Порядок проведения и отражения в учете результатов инвентаризации имущества

Комиссия  проверяет правильность составления  сличительных ведомостей и свои заключения, предложения по результатам инвентаризации отражает в протоколе. Данный протокол  должен содержать подробные сведения о причинах и виновниках недостач, потерь и излишков, указывается, какие  меры приняты по отношению к виновным лицам, а также даются предложения  по регулированию расхождений фактического наличия ценностей против данных бухгалтерского учета.

Согласно  пункту 37 Положения о бухгалтерских  отчетах и балансах выявленные при  инвентаризации и других проверках  расхождения фактического наличия  ценностей против данных бухгалтерского учета регулируются в следующем  порядке: убыль ценностей в пределах установленных норм списывается  по распоряжениям руководителей  предприятий на издержки производства или обращения. Могут применяться  нормы убыли лишь в случаях  выявления фактических недостач. Запрещается списывание материальных ценностей в пределах норм убыли  до установления факта недостачи. После  зачета недостач ценностей излишками  по пересортице определяется убыль  ценностей в пределах установленных  норм. Если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача ценностей, то нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию ценностей, по которому установлена  недостача. В случае отсутствия утвержденных норм убыль рассматривается как  недостача сверх норм; недостача  ценностей сверх норм убыли, а также потери от порчи ценностей относятся на виновных лиц. В случае установления недостач и потерь, явившихся следствием злоупотреблений, соответствующие материалы в течение 5 дней после установления недостач и потерь подлежат передаче в следственные органы, а на сумму выявленных недостач и потерь предъявляется гражданский иск; недостача ценностей сверх норм убыли и потери от порчи ценностей в случаях, когда конкретные виновники недостачи и порчи не установлены, могут быть списаны объединениями, предприятиями и организациями на издержки производства или обращения в соответствии с подпунктом "в" п. 37 Положения о бухгалтерских отчетах и балансах. В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей сверх норм убыли и потерь от порчи ценностей, должны быть указаны меры, принятые по предотвращению таких недостач и потерь. Все заключения о факте порчи ценностей должны быть получены от соответствующих инспекций по качеству.

При ситуации, если ценности, оказались в излишке, в том числе и суммовые разницы  при зачете недостач излишками при  пересортице подлежат оприходованию  с соответствующих счетов (в торговых предприятиях излишки товаров и  других ценностей приходуются со счета "Прибыли и убытки") с  последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц.

Не оправданные  приходными кассовыми ордерами, наличные деньги считаются излишком кассы  и подлежат в трехдневный срок взносу в доход бюджета.

В результате пересортицы  взаимный зачет излишков и недостач может быть допущен  только в виде исключения за один и  тот же проверяемый период, у одного и того же лица, в отношении товарно - материальных ценностей одного и  того же наименования и в тождественных  количествах. Может быть допущен  зачёт в отношении одной и  той же группы товарно - материальных ценностей, если входящие в ее состав ценности имеют сходство по внешнему виду. Материально ответственные  лица представляют подробные объяснения о допущенной пересортице.6

Рабочая инвентаризационная комиссия представляет предложения о возможности взаимного  зачета пересортицы, на рассмотрение постоянно  действующей инвентаризационной комиссии и окончательно решаются руководителем  предприятия, который после изучения всех представленных материалов принимает  соответствующее решение о зачете.

Когда при  зачете недостач излишками по пересортице  стоимость недостающих ценностей  выше стоимости ценностей, оказавшихся  в излишке, эта разница в стоимости  должна быть отнесена на виновных лиц. В случае, если конкретные виновники  пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как  недостачи товаров сверх норм убыли и списываются на издержки производства или обращения в  порядке, предусмотренном подпунктом "в" пункта 37 Положения о бухгалтерских  отчетах и балансах.

Как правило,  установленные недостачи товарно - материальных ценностей, а также  потери от их порчи взыскиваются с  виновных лиц по государственным  розничным ценам.

При мелкой недостаче, происшедшей у данного  работника впервые и притом вследствие неопытности, просчета или других действий, не содержащих признаков уголовного преступления, на работника может  быть наложено дисциплинарное взыскание  с обязательным возмещением понесенного  убытка.

В каждом отдельном случае отнесение сумм к мелким недостачам должно производиться  по письменному распоряжению руководителя предприятия. Это распоряжение должно быть дано руководителем вышестоящей  организации ,если он является материально  ответственным лицом.7

Если  выявленные при инвентаризации недостачи, являются следствием злоупотреблений  или халатного отношения к  исполнению служебных обязанностей (скрытие недостач при ревизиях и  инвентаризациях, составление фиктивных  документов, завышение цен на товары и др.), материально ответственные  лица должны немедленно освобождаться  от занимаемых должностей и руководитель организации (предприятия) в тот  же день должен назначить новых материально  ответственных, которым ценности должны быть переданы в установленном порядке. Все собранные материалы о таких недостачах передаются следственным органам в порядке, установленном Указаниями о порядке работы в системе Министерства торговли по возмещению ущерба от хищений, растрат, недостач и потерь товарно - материальных ценностей, ответственности руководителей и должностных лиц предприятий и организаций государственной торговли за состояние этой работы и координацию ее с правоохранительными органами.

В ходе инвентаризации составленный протокол заседания постоянно  действующей инвентаризационной комиссии утверждается руководителем предприятия  не позднее десяти дней после окончания  инвентаризации, и он обязан немедленно принять меры к устранению причин, выявленных при инвентаризации недостатков, обеспечению сохранности собственности, а также потребовать от соответствующих  должностных лиц объяснения причин образования залежавшихся и излишних ценностей и принять меры по их использованию или реализации.

Если  инвентаризация проводилась по требованию следственных органов, то окончательный  результат и утверждение протокола  комиссии производится в кратчайший срок.

Собранные результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена  инвентаризация.

К годовому отчету предприятия прилагается  объяснительная записка, в качестве обязательной расшифровки раздела "Инвентаризация" прилагается  ведомость результатов инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств. В  ведомости отражаются результаты всех инвентаризаций, проведенных в течение  года.8

Таким образом,  результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором она была  завершена,  а  результаты  годовой  инвентаризации  –  в годовом бухгалтерском  отчете. Данные результатов инвентаризации записывают в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией.

2 Порядок проведения инвентаризаций

2.1. Инвентаризационные комиссии и этапы инвентаризации

Количество  инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества  и обязательств, проверяемых при  каждой инвентаризации, и т.д. – это  и есть порядок проведения инвентаризации (п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации).

В письме Минфина СССР от 30.12.1982 N 179 был прежде определён порядок проведения инвентаризации "Об основных положениях по инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов". В настоящее время он регламентируется Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приложение к Приказу Минфина  России от 13.06.1995 N 49).

Руководителем определяется порядок проведения инвентаризации  организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение  инвентаризации обязательно в следующих  случаях: перед составлением годовой  бухгалтерской отчетности; при смене  материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел); при установлении фактов хищений, злоупотреблений, а  также порчи ценностей; в случае стихийных бедствий, пожаров, аварий или других чрезвычайных обстоятельств; при ликвидации или реорганизации  предприятия перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса; при передаче имущества предприятия  в аренду, выкупе, продаже и в  других случаях, специально предусмотренных  законодательством.

Если после 1 октября отчетного года проводилась инвентаризация какого-либо имущества, это имущество не включается в перечень имущества, проверяемого при инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Для составления годовой отчетности используются результаты уже проведенной инвентаризации этого имущества.9

Как правило, создается постоянно действующая  инвентаризационная комиссия для проведения инвентаризации в организации.

Рабочие инвентаризационные комиссии создаются  при большом объеме работ для  одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств. При малом объеме работ и наличии  в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается  возлагать на нее.

В организации  создается постоянно действующая  инвентаризационная комиссия в составе: председателя комиссии - руководителя организации или его заместителя, членов комиссии - главного бухгалтера, начальников структурных подразделений, представителей общественности.

Создаются рабочие комиссии для непосредственного  проведения инвентаризации имущества  в составе: председателя комиссии - представителя руководителя предприятия, назначившего инвентаризацию, членов комиссии - специалистов (экономиста, работника  бухгалтерии, товароведов и т.п.). Отсутствие одного из членов комиссии на период инвентаризации дает основания  рассматривать ее результаты недействительными.10

Можно включать представителей службы внутреннего  аудита организации, независимых аудиторских  организаций в состав комиссии.

Приказом  или распоряжением  руководитель утверждает персональный состав постоянно  действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.11

В функционал постоянно действующих инвентаризационных комиссий входит: проведение инструктажа  рабочих комиссий; осуществление  контрольных проверок; рассмотрение объяснений материально ответственных  лиц, допустивших недостачу.

Производится  проверка наличия соответствующих  документов (в инвентаризационные ведомости  вносятся реквизиты этих документов и места нахождения ценностей) при  инвентаризации ценностей в пути, а также отгруженных без перехода права собственности, переданных или принятых на ответственное хранение или в переработку. Также производится проверка верности учетных данных в плане действительной незавершенности соответствующей операции, в том числе путем сопоставления данных о вышеуказанных объектах с данными по соответствующим другим счетам бухгалтерского учета. Составляется акт в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании документов, подтверждающих нахождение товарно-материальных ценностей в пути, подписывается, и один экземпляр передается в бухгалтерию, а второй - остается в комиссии. В описи указываются контрактные цены для ценностей, на которые право собственности переходит к покупателю в особом порядке (числящихся на счете 45 «Товары отгруженные»).

Переходя  к инвентаризации незавершенного капитального строительства следует отметить, что наличие и объем незавершенного капитального строительства устанавливаются  при инвентаризации путем проверки в натуре оплаченной его части. Указывается  наименование объекта и объем  выполненных работ по этому объекту  по каждому отдельному виду работ, конструктивным элементам, оборудованию и т.п. в  актах инвентаризации. Производится проверка факта начала монтажа по оборудованию, переданному в монтаж по данным бухгалтерского учета, а также  проверка причин и оснований консервации  объектов, не ввода в эксплуатацию фактически завершенных строительством объектов, неоформленных документов на ввод в эксплуатацию фактически уже используемых объектов при инвентаризации объектов незавершенного капитального строительства дополнительно к  физическому пересчету соответствующих  ценностей.

Переходим к инвентаризация основных средств. Рекомендуется проверить до начала инвентаризации: наличие и состояние  инвентарных карточек, инвентарных  книг, описей и других регистров  аналитического учета;  наличие и  состояние аналитических паспортов  или другой технической документации; наличие документов на основные средства, сданные или принятые предприятием (учреждением) в аренду и на хранении. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

Фактическое наличие основных средств сверяется  с данными бухгалтерского учета  и при их расхождении выводятся  отклонения в бухгалтерии. Комиссия изучает причины отклонений и  выносит решение о принятии мер  по ним. Данное решение оформляется  протоколом, который представляется руководителю для утверждения. На основании  этого производится отражение выявленных отклонений в бухгалтерском учете.

Инвентаризационная  комиссия составляет отдельную опись  с указанием времени ввода  в эксплуатацию и причин, приведших  эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.) на основные средства, не пригодные к эксплуатации и  не подлежащие восстановлению.

Если имеются излишки основных средств, о они  подлежат оприходованию и зачислению на финансовые результаты, а в бюджетных организациях - на увеличение финансирования. Что касается недостачи или порчи объектов основных средств, то они возмещаются за счет виновных лиц.

Комиссия  производит осмотр объектов и заносит  в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и  основные технические или эксплуатационные показатели  при инвентаризации основных средств.