Практическая технология эффективной автоматизации бухгалтерского учета

- полная настраиваемость: возможность изменять и дополнять план счетов, систему проводок, настройки аналитического учета, формы первичных документов, формы отчетности;

- возможность автоматической печати выходных первичных документов.

Исходными данными для  программы являются проводки, вносимые в журнал хозяйственных операций. В программу следует вводить  все проводки, отражающие хозяйственную деятельность предприятия. Программа рассчитана на хранение большого числа проводок – десятков и сотен тысяч, однако среди них всегда можно найти нужные по дате, счетам дебета и кредита, сумме или содержанию. Кроме этого можно ограничить «видимость» проводок за год, полгода, квартал и т.д.

Программа позволяет вводить  проводки следующими способами:

- при ручном вводе проводок в журнал указывается дата, корреспонденция счетов, сумма и содержание операции. Если по указанным счетам ведется аналитический учет, то программа потребует ввести признаки аналитического учета (субконто). Если по счетам проводки ведется количественный и/или валютный учет, то программа потребует ввести количество и/или сумму в валюте.

- использование типовых операций позволит автоматизировать ввод стандартных или часто используемых операций. При вводе типовой операции создаются одна или несколько проводок, причем суммы этих проводок могут вычисляться автоматически. Например – можно оприходовать материалы и сразу же списать по ним НДС, начислить зарплату и сразу же определить отчисления в пенсионный фонд и другие фонды и т. д. С помощью типовых операций можно также закрыть счета, рассчитать прибыль.

С помощью режима «Документы и расчеты» в журнал операций можно  ввести данные о некотором документе (платежном поручении, накладной  и т.д.) или расчете (прибыли, налогов, переоценки валюты и т. д.) и связанные  с ними проводки, которые автоматически  рассчитываются по заданным формулам. Можно установить автоматический перерасчет проводок, связанных с документом или расчетом. Эта возможность  очень удобна для таких операций как переоценка валюты, расчет прибыли  и налогов и т.д.

Программа позволяет при  вводе проводок автоматически формировать  и распечатывать выходные документы. Один раз введя реквизиты операции (количество, сумму, дату и т.д.), можно  сразу получить и проводки в журнале  операций, и выходной (первичный) документ (платежное поручение, накладную, счет, расходный или приходный ордер).

На основании введенных  проводок формируется отчетность и  различные вспомогательные документы:

- оборотно-сальдовые ведомости

- анализ счета;

- обороты счета;

- журнал – ордер и ведомость по счету;

- сводные проводки;

- анализ счета по датам;

- отчет по журналу операций;

- карточку счета.

Документы могут содержать  сведения за месяц, квартал, год или  любой другой период времени.

Кроме журнала операций программа  поддерживает несколько списков справочной  информации (справочников):

- план счетов;

- список видов объектов аналитического учета;

- списки объектов аналитического учета (субконто);

- констант и т.д.

В программе существует режим  формирования произвольных отчетов, позволяющий  на некотором бухгалтерском языке  описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты  по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые  в налоговые органы, кроме этого  данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа  финансовой деятельности организации  в произвольной форме.

При самом простом использовании  «1С: Бухгалтерии» можно ограничиться только простым ведением синтетического учета. При этом можно вводить  проводки и на их основе получать оборотно-сальдовые  ведомости, карточки счетов, главную  книгу, вести кассу, обрабатывать банковские документы, печатать платежные документы  и выдавать отчеты для налоговых  органов.

Полностью возможности программы  «1С: Бухгалтерия» раскрываются при  ведении аналитического учета. В  этом случае программа позволит отслеживать  расчеты с конкретными покупателями и поставщиками, учитывать наличие  и движение товаров и основных средств, выполнение договоров. Расчеты  по зарплате и с подотчетными лицами и т.д.

Кроме этого программа  имеет функции сохранения резервной  копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.

Вместе с продуктом  предлагается широкий перечень заполняемых  форм первичных документов, но если пользователя не устраивает какой-либо документ, он может изменить его  печатную форму и алгоритм заполнения. Пользуясь внутренним макроязыком, можно описать практически любой  документ. Реализованные в базовом  комплекте алгоритмы переоценки валюты и начисления амортизации  требуют от пользователя строгого соблюдения правил отражения информации на счетах. Система формирует всю отчетность, предоставляемую в налоговые  инспекции. Для этого используется генератор отчетов, в котором  при помощи внутреннего макроязыка создаются собственные отчетные документы. Чтобы расширить функциональное наполнение САБУ, можно разработать  собственные алгоритмы переоценки валютных пассивов и активов в  зависимости от действующего законодательства, начисления амортизации по нематериальным активам, формирования учетных регистров.

Помимо описанного продукта, существуют следующие автоматизированные системы: “АУБИ”, СуперМенеджер, ИНФО–Бухгалтер, ФОЛИО, Инфин – Бухгалтерия, БОСС, БЭСТ, АККОРД.

 

 

 

 

 

 

 

2.  Практическая технология эффективной автоматизации бухгалтерского учета

2.1 Подготовка  к автоматизации

 

Распространенным заблуждением является то, что автоматизация бухгалтерского учета начинается с покупки программы и затем происходит "введение данных в программу". Для того чтобы перевод бухгалтерии на компьютер был эффективен и дал результат, начинать необходимо с подготовки, которую условно можно разбить на пять этапов.

 

1. Этап I. Оптимизация бухгалтерского учета

 

Современные программы по автоматизации бухгалтерского учета - очень гибкие системы, они позволяют настраивать на нужды конкретного предприятия буквально все, начиная от плана счетов и кончая формами отчетности в налоговую инспекцию. Проводится анализ имеющейся на предприятии системы бухгалтерского учета, а именно:

1. Применяемый план счетов  и использование конкретных счетов.

2. Применяемая аналитика  по различным счетам.

3. Использующиеся типовые  проводки для отражения хозяйственных  операций.

4. Формы и содержание  первичной документации.

5. Формы учетных регистров.

Анализ производится на предмет  того, что можно изменить для улучшения  бухгалтерского учета. Вот конкретный пример. Если организация оказывает  услуги и реализацию учитывает по оплате, то при получении на расчетный  счет реализации можно сразу же автоматически  начислять не только НДС, но и налоги на пользователей автодорог и  содержание ЖКХ. В результате в любой  момент можно будет посмотреть кредитовый остаток по счету 67 «Расчеты по налогу на пользователей автодорог» и увидеть  какая сумма уже "набежала" для уплаты по следующему сроку платежа. Информативность бухучета улучшилась. Ясно, что для проведения такой оптимизации требуется высококвалифицированный и опытный специалист по бухгалтерскому учету и налогообложению, каким является, например, аудитор или опытный главбух. Многие фирмы, внедряющие программы, как раз грешат тем, что их сотрудники прекрасно разбираются в самих программах, а вот в бухучете-то не очень, и автоматизируют они бухгалтерию в том виде, в котором она есть, не используя возможности для улучшения и даже оставляя старые ошибки.

 

2. Этап II. Выбор масштабов автоматизации

 

Под выбором масштабов  автоматизации понимается то, в каком  объеме будет автоматизироваться бухгалтерия  и в каком порядке будут  переведены на компьютер разделы  бухгалтерского учета. Эта проблема тем более актуальна, чем крупнее автоматизируемая организация. Когда речь идет о небольшой фирме, где бухгалтерский учет ведет один-два бухгалтера, то проблема не стоит вообще, бухгалтерский учет надо автоматизировать полностью и сразу весь, потому, что объем работ по автоматизации в малых организациях невелик. Но когда мы имеем дело с крупным предприятием, где бухгалтерский учет ведется четырьмя и более бухгалтерами, имеется большой документооборот, много специфики и нюансов, становится понятно, что, если начинать автоматизировать все сразу, то процесс "завязнет" и результатов не будет. Поэтому для крупной организации, с учетом ее особенностей следует решить:

1. Какие разделы автоматизировать, а какие - нет. Например, если  в отделе сбыта есть своя  программа, при помощи которой  отслеживаются расчеты с заказчиками,  то делать то же самое в  рамках бухучета, наверное, не надо, бухгалтерия может ограничиться  просто отражением проводок по  счетам реализации, товаров отгруженных,  авансов и пр. Часто встречающийся  фактор, также, состоит в том,  что на всех бухгалтеров не  хватает компьютеров, а средств  на их покупку нет, значит, какие-то  разделы неизбежно будут вестись  на бумаге.

2. В каком порядке автоматизировать  разделы. Практика показывает, что  при большом объеме работ по  автоматизации лучше переводить  на компьютер отдельный раздел, осваиваться с ним, получать  результат, затем переходить к  другому разделу и так далее,  а не стараться сделать все  сразу. Очень важно спланировать  порядок автоматизации разделов, чтобы не получалось так, что  какой-то раздел автоматизируется, а потом его опять приходится  донастраивать, чтобы он совмещался с другими. В большинстве случаев начинать надо с ведения главной книги, журнала хоз. операций, расчета налогов и составления отчетности, то есть работы главного бухгалтера.

При выборе масштабов автоматизации  есть еще один аспект. Информация, получаемая из бухгалтерского учета, требуется и в других структурных подразделениях предприятия. Хорошо автоматизированный бухучет в состоянии дать любую информацию с учетом всех специфических требований.

Когда бухгалтерский учет ведется коллективом бухгалтеров, то, очевидно, что программа по автоматизации бухгалтерского учета будет работать в сети, где несколько бухгалтеров работают каждый не своем компьютере. Поэтому важно заранее распределить, какой бухгалтер что будет вести, т.е. провести четкое распределение функций, чтобы впоследствии, при настройке программы каждый на своем рабочем месте имел то, с чем ему предстоит работать.

 

3. Этап III. Постановка задачи

 

Когда определено, что будет  изменяться в бухгалтерском учете, какие разделы в каком порядке будут автоматизироваться, следует четко определить, что автоматизированный бухгалтерский учет будет давать на выходе. На выходе бухучет дает:

1. Первичные документы.

2. Учетные регистры для бухгалтерии.

3. Регистры и информацию для внутренних нужд предприятия

4. Бухгалтерскую отчетность  и расчеты по налогам и другим  платежам.

Постановка задачи состоит  в том, что фиксируется конкретный перечень всех документов и регистров, необходимых на предприятии, которые  должен выдавать автоматизированный бухгалтерский учет, требования к ним. Например, в накладных на отпуск товаров в одной фирме требуется наличие долларового эквивалента цене, в другой фирме - величина торговой наценки, а в третьей и то и другое. Отделу сбыта может потребоваться ведомость отгруженных товаров с указанием продажной цены товара и датой отгрузки.

Если не сделать заранее  четкую постановку задачи, то может  получиться, что программа будет  настроена таким образом, что  требуемые регистры и первичные  документы вообще получаться не будут (например, по причине отсутствия необходимой  аналитики по счетам, которая устанавливается  в самом начале автоматизации).

 

4. Этап IV. Выбор программного средства

 

Только тогда когда  спланирована оптимизация бухучета, определен масштаб и порядок  автоматизации и завершена постановка задачи можно переходить к выбору программы. В противном же случае выяснится, что купленная заранее  или по принципу "подешевле" программа  просто не имеет достаточных возможностей для эффективной автоматизации  предприятия и придется покупать другую программу.

Для того чтобы среди множества  программных продуктов, их версий и  производителей найти оптимальный  для предприятия вариант следует  понимать самое главное: просто плохих и просто хороших программ нет, значит нет и лучшей программы на все  случаи жизни. Те программные продукты, которые продаются и рекламируются  сейчас в России - хорошие продукты, они доказали это тем, что их знают, покупают и используют на протяжении уже нескольких лет множество  предприятий. Отличаются они друг от друга тем, что одни из них лучше  подходят для одних предприятий (с учетом их величины, видов деятельности и других факторов), другие - для других, третьи - для третьих. Таким образом, задача состоит в том, чтобы выбрать оптимально подходящий для конкретного предприятия программный продукт.