Ревизия состояния аналитического учета и сохранности основных средств предприятия

Операции по учету движения основных средств оформляются, как правило, типовыми унифицированными формами первичной документации, а в отдельных случаях первичными документами, разработанными организацией и утвержденными приказом по учетной политике.

Бухгалтерская отчетность, используемая при проверке, включает: бухгалтерский  баланс, приложение к бухгалтерскому балансу (ф. № 5) и пояснительную записку.

В бухгалтерском балансе ОС, принадлежащие организации на праве собственности, оперативного управления и хозяйственного ведения, представлены в разделе I "Внеоборотные активы" по статье "Основные средства" с детализацией по видам: земельные участки и объекты использования; здания, машины и оборудование. Основные средства показываются в балансе по остаточной стоимости. В "Приложении к бухгалтерскому балансу" раскрываются данные:

- о наличии на начало и конец отчетного периода и движении в течение отчетного периода отдельных видов ОС;

- о суммах начисленной амортизации на начало и конец отчетного периода по всем основным средствам;

- о наличии на начало и конец отчетного периода основных средств, переданных в аренду, как в целом, так и по отдельным видам;

- о наличии на начало и конец отчетного периода основных средств, переведенных на консервацию.

В пояснительной записке раскрывается исходя из Положения по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" (ПБУ 6/01) информация:

- об изменениях стоимости основных средств, в которой они приняты к бухгалтерскому учету (включая в случаях достройки, дооборудования, реконструкции и частичной ликвидации);

- о принятых организацией сроках полезного использования объектов основных средств (по основным группам);

- об объектах основных средств, стоимость которых не погашается;

- о способах начисления в бухгалтерском учете амортизационных отчислений по отдельным объектам основных средств.

К источникам информации при проведении ревизии состояния аналитического учета основных средств относятся также журналы-ордера №№ 8, 10, 10/1, 11, 12, 13, 15, 16; разработочные таблицы №№ 7, 10 к журналам-ордерам №№ 13, 15; акты (накладные) приемки-передачи ОС; акты приемки-передачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов; акты на списание ОС; инвентарные карточки учета основных средств; акты о приемке оборудования; акты о приемке-передачи оборудования в монтаж; акты о выявленных дефектах оборудования; договоры купли-продажи, поставки и дарения; приказ об учетной политике предприятия; другие учетные регистры, вытекающие из особенностей организации учета в проверяемой организации.

2.2. Проверка операций по движению основных средств

Проверку операций по оприходованию основных средств следует начинать с изучения учетной политики предприятия на финансовый год, за который производится проверка, так как в учетной политике должно определятся, что принимать за основу (какую стоимость) при отнесении объектов к основным средствам.

Очень важно удостовериться в правильности определения первоначальной стоимости  объектов основных средств. В практике проведения проверок встречается масса  случаев, когда первоначальная стоимость  объектов значительно занижается за счет неприсоединения к указанной в договоре поставщика стоимости дополнительных расходов, связанных с доставкой, погрузкой, разгрузкой и монтажом оборудования. Как правило, все эти дополнительные расходы относятся на себестоимость готовой продукции, чем искажаются финансовые показатели деятельности организации и занижаются начисленные и уплаченные суммы налогов.

Надо заметить, что  иногда имеют место случаи, когда оплаченные за поставку основных средств суммы длительное время значатся в дебиторской задолженности, в то время как они уже успешно работают на производство продукции. Отсутствие должного учета основных средств приводит к его хищениям, такие случаи выявляются при проведении встречных проверок с поставщиками основных средств, за которыми длительное время числится дебиторская задолженность за оплаченные основные средства.

С другой стороны, бывают случаи, когда предприятия-поставщики за изделия, входящие по техдокументации в комплект основных средств, вынуждают заказчиков платить дополнительные суммы, которые бухгалтера предприятий присоединяют к стоимости основных средств, в результате чего первоначальная стоимость основных средств автоматически увеличивается на стоимость комплектующих деталей, узлов и агрегатов.

Важным элементом является проверка учета основных средств, полученных безвозмездно, принятых или сданных  в аренду, а также оприходованных в качестве взноса в уставный фонд (капитал).

Ревизия поступления  основных средств должна начинаться с анализа и проверки имеющихся в организации планов приобретения основных средств, планов капитальных вложений и ввода в действие производственных мощностей.

Проверку поступления  основных средств целесообразно  организовать раздельно по видам поступления и источникам финансирования: за счет собственных средств; за счет привлеченных средств; за счет кредитов банка;  за счет средств, выделенных из государственного бюджета; за счет средств, выделенных вышестоящей организацией.

При ревизии обращают внимание на качество оформления актов их приемки, достоверность подписей членов приемочной комиссии на актах приемки-передачи. Технические характеристики основных средств, указанные в акте, сверяются с данными паспорта и другой технической документации. Полнота и своевременность оприходования основных средств в бухгалтерском учете устанавливаются по данным записей в журнале– ордере № 13 и данным документов, оформляющих поступление объектов. Необходимо выявить все факты несвоевременного оприходования основных средств, а это значит: выпускается неучтенная продукция, основные средства используются в личных целях. Ревизуя операции поступления основных средств, следует установить своевременность и законность их закрепления за должностными лицами.

Ревизору необходимо убедиться в фактической эксплуатации принятых основных средств. Правильность поступления вновь созданных  основных средств определяется путем  сопоставления оприходованных объектов с их перечнем, указанным в титульном  списке, сметой.

При контроле приобретения нового оборудования проверяют полноту оприходования комплектов запасных частей, наборов инструментов и технической документации, устанавливают своевременность предъявленных претензий при обнаружении некомплектных и дефектных машин.

Необходимо также проводить выборочную проверку документального оформления учета основных средств. Инвентарные карточки суммарно сверяются с данными синтетического учета основных средств. При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухучета или технической документации в них должны быть внесены исправления и уточнения.

При проверке операций по движению основных средств необходимо также проводить ревизию использования основных фондов. В первую очередь проверяется использование технологического оборудования. Устаревшим считается оборудование, работающее 10-15 лет, сильно устаревшее – более 15 лет, а находящееся в эксплуатации до 5 лет относится к прогрессивному. Техническое состояние оборудования отражает степень его износа, следует рассчитать коэффициент его обновления. Чем он выше, тем в большей степени обновлено оборудование. Возраст оборудования определяется по его техническому паспорту.

При анализе характеристик  технического состояния оборудования организации высчитываются коэффициенты: модернизации, изношенности, обновления, автоматизации производства, интенсивности использования оборудования.

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3. Проверка правильности документального оформления оприходования основных средств и их списания

 Проверки, проведенные  на предприятиях, показывают, что этот участок в большинстве случаев находится в запущенном состоянии. Необходимая (установленная) документация, связанная с оприходованием основных средств, не ведется, а если и ведется, то не заполняются все реквизиты, предусмотренные в форме документа, а это в конечном итоге может привести к неправильному определению нормы амортизации.

Часто оборудование числится в учете обезличенно, без закрепления  за ответственными за его сохранность  работниками, что порой приводит к недостачам и хищениям. Нередко  передача основных средств с одного места нахождения в другое документально не оформляется, что приводит к запутанности в учете. Инвентаризация основных средств в большинстве случаев проводится поверхностно, а в обязательных случаях, определенных законом "О бухгалтерском учете" – не проводится вообще.

Особое внимание при  проверке необходимо уделять документальному оформлению законности списания основных средств с учета, так как этот момент очень влияет на конечные результаты отнесения убытков от списания на прибыль и на исчисление налога на прибыль.

Целью проверки учета  поступления основных средств является подтверждение того, что приобретенные  основные средства были правильно отражены в учете и представляют собой  стоимость реальных объектов, введенных  в эксплуатацию.

На этом этапе необходимо выполнить следующее:

- получить список с указанием количества и стоимости приобретенных объектов основных средств, сверить полученные показатели с данными оборотов по дебету счета 01 "Основные средства";

- проверить первичные документы и физическое наличие вновь приобретенных объектов. Проверка проводится выборочно при существенном увеличении объектов основных средств;

- определить, что стоимость объектов ОС, введенных в эксплуатацию, надлежащим образом отражена на счетах бухгалтерского учета;

- определить, соблюдены ли соответствующие положения налогового законодательства;

- в случае значительных поступлений ОС в течение отчетного периода определить, была ли списана стоимость старого оборудования.

Приступая к ревизии  поступления основных средств, следует провести формальную проверку первичных учетных документов с точки зрения оформления их в соответствии с установленными правилами.

Ревизор должен проверить: отражаются ли затраты по объектам основных средств, приобретенным за плату, возведению (сооружению), изготовлению на счете 08 "Капитальные вложения", на котором формируется первоначальная (инвентарная) стоимость объекта. При этом проверяется состав расходов, включаемых в инвентарную стоимость основных средств, их связь с созданием данного объекта.

Целью проверки операций, связанных с выбытием основных средств, является определение того, что:

- первоначальная стоимость и сумма накопленной амортизации полностью и надлежащим образом списаны со счетов их учета;

- финансовые результаты (прибыль или убыток), образовавшиеся в результате этих операций, правильно отражены на счете 80 "Прибыли и убытки".

При этом необходимо сделать следующее:

- получить список объектов основных средств, выбывших в течение отчетного периода, с указанием первоначальной стоимости и суммы накопленной амортизации на день выбытия; причин выбытия; продажной цены; финансового результата от операции. Сверить данные полученной информации с данными по кредиту счета 01 "Основные средства", дебету счета 02 "Износ основных средств", данными счета 91 "Доходы и расходы";

- проверить наличие соответствующего разрешения на операции по выбытию основных средств и их документальное оформление;

- проанализировать по каждой операции выбытия (при значительных объемах выборочно) правильность списания основных средств и определения финансового результата.

В ходе проверки выбытия  основных средств устанавливается  причина списания, целесообразность и законность операции. Для этого  используются договоры на реализацию основных средств, акты на списание, акты приема-передачи основных средств, данные аналитического учета.

Ревизор должен выяснить, использует ли организация для учета  операций по выбытию основных средств, и проверить правильность отражения  записей по дебету и кредиту этого счета и определения финансового результата от реализации и прочего выбытия основных средств.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. РЕВИЗИЯ СОХРАННОСТИ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

 

При ревизии сохранности  основных средств в первую очередь  необходимо проверить, во-первых, качество осуществления инвентаризаций. Во-вторых, своевременность и полноту закрепления основных средств за материально ответственными лицами. В-третьих, достоверность учетных данных на 1 число месяца начала ревизии. В-четвертых, фактическое наличие основных средств.

При проверке качества осуществления инвентаризации проводится документальный контроль, который заключается в следующем:

- соблюдение сроков и порядка инвентаризации;

- порядка подведения итогов инвентаризации;

- решений по урегулированию выявленных расхождений;

- правильности отражения результатов инвентаризации на счетах бухучета.