Принципы учета и оценки дебиторской и кредиторской задолженности

 

 

6. Учет расчетов с  подотчетными лицами

 

Подотчетными лицами называют работников организации, получивших денежные авансы на командировочные расходы и хозяйственные нужды.

Командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Не считается командировкой служебная поездка лица, постоянная работа которого носит разъездной характер или протекает в пути.

Наличные денежные средства под отчет на хозяйственные нужды выдаются только лицам, список которых утверждается руководителем предприятия. Основанием для выдачи подотчетных средств на командировочные расходы служит командировочное удостоверение или приказ руководителя предприятия. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

В расходном кассовом ордере, которым оформляется выдача наличных денежных средств, указывается целевое назначение подотчетной суммы. Расходование подотчетных средств на иные цели не допускается.

Сроки, на которые выдаются деньги на те или иные цели, устанавливаются приказом руководителя. Если сроки приказом не установлены, то работники должны отчитываться не позже чем через три рабочих для после получения соответствующей суммы.

Для погашения полученного аванса по истечении установленного срока подотчетные лица представляют в бухгалтерию предприятия авансовый отчет  (унифицированная форма №АО-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.01 №55).

К авансовым отчетам прилагаются оправдательные документы на расход подотчетных сумм:

• командировочное удостоверение с отметками о месте и времени нахождения в командировке,
• проездные билеты,
• квитанции гостиниц,
• чеки, счета на покупку материальных ценностей и др.

По авансам на административно-хозяйственные и операционные расходы отчеты должны представляться по истечении срока, на который выдан аванс, а на расходы по командировкам - не позднее 3 дней по возвращении из командировки одновременно с письменным отчетом руководителю предприятия о проделанной работе за время командировки. 

 На основании авансового  отчета, бухгалтерия погашает аванс (списывает с работника числящиеся  за ним подотчетные суммы), а в случае необходимости выплачивает работнику разницу между фактически потраченными суммами и суммой аванса (перерасход). Выданные, но не израсходованные суммы подлежат возврату.

Таблица 1.2. Расчеты с подотчетными лицами на счете 71

№	Содержание операции	Дебет	Кредит
1	Выданы из кассы подотчетные средства	71	50
2	Приобретены материалы из подотчетных средств	10	71
2	Осуществлены общехозяйственные расходы из подотчетных средств	26	71
3	Возвращен остаток неизрасходованных подотчетных сумм в кассу	50	71
4	Возмещен перерасход подотчетных сумм	71	50
5	Списаны невозвращенные в срок подотчетные суммы	94	71

Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 №729 устанавливает следующие размеры командировочных расходов:

- по найму жилого помещения - в размере фактических расходов, подтвержденных документами, но не более 550 рублей в сутки;  

- по дополнительным расходам (т.н. суточные) - 100 рублей за каждый  день командировки.

В этом же постановлении установлены нормы оплаты проезда на различных видах транспорта. Например, по железной дороге вы должны путешествовать минимум в плацкартном вагоне. Если же организация не относится к "бюджетным", размеры командировочных расходов должны определяться коллективным договором. Они могут быть какими угодно, но не могут быть меньше установленных Правительством РФ. 1

Если сотрудник не предоставил документы, подтверждающие расходы на проживание, то затраты на эти цели возмещают ему в сумме, которую утвердил руководитель организации. Все, что было выплачено выше необходимо включить в налогооблагаемый доход работника.

Пример. Работник Иванов А.А. был направлен в командировку в другой город для проведения переговоров с покупателями о поставке товаров и подписании договора. 1 августа 2009 г. работнику были выданы под отчет денежные средства в размере 11 500 руб. Срок командировки 3 суток – с 1 августа по 3 августа.

По прибытии из командировки работник представил авансовый отчет с приложенными документами: проездные документы на сумму 6 500 руб., счет из гостиницы на сумму 4 500 руб. На командировочном удостоверении дата убытия в командировку и дата прибытия соответственно 1 августа 2009 г. и 3 августа 2009 г. Размер суточных в организации согласно приказу руководителя составляет 100 руб. в сутки.

Авансовый отчет №258 был утвержден руководителем организации 5 августа 2009 г.

В учете организации формируются следующие проводки:

1 августа:

 Д-т сч. 71  К-т сч. 50-1 – 11 500 руб. – выданы денежные средства работнику под отчет

5 августа:

Д-т сч. 26  К-т сч. 71 – 11 000 руб. – отнесены на расходы стоимость проездных билетов и стоимость услуг по проживанию командированного лица;

Д-т сч. 26  К-т сч. 71 – 300 руб. – начислены суточные за 3 суток нахождения в командировке;

Д-т 50-1  К-т сч. 71  - 200 руб. – возвращены деньги подотчетным лицам.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

 

7. Учет прочих операций  с персоналом

 

Счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» служит для получения обобщенной информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами. Обычно к счету 73 открывают субсчета:

73-1 «Расчеты по предоставленным  займам»;

73-2 «Расчеты по возмещению  материального ущерба».

При предоставлении кредита работникам организации, например, на строительство садовых домиков, приобретение квартир, дебетуют счета 50, 51 в корреспонденции с кредитом субсчета 73-1. При погашении ссуды составляют корреспонденцию:

Д-т сч. 73  К-т сч. 50; сч. 51, сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

На этом субсчете учитывают расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работникам организации в результате недостач и хащений денежных и ТМЦ, брака, а также по возмещению других видов ущерба:

Д-т сч. 73-2  К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и 98 «Доходы будущих периодов» (на разницу в стоимости недостающих ТМЦ) или 28 «Брак в производстве».

По кредиту субсчета 73-2 производят записи в корреспонденции со счетами 70 (на удержания из сумм по оплате труда), 84 – «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» при отказе суда в удовлетворении иска.

Аналитический учет по счету 73 ведут по каждому работнику организации.

Пример. Работнику ЗАО «Руssкий Sтандарт» 16 июня 2009 г. был выдан заем наличными денежными средствами из кассы организации на сумму 50 000 руб. сроком на 3 месяца. Сумма процентов за пользование займов составляет 9 % в год. Проценты удерживаются из заработной платы работника ежемесячно. Возврат займа осуществляется единовременно не позже 16августа 2009г.

Эти операции в учете организации отразятся следующим образом:

16 июня: Д-т сч. 73  К-т сч. 50-1  – 50 000 руб. – выдан заем работнику.

30 июня: Д-т сч. 73  К-т сч. 91  - 184,93 руб. – начислены проценты за пользование займом с 16 июня по 30 июня 2009 г. (50 000 руб. х  9:100:365 дн х 15 дн.);

Д-т сч. 70  К-т сч. 73 – 184,93 руб. – удержана сумма процентов из заработной платы работника..

31 июля: Д-т сч. 73  К-т сч. 91 – 382,19 руб. – начислены проценты за пользование займом с 1 июля по 31 июля 2009 г. (50 000 руб. х 9:100:365 дн. х 31 дн.);

Д-т сч. 70  К-т 73 – 382,19 руб. – удержана сумма процентов из заработной платы работника.

16 августа: Д-т сч. 73  К-т 91 – 197,26 руб. – начислены проценты за пользование займом с 1 августа по 16 августа 2009 г.;

Д-т сч. 50   К-т сч. 73 – 50 000 руб. – заем возвращен работником в кассу.

31 августа: Д-т сч. 70  К-т сч. 73 – удержана сумма процентов из заработной платы работника.

 

8. Учет расчетов с  прочими дебиторами и кредиторами

 

Учет расчетов между головной и дочерними компаниями

Если организация имеет филиалы (Санкт-Петербург, Новосибирск, Самара, Ростов-на-Дону), выделенный на отдельный баланс, то для учета расчетов с этим филиалом по выделенному имуществу к счету 79 «Внутрихозяйственные расчеты» открывается субсчет 1 «Расчеты по выделенному имуществу». Такой же субсчет должен открыть филиал для учета расчетов с головным отделением организации.

В учете головной организации передача  имущества собственным филиалам отражается бухгалтерской записью:

Д-т сч. 79-1  К-т счетов 01 , 03 , 04, 10 и т.п.

При передаче филиалу основных средств, нематериальных активов, а также имущества, предназначенного для сдачи в аренду, следует списать сумму начисленной амортизации:

Д-т счетов 02, 05  К-т сч. 79-1

В учете филиалов получение имущества от головной организации будет отражено следующими бухгалтерскими записями:

1) Д-т счетов 01, 03, 04, 10 и т.п.  К-т сч. 79- 1

2) Д-т сч. 79- 1 К-т счетов 02, 05

Стоимость ценностей, переданных филиалу для использования в не связанных с производством целях, облагается НДС:

Д-т сч. 91- 2 «Прочие расходы»

К-т сч. 68-2 «Расчеты с бюджетом по НДС».

Помимо имущества, головная организации может передать филиалу денежные средства, затраты, средства в расчетах (дебиторскую и кредиторскую задолженность).

Для учета текущих расчетов с филиалом (не связанных с передачей имущества), к счету 79 «Внутрихозяйственные расчеты» открывается субсчет 2 «Расчеты по текущим операциям».

Такой же субъект должен открыть филиал для учета расчетов с головной организацией.

В учете головной организации при передаче филиалам денежных средств, затрат и средств в расчетах в бухгалтерском финансовом учете составляется бухгалтерская запись:

Д-т сч. 79-2  К-т счетов 50, 52, 20, 25, 62, 76.

Кроме активов и дебиторской задолженности, головная организация может передать филиалу и кредиторскую задолженность:

Д-т сч. 60, 76 к-т сч. 79-2.

В бухгалтерском учете филиалов при получении такой задолженности составляются обратные записи:

Д-т сч.79-2 К-т счетов 60, 76

В свою очередь, филиал также может передать свои активы, затраты и средства головной организации.

Таблица 1.3. Схема некоторых бухгалтерских проводок по субсчету 79-2

№ п/п	Содержание операции	Организация		Филиал
		Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
1	Передача материалов для хозяйственных нужд	79-2	10	10	79-2
2	Передача товаров с наценкой (с целью упрощения, расчеты по НДС не отражены)	79-2, 42 «Торговая наценка»	41-2 «Товары в розничной торговле», 79-2	41-2, 79-2	79-2, 42
3	Передача филиалом наличных денег	50	79-2	79-2	50
4	Отражение возмещения филиалом общих расходов организации	79-2	44 (26)	44 (26)	79-2
5	Оказание материальной помощи работникам филиала (прибыль учитывается на балансе организации)	84	79-2	79-2	84