Организация и методика проведения ревизии на предприятии АПК

План ревизии. На основе программы  составляется план ревизии, который  привязан к специфике конкретной организации, структуре ее управления, географическому расположению имущества, графику работы. Поэтому план составляется на месте ревизии.

План ревизии должен обладать определенными характеристиками.

Действительность. В плане  должны содержаться точные указания на исполнителей, сроки ревизионных  мероприятий. Такой план позволяет  контролировать эффективность работы ревизоров.

Конкретность. Вопросы программы, подлежащие проверке, в плане конкретизируются до такого вида, чтобы можно было определить срок выполнения и назначить  исполнителей. Например, программой предусмотрено  проверить состояние хранения готовой  продукции; вопрос программы в плане  может быть отражен следующим  образом:

1. Проверить обеспеченность организации складскими помещениями и их состояние.

2. Выявить нарушения в движении первичных документов и заполнении регистров бухгалтерского учета.

3. Проверить соблюдение установленного порядка складирования готовой продукции.

4. Выявить факты порчи готовой продукции на складах.

5. Выявить факты хранения готовой продукции вне складов.

6. Выявить факты хранения неучтенной продукции.

Реальность. План выверяется с точки зрения реальных возможностей выделенных для ревизии людей  и материальных ресурсов. В нем  предусматривается возможность  привлечения к ревизии дополнительных ресурсов. Например, нельзя провести инвентаризацию крупного склада без привлечения  рабочих, по мере пересчета переносящих  ценности в помещении.

Гибкость и мобильность. В ходе ревизии план совершенствуется, дополняется, уточняется. Если бы план, составленный в начале ревизии, оставался неизменным и не корректировался по мере выявления фактов нарушений и злоупотреблений, ревизия не могла бы быть успешной. Иногда план, даже тщательно продуманный, приходится перестраивать после проверки отдельных фактов. Внесение в план изменений должно быть обоснованным и обусловливаться конкретными фактами. Выявление каких-либо фактов может вызвать необходимость проверки новых обстоятельств, не предусмотренных ранее ни программой, ни рабочим планом, более углубленного рассмотрения ранее изученных вопросов. План корректируется до тех пор, пока по каждому выявленному факту не будут собраны материалы, дающие верное представление об изучаемых явлениях. [14, стр. 84]

Предварительная подготовка ревизии тоже проходит поэтапно. В  процессе каждой подготовки сначала  решаются методические вопросы, затем  организационные, после чего происходит ознакомление с объектом ревизии.

Методические вопросы. Необходимо изучить практический опыт ревизующего  органа по аналогичным программам проверки. Как правило, в аудиторских фирмах накапливаются материалы всех ревизий.

Нужно внимательно просмотреть  материалы предыдущих ревизий данной организации. Материалы ревизий  должны храниться в проверяемой  организации. По этим материалам необходимо определить основные вопросы, поднятые ревизией, а также характер и формы вскрытых недочетов и нарушений, что поможет  ревизорам обнаружить аналогичные нарушения и недочеты при осуществлении данной ревизии.

Ценную информацию можно  получить из объяснительных записок  к отчетам, которые составляют службы и подразделения организации.

Для участников ревизии подбираются  систематизированный перечень действующих  законодательных нормативных актов, нормы естественной убыли и выхода продукции, необходимые инструктивные  материалы. [14, стр. 85]

Организационные вопросы. Составляется список необходимой оргтехники, пломбиров, печатей, штампов и др. разрабатываются  макеты объяснительных записок, заявлений, запросов, двух журналов: журнал регистрации  вопросов и ответов и журнала  входящих и исходящих документов. Если в программе не были предусмотрены  бланки документального оформления ревизии, то они разрабатываются  во время подготовки ревизии.

Подбираются участники ревизии. Комплексная ревизия предусматривает  участие в ней специалистов по технологии производства, планированию, снабжению, сбыту, финансам, учету и  т.д. Руководитель ревизии обеспечивает правильную расстановку сил на месте, следит за полнотой и качеством проверки отдельных участков объекта, оказывает  участникам ревизии практическую помощь в работе, руководит оформлением  материалов ревизии, представительствует  в соответствующих службах и  организациях.

Состав участников ревизии  оформляется приказом по организации, которым устанавливается также  срок ревизии. [Приложение Б ] Ревизоры готовят проекты приказа генерального директора о начале работы ревизионной группы. В приказе содержится фраза об обязательном содействии всех работников организации проведению ревизии. Каждый ревизор должен  иметь копию приказа. Приходя на место ревизии, он обязан предъявлять копию приказа и по просьбе проверяемого – документы, удостоверяющие его личность.

Подготовка ревизоров  к ревизии завершается инструктивным  совещанием, которое проводит руководитель ревизии. На этом совещании руководитель ревизии имеет возможность нацелить участников ревизии на основные вопросы, которые необходимо решить, дать ревизорам  ряд практических советов по организации  работы на месте ревизии, их личному  поведению во время ревизии, выслушать  каждого участника ревизии и  ответить на его вопросы.

На совещании проверяется  готовность ревизоров к ревизии. Если выяснится, что участники ревизии  плохо знают необходимые нормативные  материалы, недостаточно глубоко изучили  информацию, характеризующую деятельность намеченного к ревизии объекта, нужно отложить ревизию. Лучше приступить к ней позже, а до этого более  тщательно подготовиться. [14, стр. 86]

Для обеспечения конфиденциальности информации, полученной в ходе ревизии, но не до конца выверенной, ревизоры должны пользоваться не зависящими от проверяемого средствами связи. Помещение, которое занимают ревизоры, должно опечатываться и сдаваться под охрану.

Ознакомление с объектом ревизии. Следующий шаг в процессе организации ревизии – это  непосредственное знакомство с объектом ревизии.

Для успеха ревизии немаловажное значение имеет ознакомление со структурой управления организации, данные о которой  могут содержаться в приказах по основной деятельности или в документах совета директоров. Изучая структуру  управления, необходимо понять общую  систему субординации в организации, взаимодействие ее учетного и финансового  органов, службы сбыта и снабжения, роль коллегиальных органов управления.

В ходе предварительного знакомства следует уяснить себе систему  документооборота. Первый документ, который  требуется прочесть, - номенклатура дел, в которой представлена информация о содержании документов, накапливающихся  в отделах организации. Необходимо проанализировать порядок создания, регистрации и доведения до исполнителей распорядительных документов (приказов, распоряжений). Следует ксерокопировать приказы о создании инвентаризационных, ревизионных комиссий, приказы с образцами подписей материально ответственных лиц, распорядителей денежных ресурсов.

С опытным работником организации  нужно пройти по цехам и складским  помещениям, посетить службы и отделы. В ходе предварительного обследования организации ревизор должен вникнуть в технологию работы, территориальное  расположение мест хранения и отгрузки материальных ценностей.

Во многих организациях бухгалтерия  создана по одному принципу: в ней  выделяются отделы реализации, материальный, производственный, расчетный. В отделе реализации накапливаются сведения о готовой продукции организации, ее поступлении из подразделений (цехов) и отгрузке покупателям. В материальном отделе аккумулируются данные о закупках сырья и материалов, их движении. В производственном отделе собираются сведения о затратах на производство, фактические калькуляции. В расчетном отделе определяются размеры заработной платы, начислений и удержаний. Важно установить, в каком отделе ведутся расчеты по кассе, расчетному и валютному счетам, ценным бумагам, в том числе векселям, кто и как оформляет взаимозачеты. Во время знакомства с организацией необходимо выяснить, какие контролирующие службы у нее созданы (ревизионная комиссия, отдел ревизии и анализа, отдел внутреннего аудита и пр.). [14, стр. 88]

 

1.3 Обзор нормативных актов по теме исследования

 

Приказом Комитета государственного контроля Республики Беларусь от 4 января 2010 г. №1 утверждена «Инструкция о методах и способах осуществления проверок органами Комитета государственного контроля Республики Беларусь».

Согласно Инструкции, цель ревизии  или проверки – осуществление  контроля за соблюдением законодательства Республики Беларусь при осуществлении организацией хозяйственных и финансовых операций, их обоснованностью, наличием и движением имущества и обязательствами, использованием материальных ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами.

При проведении ревизии ревизоры опираются  на следующие нормативные акты, которые носят общий характер:

Постановление государственного комитета по стандартизации республики Беларусь от 31 января 2008 г. №6 «Об утверждении  Инструкции о порядке проведения проверок соблюдения требований технических  регламентов», в которой устанавливается порядок подготовки, проведения, оформления и реализации результатов проверок при осуществлении государственного надзора за соблюдением требований, установленных в нормативных правовых актах, а также при осуществлении государственного надзора за выполнением юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями требований законодательства Республики Беларусь об оценке соответствия, касающихся обязательного подтверждения соответствия.

Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 24 марта 2003 г. №39/69, Министерства экономики Республики Беларусь о  24 марта 2003 г. №39/69 «Об  утверждении Инструкции о порядке  определения причиненного государственному имуществу вреда в связи с  утратой, повреждением (порчей),  недостачей при проведении проверок (ревизий) финансово-хозяйственной  деятельности государственных юридических  лиц». В данной инструкции определены такие понятия как размер вреда, размер и способ возмещения вреда

Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 12 июня 2002 г. № 83/33/16/149/62/14/8/35, Комитета государственного контроля Республики Беларусь от 12 июня 2002 г. № 83/33/16/149/62/14/8/35, Прокуратуры Республики Беларусь от 12 июня 2002 г. № 83/33/16/149/62/14/8/35, Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 12 июня 2002 г. № 83/33/16/149/62/14/8/35, Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 12 июня 2002 г. № 83/33/16/149/62/14/8/35, Министерства юстиции Республики Беларусь от 12 июня 2002 г. № 83/33/16/149/62/14/8/35, Комитета государственной безопасности Республики Беларусь от 12 июня 2002 г. № 83/33/16/149/62/14/8/35, Государственного таможенного комитета Республики Беларусь от 12 июня 2002 г. № 83/33/16/149/62/14/8/35  «Об утверждении Инструкции о взаимодействии работников контрольно-ревизионных подразделений республиканских органов государственного управления, государственных организаций, подчиненных Правительству Республики Беларусь, местных исполнительных и распорядительных органов, налоговых, таможенных органов, органов уголовного преследования и судов по организации и проведению проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности и налоговых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», в которой определен порядок  взаимодействия  органов  уголовного  преследования  и судов с   контрольно-ревизионными подразделениями республиканских органов государственного управления и    налоговыми    органами  при   организации,   проведении   и реализации  материалов  проверок  (ревизий)  финансово-хозяйственной деятельности  и  налоговых  проверок  юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (далее - субъект).

 

2 ОРГАНИЗАЦИЯ РЕВИЗИОННОГО ПРОЦЕССА

 

2.1 Основные этапы ревизионного процесса

 

Ревизионный процесс состоит  из нескольких последовательных этапов:

1. Планирование, состоит в разработке контролирующей организацией плана с указанием экономического субъекта ожидаемого объема, процедур и сроков проведения контроля.

Перспективные планы разрабатываются  на срок от 3 до 5лет и более, и включают научно - исследовательские работы в области контроля: разработку автоматизированных систем обработки контрольно - ревизионной информации на ЭВМ, повышение квалификации специалистов по контролю, прочее.

Текущие планы контрольно - ревизионной работы составляются поквартально на предстоящий календарный год с учетом периодичности ревизии, установленной для предприятий и организаций, а также наличия работников контрольно - ревизионной службы.

Индивидуальные планы (месячные и квартальные) составляются руководителем  контрольно - ревизионной службы на основании текущих планов для каждого контролера - ревизора. Эти планы вручаются исполнителям не позже чем за 10 дней до начала месяца для подготовки к ревизии [12, с.27].

2. Выбор объекта ревизии осуществляется исходя из характера деятельности организации: не выполняются планы, не обеспечивается сохранность ценностей, отмечается нерентабельная работа и др. Потребность в специалистах, которых необходимо привлечь для проведения ревизий, определяется ее объемом и содержанием. После этого издается приказ или распоряжения руководителя ревизующей организации о ревизии, в котором указывается наименование проверяемого предприятия, период за который проверяется его деятельность, состав ревизионной бригады, срок проведения и вид ревизии. Руководителем ревизионной бригады, как правило, привлекается работник контрольно - ревизионной службы, имеющий специальное образование и практический опыт ревизионной работы. [7, стр. 35]

3. Подготовка ревизии начинается с изучения состояния ее объекта. Ревизионной бригадой до выезда на объект контроля, изучаются планы торговой и финансово - хозяйственной деятельности предприятия и их выполнение за ревизуемый период. Источниками информации являются:

• торгово-финансовый план,
• годовая и периодическая бухгалтерская и статистическая отчетность,
• акт предыдущей ревизии и решения по ней;
• документы тематических проверок, различного рода служебных расследований и принятых по ним решений.