Расчеты с подотчетными лицами

ВВЕДЕНИЕ

 

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.

Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета.

Проблема правильного отражения в учете расчетов с подотчетными лицами остается наиболее важной в организации бухгалтерского учета на предприятии, так как в процессе данных расчетов используется денежная наличность, которая является одной из главных основ производственной деятельности современного предприятия.

Актуальность данной темы заключается в том, что изучение выбранной темы дает возможность оценить способы избежание ошибок, допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами.

Базой дипломной работы является « Отдел Вневедомственной Охраны» по городу Белоярский, находится по адресу: Российская Федерация,628161,Ханты-Мансийский автономный округ – Югра. г.Белоярский, 1 микрорайон, дом 12. Сокращенное наименование «ОВО» по Белоярскому району. ИНН 8601047640,КПП 861143001.                                                                                                         

Изучение выбранной темы предполагает достижение следующей цели-рассмотреть учет и  выявить ошибки, допущенные в организации расчетов с подотчетными лицами в  ОВО при УМВД и дать рекомендации по их устранению.                                                                                                               

 

 

Поставлены следующие задачи:

-  ознакомиться с организационной структурой предприятия;                                               -  изучить с учетную политику предприятия; 

-  рассмотреть порядок учета, состав первичных и учетных регистров расчетов с подотчетными лицами в соответствие с действующими правилами бухгалтерского учета и нормативными документами;                                                           

- подробно изучить учет расчетов с подотчетными лицами

-  разработать рекомендации по устранению ошибок, выявленных в организации расчетов с подотчетными лицами в ОВО при УМВД, по предварительному планированию командировочных расходов, по разработке положения о расчетах с подотчетными  лицами.

Объект исследования – организация расчетов с подотчетными лицами. Предмет исследования – Отдел вневедомственной охраны при УМВД по Белоярскому району, находящееся в городе Белоярский, основным видом деятельности, которого является  призванных защищать  собственность, интересы личности,  общества и государства от преступных и иных противоправных посягательств.         Структура данной дипломной работы определилась в связи с целью и задачами исследования. Дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и приложений.

 

 

 

 

 

 

 

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

 

1.1 Учет расчетов с подотчетными лицами в бюджетных организациях

 

Для учета расчетов с подотчетными лицами предназначен счет 020800000 " Расчеты с подотчетными лицами". На счете учитываются расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам. Наличные денежные средства выдаются работникам бюджетного учреждения:

1. Для закупки материальных ценностей (как правило, для хозяйственных нужд);                                                                     
2. В виде авансов на командировки;

   Порядок выдачи денежных средств под отчет определяется приказом по организации, в котором должны быть отражены следующие элементы:

1. Круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет. В этот перечень не входят работники, которые могут направляться в служебные командировки, так как в них может быть направлен практически любой работник. Договоры о полной материальной ответственности с командированными работниками также не заключаются;
2. Предельный размер подотчетных средств. Суммы, выдаваемые командированным работникам, определяют расчетным путем исходя из норм возмещения стоимости проезда, количества дней командировки, норм суточных и квартирных.
3. Сроки представления авансового отчета об израсходовании подотчетных сумм или их возврата. По общему правилу максимальный срок, в течение которого авансовый отчет должен быть представлен, не должен превышать трех рабочих дней.

Обязательное условие при выдаче подотчетных сумм за счет бюджетных средств - обеспечение финансированием по соответствующей статье бюджетной классификации.

К счету 020800000, в соответствии с Планом счетов может быть открыто до 16 аналитических счетов. Это такие счета, как:

0 208 11 000 "Расчеты с подотчетными  лицами по оплате труда";

0 208 12 000 "Расчеты с подотчетными  лицами по прочим выплатам";

0 208 13 000 "Расчеты с п/о лицами по начислениям на оплату труда";

0 208 21 000 "Расчеты с подотчетными  лицами по оплате услуг связи";

0 208 22 000 "Расчеты с п/о лицами по оплате транспортных услуг";

0 208 23 000 "Расчеты с п/о лицами по оплате коммунальных услуг";

0 208 24 000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование имуществом";

0 208 25 000 "Расчеты с подотчетными  лицами по оплате услуг по  содержанию имущества";

0 208 26 000 "Расчеты с подотчетными  лицами по оплате прочих услуг";

0 208 31 000 "Расчеты с п/о лицами по приобретению основных средств";

0 208 32 000 "Расчеты с подотчетными  лицами по приобретению нематериальных  активов";

0 208 34 000 "Расчеты с подотчетными  лицами по приобретению материалов";

0 208 61 000 "Расчеты с подотчетными  лицами по оплате пенсий, пособий  и выплат по пенсионному, социальному  и медицинскому страхованию населения";

0 208 62 000 "Расчеты с подотчетными  лицами по оплате пособий по  социальной помощи населению";

0 208 63 000 "Расчеты с подотчетными  лицами по оплате пенсионных  пособий, выплачиваемых организациями  сектора государственного управления";

0 208 91 000 "Расчеты с подотчетными  лицами по оплате прочих расходов";

Авансы под отчет выдаются только лицам, работающим в бюджетном учреждении. Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется код экономической классификации расходов бюджетов бюджетной классификации Российской Федерации, на который должен быть отнесен расход, и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.

Деньги, выданные под отчет, могут расходоваться только на те цели, которые предусмотрены при их выдаче. Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. В случаях непредставления в установленный срок авансовых отчетов об израсходовании подотчетных сумм или невозврата в кассу остатков неиспользованных авансов учреждения имеют право производить удержание этой задолженности из заработной платы лиц.

Авансовый отчет ранее составлялся по ф.286 (0504601 по ОКУД). Инструкция 70н не предусматривает определенной формы авансового отчета. В п.18 Приложения № 3 к Инструкции 70н приведены обязательные реквизиты этого первичного документа. Для аналитического учета расчетов с подотчетными лицами используются:

- Журнал по расчетам с подотчетными лицами.

- Карточка учета средств и расчетов.

 Для учета расчетов  с подотчетными лицами предназначен счет 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами". Счет активный. Ранее в случае перерасхода по авансовым отчетам счет 160 имел кредитовое сальдо, которое отражалось в пассиве баланса. Поскольку счет 020800000 активный, перерасход по подотчетным суммам, образовавшийся на отчетную дату, показывается в активе баланса с минусовым значением.

По дебету соответствующих аналитических счетов счета 20800000 "Расчеты с подотчетными лицами" отражается выдача под отчет наличных денежных средств. При этом кредитуется счет - 020104000 "Выбытия из кассы".

По кредиту соответствующих аналитических счетов счета 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" отражаются израсходованные суммы аванса в корреспонденции с дебетом счетов:

010600000 "Вложения в нефинансовые  активы", соответствующие аналитические  счета;

030211000 "Уменьшение кредиторской  задолженности по оплате труда";

030261000 "Уменьшение кредиторской  задолженности по социальному  страхованию населения";

030262000 "Уменьшение кредиторской  задолженности по социальной  помощи населению";

030263000 "Уменьшение прочей  кредиторской задолженности по  социальным пособиям, выплачиваемым  организациями сектора государственного  управления";

040120000 "Расходы текущего  финансового года", соответствующие  аналитические счета.

возвращение остатка подотчетных сумм в корреспонденции с дебетом счета 020104510 "Поступления в кассу".

Счета 020811000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда" и 020861000 "Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий и выплат по пенсионному, социальному и медицинскому страхованию населения" используются, как правило, при выдаче начисленных сумм оплаты труда и пособий, включая пособия по временной нетрудоспособности, через раздатчиков. 

 

 

Таблица 1 - Отражение операций по счету "Учет расчетов с подотчетными лицами"

Содержание операций	Дебет счета	Кредит счета
На сумму наличных денежных средств, выданных из кассы.	0 208 00 000 "Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц"	0 201 04 000 "Выбытие из кассы"
При предоставлении ав. отчета на сумму произведенных расходов	0 401 20 000 "Расходы текущего  финансового года"	0 208 00 000 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц"
На сумму неиспользованных и возвращенных в кассу наличных денежных средств.	0 201 04 000 "Поступление в  кассу"	0 208 00 000 "Уменьшение дебиторской  задолженности подотчетных лиц"

 

Признаками грамотного и полного ведения учета расчетных операций с подотчетными лицами в бюджетных организациях являются:

1. Наличие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку.
2. Правильность возмещения командировочных расходов (суточные, квартирные, стоимость проезда).
3. Наличие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке.
4. Правильность и своевременность составления авансовых отчетов.
5. Правильность возмещения затрат на хозяйственные нужды.
6. Наличие оправдательных документов.
7. Полнота и своевременность сдачи в кассу остатка подотчетных сумм.
8. Правильность возмещения затрат при краткосрочных загранкомандировках (при этом следует помнить, что пересчет расходов по загранкомандировкам, выраженных в иностранной валюте, производится на момент прибытия работника из командировки).
9. Правильность составления бухгалтерских проводок по операциям с подотчетными лицами.
10. Правильность выведения остатков на конец месяца по счету 020800000 "Расчеты с подотчетными лицами".

К основным нарушениям порядка выдачи подотчетных сумм можно отнести:

1. Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя учреждения могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы.
2. Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы.

К основным нарушениям при оформлении командировочных расходов:

1. Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку.
2. Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке.
3. Несоблюдение установленных норм командировочных расходов.
4. Отсутствие приказов (распоряжений) об уплате суточных сверх установленных норм.
5. Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.