Практическая технология эффективной автоматизации бухгалтерского учета

Содержание

 

Введение……………………………………………………………………….3

1. Теоретические основы автоматизации бухгалтерского учета……..4
1. Этапы автоматизации бухучета в России…………………………...4
2. Требования к бухгалтерской системе………………………………..5
3. Элементы компьютерной системы…………………………………...6
4. Особенности компьютерной обработки данных……………………7
5. Программа «1С: Бухгалтерия»……………………………………...8
2. Практическая технология эффективной автоматизации бухгалтерского учета…………………………………………………………………...13

2.1 Подготовка к автоматизации……………………………………….13

2.2.1 Этап I Оптимизация бухучета……………………………………13

2.2.2 Этап II Выбор масштабов  автоматизации………………………14

2.2.3 Этап III Постановка задач………………………………………..15

2.2.4 Этап IV Выбор программного  средства………………………..16

2.2.5 Этап V Вопросы техники………………………………………...18

2.3 Процесс автоматизации…………………………………………….19

Заключение………………………………………………………………….23

Список литературы…………………………………………………………26

 

 

 

 

Введение

Проблемы повышения прибыльности предприятия, эффективности работы персонала, создание оптимальной структуры  управления волнуют любого руководителя. Ему приходится принимать решения  в условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно  держать под контролем различные  аспекты финансово - хозяйственной  деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная  она является в определенной степени  гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных  данных может привести к неверному  управленческому решению и, как  следствие, к серьезным убыткам.

Внедрение бухгалтерских  пакетов и программ позволяет  автоматизировать не только бухгалтерский  учет, но и навести порядок в  складском учете, в снабжении  и реализации продукции, товаров, отслеживать  договоры, быстрее рассчитывать заработную плату, своевременно сдавать отчетность.

Из-за небрежности в бухгалтерском  учете предприятие может сильно пострадать или даже потерпеть крах. Примеров тому и очень много, причем часто страдают предприятия, стремящиеся  работать честно. Страдают из-за небрежного ведения внутренней бухгалтерии  предприятия. Страдают также из-за незнания и соответственно невыполнения последних  законов и распоряжений. При ведении  бухгалтерского учета вручную возможны и простейшие арифметические ошибки.

Конечно, компьютер не может  заменить опытного и грамотного бухгалтера, но позволит упорядочить бухгалтерский учет, увеличить количество получаемой информации, повысить оперативность бухучета, уменьшить число арифметических ошибок, оценить текущее финансовое положение предприятия и его перспективы.

 

1. Теоретические основы автоматизации бухгалтерского учета

1.1 Этапы автоматизации  бухгалтерского учета в России

 

В мире существует более  тысячи тиражируемых бухгалтерских  пакетов различной мощности и  стоимости, однако российские бухгалтеры и предприниматели предпочитают отечественные пакеты, как наиболее подходящие для условий переходной экономики и быстрой смены  законодательных актов, регулирующих порядок бухгалтерского учета.

Автоматизация бухгалтерского учета в России происходила в несколько этапов:

- Первый этап разработки программ автоматизации бухгалтерского учета совпал по времени с перестройкой, когда в России появилась реальная потребность в программных продуктах такого типа для нужд малых предприятий и кооперативов, обслуживания временных трудовых коллективов и других новых субъектов бухгалтерского учета. Этот период характеризовался массовым ввозом в нашу страну персональных компьютеров, что в значительной степени обусловило выбор последних в качестве основной аппаратной платформы для бухгалтерских разработок. Большинство программ создавалось в виде АРМ (автоматизированных рабочих мест) и предназначалось для эксплуатации на автономных компьютерах. В это время были популярны первые бухгалтерские программы: "Финансы без проблем" ("Хакерс Дизайн"), "Турбо-бухгалтер" ("ДИЦ"), "Парус" ("Парус").

- Второй этап был связан с развитием коммерческих структур и началом приватизации. Десятки тысяч создаваемых ТОО, АОЗТ и кооперативов нуждались в бухгалтерском учете. На волне всеобщей коммерциализации наблюдался бурный рост тиражируемых разработок, в значительной степени вытеснивших заказные. Энтузиастов-одиночек и временные трудовые коллективы сменили профессиональные группы специалистов, объединившихся в собственные компании, которые хотели получать прибыль с продаваемого тиража бухгалтерских программ. Именно тогда были образованы сегодняшние фирмы-лидеры: "1С", "Диасофт", "Омега", R-Style Software Lab.

- Третий этап развития бухгалтерских систем характеризуется созданием интегрированных программных средств, объединяющих несколько предметных областей автоматизации.

 

1.2 Требования  к бухгалтерской системе

 

Хорошие бухгалтерские системы  вне зависимости от их масштаба, программно - аппаратной платформы и стоимости должны обеспечивать качественное ведение учета, быть надежными и удобными в эксплуатации.

Они должны безошибочно производить  арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и  распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной  печатной формы в другую; производить  накопление итогов и исчисление процентов  произвольной степени сложности; обеспечивать обращение к данным и отчетам  за прошлые периоды (вести архив).

В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут иметь раз личную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого  плана счетов, задающего основные параметры настройки системы  на конкретную учетную деятельность. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать расчетные  нормативы, которые приняты в  текущее время.

Надежность системы в  компьютерном плане означает защищенность ее от случайных сбоев и в некоторых  случаях от умышленной порчи данных. Как известно, современные персональные компьютеры являются достаточно открытыми, поэтому нельзя достоверно гарантировать  защиту чисто на физическом уровне. Важно, чтобы после сбоя разрушенную  базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить  в кратчайшие сроки.

Не менее важно, чтобы  фирма - разработчик бухгалтерской  программы имела значительный опыт работы и солидную репутацию. При  выборе системы следует учитывать  то обстоятельство, что в дальнейшем к продавцу придется неоднократно обращаться и за советом или консультацией, и за заменой устаревшей версии новой.

 

1.3 Элементы компьютерной  системы

 

1. Аппаратные средства.

К ним относятся: оборудование и устройства, из которых состоит  компьютер, в частности центральный  процессор, жесткий диск, устройство чтения CD-ROM, принтеры, сетевые карты  и т.п.

2. Программные средства.

а) Системные программы. К  этим программам, выполняющим общие  функции, обычно относят операционные системы, системы управления базами данных (СУБД), и сервисные программы. Системные программы обычно разрабатывают  поставщики аппаратных средств или  фирмы, специализирующиеся в области  программного обеспечения, и модифицируют с учетом индивидуальных требований.

б) Прикладные (пользовательские) программы - это наборы машинных команд для обработки данных, которые  организация--пользователь разрабатывает  самостоятельно или приобретает  у внешнего поставщика.

3. Документация - описание  системы и структуры управления  применительно к вводу, обработке  и выводу данных, обработке сообщений,  логическим и другим командам.

4. Персонал - работники, которые  управляют системой, проектируют  ее и снабжают программами,  эксплуатируют и контролируют  систему обработки данных.

5. Данные - сведения о хозяйственных  операциях и другая необходимая  информация, которую вводят, хранят  и обрабатывают в системе.

6. Процедуры контроля - процедуры, обеспечивающие соответствующую запись операций, предупреждающие или регистрирующие ошибки.

 

1.4 Особенности  компьютерной обработки данных

 

Способ обработки хозяйственных  операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние  на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом  особенностей, которые следует учитывать  при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия  компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.

Разделение  функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.

Потенциальные возможности появления ошибок и  неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.

Потенциальные возможности усиления контроля со стороны  администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля обработки операций бухгалтерского учета.

Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.

 

1.5 Программа «1С:  Бухгалтерия»

 

Программа «1С: Бухгалтерия» - универсальная бухгалтерская программа, являющаяся самой распространенной  в России. «1С: Бухгалтерия» может  быть настроена самим бухгалтером  на особенности бухгалтерского учета  на своем предприятии, на любые изменения  законодательства и форм отчетности. Один раз, освоив универсальные возможности программы, бухгалтер сможет автоматизировать различные разделы учета: кассу, банк, материалы, товары, основные средства, расчеты с организациями, зарплату и т.д. «1С: Бухгалтерия» успешно используется на малых предприятиях, в торговле, в бюджетных организациях, в СП, на заводах и т.д.

В базовый комплект поставки входят одна или две дискеты, руководство  пользователя и регистрационная  анкета. Для установки и эксплуатации программы компьютер должен иметь:

- операционную систему Windows;

- процессор Intel-80386DX или выше;

- оперативную память не менее 4 Мбайт;

- жесткий диск (используется около 4 Мбайт);

- накопитель на гибких магнитных дисках;

- принтер;

- дисплей.

Для предотвращения возможности  незаконного тиражирования «1С: Бухгалтерия» предоставляется пользователям  в защищенном от копирования виде (ключевая дискета, аппаратный ключ и  др.)

Основные особенности  «1С: Бухгалтерия»:

- ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребностям предприятия;

- возможности ведение количественного и многовалютного учета;

- получение всей необходимой отчетности и разнообразных документов по синтетическому и аналитическому учету;