Организация учета труда и заработной платы

Начисление НДФЛ отражается в учете бухгалтерской  записью:

Д 70 –К 68 (Приложение 11).

     4.6 Синтетический и аналитический учет оплаты труда.

Аналитический учет расчетов по оплате труда и начислению заработной платы осуществляется  в ЗАО «Надежда» по следующим основным направлениям:

- по каждому ра6отнику независимо от времени его работы на предприятии;

- по видам начислений;

- по источникам выплат;

- по структурным подразделениям;

- по видам  оказываемых услуг, выполняемых работ.

В настоящее время  в ЗАО «Надежда» используется журнально-ордерная система ведения  учета.

Документы по учету рабочего времени работников поступают в  бухгалтерию, после чего производится их группировка с целью определения  общего месячного заработка каждого работника и общего фонда заработной платы по предприятию.

Основным сводным документом по исчислению заработной платы является расчетная ведомость (Приложение 12). Основанием для составления расчетной ведомости служат следующие первичные документы:

1. табель учета использования рабочего времени (форма Т-12 начисляется заработная плата окладчиков).

Руководитель фирмы  приказом назначает лицо ответственное за ведение табельного учета. Табель заполняется на списочный состав работников предприятия, принятых на постоянную, временную, сезонную работу (кроме работников, с которыми заключен договор подряда).

В списочный состав включается:

- фактически явившиеся  на работу;

- находящиеся в служебных  командировках;

- не явившиеся на  работу по болезни, оправданной  больничным листом;

- принятые на работу  на неполный рабочий день или  неполную неделю;

- работающие на дому  по договору;

- студенты, находящиеся  в учебном отпуске с сохранением  зарплаты;

- имеющие выходной  день по графику работы предприятия;

- находящиеся в отпуске по беременности и родам;

- другие категории  работников (по списку отрасли).

2. наряд на сдельную работу (начисляется заработная плата сдельщиков). Наряды выписываются до начала работы и служат заданием с указанием одного или нескольких исполнителей;
3. исполнительные листы и заявления работников на различные вычеты и удержания из заработной платы;
4. платежные ведомости или расходные кассовые ордера на выданные авансы.

Оформленные первичные  документы по учету выработки  и выполненных работ вместе со всеми дополнительными документами передаются бухгалтеру. Далее все данные переносятся в расчетную ведомость, в ней производятся все расчеты по оплате труда каждого работника.  По данным расчетной ведомости составляется платежная ведомость по заработной плате в разрезе подразделений (ферма, транспорт, контора и т.д.). По этой ведомости сотрудники получают заработную плату в кассе предприятия. На лицевой стороне платежной ведомости кассир делает запись о ее закрытии. При этом указываются суммы, выданной наличными и депонированной заработной платы.

Из платежной ведомости  данные переносятся в журнал-ордер  № 10, а из него в Главную книгу (Приложения 13,14).

Синтетический учет расчетов с персоналом по оплате труда, а также по выплате доходов  по акциям и другим ценным бумагам данного предприятия осуществляется на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Этот счет пассивный.

     По  кредиту этого счета отражаются  суммы:

    -оплаты  труда,  причитающиеся работникам,  - в корреспонденции

со счетами  учета затрат на производство , издержек обращения;

     - оплаты труда, начисленные за  счет образованного в установлен-

ном порядке  резерва  на оплату отпусков и вознаграждений за выслугу

лет - в корреспонденции  со счетом 89 "Резервы предстоящих  расходов и

платежей";

     - начисленных пособий за  счет  на  государственное  социальное

страхование, пенсий и аналогичные суммы - в корреспонденции  со сче-

том 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению";

     - начисленных доходов от участия  в предприятии ,  а также  поощ-

рения за счет чистой прибыли - в корреспонденции со  счетами  88"Не-

распределенная  прибыль (непокрытый убыток)",  81"Использование прибыли".

     По  дебету счета 70 отражаются:

     - выплаченные из кассы суммы заработной платы,  пенсий,  посо-

бий, премий, доходов от участия в предприятии - в корреспонденции со

счетом 50 "Касса";

     - стоимость выданной продукции  в порядке натуральной оплаты - в

корреспонденции со счетом 46 "Реализация продукции (работ, услуг)";

     - различные удержания

     а)  суммы налогов с зарплаты - в корреспонденции  со  счетом  68

"Расчеты  с бюджетом";

     б) 1% из заработной платы в Пенсионный  фонд - в корреспонденции

со счетом 69-2 "Расчеты по пенсионному обеспечению";

     в)  в погашение подотчетных сумм - в  корреспонденции  со  счетом

71"Расчеты  с подотчетными лицами";

     г)  за товары,  проданные в кредит  за предоставление  ссуды,  по

возмещению  материального  ущерба  предприятию - в корреспонденции с соответствующими субсчетами счета 73 "Расчеты с  персоналом по прочим

операциям";

     д)  по исполнительным документам (штрафы,  алименты), депониро-

ваные сумы - в  корреспонденции со счетом 76 "Расчеты  с разными дебе-

торами и  кредиторами", соответствующие субсчета;

     е)  по  договорам  добровольного   личного  страхования ( согласно

письменным  заявлениям работников) - в корреспонденции  со счетом 65

"Расчеты  по имущественному и личному  страхованию".

     Сальдо этого счета развернутое кредитовое (но может быть и дебетовое) и показывает задолженность предприятия перед своими рабочими и служащими по заработной плате и другим выплатам.

       5.Систематизация данных по учету труда и его оплаты

Систематизация данных по учету труда производится в  соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета. Вся информации группируется по определенным счетам.

Операцию по начислению и распределению оплаты труда, включаемой в издержки производства и обращения, оформляют следующей бухгалтерской  проводкой:

Д 20, 23, 25, 29, и др. - К 70.

Начисления доходов  работникам организации по акциям и  вкладам в его имущество оформляют следующей бухгалтерской записью: Д 87- К 70.

Другие бухгалтерские  записи, связанные с операциями по оплате труда, приведены в Приложении 15. В конце  каждого отчетного периода составляется бухгалтерская отчетность по предприятию. В ее составе организациями представляется

Форма №4 «Отчет о движении денежных средств», в которой информация по заработной плате и единому социальному налогу находит отражение только в части их выплат. Информацией для заполнения служат обороты по счетам 70,68 и 69 в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

В форме №4 информация по заработной плате и ЕСН приводится без разделения по видам деятельности  организации.

ЗАО «Надежда» включает в состав представляемой бухгалтерской  отчетности приложения к балансу (форма №5). Показатели по заработной плате и ЕСН в нем отражаются в разделе «Расходы по  обычным  видам деятельности». В этом разделе приводится расшифровка затрат по основным элементам за отчетный и предыдущий период. Заработная плата отражается по статье «Затраты на оплату труда» в сумме начисленных расходов за отчетный период и включенных в состав себестоимости товаров, продукции, работ, коммерческих и управленческих расходов (Приложение 16).

 

          6. Совершенствование учета труда и его оплаты

Занять лидирующее положение на рынке, повысить эффективность  работы персонала, создать оптимальную  структуру управления - вот первоочередные задачи руководителя предприятия. В  бухгалтерской и банковской деятельности это особенно важно, что обуславливает широкое применение бухгалтерских пакетов и программ, благодаря внедрению которых повышается оперативность обработки данных и достоверность деловой информации, принимаются более объективные финансовые и управленческие решения.

В ЗАО «Надежда»  все документы обрабатываются вручную. При ведении бухгалтерского учета вручную возможны  простейшие арифметические ошибки. Поэтому целесообразно будет произвести автоматизацию учета, установить на предприятии программу 1С: Бухгалтерия, в которой учет ведется по участкам: основные средства и нематериальные активы, материалы. Денежные средства, расчеты с дебиторами и кредиторами, учет зарплаты. Это повысит скорость обработки информации, уменьшит количество допускаемых бухгалтером ошибок, систематизирует конечную информацию.

Таким образом, реализация на практике высказанных  рекомендаций позволит повысить качество учетной работы по труду и заработной плате на предприятии.

К автоматизированным бухгалтерским системам существует ряд требований:

-Бухгалтерские  системы должны безошибочно производить арифметические расчеты;

- обеспечивать  подготовку, заполнение, проверку и  распечатку первичных и отчетных  документов произвольной формы;

- осуществлять  безошибочный перенос данных  из одной печатной формы в  другую;

-производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности;

- обеспечивать  обращение к данным и отчетам  за прошлые периоды (вести архив).

Для того чтобы  обеспечить указанные возможности, система должна иметь единую базу данных по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут иметь различную структуру, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность.

Надежность  системы в компьютерном плане  означает защищенность ее от случайных  сбоев и в некоторых случаях  от умышленной порчи данных. Как известно, современные персональные компьютеры являются достаточно открытыми, поэтому нельзя достоверно гарантировать защиту чисто на физическом уровне. Важно, чтобы после сбоя разрушенную базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить в кратчайшие сроки. Хорошие бухгалтерские системы отвечают этим требованиям.

В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка данных о хозяйственных  операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации - распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами. Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме.

Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля.

Отличия компьютерной обработки  данных от неавтоматизированной:

1. Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.
2. Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции.
3. Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.
4. Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности.
5. Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически.