Порядок проведения и отражения в учете результатов инвентаризации имущества

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных  объектов в собственности предприятия (учреждения).

Для того, чтобы понять принципы и механизмы  инвентаризации необходимо рассмотреть  более подробно этапы инвентаризации. К первому этапу относится подготовительный. В его период материально ответственные лица составляют промежуточные реестры (отчеты) приходных и расходных документов на дату проведения инвентаризации (т.е. не дожидаясь обычной даты представления отчета) и передают их инвентаризационной комиссии. Все эти документы служат основанием для определения соответствующих остатков по счетам бухгалтерского учета на дату проведения инвентаризации. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "..." (дата)". Также необходимо материально ответственным лицам дать расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Вторым  этапом является натуральная и документальная проверка. На данном этапе проверяется  фактическое наличие имущества  и обязательств. Для учета результатов натуральной инвентаризации основной формой первичной документации является инвентаризационная опись, документальной - акт инвентаризации. Акты или описи составляются в двух экземплярах. Если есть такая необходимость количество экземпляров может быть увеличено. Основными требованиями к оформлению актов является то, что заполняются они чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Указывают прописью число на каждой странице описи (акта) порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях), записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны. Если так случилось и исправлений не избежать, то они производятся во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Они должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Не допускается оставлять незаполненные строки в описях, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

Третий  этап - таксировочный этап. Вносятся денежные оценки имущества и обязательств по данным первичных документов и  бухгалтерского учета в описи (акты). Сравнительно-аналитический этап является четвёртым этапом. В данный этап производится сравнение фактического наличия с данными бухгалтерского учета. Комиссия выявляет причины отклонений и предлагает способы их отражения  в учете результатов инвентаризации. По фактам образования излишков или  недостач товарно-материальных ценностей  необходимо получить объяснения от материально  ответственных лиц. Должна быть сделана  отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку на последней странице описи. Все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица подписывают описи. По результатам выполнения сравнительно-аналитического этапа все предложения комиссии обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией.

В заключительном этапе ведомость подписывают  главный бухгалтер и руководитель организации одновременно с изданием приказа (распоряжения) об утверждении  результатов инвентаризации. Данный приказ служит основанием для внесения в регистры бухгалтерского учета  соответствующих записей. Передают в бухгалтерию материалы инвентаризации, где они хранятся не менее 5 лет.12

2.2. Формы первичной документации по инвентаризации

В Методических указаниях даны особенности проведения инвентаризации отдельных видов  имущества и обязательств.

На счетах бухгалтерского учета в том месяце, в котором была закончена инвентаризация, отражают результаты, а при проведении инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности - в годовом бухгалтерском отчете. При инвентаризации выявленные расхождения  между фактическим наличием имущества  и данными бухгалтерского учета  отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке: излишек  имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется  на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов  у некоммерческой организации; недостача  имущества и его порча в  пределах норм естественной убыли относятся  на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм - за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены  или суд отказал во взыскании  убытков с них, то убытки от недостачи  имущества и его порчи списываются  на финансовые результаты у коммерческой организации или на увеличение расходов у некоммерческой организации.13

Взаимный  зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен  только в виде исключения за один и  тот же период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении  ТМЦ одного и того же наименования и в тождественных количествах.

В обязательные функции инвентаризационной комиссии входит проверка: не числится ли в составе  незавершенного капитального строительства  оборудование, переданное в монтаж, но фактически не начатое монтажом;  состояние законсервированных и  временно прекращенных строительством объектов. В частности, по этим объектам, необходимо выявить причины и  основание для их консервации.

Для проверки полноты и достоверности бухгалтерского учета в ходе полной или частичной  инвентаризации имущества и финансовых активов предприятия применяются  первичные документы по учету  результатов инвентаризации. Согласно этим документам инвентаризационная комиссия устанавливает, насколько содержание учетных данных и первичных документов соответствует фактической стоимости  имущества.14

К основным нормативным актам, регулирующими  порядок проведения инвентаризации следует отнести: Закон о бухгалтерском  учете, Положение по ведению бухгалтерского учета, Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 (далее - Методические рекомендации по инвентаризации).

Согласно  этим документам, а также Постановлению N 835 для оформления первичных документов, составляемых в ходе инвентаризации, необходимо использовать типовые межведомственные формы первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России.

Для документирования результатов инвентаризации введены  следующие формы (Постановление N 88):

N ИНВ-1 "Инвентаризационная  опись основных средств";

N ИНВ-1а  "Инвентаризационная опись нематериальных  активов";

N ИНВ-2 "Инвентаризационный  ярлык";

N ИНВ-3 "Инвентаризационная  опись товарно-материальных ценностей";

N ИНВ-4 "Акт  инвентаризации товарно-материальных  ценностей отгруженных";

N ИНВ-5 "Инвентаризационная  опись товарно-материальных ценностей,  принятых на ответственное хранение";

N ИНВ-6 "Акт  инвентаризации расчетов за товарно-материальные  ценности, находящиеся в пути";

N ИНВ-8 "Акт  инвентаризации драгоценных металлов  и изделий из них";

N ИНВ-8а  "Инвентаризационная опись драгоценных  металлов, содержащихся в деталях,  полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и  других изделиях";

N ИНВ-9 "Акт  инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий  из них";

N ИНВ-10 "Акт  инвентаризации незаконченных ремонтов  основных средств";

N ИНВ-11 "Акт  инвентаризации расходов будущих  периодов";

N ИНВ-15 "Акт  инвентаризации наличных денежных  средств";

N ИНВ-16 "Инвентаризационная  опись ценных бумаг и бланков  документов строгой отчетности";

N ИНВ-17 "Акт  инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами  и кредиторами";

Приложение  к форме N ИНВ-17 "Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами";

N ИНВ-18 "Сличительная  ведомость результатов инвентаризации  основных средств, нематериальных  активов";

N ИНВ-19 "Сличительная  ведомость результатов инвентаризации  товарно-материальных ценностей";

N ИНВ-22 "Приказ (постановление, распоряжение) о  проведении инвентаризации";

N ИНВ-23 "Журнал  учета контроля за выполнением  приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации";

N ИНВ-24 "Акт  о контрольной проверке правильности  проведения инвентаризации ценностей";

N ИНВ-25 "Журнал  учета контрольных проверок правильности  проведения инвентаризации";

N ИНВ-26 "Ведомость  учета результатов, выявленных  инвентаризацией".

С 1 января 2001 года унифицированная форма N ИНВ-26 несколько видоизменена постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000 г. N 26.

Формы N ИНВ-1-ИНВ-19 являются необходимыми первичными документами.

На их основании осуществляется отражение  результатов инвентаризации в бухгалтерском  учете. Формы N ИНВ-22-ИНВ-26 применяются  для надлежащей организации самого процесса инвентаризации и для контроля правильности ее проведения.

Согласно  Методическим  указаниям по инвентаризации инвентаризация проводится в несколько  этапов. Составляются соответствующие  первичные документы на каждом из этапов. Сначала издается приказ о  проведении инвентаризации (форма N ИНВ-22), который регистрируется в журнале  учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма N ИНВ-23). После заполняются инвентаризационные описи или акты, в которые заносятся  сведения о фактическом наличии  имущества и реальности учтенных финансовых обязательств (формы N ИНВ-1, ИНВ-1а, ИНВ-2, ИНВ-3 и т.д.). Сравнение  результатов, выявленных при проверке, с данными, отраженными на счетах бухгалтерского учета является следующим  этапом в ходе инвентаризации. Для  отражения результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, готовой  продукции и прочих материальных ценностей составляются сличительные ведомости (формы N ИНВ-18, ИНВ-19). Могут использоваться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей (актов) и сличительных ведомостей (формы N ИНВ-10, ИНВ-11, ИНВ-15, ИНВ-16) для оформления результатов инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств, расходов будущих периодов, наличия денежных средств, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения. Все результаты проверок оформляются актом (форма N ИНВ-24) и регистрируются в журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации (форма N ИНВ-25). На завершающем этапе результаты инвентаризаций, проведенных в отчетном году, обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией (форма N ИНВ-26).

Инвентаризационную  опись составляется как минимум  в двух экземплярах. Один экземпляр  остаётся у материально-ответственного лица, второй экземпляр поступает  в бухгалтерию. В случае если инвентаризация проводилась по требованию правоохранительных органов, то третий экземпляр описи  направляется в этот орган. Типовые  утверждённые формы инвентаризационной описи различаются в зависимости  от вида ценностей.15

Изучив  порядок и суть проведения инвентаризации, мы можем сделать вывод, что для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Руководитель организации утверждает состав инвентаризационных комиссий. Представители администрации, организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты входят в состав инвентаризационной комиссии. Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождении фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. руководитель организации принимает окончательное решение о зачете.

Заключение

Инвентаризация   на   предприятиях это необходимое  мероприятие,   представляет   собой   сложный   и ответственный  участок работы.

В бухгалтерском  учете могут возникнуть несоответствия и расхождения под действием  различных факторов, таковыми могут  быть различного  рода  ошибки, естественные изменения, злоупотребления материально-ответственных  лиц.  Чтобы выявить влияние  данных факторов и проводится инвентаризация.

Роль  и значение  инвентаризации  очень  велика.   По результатам её проведения устанавливается  фактическое  наличие  ценностей  и  денежных   средств   у материально-ответственного  лица,  наличие   неполноценного   и   ненужного имущества. Также  при её проведении проверяются условия  сохранности и  состояния  основных  средств, материальных ценностей и  денежных средств. В ходе инвентаризации выявляются недостатки, излишки  и  злоупотребления.

В зависимости  от того с  какой  целью проводятся инвентаризации они могут быть плановые и внеплановые, полные  и  частичные, сплошные и выборочные.

Чтобы  провести  инвентаризацию   на   предприятии   приказом руководителя создается постояннодействующая инвентаризационная комиссия.  В состав,  которой  входят  руководитель  или  его  заместитель,  главный  бухгалтер, руководители подразделений, главные  специалисты, представители  контрольно-ревизионной  службы предприятия.  Перед  тем  как  проводить  инвентаризацию создается  рабочая инвентаризационная рабочая  комиссия. Инвентаризация  проводится  в  присутствии   материально-ответственного лица.  Работа  комиссии  заключается  в  определении  фактического  наличия имущества. Инвентаризационные   описи являются документами, отражающими  итоги данного мероприятия,   которые подписываются председателем  и членами комиссии и передается в бухгалтерию. Если фактические  данные не совпали  с  данными  бухгалтерского учета составляется сличительная ведомость, в которую  вносятся данные по тем ценностям, по которым выявлены расхождения. Стоимость  выявленных  при  инвентаризации  излишков  основных  средств, материальных ценностей,  денежных  средств  и  другого  имущества  подлежит оприходованию и зачислению на увеличение прибыли отчетного  года.