводок, у которых по Кредиту счет 91 (любой субсчет) с аналитикой «В виде процентов, полученных по договорам займа, кредита, банковского счета» (аналитика проставляется по справочнику «Виды доходов и расходов»).  
       Стр.070 Проценты к уплате  
       В стр. 070 попадает сумма проводок, у которых по Дебету счет 91 (любой субсчет) с аналитикой «Расходы в виде процентов по долговым обязательствам любого вида».  
       Сумма по строке прописывается в круглых скобках.  
       Стр.080 Доходы от участия в других организациях  
       В стр. 080 попадает сумма проводок, у которых по Кредиту счет 91 (любой субсчет) с аналитикой «От долевого участия в других организациях»  
       Стр. 090 Прочие доходы  
       Начиная с 2007 г. объединены операционные и внереализационные доходы и введено понятие «прочие доходы».  
       Сумма для стр. 090 рассчитывается по следующей формуле:  
       Стр. 090 = [Д. любой счет К.91 (любой субсчет кроме 91/9 и 91/10) наличие аналитики не учитывается] – [Д. любой счет К. 91 с аналитикой «В виде процентов, полученных по договорам займа, кредита, банковского счета», «От долевого участия в других организациях»] – [Д. 91 любой субсчет К.68.2] – Д.91.9, 91.10 К. 91 любой субсчет без учета аналитики (проводки по закрытию счетов)]  
       Стр.100 Прочие расходы  
       Сумма для стр. 100 рассчитывается по следующей формуле:  
       Стр. 100 = [(Д.91 (любой субсчет кроме 91.10, 91.9) аналитика не важна К. любой счет ] – [Д. 91 любой субсчет с аналитикой «Расходы в виде процентов по долговым обязательствам любого вида». К.любой] - [Д.91 любой субсчет (аналитика не важна) К.91.9, 91.10 (проводки по закрытию счетов)]  
       Стр.140 Прибыль (убыток) до налогообложения  
       Стр.140 = стр. 050 + стр. 060 – стр. 070 + стр. 080 + стр. 090 – стр. 100  
       В случае убытка (отрицательный результат) ставятся круглые скобки.  
       Стр. 141 Отложенные налоговые активы  
       В стр. 141 прописывается остаток по счету 09 на конец периода, указанного в Сведениях об организации/ Для отчетов.  
       Если остаток кредитовый, то сумма прописывается в круглых скобках.  
       Стр. 142 Отложенные налоговые обязательства  
       В стр.142 прописывается остаток по счету 77 на конец периода.  
       Если остаток кредитовый, то сумма прописывается в скобках.  
       Стр.150 Текущий налог на прибыль  
       В стр.150 попадает сумма проводок Д 99 К 68.1  
       Стр.190 Чистая прибыль (убыток) отчетного периода  
       Стр.190 = стр. 140 +(-) стр.141 +(-) стр.142 – стр. 150  
       Вычитаются суммы в круглых скобках.  
       В случае убытка (отрицательный результат) проставляются круглые скобки.

 

 

 

Заполнение формы № 3 «Отчет об изменениях в капитала»

 

Пояснения к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках должны раскрывать дополнительные данные об изменениях в капитале (уставном, резервном, добавочном и др.) организации.

При этом Положение по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" ПБУ 4/99 требует от хозяйственных товариществ и обществ отчета об изменениях капитала, который должен содержать как минимум данные о величине капитала на начало отчетного периода, увеличении капитала с выделением раздельно увеличения за счет дополнительного выпуска акций, за счет переоценки имущества, за счет прироста имущества, за счет реорганизации юридического лица (слияние, присоединение), за счет доходов, которые в соответствии с правилами бухгалтерского учета и отчетности относятся непосредственно на увеличение капитала, уменьшении капитала с выделением раздельно уменьшения за счет уменьшения номинала акций, за счет уменьшения количества акций, за счет реорганизации юридического лица (разделение, выделение), за счет расходов, которые в соответствии с правилами бухгалтерского учета и отчетности относятся непосредственно в уменьшение капитала, величине капитала на конец отчетного периода.

Для целей отражения в бухгалтерской отчетности акционерного общества информации по учредителям организации, стадиям формирования капитала и видам акций рекомендуется учитывать положения, приведенные в письме Министерства финансов Российской Федерации от 23 декабря 1992 г. N 117 "Об отражении в бухгалтерском учете и отчетности операций, связанных с приватизацией предприятий" (по заключению Министерства юстиции Российской Федерации от 2 ноября 1994 г. N 07-01-654-94 указанный документ в государственной регистрации не нуждается). При отсутствии указанной информации в бухгалтерском балансе при отражении данных по группе статей "Уставный капитал" она должна быть приведена как расшифровка к статье "Уставный (складочный) капитал" отчета об изменениях капитала или в пояснительной записке.

Учитывая, что в бухгалтерском балансе в соответствии с требованиями нормативных документов по бухгалтерскому учету остатки фондов (фонд потребления, фонд накопления и прочие), образованных в соответствии с учредительными документами организации и принятой учетной политикой за счет прибыли, оставшейся в распоряжении организации (нераспределенной прибыли), не отражаются, организацией соответствующие расшифровки, характеризующие направления использования прибыли, оставшейся в распоряжении организации, приводятся в пояснениях к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках, в частности в отчете об изменениях капитала или пояснительной записке. Порядок отражения данных о видах образуемых резервов и фондов, а также об изменении их остатков на конец отчетного периода определяется организацией самостоятельно при разработке и принятии ею форм бухгалтерской отчетности на основе образцов форм, приведенных в Приказе Министерства финансов Российской Федерации от 13 января 2000 г. N 4н "О формах бухгалтерской отчетности организаций".