Порядок ведения кассовых операций

Если клиентом деньги в кассу не были внесены, приходные  кассовые документы возвращаются кассиром бухгалтеру - контролеру. Записи в кассовом журнале аннулируются, приходный  кассовый документ перечеркивается  и подшивается в кассовые документы дня.

Заведующий кассой (старший  кассир) сверяет сумму принятых денег  со справкой и приходными документами  и подписывает справку. Все поступившие  в течение рабочего дня наличные деньги должны быть оприходованы в  операционную кассу и зачислены  на соответствующие счета клиентов в тот же рабочий день. Выдача наличных денег с текущих и корреспондентских счетов клиентов банка производится по:

1) денежным чекам  (Приложение N 8 к Правилам);

2) расходным кассовым  ордерам (Приложение N 9 к Правилам).

Выдача других ценностей  оформляется внебалансовыми ордерами.

После выдачи кассирам под отчет необходимой суммы  наличных денег, заведующий кассой обязан проверить наличие оставшейся в операционной кассе суммы наличных денег и убедиться, что ее остаток, с учетом выданных сумм, соответствует данным книги учета наличных денег операционной кассы и других ценностей в национальной валюте (Приложение N 10 к Правилам) по счету на начало дня.

Кассовые документы  на получение наличных денег клиент банка предъявляет операционному  работнику, который после соответствующей  проверки и оформления передает их бухгалтеру - контролеру, в случае его  отсутствия - кассиру для записи суммы чека в кассовом журнале по расходу и выдает лицу, получающему наличные деньги, контрольную марку от денежного чека или второй экземпляр расходного кассового ордера для предъявления их в кассу.

В течение операционного  дня клиент имеет право получать наличные деньги по двум и более денежным чекам в пределах остатка на его банковском счете.

При недостаточности  денег на соответствующем счете  клиента расходный кассовый документ возвращается клиенту. Передача операционным работником расходных кассовых документов кассиру через получателя наличных денег запрещается.

Получив расходный  документ, бухгалтер - контролер (кассир) обязан:

1) проверить  наличие подписей ответственных  лиц банка, имеющих право разрешать  выдачу наличных денег, и тождественность  этих подписей имеющимся образцам подписей;

2) сличить сумму,  проставленную на документе цифрами,  с суммой, указанной прописью;

3) проверить  соответствие подписей должностных  лиц клиента на расходном документе  с его карточкой образцов подписей.

После выполнения действий указанных в пункте 30 Правил бухгалтер - контролер (кассир) передает расходный кассовый документ кассиру, который обязан:

1) вызвать получателя  наличных денег по номеру чека  или по номеру расходного кассового  ордера и уточнить у него  получаемую сумму;

2) проверить  наличие на документе подписи клиента в получении наличных денег и данных его паспорта (удостоверения личности), а также на обороте денежного чека данных о предъявленном документе, удостоверяющем личность клиента, сверить подпись в получении денег на обороте чека с образцом в предъявленном документе;

3) подготовить  сумму наличных денег, подлежащую  выдаче;

4) сверить номер  контрольной марки, предъявляемой  в кассу, с номером на денежном  чеке и приклеить на него  контрольную марку; при выдаче  по расходному кассовому ордеру сличить данные экземпляров (сумму, наличие подписей);

5) повторно пересчитать  подготовленную к выдаче сумму  денег в присутствии клиента,  выдать ему деньги и подписать  расходный документ.

Выдачу наличных денег кассир производит полными  и неполными пачками по обозначенным на накладках и бандеролях суммам без полистного пересчета при условии сохранения неповрежденной упаковки, а также отдельными корешками банкнот. При этом с пачек в присутствии клиента обязательно срезаются гарантийные швы с личными кодами кассиров (пломбы). Наличные деньги из неполных корешков, а также из пачек с поврежденной упаковкой выдаются кассиром полистным пересчетом. При вскрытии корешков с банкнотами для выдачи наличных денег отдельными листами кассир обязан их предварительно пересчитать.

Выдачу наличных денег кассир производит только в  упаковке банка, производящего выдачу.

В момент выдачи наличных денег кассирам запрещено  производить обмен банкнот и  монет одних достоинств на другие по требованию клиентов. После завершения выдачи наличных денег, по желанию клиента, кассир может произвести обмен банкнот и монет одних достоинств на другие.

Клиент вправе по своему желанию пересчитать в  банке полученные наличные деньги, не отходя от кассы, или в специально отведенном месте для пересчета в присутствии контролера кассы. При выявлении в результате пересчета в присутствии контролера кассы недостачи (излишков) наличных денег составляется акт, недостающая сумма возмещается клиенту банком в тот же день. Затраты, понесенные банком, возмещаются кассовым работником, допустившим недостачу.

Во время  выдачи заработной платы или других выплат по содержанию аппарата банка, по окончании рабочего дня платежную  ведомость на выдачу заработной платы  и остаток аванса, полученные для  выплаты заработной платы работникам банка, кассир вкладывает в мешок, горловина которого прошивается вместе с ярлыком и плотно завязывается шпагатом без узлов и надрывов. На ярлыке указываются дата упаковки, сумма вложения и проставляется код кассира или его именной штамп и подпись. Концы шпагата завязываются глухим узлом и пломбируются кассиром. Указанный мешок сдается заведующему кассой под расписку в книге учета принятых и выданных денег (ценностей) кассиром (Приложение N 6 к Правилам) на хранение до утра следующего рабочего дня с оформлением приходного внебалансового ордера.

В банках, где  приходные и расходные операции выполняются заведующим кассой, отчетная справка не составляется, а кассовые обороты включаются в сводную справку о кассовых оборотах за день (Приложение N 11к Правилам).

Для каждого  обменного пункта банк устанавливает  размер аванса в наличной иностранной  валюте и наличных тенге, который  обеспечивает работу пункта на протяжении дня. В выходные и праздничные дни, а также в зависимости от объемов производимых операций, размер аванса может быть увеличен.

До совершения операций с валютными ценностями работник обменного пункта должен подготовить  свое рабочее место, проверить работу сигнализации, внести поступившие изменения в имеющиеся у него нормативные и информационные материалы, а также проверить и принять под расписку в соответствующих книгах имущество и технические средства, находящиеся в обменном пункте согласно описи. Об установлении расхождений или каких-либо повреждений имущества работник обменного пункта немедленно сообщает своему руководителю для принятия соответствующих мер.

При проведении операций по покупке и продаже  наличной иностранной валюты обменные пункты должны руководствоваться нормативными правовыми актами Национального Банка, регулирующими проведение обменных операций с наличной иностранной валютой. Данные операции оформляются реестрами купленной (проданной) иностранной валюты.

Операции по приему на инкассо наличной иностранной валюты и платежных документов в иностранной валюте осуществляются на основании заявления клиента (Приложение N 35 к Правилам) с выдачей ему квитанции (Приложение N 41 к Правилам).

Валютные ценности обменных пунктов, в зависимости  от их количества и установленного в банке порядка их пересчета, могут быть вложены в одну, две  или три инкассаторские сумки (допускается  сдавать отдельно тенге, иностранную  валюту и платежные документы  в иностранной валюте). Вместе с отчетными документами о произведенных за день операциях работник обменного пункта сдает в банк документ, подтверждающий получение им аванса валютных ценностей (первый экземпляр препроводительной ведомости к сумке с авансом).

Вложение ценностей и отчетных документов в инкассаторскую сумку производится с одновременной сверкой их фактического наличия с данными препроводительной ведомости. Первый экземпляр препроводительной ведомости вкладывается в специальный карман инкассаторской сумки, после чего сумка опломбируется пломбой с оттиском личного пломбира работника обменного пункта и дополнительной пломбой с оттиском общего пломбира обменного пункта.

Перед выдачей  инкассатору сумок с валютными  ценностями работник обменного пункта обязан:

1) подготовить  образцы оттисков пломбиров для  сличения их инкассаторами с  оттисками пломбиров на сумках;

2) потребовать  от инкассаторов служебные удостоверения,  доверенность на получение сумок  с валютными ценностями, явочную  карточку, заверенную подразделением (службой) инкассации, порожние сумки;

3) сличить подпись  инкассатора на препроводительной  ведомости с образцом его подписи  на служебном удостоверении;

4) произвести  необходимые записи в явочной  карточке;

5) возвратить  инкассатору предъявленные им  документы и передать сумки с ценностями вместе со вторыми экземплярами препроводительных ведомостей.

 

2. Синтетический  учет в кассе в национальной  валюте

Для учета денег, выданных из кассы доверенному лицу (раздатчику) по выплате заработной платы и возврата остатка наличности и оплаченных документов применяется книга учета принятых и выданных кассиром денег.

Приходные ордера и квитанции к ним, а также  расходные ордера и заменяющие их документы, должны быть заполнены бухгалтерской  службой четко и ясно чернилами или пастой шариковых ручек, или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Никаких подчисток, помарок или исправлений, хотя бы и оговоренных, в этих документах не допускается.

В расходных  ордерах указывается основание  для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Расходные ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, получающим наличные деньги.

При получении  приходных и расходных ордеров  или заменяющих их документов кассир проверяет:

1) наличие и  подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном ордере или заменяющем его документе - разрешительной подписи индивидуального предпринимателя или руководителя организации или лица, его заменяющего;

2) правильность  оформления документов;

3) наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения хотя бы одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерскую  службу для надлежащего оформления.

Приходные и  расходные ордера или заменяющие их документы вместе с приложениями подлежат обязательному гашению штампом или подписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием числа, месяца, года.

Расходные ордера, оформленные на платежных ведомостях на выплату заработной платы, регистрируются после ее выдачи.

Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются толь ко в день составления этих документов. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги. Они передаются в кассу лицом, выписавшим документ. При выдаче денежных средств по доверенности она прилагается к расходному кассовому ордеру или ведомости на выдачу средств.

При завершении операции кассир обязан подписать расходный  или приходный кассовые ордера вместе с приложенными к ним документами, погасить их штампом или надписью: приходные документы - «Получено», расходные - «Оплачено» с указанием числа, месяца, года.

По своему характеру  операции похожи, так как связаны  с движением денежной наличности, но ответственные лица и место  совершения операций различны. Так, наибольший объем операций обычно выполняет касса организации (субсчет 1 «Касса организации»)- К ним относятся: получение наличных денежных средств с расчетных счетов, сдача излишка кассы на расчетные счета, под готовка и сдача наличных инкассаторским службам, выдача за работной платы, пособий, денежных средств под отчет, получение наличными за реализованную продукцию, работы, услуги, выдача наличных операционным кассам и получение от них вы ручки и т.п.

Субсчет 2 «Операционная  касса» используется организацией при наличии в ее составе для выполнения уставной деятельности билетных и багажных касс портов, вокзалов, речных пароходств, отделений связи и др. Последние получают и сдают денежную наличность кассе организации, если иное не предусмотрено в учет ной политике организации (Сбербанк, инкассатор). Субсчет 3 «Денежные документы» предназначен для учета оплаченных путевок в санатории, дома отдыха, марок госпошлины, авиабилетов и др.

На каждом из субсчетов может отражаться денежная наличность, выраженная в национальной валюте (тенге) и по видам иностранной валюты (долларах США, евро и т.п.). Для их учета открывается субсчет 4 «Касса в иностранной валюте».

Напомним, что  при соответствующих условиях организация  должна вести книгу принятых и  выданных денежных средств (ф. № КО-5). Используется она для учета наличных денежных средств, выданных кассиром организации, другим кассирам или раздатчикам (доверенным лицам) и возврата документов, подтверждающих их выплату или оставшуюся денежную наличность.

При осуществлении  внешнеэкономической деятельности и ведении переговоров с иностранными партнерами у организации может возникнуть необходимость в использовании наличной иностранной валюты. Отдельного счета для учета ее движения не предусмотрено, поэтому в составе счета 50 «Касса» следует открыть отдельный субсчет, например субсчет 4 «Касса в иностранной валюте». Для проведения операций в иностранной валюте обычно открывают отдельную кассовую книгу или в имеющейся касс вой книге выделяют несколько страниц в зависимости от пред полагаемого объема операций. Учет операций организуется по видам валют. В настоящее время банк выдает предприятию на личную инвалюту только на командировочные расходы.