Роль и значение инвентаризации в бухгалтерском учете на примере ОАО "Тамбовская обувная фабрика"

- производится сопоставление данных бухгалтерского учёта с фактическим наличием имущества, а не наоборот (данный факт проверяют посредством анализа исполнения инвентаризационных описей: наиболее ярким примером формализма является заполнение всех граф описей машинописным способом, а в случае выявления расхождений исправление вручную);

- инвентаризационные описи составлены только в одном экземпляре;

- на последней странице описи отсутствует отметка о проверке цен, таксировки и подсчёта итогов за подписями лиц, производивших эту проверку; кстати, итоги должны быть выведены на каждой странице, при этом записывается (прописью) число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, показанных на данной странице вне зависимости от того, в каких единицах это имущество показано;

- исправленные ошибки не оговорены или подписаны только одним членом комиссии (а не всеми);

- в описях после утверждения результатов инвентаризации остались незаполненные строки;

- на последней странице отсутствует подтверждение материально ответственного лица об отсутствии претензий к членам комиссии и отметка о принятии перечисленного имущества на ответственное хранение;

- во время перерывов в работе не был закрыт доступ посторонним лицам к помещениям, в которых хранится проверяемое имущество, а также к инвентаризационным описям.

2.   Сроки проведения инвентаризаций различных видов имущества и обязательств.

В тех случаях, когда обязательность проведения инвентаризации законодательно не установлена, возникает необходимость определения сроков проведения инвентаризации различных видов имущества и обязательств с таким расчетом, чтобы: во-первых, оптимизировать работу постоянно действующих инвентаризационных комиссий; во-вторых, установить периодичность проведения инвентаризаций, обеспечивающую сохранность имущества и соблюдение сроков погашения обязательств, а реальный эффект – от разработанных мероприятий (по результатам предыдущих инвентаризаций).

В настоящее время не существует нормативного документа, который бы директивно определял сроки начала и окончания инвентаризаций различных видов имущества и обязательств.

Инвентаризацию отдельных видов имущества и обязательств целесообразно проводить в следующие сроки:

- основных средств – не ранее 1 ноября отчётного года. С 1 января 1999 года допускается проведение инвентаризации объектов основных средств один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет. Ежегодное проведение инвентаризации основных средств может быть обусловлено необходимостью уточнить восстановительную (или балансовую) стоимость соответствующих объектов и провести переоценку. Проведение инвентаризации по состоянию на 1 ноября наиболее удобно – у комиссии достаточно времени для обработки результатов инвентаризации и подготовки материалов к проведению переоценки. В эти же сроки целесообразно проводить инвентаризацию долгосрочных финансовых вложений и объектов нематериальных активов;

- капитальных вложений  – не менее одного раза в  год перед составлением годовых  отчётов и балансов, но не ранее 1 декабря отчётного года;

- незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки – не ранее 1 октября отчётного года. Инвентаризация в эти сроки проводится для целей бухгалтерской отчётности. Максимально допустимый срок до конца отчётного года здесь обусловлен тем, что в организациях с большой номенклатурой производимой продукции и сложным технологическим циклом, проведение инвентаризации довольно трудоёмко. Чтобы более точно сформировать информацию для годовой бухгалтерской отчётности, срок проведения инвентаризации незавершенного производства следует, по возможности, максимально приблизить к отчётной дате (31 декабря отчётного года). Кроме того, инвентаризация незавершённого производства может проводиться дополнительно и в другие сроки по решению руководителя организации. Считается целесообразным проведение инвентаризации этого вида активов не реже одного раза в квартал;

- незавершённого капитального ремонта и расходов будущих периодов– но не реже одного раза в год. Из экономического содержания указанных активов явствует, что речь идёт об уточнении остатка ремонтного фонда или резерва на проведение ремонтов и остатка, числящегося на счёте учёта расходов будущих периодов. Такое уточнение должно проводиться по состоянию на 31 декабря (с целью присоединения остатка неиспользованного или неподтверждённого расчетами резерва к валовой прибыли); соответственно, инвентаризацию целесообразно проводить по состоянию на эту дату. Более удобным, однако, представляется проведение инвентаризации по состоянию на 1 декабря – объём расходов, которые будут произведены в декабре, определить нетрудно, а уточнить остатки всегда проще, чем их выверить;

- молодняка животных, животных на откорме, птицы, кроликов, зверей и семей пчёл, а также подопытных животных – не реже одного раза в квартал. Здесь частота проведения инвентаризаций обусловлена большим движением животных (рождением, переводом в другие возрастные группы и падежом). По некоторым группам животных (например, по свиньям, где перевод в возрастные группы осуществляется через два месяца) целесообразно и более частое проведение инвентаризаций;

-готовой продукции на складах – не реже одного раза в год перед составлением годовых отчётов и балансов, но не ранее 1 октября отчётного года. При небольшой номенклатуре готовой продукции рационально срок инвентаризации приблизить к концу отчётного года. Следует учитывать, что помимо проверки наличия и состояния готовой продукции такая инвентаризация позволит уточнить финансовое состояние организации и своевременно сформулировать управленческие решения по его улучшению (например, по уценке продукции, которая долгое время не находит спроса);

-товаров: на складах и базах промышленных товаров – не реже одного раза в год; на складах и базах продовольственных товаров – не реже двух раз в год. Последнее и настоящее время обусловлено тем, что продовольственные товары, как правило, имеют ограниченные сроки хранения;

-товаров и тары в магазинахи на других предприятиях розничной торговли – не реже двух раз в год; товаров в книжных магазинах – не реже одного раза в год. Проведение инвентаризации товаров в магазинах розничной торговли вдвое чаще, чем на складах, обусловлено большим их движением. Что касается книжной продукции, то здесь более частые инвентаризации существенно ограничиваются номенклатурой продукции;

-сырья и прочих материальных ценностей, а также малоценных и быстроизнашивающихся предметов– не реже одного раза в год. Так как ежегодное проведение инвентаризации должно быть, как минимум приурочено к составлению отчётности, то проводить инвентаризацию материально-производственных запасов следует не ранее 1 октября. Более точные сроки устанавливаются с учётом номенклатуры имущества: при небольшой номенклатуре инвентаризацию можно проводить по состоянию на 1 декабря, при значительной – по состоянию на 1 октября;

-нефти и нефтепродуктов– не реже одного раза в месяц. – не реже одного раза в месяц. Ежемесячное проведение инвентаризации данного вида активов автоматически исключает повторное её проведение перед составлением отчётности;

-драгоценных металлов и алмазов– не менее двух раз в год. В соответствии с Инструкцией о порядке получения, расходования, учёта и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней на предприятиях, в учреждениях и организациях, утверждённой Министерством финансов 4 августа 1992 г. № 67, и Инструкцией о порядке проведения инвентаризации ценностей государственного фонда РФ, находящихся в Комитете драгоценных металлов и драгоценных камней при Министерстве финансов, утверждённой приказом Комитета драгоценных камней 13 апреля 1992 г. № 326, инвентаризация должна проводиться по состоянию на 1 июля и на 1 января года, следующего за отчётным;

- денежных средств, денежных документов, ценностей и бланков строгой отчётности – не реже одного раза в месяц. Инвентаризации кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, утверждённым решением Совета директоров Центрального банка от 22 сентября 1993 г. № 40. порядок ведения кассовых операций не устанавливает периодичности проведения таких инвентаризаций; однако, учитывая высокую мобильность данного вида активов, а также значимость их сохранности для финансового состояния организации, следует признать рекомендуемые сроки оптимальными. Инвентаризация кассы должна начинаться внезапно;

- расчётов с банками (по расчётным и другим счетам, ссудам, полученным из бюджета средствам и т.д.) – по мере получения выписок из банков, а по переданным в банк на инкассо расчётным документам – на первое число каждого месяца. (Этот вид проверки назвать инвентаризацией можно с большой натяжкой – она проводится работниками бухгалтерии каждый раз по получении банковских выписок);

- расчетов по платежам в бюджет – не менее одного раза в квартал. Проведение инвентаризации в эти сроки обусловлено тем фактом, что налоговые декларации составляются, по меньшей мере, не реже. То же можно отнести и к расчётам с государственными внебюджетными фондами, расчётные ведомости в которые также представляются ежеквартально;

- расчётов организаций со структурными подразделениями, выделенными на отдельные балансы, - на первое число каждого месяца. Здесь по существу проверяется расшифровка сальдо по счёту учёта внутрихозяйственных расчётов. В сводной бухгалтерской отчётности остатка по этому счёту быть не должно. Для обеспечения этого достаточно проводить инвентаризацию ежеквартально. Однако затраты структурных подразделений, как правило, влияют на уровень себестоимости продукции, работ, услуг как самих подразделений, так и головной организации. Себестоимость формируется ежемесячно, и инвентаризация должна проводиться не реже;

- расчётов с дебиторами и кредиторами – не менее двух  раз в год. Так как инвентаризация данного вида активов связана с большими затратами времени (в том числе и на перемещения в организации-дебиторы (кредиторы)), то целесообразно начинать её не позднее 1 января года, следующего за отчётным.

Приведённые сроки являются рекомендуемыми и в зависимости от специфики хозяйственной деятельности, особенностей управления и администрирования могут сокращаться или, напротив, удлиняться

Глава 2. Порядок проведения и отражения в учете результатов инвентаризации имущества и обязательств

2.1. Порядок проведения инвентаризации в организации

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации, организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.). В ее состав можно включать и представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Процедура проведения инвентаризации состоит из нескольких этапов. Формы по учету результатов инвентаризации утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88 (в ред. от 27.03.2000 г.).

Первый этап – подготовительный:

подготовка имущества (например, товарно-материальных ценностей) к проведению инвентаризации;

подготовка документов, необходимых для проведения инвентаризации; издание приказа (постановления, распоряжения) о проведении инвентаризации по форме № ИНВ-22;

формирование списка сотрудников для проведения инвентаризации;

определение сроков проведения и видов инвентаризируемого имущества;

распечатка инвентаризационных описей товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3) отдельно на каждое материально ответственное лицо.

Перед тем как начать проверку остатков имущества, инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств, а председатель инвентаризационной комиссии обязан их завизировать с указанием «до инвентаризации на «__________» (дата)». Кроме того, материально ответственные лица организации должны дать расписки в том, что к началу инвентаризации они сдали в бухгалтерию или передали комиссии все расходные и приходные документы на имущество, а также в том, что все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, которым были выданы подотчетные суммы для покупки имущества или доверенности на его получение.

Приказ (постановление, распоряжение) (форма № ИНВ-22) является письменным заданием, конкретизирующим содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации проверяемого объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Приказ (постановление, распоряжение) подписывается руководителем организации и вручается председателю инвентаризационной комиссии. Приказ регистрируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23).

В инвентаризации процедура очень важна, так как нередко в результате инвентаризации могут быть выявлены реальные недостачи, что повлечет за собой санкции для материально ответственных лиц. Необходимо, чтобы эти лица уже заранее были готовы к тому, что их работу проверяют, чтобы, например, весь товар находился на вверенном им складе, был оприходован и проверен, т.е. они обязаны расписаться на заглавном листе инвентарной описи № ИНВ-3 и быть ознакомлены с приказом по форме № ИНВ-22.