Облік на позабалансових рахунках

 

                  Аналітичний облік на позабалансовому  рахунку 07 „ Списані активи”   ведеться за боржниками та випадками встановлення недостач і втрат від псування цінностей.

 

                       Рахунок 08 „ Бланки суворого  обліку” призначений для формування інформації про наявність і рух бланків суворого обліку та суворої звітності. Збільшення  по  рахунку 08 відбувається при надходженні ( прийняття на облік) бланків суворого обліку, зменшення – після їх використання або списання як непридатних.

        При документальному оформлені  операцій з бланками довіреностей  потрібно використовувати  певні  типові форми.

Аналітичний облік ведеться за кожним бланком та місцями їх зберігання.

 

Розділ  II . Коротка економічна характеристика господарсько-фінансової діяльності    підприємства

 

 

              Тему  „Облік на позабалансових рахунках” можно розглянути на   прикладі конкретного  підприємства, а саме – приватної фірми   „ Поль - коммерц”, яка знаходиться у   Центральному районі міста.

                Приватна  фірма   „ Поль - коммерц” заснована  на власності однієї фізичної особи відповідно до установчих документів :

• свідоцтво про реєстрацію № 3260 від 28.09.1992 р, ;
• ідентифікаційний  код  у відповідності з реєстраційним номером у Державному реєстрі – 13867752.

 

               Мета створення підприємства – задоволення потреб громадян і підприємств в товарах, які реалізуються підприємством , створення додаткових робочих місць,   а також отримання прибутку.

 

             Форма власності – приватна. 

   Основний вид діяльності –    гуртова та роздрібна  торгівля продовольчими товарами.  

              Відповідно до Статуту ПФ „ Поль – коммерц” є юридичною   особою, має самостійний баланс, поточний рахунок у банку,    печатку, є платником ПДВ.

                  Приватна фірма  існує понад 10 років.  З моменту організації бухгалтерського обліку , при створенні підприємства , і до теперішнього часу керівником підприємства  постійно  створюються  необхідні умови для належного ведення бухгалтерського обліку.

Для ведення обліку  керівник  на договірних засадах найняв  та призначив на посаду  головного бухгалтера , бухгалтера – фахівця  з відповідною освітою.

                Функції які виконує головний бухгалтер приватної фірми „ Поль – коммерц” :

• несе відповідальність за формування облікової політики підприємства, стан та ведення бухгалтерського обліку, своєчасність і достовірність звітності;
• визначає службові обов’язки підлеглих йому працівників у частині ведення бухгалтерського обліку;
• вимагає від працівників забезпечення належної організації бухгалтерського обліку ;
• організовує та здійснює перевірку в структурних підрозділах дотримання встановленого порядку прийняття, оприбуткування, зберігання і витрат коштів, товарно – матеріальних та інших цінностей.

 

                            У роботі головний бухгалтер завжди керувався чинними законодавчими й нормативними документами та методологічними принципами бухгалтерського обліку про що свідчать акти перевірок державних контролюючих органів –податкової адміністрації, пенсійного фонду, фонду безробіття, фонду соціального страхування, органу статистики та інших.

 

                      

 

Розділ ІІІ. Основна частина

3.1. Організація  обліку бланків суворої звітності

на   приватній  фірмі „ Поль – коммерц”

 

                                   Для упорядкування змісту економічної інформації про господарські засоби та джерела їх утворення, господарські процеси, забезпечення користувачів вичерпаною інформацією, необхідною для планування, управління та контролю за виконанням завдань, а також для правильної та чіткої побудови і організації бухгалтерського обліку на приватній фірмі „Поль – коммерц” використовується  розроблений робочий план рахунків . В нього включено лише ті рахунки, що мають практичне застосування   на фірмі для певних  видів діяльності – це балансові і позабалансові.

                       З затверджених  в Плані рахунків бухгалтерського обліку позабалансових рахунків, облік ведеться   тільки

 на рахунках 07 „ Списані активи”  і    08 „Бланки суворого обліку”, причому рахунок 08 використовується тривалий час та щомісячно, а рахунок 07 тільки після проведення інвентаризацій товарно – матеріальних цінностей та розрахунків.

                          Рахунок 08 „ Бланки суворого обліку” призначений для формування інформації про наявність і рух бланків суворого обліку та суворої звітності.

 

                    Відповідно до правил № 98 ( п. 1.3.2.) до бланків суворої звітності належать :

1. документи, які засвідчують будь – що ( особу, подію освіту, трудовий стаж , визначений факт):

• особу ( паспорт, свідоцтво про народження);

• подію ( свідоцтво про шлюб, розлучення);
• освіту ( диплом про освіту, про присвоєння звання);
• трудовий стаж ( трудова книжка і вкладиші до неї);
• певний факт ( пенсійні книжки, пенсійні картки, листки непрацездатності тощо);

2. проїзні документи ( квитки на проїзд і перевезення вантажів будь - яким транспортом, військові проїзні документи);

3. знаки поштової оплати ( поштові марки, конверти і листівки з марками);
4. документи , що обслуговують грошовий обіг ( ощадні, чекові, депозитні книжки);
5. довіреності на видачу грошових коштів, пенсій, майна; сертифікати якості, сертифікати на право вивезення і ввезення; поліси страхування; ліцензії; бланки фінансування, страхування; акредитиви; марки податкові, митні; бланки квитків тиражних і миттєвих лотерей.

 

                Із числа бланків суворої звітності,  що використовуються на приватній  фірмі „Поль – коммерц” найбільш поширені бланки довіреностей  і трудових книжок .

 При роботі з довіреностями   треба керуватися  ІНСТРУКЦІЄЮ ПРО ПОРЯДОК РЕЄСТРАЦІЇ ВИДАНИХ, ПОВЕРНУТИХ І ВИКОРИСТАНИХ ДОВІРЕНОСТЕЙ НА ОДЕРЖАННЯ ЦІННОСТЕЙ , затвердженою Наказом Міністерства фінансів України          від 16 травня 1996 р. N 99 із змінами та доповненнями.

            

 

3.2. Облік  довіреностей

 

                     Бланки довіреностей є документами суворої звітності, що вимагає:

- їх виготовлення з друкарською нумерацією відповідно до Правил виготовлення бланків цінних паперів і документів суворого обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 25 листопада 1993 р. N 98, Служби безпеки України від 15 листопада 1993 р. N 18, Міністерства внутрішніх справ України від 24 листопада 1993 р. N 740;

- обліку їх одержання, зберігання та використання як бланків суворої звітності;

- пронумерування, прошнурування та скріплення печаткою і підписами керівника і головного бухгалтера підприємства журналу реєстрації довіреностей (додаток N 2);

- видачі бланків і журналів особі, на яку покладені обов’язки з реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей, за видатковою накладною;

- контролю за своєчасним поданням документів (актів, накладних, ордерів тощо), що свідчать про використання довіреностей, або невикористаних довіреностей;

- списання використаних бланків довіреностей за актом.

                        Довіреність на одержання цінностей видається тільки особам, що працюють на ПФ „Поль – коммерц”.  Згідно  інструкції, довіреність особам, що не працюють на даному підприємстві, може бути видана з дозволу керівника підприємства, якщо підприємство, де працює дана особа, видало їй довіреність на одержання тих самих цінностей і такої ж кількості з цього підприємства, але таких випадків на фірмі не було.

 Довіреність  підписується керівником та головним  бухгалтером підприємства Керівником  підприємства затверджується перелік  посад, зайняття яких надає  відповідним працівникам право  підписувати довіреність на одержання  цінностей, та призначається особа, що здійснює виписування та реєстрацію виданих, повернутих та використаних довіреностей.

Довіреність на одержання цінностей від постачальника  за нарядом, рахунком, договором, замовленням, угодою або іншим документом, що замінює, видається довіреній особі під розписку і реєструється в журналі реєстрації довіреностей  .

При виписуванні  довіреності перелік цінностей, які належить отримати по ній (графа "Найменування цінностей" у бланку довіреності), наводиться обов’язково  із зазначенням назви і кількості цінностей для одержання, незалежно від того, чи є такі відомості у документах на відпуск (надалі, рахунку, договорі, замовленні, угоді тощо) цінностей. Незаповнені рядки довіреності прокреслюються.

             Прикладом може бути довіреність серії АС № 956500 (додаток  А).

При отриманні  двох видів матеріальних цінностей  – бланків суворого обліку заповнені  тільки два рядки, а останні прокреслені.

До видачі довіреності  особи інструктуються про порядок  і терміни використання та звітування про використання довіреності або повернення невикористаної довіреності.

 Строк дії  довіреності встановлюється в  залежності від можливості одержання  та вивозу відповідних цінностей  за рахунком, накладною або іншим  документом, що їх замінює, на  підставі якого видана довіреність, однак, не більше як на 10 днів;

Довіреність серії АС № 956500 (додаток  А) на отримання бланків суворої звітності у підприємства – постачальника, який знаходиться у м. Миколаєві , видана на 3 календарних  дні.

Довіреність на одержання цінностей, розрахунки за які здійснюються у порядку планових платежів або доставка яких здійснюється централізовано-кільцевими перевезеннями, допускається видавати на календарний місяць.

 Особа якій  видана довіреність, зобов’язана  не пізніше наступного дня  після кожного випадку доставки на підприємство одержаних за довіреністю цінностей, не залежно від того, одержані цінності за довіреністю повністю або частково, подати працівнику підприємства, який здійснює виписування та реєстрацію довіреностей, документ про одержання нею цінностей та їх здачу на склад (комору) або матеріально відповідальній особі. Так , директор ПФ „Поль – коммерц” , виконавши завдання у день отримання довіреності , відзвітувався у той же день – 01.09.2004 року. У журналі реєстрації виданих довіреностей (додаток В) ,  у графі 8 вказується дата та номер документу, який підтверджує виконання давдання, тобто накладна № 1006 від 01.09.2004 року.

Невикористані довіреності повинні бути повернуті  працівнику підприємства, який здійснює виписування і реєстрацію довіреностей, не пізніше наступного дня після закінчення строку дії довіреності.

Про використання довіреності або повернення невикористаної довіреності у журналі реєстрації довіреностей робиться відмітка про  номери документів (накладних, актів тощо) на одержані цінності або про дату повернення довіреності. Повернуті невикористані довіреності гасяться надписом "невикористані" і зберігаються протягом строку, встановленого для зберігання первинних документів. Так у вересні, довіреність серії ГАП № 091621 ( додаток Б) була невикористана та повернута, про що зроблені відповідні записи на бланку довіреності та у відповідному рядку у журналі реєстрації довіреностей ( додаток В)

Особам, які  не відзвітували про використання довіреності  або не повернули невикористану довіреність, строк дії якої закінчився, нова довіреність не видається.

Довіреність, незалежно  від строку її дії, залишається у  постачальника при відпуску цінностей.    Облік бланків суворої звітності , на приватній фірмі „Поль – коммерц”, ведеться у відповідності з Інструкцією № 291 на субрахунку 209 „Інші матеріали” за ціною придбання без ПДВ.

Одночасно, за ціною, установленою законодавством ( наприклад, для довіреності  – 1,50 грн.), документи суворої звітності  відображаються на позабалансовому рахунку 08 „ Бланки суворого обліку”.  Так, за усною домовленість з ПП „Поліграфіст” фірма „Поль – коммерц”, протягом тривалого часу, постійно замовляє та отримує канцелярські товари та бланки документів.  У вересні необхідно було придбати бланки трудових книжок та бланки довіреностей.

Приватне підприємство „Поліграфіст”, без оформлення письмової угоди, на усне замовлення по телефону оформило рахунок № 1006 від 01.09.2004 року ( додаток Г) на суму 84,00 грн.  з урахуванням ПДВ.

<span class="dash041e_0431_044b_0447_043d_044b_0439__Char" style="