Начисление заработной платы и учёт расходов на оплату труда

Заполненный табель и другие документы, оформленные соответствующими подписями, в последний рабочий день месяца сдаются в бухгалтерию для начисления заработной платы. Табель является основанием для определения среднесписочной численности работников за месяц.

С работниками, не входящими в штат организации, а привлекаемыми со стороны для выполнения конкретных работ, заключается договор гражданско-правового характера (подряда, поручения, аренды, купли-продажи, мены).

Договоры с предпринимателями составляются не менее чем в двух экземплярах – один выдается исполнителю, второй остается у организации. Форму договоров разрабатывает организация, но в ней обязательно должны быть предусмотрены все реквизиты, необходимые для документов такого вида (наименование документа, организации, фамилия, имя, отчество руководителя организации и работника-исполнителя, их подписи, место и дата составления договора, сроки выполнения работ, сумма и условия оплаты работы, порядок приемки работы, печать организации). Договоры регистрируются в бухгалтерии или в отделе кадров.

Выполненные по договорам работы оплачивают по счету-заявлению исполнителя, форму которого также разрабатывает сама организация. В нем указываются содержание заявления, фамилия и инициалы руководителя, на чье имя подается заявление, ссылка на договор, фамилия, имя, отчество и паспортные данные заявителя, его подпись, дата, сведения о льготах по налогам. Основанием для оплаты работ по счету-заявлению служит резолюция руководителя организации.

Выплаты, не совпадающие по времени с выдачей заработной платы (например, отпускные суммы), производят по расходным кассовым ордерам, на которых делают пометку «разовый расчет по заработной плате».

Теперь рассмотрим корреспонденцию счетов по заработной плате.

Основным счетом при учете заработной платы в соответствии с Планом счетов является счет 70, который так и называется «Расчеты с персоналом по оплате труда» [19, С. 245].

«Расчеты с персоналом по оплате труда» - счет бухгалтерского учета, предназначенный для отражения расчетов с персоналом по заработной плате, причитающейся каждому из работников за труд, вложенный в деятельность предприятия.

Расчеты по оплате труда включают все виды трудовых и связанных с трудовым вкладом выплат: основную оплату, дополнительную, премии, пособия и другие выплаты.

Заработная плата начисляется исходя из:

• cистемы оплаты труда, применяемой на предприятии;

• cведений об установленных тарифах, окладах, сдельных расценках;

• cведений о фактически отработанном времени сотрудниками или об объеме произведенной продукции.

Согласно трудовому законодательству начисление и выплата заработной платы производится не менее 2-х раз в месяц. Начисленные суммы фиксируются в Расчетной ведомости (унифицированная форма № Т-51) или в Расчетно-платежной ведомости (унифицированная форма № Т-49).

В зависимости от выполненных работ заработная плата может включаться в состав расходов по обычным видам деятельности в расходы будущих периодов, в состав внеоборотных активов, а также в состав чрезвычайных расходов. Кроме того, начисление заработной платы может производиться за счет резервов предстоящих расходов, за счет чистой прибыли организации, за счет средств целевого финансирования.  
Расчеты по заработной плате учитываются на счете 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". В зависимости от того, куда включаются расходы по начислению заработной платы, такая проводка и отражается в учете.

Начисление заработной платы основным рабочим (то есть занятым непосредственно в процессе производства) будет отражено проводкой:  
Дебет 20 Кредит 70.

Начисление заработной платы рабочим вспомогательного производства (например, рабочим котельной) будет отражено проводкой:  
Дебет 23 Кредит 70.

Начисление заработной платы сотрудникам, обслуживающим основное производство (например, начальнику цеха), будет отражено проводкой:  
Дебет 25 Кредит 70.

Начисление заработной платы сотрудникам управленческого аппарата будет отражено проводкой:

Дебет 26 Кредит 70.

Начисление заработной платы за счет резерва предстоящих платежей (например, резерв для отпусков) будет отражено проводкой:  
Дебет 96 Кредит 70.

Начисление заработной платы работникам детского сада будет отражено проводкой:

Дебет 91 Кредит 70.

Начисление заработной платы рабочим по затратам капитального характера (например, по монтажу оборудования) будет отражено проводкой:  
                 Дебет 08 Кредит 70.

Начисление заработной платы рабочим за счет чистой прибыли организации (например, премия к юбилею) будет отражено проводкой:  
                Дебет 99 Кредит 70.

Начисление заработной платы рабочим за счет средств целевого финансирования (например, за счет средств полученного гранда) будет отражено проводкой:

Дебет 86 Кредит 70.

Удержание налога на доходы физических лиц обычно отражается проводкой в корреспонденции со счетом 70:

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ"  
- удержание налога на доходы физических лиц.

Если удержание НДФЛ не у сотрудника организации, то проводка будет иной:

Дебет 76 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ"

- удержание налога на  доходы физических лиц.  
Организация может оказать материальную помощь своим сотрудникам, бывшим работникам либо другим физическим лицам. В зависимости от того, кому выплачивается материальная помощь и как оформляется - отражение в учете и налогообложение будет различно.

Начисление материальной помощи сотрудникам предприятия проводится в бухгалтерском учете следующей проводкой:

Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" Кредит 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"

- начислена материальная  помощь.

Если акционерами или участниками общества было принято решение о расходовании прибыли, то начисление материальной помощи проводится в бухгалтерском учете следующей проводкой:

Дебет 84 "Прибыль предприятия" Кредит 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".

Начисление материальной помощи бывшим сотрудникам предприятия, а также другим физическим лицам, не состоящим в трудовых отношениях с предприятием, проводится в бухгалтерском учете следующей проводкой:  
Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" Кредит 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

- начислена материальная  помощь бывшим сотрудникам предприятия.  
Пособие по временной нетрудоспособности начисляют за счет средств социального страхования. В учете данное начисление отражается проводкой:  
Дебет 69-01 "Расчеты по социальному страхованию" Кредит 70 "Расчеты по оплате труда"

- начисление больничного  листа по общему заболеванию, а также по беременности и  родам.

Дебет 69-02 "Расчеты по социальному страхованию, по травматизму" Кредит 70 "Расчеты по оплате труда"

- начисление больничного  листа по травме, полученной на  производстве, а также начисление  пособия по увечью, полученному  вследствие травмы на производстве.

В соответствии со ст. 140 ТК РФ увольняемым работникам заработная плата должна быть выдана не позднее дня их увольнения.  
При исчислении заработной платы увольняемому работнику должны быть начислены не только причитающиеся суммы основной заработной платы, но и суммы выходных пособий и компенсаций за неиспользованный отпуск.  
Компенсация за неиспользованный отпуск может быть полной или пропорциональной отработанному времени, в зависимости от того, на отпуск какой продолжительности имеет право работник на день его увольнения.  
При увольнении работника денежная компенсация должна быть выплачена за все неиспользованные отпуска (ст. 127 ТК РФ).

Начисленные компенсации за неиспользованный отпуск включаются в расходы предприятия, учитываемые при расчете налоговой базы по налогу на прибыль, в том числе и за годы, более чем за два года (ст. 255 НК РФ).  
Соответственно и в бухгалтерском учете при отражении расходов на выплату начисленной компенсации за любые прошлые годы записи по счетам учета отражаются в общеустановленном порядке.

Выплата выходного пособия регламентируется ст. 178 ТК РФ. Выходное пособие выплачивается, если расторжение трудового договора связано с отдельными не зависящими от работника причинами.  
Выходное пособие выплачивается в размере среднемесячного заработка - при увольнении работника по п. 1 ст. 81 ТК РФ "в связи с ликвидацией организации" или по п. 2 ст. 81 ТК РФ "в связи с сокращением численности или штата работников организации".

Кроме этого, за уволенными по указанным причинам работниками сохраняется средняя заработная плата на период трудоустройства, но не свыше трех месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия), а в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях - до шести месяцев.  
Существуют и удержания:

1. НДФЛ (сумма начисленного в установленном порядке налога);

2. Cуммы алиментов по исполнительным листам;

3. Удержание невозвращенных во время подотчетных сумм;

4. Возмещение причиненного материального ущерба;

5. Удержания по суммам предоставленных сотруднику займов и процентов;

6. Удержание аванса, начисленного за первую половину месяца;

7. Прочие удержания по заявлению сотрудника (в пользу профсоюзов, страховых компаний).

Все виды удержаний из заработной платы отражаются по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции с различными счетами, в зависимости от вида удержания .

Таким образом, в настоящее время основными задачами учета расчетов с персоналом по оплате труда являются: своевременное начисление зарплаты и прочих выплат работнику; соблюдение законности включения в себестоимость продукции (работ, услуг) сумм начисленной заработной платы и отчислений с нее; группировка показателей по труду и заработной плате для целей оперативного руководства.   

     Учет труда и заработной платы должен обеспечить оперативный контроль количества и качества труда, использования средств, включаемых в фонд оплаты труда и выплаты социального характера.

 

2.2. Инвентаризация и отражение  заработной платы в отчетности

В ходе инвентаризации расчетов с работниками проверяются счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операция» и субсчет «Расчеты по депонированным суммам» счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». По счету 70 проверяется правильность отражения задолженности перед работниками. В частности, не числятся ли на этом счете не выплаченные работникам в срок из-за неявки суммы заработной платы, которые не задепонированы. Если такие суммы будут выявлены, их следует перевести в депонированные суммы. Для этого они списываются со счета 70 на счет 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам». Основная задача  инвентаризации расчетов с работниками – проверка соблюдения нормативно-правовых актов при начислении оплаты труда, удержаниях из неё и правильности ведения бухгалтерского учета по оплате труда [9]. Среди документов, подлежащих  проверке, выделяют первичные документы, регистры синтетического и аналитического учета и отчетность.

Первичные документы включают:

1. Кассовую книгу;

2. Расходные кассовые  ордера;

3. Приказ (распоряжение) о  приеме на работу (форма N Т-1); приказ (распоряжение) о переводе на другую  работу (форма N Т-5); приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма N Т-6); приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма N Т-8);

4. Личную карточку (форма N Т-2);

5. Форму N Т-12 «Табель учета  использования рабочего времени  и расчета заработной платы»; форму N Т-13 «Табель учета использования  рабочего времени»;

6. Ведомость N Т-8 «Книга учета  депонированной заработной платы»;

7. Форму N Т-49 «Расчетно-платежная  ведомость»; форму N Т-51 «Расчетная ведомость»; форму N Т-53 «Платежная ведомость»;

8. Формы N Т-54, Т-54а «Лицевой  счет».

Регистры синтетического и аналитического учета включают:

1. Главную книгу;

2. Журнал-ордер N 1;

3. Журнал-ордер N 2;

4. Журнал-ордер N 10;

5. Разработочную таблицу РТ-5 «Сводка  начисленной заработной платы  по ее составу и категориям  работников и сводка данных  по расчетам с рабочими и  служащими»;

6. Разработочную таблицу  РТ-2 «Распределение заработной платы».

Отчетность включает:

1) Пояснение к бухгалтерскому  балансу и отчету о прибылях  и убытках: отчет о движении  капитала (форма N 3) и отчет о движении  денежных средств (форма N 4);

2) Приложение к бухгалтерскому  балансу (форма N 5, справка N 8 «Социальные  показатели»);

3) Статистическую отчетность  по форме N П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении  работников».

 

      В начале проверки следует обратить внимание на документальное оформление трудовых отношений с работниками организации [9]. Взаимоотношения между работником и организацией регулируются двумя основными нормативными актами: Гражданским кодексом Российской Федерации (ГК РФ) и Кодексом законов о труде Российской Федерации.

В рамках этих документов трудовые отношения могут быть оформлены одним из трех основных способов:

• трудовым договором (контрактом);

•  коллективным договором;

• договором гражданско-правового характера.

Трудовой договор (контракт) – соглашение между трудящимся и работодателем, по которому одна сторона обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему распорядку, а другая – выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, локальными договорами организации и соглашением сторон.