Организация документооборота в бухгалтерском учете

По месту составления  документы подразделяются на внутренние (путевые листы, кассовые приходные  и расходные ордера, акты, расчетно-платежные  ведомости по заработной плате), оформленные  и применяемые внутри одного предприятия, и внешние (товарно-транспортные накладные, счета-фактуры поставщиков, судебные и исполнительные документы), поступающие  от других юридических и физических лиц.

По количеству учетных  позиции документы бывают однопозиционные, содержащие одну позицию (наряд на выполнение какой-либо работы), и многопозиционные, состоящие из нескольких позиций и наименований (счет, товарно-транспортная накладная). Кутер М. Л. Теория бухгалтерского учета: учебник. -- М.: Финансы и статистика, 2004. С. 17.

По способу заполнения документы подразделяют на составляемые вручную, на пишущей машинке и на компьютере.

1.3. Форма первичных учётных документов

В зависимости от характера  регистрируемых операций формы документов делятся на типовые и специализированные.

Типовыми называются формы  документов, предназначенные для  регистрации однородных, широко распространенных хозяйственных фактов, которые имеют  место в большинстве предприятий  одной или ряда отраслей.

К специализированным относятся формы документов, служащие для регистрации операций специализированного узкоотраслевого характера, имеющих место в отдельных группах организаций или отрасли.

С целью облегчения обработки  документов, применяемых в бухгалтерском  учете и отличающихся по форме, содержанию, способу отражения фактов хозяйственной  жизни, их группируют по следующим однородным признакам:

1. Назначению.

2. Порядку формирования.

3. Способу использования.

4. Статусу в системе  информационного обеспечения.

5. Месту составления.

6. Количеству учетных операций.

7. Оформлению однородных  операций.

8. Способу заполнения.

Первичные учетные документы  должны содержать все сведения, необходимые  для получения полного представления  о хозяйственной операции. Требования устанавливаются Федеральным законом  от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

В п. 1 статьи 9 закона установлено  законодательное требование документального  оформления всех хозяйственных операций, проводимых организацией.

Документ, которым оформляется  проводимая хозяйственная операция, имеет двойное предназначение:

во-первых, этот документ является оправдательным, т.е. подтверждает факт совершения организацией хозяйственных  операций;

во-вторых, документ служит первичным  учетным документом, на основании  которого производятся записи в бухгалтерском  учете.

Одним из важнейших условий  оформления документации является наличие  в документах всех сведений, необходимых  для оперативной работы, учета  и контроля. Первичные документы  принимаются к учету, если они  составлены по форме, содержащейся в  альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. Под формой документа понимается состав и расположение реквизитов.

В том случае, если форма  первичных учетных документов не предусмотрена в альбомах унифицированных  форм первичной учетной документации, такие документы должны иметь  обязательные реквизиты (показатели), которые необходимы для исчерпывающей  характеристики хозяйственного факта, изложенного в документе, и придания ему юридической силы. Реквизиты  первичных и бухгалтерских документов, принятых к бухгалтерскому учету, предусмотрены  действующими нормативными актами и  зависят от характера хозяйственных  операций.

К обязательным реквизитам относятся:

- наименование документа  (формы), реквизит присутствует на  бланках конкретных видов документов;

- наименование организации  - автора документа указывают  на бланках в соответствии  с учредительными документами  организации (уставом или положением).

- дата составления документа  позволяет определить конкретную  дату совершения операции, описанной  в документе. Датой документа  является дата его подписания  или утверждения. Оформляется  дата документа арабскими цифрами  в последовательности: день месяца, месяц,

- указание сторон, участвующих  в совершении хозяйственной операции,

- измерители хозяйственной  операции (в количественном и  стоимостном выражении),

- содержание хозяйственной  операции,

- наименование должностных  лиц, ответственных за совершение  хозяйственной операции и правильность  ее оформления, личные подписи  и их расшифровки.

- личные подписи указанных  лиц.

Унифицированные формы первичных  документов должны применяться в  организации без изменений. Формы  первичных документов, не предусмотренных  альбомами унифицированных первичных  документов, разрабатываются организацией самостоятельно. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты.

В целях реализации приведенных  законодательных положений об унифицированных  формах первичной учетной документации Правительство РФ Постановлением от 8 июля 1997 г. N 835 "О первичных учетных  документах" возложило на Государственный комитет РФ по статистике функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий. СЗ РФ. 1997. N 28. Ст. 3448. В названном Постановлении также предусмотрено, что при всём этом содержание и состав унифицированных форм первичной учетной документации согласовываются Комитетом с Министерством финансов РФ и Министерством экономики РФ.

Во исполнение указанного Постановления Правительства РФ Постановлением Госкомстата России от 29 мая 1998 г. N 57а и Минфина России от 18 июня 1998 г. N 27н Бюллетень нормативных  актов федеральных органов исполнительной власти. 1998. N 17.

утвержден Порядок поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной  учетной документации.

С 1 января 1999 г. организации  применяют формы первичных учетных  документов, содержащихся в Альбоме  новых унифицированных форм первичной  учетной документации, утвержденном постановлением Госкомстата России от 30.10.97г. №71а.

Согласно п. 13 Положения  по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в  Российской Федерации, утвержденного  Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н, в зависимости от характера  операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки  учетной информации в первичные  документы могут быть включены дополнительные реквизиты, к которым можно отнести  номер документа, адрес организации, основания для совершения хозяйственной операции.

При этом все реквизиты  утвержденных Госкомстатом России унифицированных  форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая  код, номер формы, наименование документа).

Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается;

вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим  организационно-распорядительным документом организации;

организацией может быть разработана и утверждена организационно-распорядительным документом организации форма первичной  документации в случае отсутствия формы  в альбоме унифицированных форм Госкомстата России. Письмо Минфина России от 1 августа 2001 г. N 16-00-14/364

Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения. Регистрационный номер - цифровое или буквенно - цифровое обозначение, присваиваемое документу для его учета и последующего поиска.

Наряду с унификацией  важное значение имеет стандартизация документов, под которой понимают установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов.

В настоящее время существуют следующие унифицированные формы  первичной учетной документации, утвержденные Госкомстатом России по согласованию с Минфином России и  Минэкономразвития России.

Согласно Закону № 402-ФЗ с 1 января 2013 года можно не использовать унифицированные формы первичных учетных документов. Однако формы первичных документов, которые принятые на основании других федеральных законов, остались обязательными.

 

По учету кадров. Например:

N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу";

N Т-2 "Личная карточка  работника";

N Т-3 "Штатное расписание";

N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую  работу";

N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";

N Т-7 "График отпусков";

N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового  договора (контракта) с работником";

N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в  командировку";

N Т-10 "Командировочное удостоверение".

По учету использования  рабочего времени и расчетов с  персоналом по оплате труда. Например:

N Т-12 "Табель учета использования  рабочего времени и расчета  заработной платы";

N Т-13 "Табель учета использования  рабочего времени";

N Т-49 "Расчетно-платежная  ведомость";

N Т-51 "Расчетная ведомость";

N Т-53 "Платежная ведомость";

N Т-54 "Лицевой счет";

N Т-60 "Записка-расчет о  предоставлении отпуска работнику";

N Т-61 "Записка расчет  при прекращении действия трудового  договора (контракта) с работником";

N Т-73 "Акт о приемке  работ, выполненных по трудовому  договору (контракту), заключенному  на время выполнения определенной  работы".

По учету работ в  капитальном строительстве и  ремонтно-строительных работ.

Постановлением Госкомстата  России от 11 ноября 1999 г. N 100 утверждены формы (введены в действие с 1 января 2000 г.). Например:

N КС-2 "Акт о приемке  выполненных работ";

N КС-6а "Журнал учета выполненных работ".

По учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения.

Постановлением Росстата от 9 августа 1999 г. N 66 Бухгалтерский  учет. 1999. N 12. утверждены формы (введены в действие с 1 января 2000 г.). Например:

N МХ-1 "Акт о приеме-передаче  товарно-материальных ценностей  на хранение";

N МХ-2 "Журнал учета товарно-материальных  ценностей, сданных на хранение".

По учету торговых операций.

Постановлением Госкомстата  России от 25 декабря 1998 г. N 132 Финансовая газета. 1999. N 5. утверждены формы (введены в действие с 1 января 1999 г.).

По учету денежных расчетов с населением при осуществлении  торговых операций с применением  контрольно-кассовых машин. Например:

N КМ-1 "Акт о переводе  показаний суммирующих денежных  счетчиков на нули и регистрации  контрольных счетчиков контрольно-кассовой  машины";

N КМ-2 "Акт о снятии  показаний контрольных и суммирующих  денежных счетчиков при сдаче  (отправке) контрольно-кассовой машины  в ремонт и при возвращении ее в организацию".

По учету торговых операций (общие). Например:

N ТОРГ-1 "Акт о приемке  товаров";

N ТОРГ-2 "Акт об установленном  расхождении по количеству и  качеству при приемке товарно-материальных ценностей".

По учету торговых операций при продаже товаров в кредит. Например:

N КР-7 "Справка о состоянии  расчетов с работниками за  товары, проданные в кредит".

По учету торговых операций в комиссионной торговле. Например:

N КОМИС-1 "Перечень товаров, принятых на комиссию".

По учету операций в  общественном питании. Например:

N ОП-1 "Калькуляционная  карточка";

N ОП-2 "План-меню".

По учету кассовых операций

Постановлением Госкомстата  России от 18 августа 1998 г. N 88 Российский налоговый курьер. 2000. N 11. утверждены формы (введены в действие с 1 января 1999 г.).Например:

N КО-1 "Приходный кассовый  ордер";

N КО-2 "Расходный кассовый  ордер";

N КО-3 "Журнал регистрации  приходных и расходных кассовых  документов";

N КО-4 "Кассовая книга".

Постановлением Госкомстата  России от 1 августа 2001 г. N 55 Финансовая газета. 2001. N 36. утверждена форма N АО-1 "Авансовый отчет" (введена в действие с 1 января 2002 г.).

Периодичность инвентаризации организация устанавливает самостоятельно.

По товарам и материалам в крупной организации удобно проводить инвентаризацию ежемесячно.

По дебиторской и кредиторской задолженностям – один раз в квартал.

Инвентаризация является обязательной перед составлением годовой  отчетности.

Если при инвентаризации выявили пересортица, то излишки  в налоговом учёте признаются доходом организации.

Недостачу учесть в расходах нельзя.

По учету результатов  инвентаризации. Например:

N ИНВ-1 "Инвентаризационная  опись основных средств";

N ИНВ-1а "Инвентаризационная опись нематериальных активов". В частности, документом, подтверждающим заключение договора перевозки груза автомобильным транспортом, является транспортная накладная, форма которой утверждена Правительством РФ.

В соответствии с Законом № 402-ФЗ формы первичных учетных документов утверждает руководитель организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Собственные формы первичных документов используются при условии, что в них будут содержаться все обязательные реквизиты, установленные Законом № 402-ФЗ.

По-прежнему обязательны  для применения формы первичных  учетных документов, введенные уполномоченными  органами на основании других федеральных  законов. Это относится к документам, которые подтверждают перевозку  грузов.

Оформление транспортной накладной, составленной грузоотправителем по форме согласно приложению № 4, необходимо для подтверждения заключения договора перевозки груза.

 

По учету работы строительных машин и механизмов. Например:

N ЭСМ-1 "Рапорт о работе  башенного крана";