Организация контроля учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

Основными задачами контроля расчетов с поставщиками и подрядчиками является проверка достоверности и законности учетных данных о состоянии расчетов соблюдения расчетно-финансовой дисциплины и влияние на платежеспособность предприятия, установление реальности задолженности.

Основные направления проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками:

• проверка обоснованности и целесообразности используемых субъектом хозяйствования форм безналичных расчетов.
• проверка сроков образования, реальности и правильности отражения в учете задолженности по расчетным операциям с поставщиками и подрядчиками;
• проверка полноты и своевременности оприходования товарно-материальных ценностей, принятия к учету работ, услуг;
• оценка правильности ведения аналитического учета по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
• подтверждение правильности отражения расчетных операций на счетах бухгалтерского учета, в том числе по векселям выданным и коммерческим кредитам, претензиям;
• оценка соответствия учета НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям, принятым работам и услугам действующему законодательству;
• проверка реальности дебиторской и кредиторской задолженности;
• проверка организации и состояния претензионной работы;
• правильности и своевременности отражения в учете и взыскания сумм по претензиям;
• правильности исчисления сроков исковой давности и порядка списания задолженности с истекшими сроками.

Источниками информации для проверки служат:

• первичные документы: договоры с юридическими лицами; выписки банка по расчетному и ссудному счетам; приложения к выпискам банка; кассовая книга; приходные и расходные кассовые ордера; журнал регистрации доверенностей на получение товарно-материальных ценностей; векселя; книга покупок; акты инвентаризации расчетов; приказ «Об учетной политике организации», утвержденный руководителем график документооборота и др.;
• регистры синтетического и аналитического учета;
• финансовая (бухгалтерская) отчетность: бухгалтерский баланс (ф. №1); отчет о прибылях и убытках (ф. №2); приложение к бухгалтерскому балансу (ф. №5); пояснительная записка к отчету.

Начальным этапом аудита является разработка плана (табл. 2.1)

Таблица 2.1

Источник: собственная разработка автора

В процессе сбора доказательств можно применить следующие процедуры:

· сопоставление по связанным операциям (проверка записей, документов);

· пересчет (проверка точности арифметических расчетов в первичных документах и бухгалтерских записях либо выполнение аудитором самостоятельных расчетов);

· опрос (в устной или письменной форме у осведомленных (в т.ч. должностных) лиц в пределах или за пределами проверяемого лица);

· подтверждение (ответ на запрос об информации, содержащейся в бухгалтерских записях);

· прослеживание.

· аналитические процедуры (анализ и оценка полученной ревизором информации, исследование важнейших финансовых и экономических показателей проверяемого лица с целью выявления необычных и (или) неправильно отраженных в бухгалтерском учете хозяйственных операций, выявление причин таких ошибок и искажений).

Аудит организации первичного учета строился по следующей схеме:

1. Определяется степень воздействия на организацию первичного учета различных внутренних и внешних факторов.
2. Оцениваются величины внутрихозяйственного риска системы первичного учета на данном участке по результатам проведения аналитических процедур.

Определяются примерные объемы первичной учетной документации, представляемой к проверке, по данному разделу.

Система внутреннего контроля – совокупность организационной структуры, методик и процедур, принятых руководством субъекта хозяйствования в качестве средств, для эффективного и упорядоченного ведения хозяйственной деятельности.

Для изучения внутреннего контроля был составлен перечень вопросов (Приложение 2). На основании проведенного тестирования были сделаны соответствующие выводы.

Следующим этапом работы было проведение проверки достоверности и полноты фактов оприходования ТМЦ, принятия к учету работ, услуг. Цель – проверка наличия необходимой документации. Выборка по поступлению осуществлялась репрезентативная (случайный отбор), а операции по приобретению работ, услуг – сплошная. Результаты проверки отражены в Приложении 3.

2.2. Проверка соблюдения договорной  и расчётно-платёжной дисциплины, состояния претензионной работы на предприятии

Учету расчетов с поставщиками и подрядчиками свойственны и факторы риска, обусловленные такими причинами, как отсутствие многократного контроля за первичными документами на стадии их создания и проверки; сложность восстановления отсутствующих и исправления неправильно оформленных документов; большая вероятность несвоевременного поступления подтверждающих документов; отсутствие унификации значительной части первичных документов, подтверждающих совершение этих операций.

Проверка расчетов с поставщиками и подрядчиками начинается с установления наличия и правильности оформления документов, определяющих права и обязанности сторон по поставке материальных ресурсов и выполнению капитального строительства.

Важным объектом контроля в филиале «Скидельский» ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» является полнота и своевременность выполнения договоров поставки товаров. Проверке подвергаются такие вопросы, как:

• наличие и правильность оформления документов, определяющих права и обязанности сторон по поставке товарно-материальных ценностей, выполнению работ, оказанию услуг,
• полнота и своевременность поставки товаров по количеству и качеству согласно договорам поставки;
• соблюдение нормативных актов, регулирующих взаимоотношения между поставщиками и покупателями товаров;
• достоверность учетных и отчетных данных о выполнении договоров.

При контроле расчетов с поставщиками необходимо установить наличие договоров поставки материально-технических средств, проверить целесообразность приобретения, соблюдения установленных договором расчетов. Договоры этой группы оформляют операции по поступлению на предприятие различных товарно-материальных ценностей и имущественных прав. К ним относятся: договор купли-продажи, договор поставки, договор мены. Ревизору в ходе проведения проверки надлежит убедиться в том, что форма заключенного договора полностью соответствует экономическому смыслу совершенной предприятием сделки. Также должна быть получена уверенность в том, что договор содержит все существенные условия и риск признания договора недействительным отсутствует. Договоры с поставщиками отличает одна существенная особенность: предметом этих договоров является приобретение вещи или вещных прав, которые обладают количественными и стоимостными характеристиками. Проверка соблюдения этих договоров - достаточно несложная процедура, так как здесь всего лишь нужно сверить данные количественной и стоимостного учета по приобретенным ценностям с условиями договора, подтвердив тем самым факт совершения сделки. Как правило, договоры с поставщиками проверяют, используя репрезентативную выборку, поскольку все они достаточно однотипны, и при проверке определенного количества отобранных договоров можно составить мнение обо всей проверяемой совокупности.

Экспертиза договоров с подрядчиками – гораздо более трудоемкая процедура, требующая подтверждения факта выполнения работ, оказания услуг по договорам с подрядчиками. Здесь наиболее распространены: договор подряда, договор возмездного оказания услуг, договор на выполнение строительных и технических работ. Это связано с тем, что предметом названных договоров является выполнение определенной работы и сдача ее результатов заказчику. Некоторые виды работ и услуг при этом не имеют вещевого выражения и определить их содержание и полноту не всегда просто. Среди договоров данной группы наибольшее количество вопросов у ревизора представляют договоры возмездного оказания услуг, как то: реклама, консультационные услуги, нотариальные услуги, пожарные услуги, охранные услуги и т.д. Как правило, все перечисленные услуги очень дорогие, а риск того, что подтверждающие их совершение первичные документы (для аудитора - аудиторские доказательства) некачественные – велик. Кроме того, здесь велика вероятность наличия фиктивных договоров, обеспечивающих фиктивные выплаты.

Учитывая эти факторы, ревизору следует очень ответственно подходить к правовой оценке договоров второй группы, особенно договоров возмездного оказания услуг. При проверке следует применять либо сплошную проверку таких договоров, либо выборку договоров с большой степенью риска, опираясь на личное суждение ревизора. При необходимости, проверяющий может привлечь к правовой экспертизе договоров эксперта, компетентного в юридических вопросах.

В процессе исполнения заключенных договоров (контрактов) главный бухгалтер ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» (филиала) несет ответственность за:

• организацию контроля поступления товаров, выполнения работ и оказания услуг поставщиками и подрядчиками в случае произведенной по договору (контракту) предоплаты (аванса);
• правильное отражение в бухгалтерском и налоговом учете хозяйственных операций в соответствии с условиями договоров (контрактов);
•   организацию контроля оплаты от филиалов за отгруженную продукцию и оказанные услуги;
• за  обеспечение заинтересованных лиц достоверной информацией о расчетах.

Филиал «Скидельский» ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» заключает договоры с поставщиками на поставку товаров для их последующей реализации или для собственного потребления. Проведенная документальная проверка данных договоров свидетельствует об их достоверности, полном отражении существенных условий сделки, реквизитов контрагентов.

Порядок расчетов с поставщиками, оговоренный в договоре, на предприятии осуществляется после получения товарно-сопроводительных документов и продукции в сроки, оговоренные в договоре. Филиал «Скидельский» ОАО «Агрокомбинат «Скидельский»выявлено выписывает банку платежное поручение на перечисление средств бенефициару (Приложение 4). Сумма оплаты, перечисленная поставщику (подрядчику) отражается в выписке банка. За исследуемый период (декабрь 2012г.) поставщикам и подрядчикам в филиале «Скидельский» ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» претензий не выставляло, что готовит о достаточно отлаженной снабженческой деятельности предприятия.

Из договоров с высокой степенью риска филиал «Скидельский» ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» заключает договоры на оказание услуг по техническому обслуживанию помещений, а также на выполнение ремонтных работ техники (Приложение 5, 6). Проверкой данных договоров установлено соответствие их оформления действующему законодательству. Фактическое оказание данных работ и услуг подтверждается актами выполненных работ.

В ходе проверки правильности документального оформления расчетов с поставщиками и подрядчиками, ревизор контролирует заполнение документов, которыми оформляются расчеты (счета, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, приходные ордера, приемные акты, акты о выполнении работ и услуг и др.). Все реквизиты указанных документов должны быть заполнены четко в соответствии с законодательством, также в наличии должны быть подписи и печати (при их необходимости). Неоговоренные исправления в указанных документах не допускаются, все исправления должны быть завизированы лицом, их осуществившим, и заверены печатью. При этом неверные записи должны быть зачеркнуты таким образом, чтобы была возможность прочесть и исправленную и верную запись.