Понятие, значение и классификация бухгалтерских документов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Кафедра бухгалтерского учета и аудита

Секция «Бухгалтерский учет»

 

Курсовая работа на тему: Понятие, значение и классификация бухгалтерских документов.

Работу выполнила:

Студентка группы № 

Преподаватель:

Санкт-Петербург

2012

 

Оглавление

Введение 3

1. Делопроизводство в бухгалтерии. История бухгалтерской документации. 4

2. Понятие о документе и значение бухгалтерских документов. 5

3. Классификация документов. 8

4. Организация работы с документами. 12

Заключение 14

Список литературы. 15

 

 

   Введение

 «Нет документа – нет записи!»

Один из принципов бухгалтерского учета.

 

В  условиях развития рыночных отношений  и создания широкой  сети негосударственных  структур, существенно меняется  роль бухгалтерии. Вместо простого учетного органа бухгалтерия становится одним из важнейших подразделений, определяющих финансовую стратегию фирмы и влияющих на развитие ее хозяйственной деятельности.

Организационную основу системы  бухгалтерского учета на предприятиях и в организациях различных форм собственности составляет документация. От того, насколько профессионально  ведется документация, зависит успех  управленческой деятельности в целом.

Бухгалтерский документ –  это письменное свидетельство, которое  подтверждает факт совершения хозяйственных  операций, право на их совершение или  устанавливает материальную ответственность  работников за доверенные им ценности.

Документирование операций – сбор, текущее наблюдение, измерение  и запись операций в документах. Для рационального ведения бухгалтерского учета на каждом предприятии должна быть установлена схема документирования хозяйственных операций на основе изучения объектов учета, хозяйственных и  производственных процессов и системы  управления.

Значение документов в  бухгалтерском учете чрезвычайно  велико. Они являются источником сведений, необходимых для принятия управленческих решений, обеспечивают контроль, за сохранностью материальных ценностей и денежных средств, имеют документальную (юридическую) силу при возникновении споров или предъявлении претензий и исков, являются источником информации о финансово-хозяйственной деятельности с целью анализа и контроля со стороны учредителей, налоговой службы, аудита. От достоверности, реальности и своевременности составления первичных документов зависит качество бухгалтерского учета.

Документальная регистрация  хозяйственных фактов, отражаемых бухгалтерским  учетом, остается одним из основополагающих требований его ведения и в  условиях применения современной вычислительной техники.

Разнообразие хозяйственных  операций требует составления различных  по своему содержанию и назначению документов, так как по каждой хозяйственной  операции составляется свой документ. Правильному составлению и использованию  документов в бухгалтерском учете  способствует их классификация. Любая  классификация служит дополнительным средством познания явления, более  углубленного исследования целого и  его частей, способом  установления системно-структурных связей между  элементами.

 

 

1. Делопроизводство в бухгалтерии. История бухгалтерской документации.

В бухгалтерии, как и в  сфере управления в целом, все  работают с документами как с носителями информации. Документ является объектом и результатом труда в сфере управления.

ГОСТ определяет документ как “материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком  способом для ее передачи во времени  и пространстве”. Из определения  документа видно, что главное  назначение документа, причина его  появления – необходимость зафиксировать  информацию.

С древнейших времен дошли  до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю  своей страны, особенности быта и  различных отношений, складывающихся в те далекие времена.

    Документы возникли  вместе с письменностью, вначале  как средство закрепления имущественных  отношений, а затем, с развитием  письменности, стали средством общения,  передачи информации. Документы  являются одним из важнейших  хранилищ человеческой памяти.

    В России к  началу XVII века первым сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составлявшего в длину от 10 до 100 метров.

    При Петре первом  было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению  с приказным. Коллегиями назывались  центральные учреждения, ведавшие  отдельными отраслями государственного  управления.

    В начале XIX века коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоличием. Сложилось исполнительское делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда.

    В годы Советской  власти было выработано делопроизводство, характерное для централизованного  управления народным хозяйством. В практике документооборота  был установлен единый порядок  документирования, внедрены стандартные  требования к форме и структуре  документов. Установлен типовой  состав информационных элементов  документов. Была предпринята попытка  введения Единой государственной  системы делопроизводства (ЕГСД). В  целях применения средств вычислительной  техники в ряде отраслей осуществлялось  освоение унифицированных систем  документации, позволяющих одновременно  использовать их и при традиционных  методах обработки документов.

    В настоящее  время сложившейся система обработки  бухгалтерских документов развивается  с учетом специфики рыночных  отношений, механизации и компьютеризации  делопроизводства.

Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность  передачи другому лицу, многократное использование, возращение к информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-либо. Таким  образом, документ может выполнять  несколько функций.

Особое место среди  документов бухгалтерии занимает организационно-распорядительная документация, обеспечивающая как организацию  работы бухгалтерии (положения о  бухгалтерии, должностные инструкции сотрудникам бухгалтерии), так и  нормативно-правовую основу многих финансовых и расчетно-денежных операций (приказы  и распоряжения, акты ревизий, докладные и объяснительные записки и др.).

Правильное составление  и оформление этих документов в соответствии с действующими нормативами –  одна из обязанностей работников в  бухгалтерии.

Другой существенной стороной ведения делопроизводства бухгалтерии  является систематизация и хранение всех образующихся здесь документов, необходимых впоследствии не только для анализа финансово-хозяйственной  деятельности фирмы, но и для предъявления этих документов при аудиторской  проверке, а также для сдачи  на хранение в установленном порядке  в ведомственные и государственные  архивы¹.

 

2. Понятие о документе и значение бухгалтерских документов.

Для управления производством в современных условиях большое значение имеет получение своевременной, полной и достоверной информации о совершающихся производственных процессах. Основным источником таких сведений является бухгалтерский учет. Он призван своевременно, правильно и с  достаточной аналитичностью отражать все хозяйственные операции при такой группировке данных, которая необходима для принятия наиболее обоснованных решений по управлению производством.

Необходимость ведения бухгалтерского учета в организациях различных видов деятельности определена Федеральным законом РФ “О бухгалтерском учете” и учетной политикой организации, разработанной в соответствии с «Положением по бухгалтерскому учету», от 21.11.1996 №129-Ф3 (ред. от 28.11.2011)

 Определяя задачи, стоящие  перед бухгалтерской службой  любой организации, следует отметить, что ими являются:

-формирование полной  и достоверной информации о хозяйственных  процессах  и  финансовых  результатах  деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами:

-обеспечение контроля, за  наличием и движением имущества, использованием   материальных, трудовых, и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

-своевременное предупреждение  негативных явлений в финансово-хозяйственной  деятельности, выявление и мобилизация  внутрихозяйственных резервов.

Выполнение этих задач  напрямую зависит от полноты и  своевременности отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных  операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что  в свою очередь является следствием документального оформления совершенных  хозяйственных операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учетной информации, представляемой бухгалтерией организации ее пользователям. Поэтому в организациях процессу документирования хозяйственных операций  должно уделяться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, поскольку эффективность ведения бухгалтерского учета в организациях зависит от правильной организации работы с документами.

 Если в организации  не создана система организации  и ведения первичного учета,  то не будет эффективно работать  система управления при принятии  необходимых управленческих решений.

Что касается документирования хозяйственных операций с точки зрения действующего законодательства, то согласно ст. 9 Закона РФ “”О бухгалтерском учете»   все хозяйственные операции должны отражаться в учете на основании оправдательных документов.

Начальным звеном в цепочке  функционирования хозяйственного учета  является первичное наблюдение.

Основным способом первичного отражения и контроля всех хозяйственных  операций является документация (документирование).

Как элемент метода бухгалтерского учета документация – это способ сложного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения о них данных, требующихся для ведения текущего бухгалтерского учета и контроля, за ними. Документация является как формой и способом отражения хозяйственных операций, так и средством обоснования учетных записей и источником составления свидетельств (доказательств) для решения различных экономических и правовых вопросов.

Обязательным условием отражения  хозяйственных операций в системном  бухгалтерском учете является оформление их первичными документами, обладающими  определенными характеристиками и  отвечающими соответствующим требованиям, предъявляемым к ним.

Документ (от латинского: образец, свидетельство) представляет собой письменное свидетельство действительного совершения хозяйственных операций, а также права на ее совершение.

Бухгалтерский документ содержит данные о факте хозяйственной  деятельности, которые подлежат обработке  и отражению на счетах. Оформление документа должно соответствовать всем юридическим нормам и служить доказательством отражаемого факта. Следовательно, бухгалтерским документом можно назвать любой материальный носитель данных, который позволяет юридически доказательно подтвердить хозяйственные факты и право на их совершение.

Документы в системе бухгалтерского учета имеют важное практическое, юридическое, контрольно-аналитическое, организационно-управленческое и экономическое  значение.

• Практическое значение документов в оперативно-хозяйственной деятельности предприятий заключается в том, что они используются для передачи распоряжений от распорядителя к исполнителям, т.е. в них правильно, точно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнительные действия. Они подтверждают достоверность и точность данных счетов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, помогают выявить возможные ошибки в бухгалтерских записях.
• Юридическое (правовое) значение документов заключается в том, что, подтверждая правильность зарегистрированных в учете фактов, документы являются неопровержимым доказательством при спорах, возникающих между данным предприятием и другими организациями и лицами. Данные документов используются  в качестве получения аудиторских доказательств для составления аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта хозяйствования

Судебные органы и арбитраж признают за документами юридическую  силу письменного свидетельства  в том случае, когда они составлены своевременно и оформлены надлежащим образом.