Понятие, значение и классификация бухгалтерских документов

• Контрольно-аналитическое значение документов заключается в том, что посредством документации контролируется правильность совершения хозяйственных операций, ведется анализ производственно-хозяйственной и финансовой деятельности, выявляются причины любых хозяйственных нарушений. Они служат источником контрольных данных при осуществлении внутрихозяйственного контроля, за движением имущества с целью установления законности и экономической целесообразности хозяйственных операций. Такие документы являются источником получения аудиторских доказательств, для внешних аудиторов при проведении, аудиторских проверок, служат также и основанием проведения и источником информации контроля и ревизии, судебно-бухгалтерской экспертизы по определению суда или следственных органов.

В процессе оформления и  обработки документов осуществляется самоконтроль за соблюдением расчетно-платежной  и кредитной дисциплины, за экономным  и рациональным расходованием материальных и трудовых ресурсов в первичных  подразделениях предприятия.

• Организационно-управленческое значение документов заключается в том, что именно они являются источником оперативной информации для принятия организационных и управленческих решений для регулирования процессов деятельности предприятия. С помощью информации бухгалтерских документов можно добиваться взаимодействия всех функций управления (учета, планирования, прогнозирования, контроля, анализа, регулирования) и всех систем хозяйственного механизма для достижения намеченных экономических показателей и получения максимума прибыли от деятельности предприятия.
• Экономическое значение документов заключается в том, что они играют важную роль в укреплении хозяйственного расчета на предприятии и в его отдельных центрах ответственности, базирующегося на принципах самоконтроля, самоокупаемости и самофинансирования. Данные документов используются для определения экономических и производственных показателей деятельности предприятия.

 

3. Классификация документов.

Бухгалтерские документы  как носители информации подлежат Единой системе классификации и кодирования (ЕСКК). Код заменяет название объекта  и служит средством его идентификации. Он указывается в целях упрощения  обработки учетной информации в  первичных учетных документах. Такая  кодификация удобна при автоматизированной обработке информации. Классификации  имеют силу стандарта, поэтому обязательны  для всех хозяйственных субъектов. Важная роль в деле унификации, стандартизации и упорядочения документов принадлежит  действующим ГОСТам, ЕГСД, межотраслевым  типовым проектным решениям (ТПР), пакетам прикладных программ (ППП), комплексной автоматизации обработки  данных бухгалтерского учета с применением  ЕС ЭВМ.

Для отражения хозяйственных  операций в организациях используется большое количество разнообразных  документов. Позн0ание особенностей составления  и назначения бухгалтерских документов осуществляется путем их научной  классификации. Классификацию документов проводят по различным принципам: по назначению документов в бухгалтерском  учете, объему содержания сведений, способу  отражения операций, количеству учетных  позиций, порядку заполнения, форме, воспроизведению информации, срокам хранения (рис.1).

1) По назначению бухгалтерские документы делят на: распорядительные, исполнительные (оправдательные), бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы  – это документы, содержащие распоряжения на выполнение определенных хозяйственных  операций. К ним относятся приказы, распоряжения, чеки на получение денежных средств со счетов в банке, доверенности на получение товарно-материальных ценностей, расходные кассовые ордера и др. Однако они  не подтверждают факта осуществления хозяйственной  операции, а поэтому основанием для  учетных записей они не являются.

Исполнительные (оправдательные) документы представляют собой документы, удостоверяющие факты совершения хозяйственных  операций. Они составляются в момент совершения операции и представляют собой первый этап учетной регистрации. К ним относят: накладные на выдачу материальных ценностей, ведомости на получение материальных ценностей, учетные листы на сдельную работу, приходные кассовые ордера и др. Исполнительные (оправдательные) документы являются источником информации текущего и последующего контроля хозяйственных операций.

Документы бухгалтерского оформления – это такие документы, которые  создаются работниками бухгалтерской  службы организации для упрощения  и ускорения учетных записей, а также с целью подготовки исполнительных (оправдательных)  и  распорядительных документов для отражения  в бухгалтерском учете. К ним  относятся: бухгалтерские справки, расчеты себестоимости продукции, расчетно-платежные ведомости, накопительные  ведомости и т.п.

Комбинированные документы  объединяют признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. Они служат одновременно и распоряжением на выполнение данной операции и оправданием ее выполнения, фиксируют совершенную операцию и в то же время содержат указания о порядке отражения ее на счетах. Эти документы находят широкое  применение, так как объединение  признаков ряда документов сокращает  их поток, что упрощает работу бухгалтерского аппарата. К ним относятся: приходные  и расходные кассовые ордера, платежные  поручения и требования, учетные  листы на выполненные работы, авансовые  отчеты подотчетных лиц и т.п.

2) По объему содержания сведений документы делятся на: первичные и сводные.

Первичными называются документы, которые составляются в момент совершения хозяйственной операции (содержится первоначальная исходная информация о  конкретных операциях). К ним относятся: приемо-сдаточные акты, накладные, чеки и др.

Сводными называются документы, составляемые на основе первичных документов и отражающие ряд однородных по экономическому содержанию операций в течение определенного  периода времени. К ним относятся: авансовый отчет об израсходовании суммы ранее полученной под отчет, отчеты кассира, отчеты о движении продуктов  и материалов и др. Данные документы  имеют большое значение для сокращения учетной работы и количества составляемых бухгалтерских документов.

3) По способу отражения операций (способу использования) документы делят на: разовые и накопительные.

Разовые документы составляются для отражения данных об одном  или несколько однородных, совпадающих  по времени фактах хозяйственной  деятельности. К ним относятся: приходные  и расходные кассовые ордера, авансовые  отчеты, счета фактуры, требования, накладные и др.

В накопительных документах отражаются однородные хозяйственные  операции в течение определенного  периода (дня, декады, месяца). К ним  относятся: ведомости на получение  материалов, ведомости, реестры, учетные  листы на сдельную работу и др. Следует отметить, что накопительные документы отличаются от сводных тем, что сводный документ составляется на основании первичных документов, является их сводкой, а накопительный представляет собой первичный документ, составляемый постепенно, путем накапливания операций.

4) По месту составления документы подразделяются на: внутренние и внешние.

Внутренние – документы, оформляемые в организации и  имеющие внутреннее применение. К  ним относятся: приходные и расходные  кассовые ордера, авансовые отчеты, табели учета рабочего времени, документы  бухгалтерского оформления и др.

Внешние – составляемые в других организациях, но используемые в бухгалтерском учете данного  предприятия. Это: платежные поручения, товарно-транспортные накладные, счета  фактуры и др.

5) По способу обработки (по способу заполнения) документы подразделяются на: документы составляемые вручную, на пишущей машинке и на ЭВМ.

6) По количеству учетных позиций документы различают однострочные (однопозиционные)  и многострочные (многопозиционные). Однопозиционными называются документы, в которых регистрируются операции одной позиции (одно наименование продукции, материалов), а документы, в которых регистрируются операции нескольких определенных видов объектов, называются многопозиционными (многострочными). Многострочные документы находят в последнее время широкое применение в практической учетной работе. Преимущество их в уплотнении информации, т.к. справочные сведения по учитываемому объекту заносятся в такие документы один раз. Они более удобны в условиях автоматизации учета.

7) По форме документы выделяют типовые (унифицированные) и специализированные. Типовые (унифицированные) – это документы, утверждаемые в установленном порядке и предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и различными отраслевыми особенностями. К ним относятся: авансовые отчеты, платежные поручения, платежные требования и т.п. Они обязательны к применению всеми организациями, независимо от форм собственности, осуществляющими деятельность на территории РБ.

Автоматизация бухгалтерского учета расширяет возможности  разработки и применения типовых (унифицированных) первичных документов и их электронных  версий.

Специализированные документы  применяются в отдельных отраслях экономики республики (путевые листы  строительных машин, в сельском хозяйстве  – карточка учета надоя молока и др.)

8) По воспроизведению информации документы подразделяются на:     подлинники (оригиналы), копии и выписки из документов.

Подлинник (оригинал) – это  оформленный и подписанный соответствующим  образом документ в окончательной  редакции (первый экземпляр товарно-транспортной накладной).

Копия – это воспроизведение  всех реквизитов документа-подлинника (второй и последующие экземпляры товарно-транспортной накладной).

Выписка – копия части  документа (выписка из приказа, решения  протокола).

9) По срокам хранения различают документы текущего срока хранения – от 1 до 5 лет (кассовые ордера, доверенности) и постоянного хранения (баланс).

Кроме того, все перечисленные  виды учетной документации можно  условно сгруппировать по следующим  признакам:

• организационно-распорядительные - документы, отражающие вопросы общего руководства  организацией и ее производственно – эксплуатационной деятельностью. Данные документы составляются органами управления организации;
• расчетные – документы, способствующие рациональному использованию денежных средств  и  обобщающие информацию о финансовом состоянии организации и расчетах с другими участниками  рыночных отношений. Данный вид документов составляется бухгалтерской службой организации;
• документы по снабжению и сбыту – материальные документы.

 

Признак.	Виды документов.
По назначению	Распорядительные Исполнительные (оправдательные) Бухгалтерского оформления Комбинированные
По объему содержания	Первичные Сводные
По способу отражения	Разовые Накопительные
По месту составления	Внутренние внешние
По способу обработки	Составляемые на пишущей машинке Составляемые  вручную Составляемые  на ЭВМ
По количеству учетных позиций	Многопозиционные Однопозиционные
По форме	Типовые (унифицированные) Специализированные
По воспроизведению	Подлинники (оригиналы) Копии Выписки из документов
По срокам хранения	Текущего срока хранения Постоянного хранения

                                                     Рис. 1. Классификация бухгалтерских документов

 

Движение документов во всех случаях отражает сложившуюся в  организации организационную структуру  аппарата управления и схему распределения  обязанностей между структурными подразделениями  и отдельными работниками, поэтому  совершенствование документооборота неотделимо от рационализации формирования организационных структур управления.

 

4. Организация работы с документами.

Бухгалтерия, как структурное  подразделение, выполняет специфические  функции ведения бухгалтерского учета. В небольших организациях эту работу может выполнять один человек – бухгалтер. Однако во всех случаях функция бухгалтерского учета является одной из функций управленческой деятельности.

Бухгалтерия в своей работе с документами руководствуется  Инструкцией по делопроизводству в  данной организации и номенклатурой  дел в бухгалтерии².

Так как бухгалтерия –  это структурное подразделение  учреждения, организации или предприятия, документы бухгалтерии являются частью документального фонда организации  в целом и включены в общий  документооборот.

Под документооборотом понимается “движение документов в организации  с момента их создания или получения  до завершения исполнения или отправки”. В Положении о документах и  документообороте в бухгалтерском  учете указано, что “Движение  первичных документов в бухгалтерском  учете регламентируется графиком”.

Вся документация бухгалтерии  делится на три документальных потока:

1. Входящие (поступающие) документы;
2. Исходящие (отправляемые) документы;
3. Внутренние документы.

Бухгалтерские документы  поступают в общем потоке документов, адресуемых учреждению. Они получаются и обрабатываются экспедицией или  специально выделенным работником. При  получении документов, после проверки правильности их доставки, конверты вскрываются  и проверяется правильность вложения и его ценность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса также проверяется  как общее количество полученных страниц, их соответствие указанному количеству на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения  факсимильного сообщения или  плохого качества отдельных страниц  об этом сообщается отправителю.

Заканчивается первичная  обработка документов сортировкой  их на регистрируемые и нерегистрируемые и подачей нерегистрируемых документов в отделы. Бухгалтерские документы  достаточно специфичны, поэтому они  обычно входят в список документов, не подлежащих централизованной регистрации, и сразу передаются в бухгалтерию. Кроме того, в бухгалтерию поступает достаточно большое количество документов от отделов.