Организация контроля учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

2.Банковский кодекс Республики Беларусь от 25.10.2000 №441-3 (с изм. от 03.06.2009 №23-З). Статьей 237 установлены формы безналичных расчетов. Безналичные расчеты могут проводиться посредством применения платежных поручений, платежных требований, платежных требований-поручений, аккредитивов, чеков, банковских пластиковых карточек. В международных расчетах используются банковский перевод, инкассо, аккредитив. Вид, форма и обязательные реквизиты платежных инструкций устанавливаются Нацбанком.

Форма безналичных расчетов устанавливается законодательством РБ или договором.

3.Закон Республики Беларусь  «О валютном регулировании и  валютном контроле» от 22.07.2003 №226-З (с изм. от 03.06.2009 №22-3).

Таким образом, правовое регулирование расчетов с поставщиками и подрядчиками обеспечено рядом нормативных актов различного уровня, гражданского и банковского законодательства.

1.3 Состояние, проблемы и перспективные  направления контроля расчётов с поставщиками и подрядчиками

На эффективность финансово-хозяйственной деятельности любого предприятия большое влияние оказывает избранная система расчетов, в т. ч. расчетов с поставщиками и подрядчиками. Изучением вопроса учета расчетов с поставщиками и подрядчиками занимаются многие специалисты в области бухгалтерского учета. Мнения и взгляды специалистов по данному вопросу отражены в тезисах научных документов, журнальных статьях, монографиях, других печатных изданиях.

По определению Астахова В.П., к поставщикам и подрядчикам  относят организации,  поставляющие сырье, сельскохозяйственную продукцию и другие товарно–материальные ценности, а так же оказывающие различные виды услуг  (электроэнергии, газа, воды и др.). В связи с этим любое предприятие может выступать одновременно в роли как поставщика, так и подрядчика. Поэтому для любого предприятия одним из важнейших моментов в деятельности является момент получения сумм за поставленную им продукцию и оплату за оказание услуги. В условиях развития рыночных отношений существует риск неоплаты за поставленную продукцию, что приводит к возникновению дебиторской задолженности. Часть этой задолженности в процессе финансово – хозяйственной деятельности неизбежна и должна находится в рамках допустимых значений. Другая же часть может перейти в разряд сомнительной.

Сомнительная дебиторская задолженность свидетельствует о нарушениях покупателями финансовой и платежной дисциплины, что требует незамедлительного принятия соответствующих мер для устранения негативных последствий. Своевременное принятие этих мер, возможно, только при осуществлении со стороны предприятия систематического контроля.[9]

Безруких П. С. справедливо утверждает, что в условиях рыночной экономики для уменьшения риска не оплаты или несвоевременной оплаты счетов поставщик может либо потребовать предварительной оплаты счета, либо произвести расчеты за счет выставленного покупателем аккредитива, либо прибегнуть к вексельной форме расчетов. Предварительная оплата связана с неэтичным использованием средств покупателя в обороте поставщика до момента перехода товара в собственность плательщика. Аккредитивная форма расчетов также ведет к отвлечению денежных средств покупателя из оборота. Наиболее гибкой, оперативной и одновременно обеспечивающей укрепление платежной дисциплины является вексельная форма расчетов.[12]

Оценку состава и структуры задолженности следует производить по конкретным поставщикам. При этом А.Е. Суглобов рекомендует изучать, какой процент невозврата дебиторской задолженности приходится на одного или нескольких главных должников; будет ли влиять неплатеж одним из главных должников на финансовое положение предприятия.[28]

Ладутько Н.И. в своем учебно-практическом пособии ясно, четко и довольно доступно для понимания раскрывает теоретические основы учета расчетов с поставщиками и подрядчиками. Кроме того, автор подробно описывает порядок ведения аналитического и синтетического учета данных операций, номера счетов, приводит конкретные примеры с указанием бухгалтерских проводок.[23]

Учитывая тот факт, что законодательство изменяется очень быстро, большое внимание следует уделить периодической литературе. В первую очередь необходимо выделить журнал «Главный бухгалтер» со всеми приложениями  к нему. В нем приводятся все основные нормативные документы по изучаемой теме, а также даются рекомендации специалистов по каждому из этих документов, сравнительный анализ отдельных документов.

При расчетах с поставщиками за материальные ценности могут быть выявлены недостачи или излишки фактически поступившего количества по сравнению с документами поставщика, которые оформляются актом. Излишки приходуются по акту и расцениваются по учетным ценам организации или по договорным (отпускным ценам), а затем учитываются в журнале-ордере № 6 отдельной строкой как неотфактурованная поставка.

По мнению П.Г. Пономаренко неотфактурованными считаются поставки, по которым материальные ценности поступили в организацию без платежного документа.[26] На складе их приходуют, выписывая приемный акт, который при реестре поступает в бухгалтерию. Здесь материалы по акту расцениваются по учетным ценам и обычно по окончании месяца, когда вероятность получения документа от поставщика исключается, показатели акта регистрируются в журнале-ордере № 6: в графе «Номер счета» проставляется буква «Н» (не отфактуровано), наименование поставщика, номер приемного акта и учетная стоимость поступивших материалов на склад на группу и по графе «Акцепт». Оплате в отчетном месяце они не подлежат, так основанием для оплаты банком являются документы, по которым она может быть произведена, отсутствуют. При открытии журнала-ордера № 6 на следующий месяц эта поставка будет зарегистрирована как сальдо на начало месяца - кредитовое. По мере поступления товаросопроводительных документов и документов на оплату по этой поставке в следующем месяце они акцептуются организацией, оплачиваются банком и регистрируются бухгалтерией в журнале-ордере № 6 в свободной строке по группе материалов и в графе «Акцепт» в сумме платежа, а по строкам: сальдо (незаконченных расчетов) ранее записанная сумма по учетным ценам сторнируется, то же по группе в графе «Акцепт». Расчеты с поставщиком, таким образом, по этой поставке будут закончены.

По мере поступления этих ценностей бухгалтерия получит приходные ордера складов, оприходует их на склад и на группу (без акцепта, так как он уже был дан в момент поступления расчетных документов) по строке регистрации этого счета в не законченных на начало месяца расчетах. При закрытии журнала-ордера № 6 по окончании месяца эта поставка по группе материалов будет сторнирована как оприходованная дважды.

По определению Кондракова Н. П. Под дебиторской задолженностью понимают задолженность других организаций, работников и физических лиц данной организации.

Кредиторской называют задолженность данной организации другим организациям, работникам и лицам, которые называются кредиторами.

Дебиторская задолженность по истечении срока исковой давности списывается на уменьшение прибыли или резерва сомнительных долгов.[21]

Предварительная оценка финансового положения предприятия, отмечает Ефимова О.В. осуществляется на основании данных бухгалтерской отчетности. При этом отчетность предприятия рассматривается в двух основных аспектах: с точки зрения установления рациональности структуры имущества и его источников, обеспечивающей текущую платежеспособность, и с точки зрения выявления финансового результата. Первую задачу позволяет выполнить бухгалтерский баланс (ф.№1), вторую - отчет о прибылях и убытках (ф.№2). [13]

Савицкая Г. В. считает, что в процессе анализа составления расчетов нужно изучить динамику, состав, причины и давность образования задолженности ; для анализа дебиторской задолженности используются данные II раздела актива баланса, а кредиторской - V раздела пассива баланса и данные первичного и аналитического бухгалтерского учета. Бланк И.А. предлагает на первом этапе анализа оценить также уровень дебиторской задолженности, т. е. определить коэффициент отвлечение оборотных активов в дебиторскую задолженность, и уровень кредиторской задолженности, т. е. определить коэффициент отвлечения текущих (краткосрочных) обязательств в кредиторскую задолженность.[42]

На втором этапе анализа, по мнению Бланк И. А., определяются средний период инкассации дебиторской задолженности и количество ее оборотов в рассматриваемом периоде, а так же оборачиваемость кредиторской задолженности предприятия, выявляется ее роль в формировании финансового цикла. На третьем этапе анализа оценивается состав дебиторской задолженности по отдельным ее "возрастным группам", т. е. по предусмотренным срокам ее инкассации, а также изучается состав кредиторской задолженности по отдельным ее видам; выявляется динамика удельного веса отдельных ее видов в общей сумме кредиторской задолженности. На четвертом этапе анализа подробно рассматривается состав просроченной дебиторской задолженности, выделяются сомнительная и безнадежная задолженности, и изучается зависимость изменения отдельных видов кредиторской от изменения объема реализации продукции - по каждому виду этой задолженности рассчитывается коэффициент ее эластичности от объема реализации продукции.

Макальская М.Л.. предлагает оценивать качество задолженности по следующим показателям[24]:

1. Доля сомнительной дебиторской задолженности в общей сумме дебиторской задолженности;

2. Доля просроченной дебиторской задолженности в общей сумме дебиторской задолженности;

3. Доля просроченной кредиторской задолженности в общей сумме кредиторской задолженности.

Оценку состава и структуры задолженности необходимо производить по конкретным поставщикам и подрядчикам. При этом Стражев В.И. рекомендует изучать, какой процент не возврата кредиторской задолженности приходится на одного или нескольких главных должников; будет ли влиять неплатеж одним из главных должников на финансовое положение предприятия. [43]

Основным документом при осуществлении хозяйственных операций с поставщиками является договор поставки. Этой форме договоров посвящено большое количество научных статей, поскольку многие исследователи отмечают несовершенство отечественного законодательства в регулировании поставок.

В. Витрянский в учебном пособии «Финансы. Учет. Аудит. » [11] рассматривает некоторые особенности порядка заключения договора. Так, договор подписывается руководителем юридического лица, либо уполномоченным представителем юридического лица. При этом полномочия руководителя должны быть закреплены в уставе юридического лица и в протоколе (приказе) о его назначении, а при подписании договора лицом, действующим на основании доверенности, второй стороне необходимо уделить внимание текстовому содержанию доверенности, кругу прав и обязанностей уполномоченного лица, т.к. от этого зависит правомерность сделки. Таким образом, договор, подписанный неуполномоченным лицом, может быть впоследствии признан недействительным.

Автор также отмечает, что в практике нередки случаи, когда сторона, несогласная с присланным ей предложением, вычеркивает какие-то пункты из текста договора, не делая при этом специальных оговорок. Такие действия, если на этом обслуживание условий договора сторонами заканчивается, не могут быть расценены как согласование условий договора.

Леонид Ковалев в учебном пособии «Учет материалов в пути и неотфактурованных поставок» обращает внимание на методы учета материалов в пути или не вывезенных со складов поставщиков на конец месяца, а также методика учета так называемых неотфактурованных поставок.

По его мнению, «все операции, связанные с расчетами за приобретенные материальные ценности, принятые работы или потребленные услуги, проводятся по сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» независимо от времени оплаты предъявленного счета». Это означает, что на счете 60 отражаются операции и по акцептованным платежным документам, и по векселям выданным, и по неотфактурованным поставкам, и по приобретению товаров по предварительной оплате. [14]

Ефимова О.В. предлагает следующие пути улучшения состояния расчетов:

1. Следить за соотношением кредиторской и дебиторской задолженности: значительное преобладание кредиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости предприятия и делает необходимым привлечение дополнительных средств; превышение кредиторской задолженности над дебиторской может привести к неплатежеспособности предприятия;

2.  Контролировать состояние расчетов с покупателями по отсроченной (просроченной) задолженности;

3. По возможности ориентироваться на большее число покупателей, чтобы не уменьшить риск неуплаты одним или нескольким крупным покупателям;

4. Предоставить скидки при досрочной оплате.

На основании всего выше изложенного очевидно, что круг проблемных вопросов бухгалтерского учета и контроля расчетов с поставщиками и подрядчиками достаточно широкий: от теоретического обоснования сущности расчетов до рассмотрения аспектов практической реализации учета расчетов с поставщиками и подрядчиками.

2. АУДИТ (РЕВИЗИЯ) РАСЧЁТОВ С ПОСТАВЩИКАМИ И ПОДРЯДЧИКАМИ

2.1 Организация контроля расчётов с поставщиками и подрядчиками (задачи, объекты и источники контроля)

Функциями внутреннего контроля в ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» наделяется ревизионная комиссия, избираемая общим собранием акционеров, и контрольно-ревизионная служба ОАО «Агрокомбинат «Скидельский». Под руководством председателя ревизионной комиссии акционерного общества или начальника контрольно-ревизионной службы создается контрольно-ревизионная группа с участием специалистов разных служб (бухгалтеров, экономистов, инженеров, юристов и др.) и проводятся документальные ревизии (проверки) в филиалах на основании плана контрольно-ревизионной работы, утвержденного генеральным директором, или внеплановые на основании приказа генерального директора (Приложение 1).

По решению Наблюдательного Совета на основании заключаемого договора с аудиторской фирмой (аудитором – индивидуальным предпринимателем) проводится ежегодная аудиторская проверка с целью подтверждения годовой бухгалтерской отчетности, а также документов и деятельности ОАО «Агрокомбинат «Скидельский» на предмет соответствия совершенных финансово-хозяйственных операций законодательству Республики Беларусь.

Целью проверки расчетных операций, в том числе расчетов с поставщиками и подрядчиками – оценка правильности организации учета расчетов на предприятии, подтверждение законности образования различных видов дебиторской и кредиторской задолженности, ее достоверности и реальности погашения.