Расчеты с подотчетными лицами

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ОВО ПРИ УМВД ПО БЕЛОЯРСКОМУ РАЙОНУ

 

3.1 Рекомендации по устранению ошибок, выявленных в организации расчетов с подотчетными лицами в  ОВО при УМВД             

        В ходе рассмотрения организации учета расчетов с подотчетными лицами в организации были выявлены следующие нарушения:

1.     авансовые отчеты подотчетными лицами сдаются несвоевременно;

2.     нарушаются сроки сдачи неиспользованных подотчетных сумм;

3.     ошибки при заполнении первичных документов;

Особое внимание нужно обратить на правильность и своевременность составления авансового отчета, на конкретизацию даты (обязательно должны быть указаны день, месяц и год составления авансового отчета). Неотъемлемым условием успешной работы любой бухгалтерии – правильная организация документооборота, а для этого следует ознакомить весь персонал с графиком документооборота. Следовало бы усилить контроль, за выдачей подотчетных сумм лицам, не отчитавшимся за ранее полученные суммы. Изучение типичных ошибок, допускаемых на предприятии при расчетах с подотчетными лицами позволяет утверждать, что большинство таких ошибок происходит не из-за сложности в их бухгалтерском учете и отсутствия контроля, за расчетами с работниками. Так же следует строго следить за сроками сдачи подотчетных сумм, систематически проводить внутренний аудит, следует тщательно следить за сроками выдачи подотчет денежных средств, а также более детально проверять авансовые отчеты подотчетных лиц, проверять детально все прикладываемые документы, обращать внимание на даты этих документов, бухгалтеру организации необходимо осуществлять ежемесячный оперативный анализ дебиторской задолженности, выделяя в составе прочих дебиторов задолженность за подотчетными лицами.

 

3.2     Рекомендации по предварительному планированию командировочных расходов

 

 В  ходе  исследования  порядка  организации  и  ведения  учета  расчетов  с  подотчетными лицами в ОВО при УМВД важно не только выявить недостатки, но и наметить пути совершенствования данной группы учетных операций.

Исходя  из  выявленных  в  процессе  исследования  нарушений  в  системе внутреннего контроля, а также установленные нарушений, предлагаются следующие  рекомендации,  направленные  на  совершенствование  ОВО при УМВД  и учета расчетов с подотчетными лицами.

Так как в ОВО при УМВД не производится плановый расчет сумм командировочных расходов им необходимо его составить для лучшего учета с подотчетными лицами. С 16 по 28 июня планируется поездка Пироговой Ольги  Сергеевны повышения квалификации в город Ханты – Мансийск. Пример сметы командировочных расходов приведен в таблице 2.

Таблица 3 – Смета командировочных расходов

Вид затрат	Расчет	Сумма,  руб.
Гостиничные расходы	3000 руб. x 12 дней	36000
Транспортные расходы               (авиабилеты до места назначения    и обратно)	3300 руб. x 2	6600
Транспортные расходы в месте       командировки	300 руб.	300
Расходы на телефонную связь	1000 руб.	1000

Окончание таблицы 3

 

 

Суточные                           Рассчитываются исходя из           100 руб/сут. (сумма               зафиксирована в коллективном       договоре)	100руб. x 12 дней	1200
Итого к выдаче под отчет на командировку		45100

 

 Смета нужна для  определения суммы аванса на  командировочные расходы, который  необходимо выдать сотруднику  перед поездкой. Обычно необходимость  в ее составлении возникает, если  сотрудники ездят в командировку  часто и по несколько человек. В смете надо сделать ссылку  на приказ о направлении в  командировку, место и срок командировки, а также расчет сумм по каждому  виду командировочных расходов. основанием для расчета расходов на гостиницу и общественный транспорт в месте командирования могут быть сведения контрагента (или сведения из сети Интернет). Суточные рассчитываются исходя из норматива, установленного в организации.

Составленная смета представляется начальнику на утверждение до начала командировки. Перед поездкой командированному сотруднику выдается денежный аванс в соответствии со сметой.

 

3.3    Рекомендации по разработке положения о расчетах с подотчетными  лицами

 

Перечень подотчетных лиц и все самые важные сроки для них можно прописать в специальном Положении

Теперь прежде, чем получить деньги, работник должен написать заявление в произвольной форме. Руководитель (или уполномоченный им сотрудник) собственноручно указывает в заявлении сумму выделяемых средств и срок, на который она выдается. А также ставит свою подпись и дату.

Бланк заявления можно разработать самостоятельно и утвердить его в качестве приложения к Положению о расчетах с подотчетными лицами (см. образец ниже). В этом же документе можно прописать перечень подотчетников, сроки проверки авансовых отчетов и окончательного расчета с сотрудниками. О том, что эти сроки руководитель компании устанавливает на свое усмотрение, сказано в пункте 4.4 нового Положения о кассовых операциях.

(Печатать положение ОВО)

 В  Положении о подотчетниках следует прописать срок, в который работники должны передавать в бухгалтерию авансовые отчеты и оправдательные документы. Но устанавливать его на свое усмотрение нельзя: он четко регламентирован законом. Как и раньше, это три рабочих дня. Причем отсчитывают их со дня, когда истек период, на который были выданы наличные. Либо со дня выхода на работу (например, после командировки, отпуска, болезни и т. п.). Раньше продлевать срок сдачи авансового отчета разрешалось только в связи с командировкой.

Положение о подотчетных лицах не является обязательным документом. Но практика показывает, что иметь его полезно: у сотрудников возникает меньше вопросов, они реже опаздывают с авансовыми отчетами. Вы можете утвердить Положение приказом руководителя, а затем ознакомить с ним работников под роспись.

Помимо различных сроков в Положении нужно указать основные требования к подотчетным сотрудникам

Обязательно прописать в Положении правило о том, что работник может получить деньги, только если полностью погасил задолженность по предыдущему подотчету (4).

Теперь же, прежде чем взять новую сумму, нужно вернуть остаток предыдущей.

Если подотчетное лицо вовремя не вернул остаток средств, удержите их из зарплаты

Издать приказ руководителя об удержании соответствующей суммы из зарплаты сотрудника (в произвольной форме). Сделать это надо не позднее одного месяца со дня, когда истек срок возврата подотчета (ст. 137 Трудового кодекса РФ). Пусть работник распишется на приказе о своем согласии (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0).

Эти пункты стоит включить в Положение.

1. Сроки проверки и  утверждения авансовых отчетов.

2. Сроки окончательных  расчетов с сотрудниками.

3. Срок, в который работники  должны передавать авансовые  отчеты и оправдательные документы.

4. Правило о том, что  работник может получить деньги, только если погасил долг по  предыдущему подотчету.

5. Перечень документов, подтверждающих затраты.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В  процессе  своей  финансово  -  хозяйственной  деятельности  предприятия  и  организации  практически  постоянно  сталкиваются  с  необходимостью  производить расчеты наличными деньгами (не связанные с выплатой заработной  платы)  как  с  юридическими,  так  и  с  физическими  лицами.  Денежные средства  для  этих  целей,  как  правило,  выдаются  под  отчет  сотрудникам,  состоящим в ОВО при УМВД. Целевое использование полученных  под отчет наличных  денежных  средств  должно  быть  подтверждено  документально.

Кроме того, особое внимание следует обращать на обоснованность и правильность  включения  произведенных  подотчетными  лицами  хозяйственных,  командировочных, в состав себестоимости продукции (работ, услуг),  соответствии их величины установленным нормативам. 

Для рассмотрения особенностей организации и учета расчетов с подотчетными лицами были использован практический учетный материал в ОВО пи УМВД по Белоярскому району

Проведенное  исследование  состояния  учета  расчетов  с  подотчетными лицами в ОВО при УМВД показало, что в учете данной группы внутрихозяйственных  операций  имеют  место    случаи  нарушения    методологических  принципов ведения бухгалтерского учета и требований  нормативных документов, действующих в Российской Федерации.

В ходе проверки организации расчетов с подотчетными лицами,  проведенной ОВО при УМВД были выявлены следующие нарушения:

1. авансовые отчеты подотчетными лицами сдаются несвоевременно;
2. нарушаются сроки сдачи неиспользованных подотчетных сумм;
3. ошибки при заполнении первичных документов;

В  связи  с  этим  в  ОВО при УМВД рекомендуется сделать следующее: следует строго следить за сроками сдачи подотчетных сумм, систематически проводить внутренний аудит, следует тщательно следить за сроками выдачи подотчет денежных средств, а также более детально проверять авансовые отчеты подотчетных лиц, проверять детально все прикладываемые документы, обращать внимание на даты этих документов, бухгалтеру организации необходимо осуществлять ежемесячный оперативный анализ дебиторской задолженности, выделяя в составе прочих дебиторов задолженность за подотчетными лицами, а так же следует составлять смету командировочных расходов.

Таким образом, пристальное  внимание к перечисленным ошибкам, их устранение  поможет    избежать  возможных  штрафных  санкций  и  повторных ошибок.

Для улучшения и упрощения работы предлагается разработать  бланк заявления и утвердить его в качестве приложения к Положению о расчетах с подотчетными лицами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Гражданский Кодекс Российской Федерации.
2. Налоговый Кодекс Российской Федерации.
3. Трудовой Кодекс Российской Федерации.
3. Федеральный закон «О бухгалтерском учете».2013.-14с.
4. Бабаева З.Д. Бухгалтерский учет финансово-хозяйственной деятельности организаций: методология, задачи, тесты, ситуации. Учебное пособие (УМО). - М.: Финансы и статистика. 2012. - 544 с.
5. Веретенникова И.И. Финансы и статистика 2012. - 192 с.
6. Власова В. М. Первичные документы – основы бухгалтерской отчетности. - 4-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика.2013. - 400
7. Каморджанова Н.А., Карташова Н.А. Бухгалтерский учет в схемах и 
   рисунках: Учеб.пособие для студ. вузов, обуч. по экон. спец. - 3-е изд. доп. и 
   перераб. - М.: ИНФРА - М, 2010. - 496с.: ил. - (Высшее образование).
8. Керимов В.Э. Бухгалтерский учет на производственных предприятиях: Учебник (МО РФ)- 4-е изд., с изм. и доп. - М.: Дашков и Ко. 2012- 580 с.
9. Козлова Е.П. Бухгалтерский учет в организациях. - М: Финансы и статистика, 2011. - 752 с.
10. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учеб. пособие.-М.:ИНФРА-М,2012. - 639с.
11. Кондраков Н.П. Бухгалтерский финансовый, управленческий учет. -М.:ТК Велби, «Проспект»,2013. - 687с.
12. Новодворский В.Д., Пономарева Л.В. Бухгалтерская отчетность организации: Учеб.пособие. - 4-е изд. перераб. и доп. - М.: Изд-во «Бухгалтерский учет»,2012. - 304с.
13. Палий В.Ф. Бухгалтерская отчетность: особенности, - М.: Бератор-Пресс,2013.-216с..
14. Сорокина В.М. Бухгалтерская (финансовая) отчетность организации: учеб, пособие для вузов (УМО). - М.: Финансы и статистика 2012. - 152 ,с.
15. Шеремет А.Д. Управленческй учет. Учебное пособие. – М.: ФБК – Пресс,2013г. – 344с.