Организация документооборота в бухгалтерском учете

Центральным банком РФ утверждено Положение от 3 октября 2002 г. N 2-П "О  безналичных расчетах в Российской Федерации" (в ред. указания Банка  России от 3 марта 2003 г. N 1256-У) Вестник  Банка России. 2002. N 74; 2003. N 17., в котором наряду с прочим определены форматы, порядок заполнения и оформления используемых расчетных документов. Так, в приложениях к названному Положению приведены следующие формы:

N 0401060 - платежное поручение;

N 0401063 - аккредитив;

N 0401061 - платежное требование;

N 0401071 - инкассовое поручение;

N 0401066 - платежный ордер;

N 0401065 - реестр счетов;

N 0401014 - реестр переданных  на инкассо расчетных документов;

N 0401004 - заявление об акцепте,  отказе от акцепта. 

В первую очередь необходимо  всё внимание уделить первичным документам, которые регулярно поступают в  организацию или составляются самой  организацией и составить график. 

Это сильно поможет в работе с первичными документами. По графику  будет понятно в какие сроки и кто должен сдавать документы в бухгалтерию, сколько времени уходит на обработку документа.

График документооборота можно сделать приложением к Учётной политике организации или утвердить его в отдельном документе.

Корректировочные счета-фактуры

Корректировочный счет-фактуру продавец составляет, если изменились цена или количество товаров, которые были отгружены покупателю. 

Преимущество корректировочных  счетов-фактур состоит  в следующем:  

- когда стоимость товаров  снижается, (допустим из-за скидки), то стороны договора отражают все связанные с этим изменения в расчете НДС текущим периодом.  

То есть в том квартале, в котором составлен корректировочный счет-фактура. 

Чтобы составить корректировочный счет-фактуру, у продавца должен быть документ с подписью покупателя о согласии с изменением цены. Это может быть доп. соглашение к договору или протокол согласования цены. 

В договоре указать, какой  документ подтверждает изменение стоимости  товаров, чтобы не было споров. 

Если такого документа  не будет, продавец не сможет принять  к вычету НДС по корректировочному  счету-фактуре с разницы между  первоначальной и сниженной стоимостью товаров. 

Если цена завышена или  занижена из-за технической ошибки, то в этом случае вносят исправления  в счёт-фактуру на отгрузку. 

 

Исправление счетов-фактур. 

Если продавец отгрузил товары покупателю в прошлом квартале, а  в другом обнаружили ошибку, то:  

- поставщику необходимо  будет исправить книгу продаж  за период отгрузки товаров;  

  - покупатель аннулирует вычет НДС, который он заявил в прошлом квартале и потом примет налог к вычету по исправленному счету-фактуре в текущем периоде. 

Документы по инвентаризации

Периодичность инвентаризации организация устанавливает самостоятельно.

По товарам и материалам в крупной организации удобно проводить инвентаризацию ежемесячно.

По дебиторской и кредиторской задолженностям – один раз в квартал.

Инвентаризация является обязательной перед составлением годовой  отчетности.

Если при инвентаризации выявили пересортица, то излишки  в налоговом учёте признаются доходом организации.

Недостачу учесть в расходах нельзя.

Сроки хранения документов

Документы, подтверждающие объем  понесенного убытка, налогоплательщик обязан хранить в течение всего  срока, когда он уменьшает налоговую  базу текущего налогового периода на сумму ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283 НК РФ).

Для хранения первичных документов, подтверждающих осуществление расходов в виде амортизационных начислений, установлен общий срок (4 года). Его  исчисление осуществляется в специальном  порядке. С учетом требований ст. 252 НК РФ срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, должен исчисляться с момента  завершения начисления амортизации  в налоговом учете (учета расходов на приобретение такого имущества).

Законодательством о бухгалтерском  учете устанавливается срок хранения первичных учетных документов, регистров  бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности в течение не менее  пяти лет.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Цель курсового исследования достигнута путём реализации поставленных задач. В результате проведённого исследования по теме "Первичные учётные документы" можно сделать ряд выводов:

Все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться  оправдательными документами. Оправдательные документы служат первичными учетными документами, на основании которых  ведется бухгалтерский учет. Первичный  учетный документ должен быть составлен  в момент совершения операции, а  если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания

Поступившие в бухгалтерию  первичные учетные документы  обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных учетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых  операций, логическая увязка отдельных  показателей).

Документооборот обеспечивает рациональное разделение учетного труда, равномерность загруженности учетных работников, своевременность бухгалтерского учета. Четко работающий документооборот обеспечивает контроль за оформлением документов, устанавливает персональную ответственность исполнителей за составление, передачу и обработку документов и, следовательно, обеспечивает своевременность составления бухгалтерской отчетности. В прямой зависимости от функционирования документооборота находится и оперативный учет.

В целях совершенствования  системы организации первичного учета на предприятии любой формы  собственности можно рекомендовать  следующие рекомендации:

1. Разработать детальные  инструкции конкретным исполнителям (в виде должностных инструкций, выписок из графиков документооборота  и проч.) о порядке осуществления  выполнения ими своих должностных  обязанностей, в частности о порядке  и сроках сбора первичных данных, о порядке и сроках регистрации  данных на носителе.

2. Целесообразно использовать  систему поощрений и наказаний  за надлежащее исполнение исполнителями  своих обязанностей.

3. В установленные сроки  проводить контрольные мероприятия  (ревизии, сверки, инвентаризации  и проч.) в целях снижения риска  неэффективной системы сбора  и регистрации оперативного факта.

4. Использовать на всех  участках учета только унифицированные  формы документации.

5. Систематически осуществлять  контроль со стороны работников  бухгалтерии за правильно-стью оформления первичной документации.

6. Проверка службами внутреннего  контроля соблюдения требований  законодательства в части оформления  документации.

7. Осуществлять обучение  работников правилам ведения  первичной документации.

8. Грамотное создание графиков  документооборота и доведение  их до исполнителей -- существенный шаг в плане оптимизации системы организации работы с документами.

9. Большое количество нарушений в работе с документами, полученными от других предприятий, требует осуществления ряда мероприятий по их предотвращению. На практике это можно сделать, издав распоряжение главного бухгалтера для каждого подразделения организации, сотрудничающего со сторонними фирмами либо имеющего дело с поступающими документами, в котором должны быть прописаны:

- Комплектность документов  по конкретным хозяйственным  операциям.

- Качество документации (правильность  оформления документов).

- Сроки представления  документации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глоссарий

Бухгалтерский учет	Упорядоченная система сбора, регистрации  и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем  сплошного, непрерывного и документального  учета всех хозяйственных операций.
Простая форма ведения бухгалтерского учёта	Форма ведения бухгалтерского учета, применяемая малыми предприятиями, при которой регистрация первичной  документации производится в одном  бухгалтерском регистре - Книге (журнале) учета хозяйственных операций
Учетная политика	Совокупность способов ведения бухгалтерского учета: первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки  и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности, необходимых  для достижения целей и решения  задач организации
Счет-фактура	Документ, служащий основанием для принятия предъявленных сумм НДС к вычету или возмещению
Платежное поручение	Распоряжение владельца счета (плательщика) обслуживающему его банку перевести  определенную денежную сумму на счет получателя средств, открытый в этом или другом банке
Платежное требование	Расчетный документ, содержащий требование кредитора (получателя средств) по основному  договору к должнику (плательщику) об уплате определенной денежной суммы  через банк
Первый уровень документов по бухгалтерскому учету	Федеральный закон «О бухгалтерском  учете», другие федеральные законы, указы Президента Российской Федерации  и постановления Правительства  Российской Федерации по вопросам бухгалтерского учета
Второй уровень документов по бухгалтерскому учету	Положения по бухгалтерскому учету
Третий уровень документов по бухгалтерскому учету	Методические указания, инструкции, рекомендации и иные аналогичные  им документы
Четвертый уровень документов по бухгалтерскому учету	Рабочие документы конкретной организации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Библиографический список литературы

1. Федеральный закон «О  бухгалтерском учете» от 21ноября 1996г. № 129-ФЗ (в редакции федерального  закона от 30 июня 2003 г. № 86-ФЗ).

2. Постановление Правительства  РФ от 08.07.1997 N 835 "О первичных  учетных документах"// СЗ РФ. 1997. N 28. Ст. 3448.

3. Письмо Минфина РФ  от 01.08.2001 N 16-00-14/364 "Об утверждении  альбомов унифицированных форм  первичной учетной документации"

4. Положение по ведению  бухгалтерского учета и отчетности. Утверждено приказом Министерства  финансов РФ от 29 июля 1998 г. №  34н ( в ред. Приказа Министерства финансов РФ №31н от 24 марта 2000).

5. Постановление Госкомстата  России от 30.10.97г. №71а. " Об утверждении  Альбома новых унифицированных  форм первичной учетной документации.

6. Борисов А.Н. "Комментарий  к Федеральному закону "О бухгалтерском  учете". - М.: Юстицинформ, 2005.

7. Бухгалтерский (финансовый) учет-учебник для вузов/ Под ред. Ю.А. Бабаева. - М.: Вузовский учебник, 2004.

8. Кирьянова З.В. Теория  бухгалтерского учета. - М.: Финансы  и статистика, 2005.

9. Кутер М. Л. Теория бухгалтерского учета: учебник. - 2-е изд., перераб. и доп. -- М.: Финансы и статистика, 2004. С. 17.

10. Новодворский В.Д., Белова  Е.Л. Рабочий план счетов в  системе бухгалтерского учета.  Учебно - практическое пособие. - М.: Экономист, 2005.

11. Рогожин М. Ю. Настольная  книга секретаря. - М., 2003.

12. Сборник Положений по  бухгалтерскому учету (ПБУ 1 - 19). - М.: Бухгалтерский учет, 2005.

13. Хоружий Л .И. Бухгалтерский учет. - М.: Колос, 2004.