Методика аудита учета расчетов с подотчетными лицами

В ходе проверки аудитор выявил, что отчет работника об израсходовании полученных денежных сумм был совершен путем составления авансового отчета установленной Госкомстатом РФ формы. Авансовый отчет был подписан подотчетным лицом, бухгалтером (главным бухгалтером) и утвержден руководителем организации. К авансовому отчету приложены первичные документы, подтверждающие факт израсходования полученных денежных сумм (кассовые и товарные чеки, квитанции к приходным ордерам, проездные билеты, оплаченные счета гостиниц, оплаченные багажные квитанции, прочие оплаченные документы строгой отчетности). Первичные документы были установленной формы, и имели все обязательные реквизиты. Квитанции, счета на оплату выписаны на подотчетное лицо.

Источники информации, которые были проверены аудитором:

авансовый отчет (форма АО-1) с приложенными к ним первичными документами.

Аудиторская процедура аудитора: просмотр документов.

Также аудитор проверил наличие характерных ошибок, а именно:

1.   списание подотчетных сумм по первичным документам неустановленной формы, неправильно оформленным;

2.   списание подотчетных сумм при отсутствии первичных документов;-

3.   списание подотчетных сумм по первичным документам, выпи санным на другое лицо.

3. Правильность оформления командировочных документов и возмещения командировочных расходов

Аудитор установил, что направление организацией ООО «ТРК «Империя» своего работника в служебную командировку оформлено командировочным удостоверением установленной формы (командировочное удостоверение может не выписываться при однодневных командировках и при командировках за границу). Командируемому работнику выдан под отчет аванс в размере суммы предстоящих командировочных расходов. При заграничных командировках аванс должен быть выдан в валюте, которую организация вправе купить для этих целей через уполномоченный банк с зачислением на специальный транзитный счет (приобретение организацией наличной иностранной валюты запрещено Центральным банком РФ).

Командировочные расходы ООО «ТРК «Империя», подлежащие возмещению организацией работнику, включают в себя:

1.                  расходы по проезду;

2.                  расходы по найму жилого помещения;

3.                  суточные;

4.                  иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома руководства.

Аудитором также проверены порядок и размеры возмещения командировочных расходов, которые определены локальным нормативным актом организации (положением, приказом). Размеры возмещения командировочных расходов ООО «ТРК «Империя» не менее норм, установленных для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

При заграничных командировках на ООО «ТРК «Империя» остаток неиспользованного аванса должен быть возвращен работником в кассу организации либо в валюте, либо в рублях по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета. Перерасход командировочных расходов в этом случае аналогичным образом должен быть возмещен работнику в валюте либо в рублях по курсу ЦБ РФ на указанную дату.

Аудитором были проверены следующие источники информации:

авансовый отчет (форма АО-1) с приложенным к нему командировочным удостоверением (форма Т-10) и иными подтверждающими документами;

служебное задание на командирование и отчет об его выполнении (форма Т-10 А);

локальный нормативный акт (положения, приказы), устанавливающий порядок и размер возмещения командировочных расходов.

Аудиторские процедуры, проведенные аудитором: просмотр и сравнение документов, опрос, подтверждение.

Также аудитор проверил документы на характерные для них ошибки:

1.        отсутствие командировочных удостоверений;

2.        отсутствие в командировочных удостоверениях отметок «прибыл» – «убыл»;

3.        несоответствие маршрута командирования, длительности, сроков пребывания в командировке данным, указанным в удостоверении;

4.        возмещение командировочных расходов сверх установленных норм при отсутствии локального нормативного акта (положения, приказа).

4. Правильность ведения учета расчетов с подотчетными лицами и отражения в бухгалтерской отчетности задолженности по расчетам

В ходе проверки аудитором установлено что, аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 по каждой сумме, выданной под отчет.

Подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок списываются со счета 71 на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Со счета 94 эти суммы подлежат списанию на счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они будут удерживаться из оплаты труда) или на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если они не могут быть удержаны из оплаты труда и будут взыскиваться иным образом). Источники информации проверенные аудитором:

1.        карточка и ведомость аналитического учета счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

2.        бухгалтерская отчетность.

Аудиторские процедуры проведенные аудитором: просмотр и сравнение документов.

2.4 Проверка взаимосвязи между данными первичных документов и регистрами аналитического и синтетического учета

Аудитором установлено, что в бухгалтерском учете ООО «ТРК «Империя» для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в соответствии с Планом счетов, утвержденным Приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 года №94н.

На данном счете собирается вся информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.

Также аудитором было установлено, что выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 – комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер №7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.

Основанием для заполнения журнала-ордера №7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты – на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.

Бухгалтер ООО «ТРК «Империя» выписывает расходный кассовый ордер, указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетник ставит свою подпись в ордере, дату. Это операция отражается проводкой: дебет 71 кредит 50 – выданы деньги в подотчет (обратная проводка – сданы неизрасходованные деньги подотчетным сотрудником). Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Ордер подписывается руководителем и главным бухгалтером.

Потратив деньги, сотрудник ООО «ТРК «Империя» составил авансовый отчет.

Если из авансового отчета видно, что подотчетное лицо истратило ровно столько, сколько получил, поэтому сальдо нулевое и задолженность не образовалась.

Данные с журнала №7 берутся для составления главной книги. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам Главной книги и на ее основании составляется баланс.

В бухгалтерском балансе ООО «ТРК «Империя» дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетными лицами нужно указывать в строке 245 «Прочие дебиторы», а кредиторскую – по строке 625 «Прочие кредиторы».

2.5 Ошибки и нарушения выявленные в ходе проверки ООО «ТРК «Империя»

Проведенная аудиторская проверка ООО «ТРК «Империя», фирмой ИП «Иволгина А.А» дает достаточные основания для выражения нашего мнения о достоверности финансовой отчетности и соответствие порядка ведения бухгалтерского учета законодательству РФ.

Аудитором нашей фирмы по результатам проверки были выявлены следующие ошибки и нарушения:

В авансовом отчете №2 в проверенном периоде отнесены на с/с продукции без посдедующей корректировки налогооблагаемой прибыли суммы представленные в таблице 2.1.

Таблица 2.1. Ошибки в авансовом отчете №2

Указанные суммы следует расчетным путем прибавить к облагаемой прибыли, для чего необходимо составить уточненные расчеты по налогу на прибыль за те периоды, в которых допущены указанные нарушения, произвести доплату налога и сдать уточненные расчеты в ГНИ.

Кроме того, суммы по проезд на такси при командировке и суточные сверх норм при командировке следует включить в совокупный доход подотчетных лиц для обложения подоходным налогом.

Глава 3. Обобщение результатов аудита и предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на основании проведенной проверки ООО «ТРК «Евразия»

Таким образом, в результате аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно сказать, что

1. Был проведен аудит правильности отражения в бухгалтерском учете ООО «ТРК «Империя» расчетов с подотчетными лицами за апрель 2012 г. Документы для проверки подготовлены исполнительным органом ООО «ТРК «Империя» в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» и «Порядком ведения кассовых операций»;

2. Ответственность за подготовку прилагаемой бухгалтерской отчетности несет исполнительный орган ООО «ТРК «Империя». Обязанность аудитора заключается в том, чтобы высказать мнение о достоверности во всех существенных аспектах данной отчетности на основании данных проведенного аудита;

3. Проверка была проведена в соответствии с Законом «Об аудиторской деятельности». Проверка планировалась и проводилась таким образом, чтобы получить достаточную уверенность в том, что бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «ТРК «Империя» соответствует действующему в 2012 году законодательству и не содержит существенных искажений. Проверка включала проверку на сплошной основе первичных документов и регистров бухгалтерского учета в разрезе расчетов с подотчетными лицами за апрель 2012 г. Проведенная проверка дает достаточные основания для того, чтобы высказать мнение о достоверности предоставленных документов, отражающих учет на предприятии расчетов с подотчетными лицами.

4. В результате проведенной проверки можно сделать вывод о том, что в целом бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами соответствует нормам действующего законодательства, регламентирующего данных раздел учета, по состоянию на 1 января 2012 г. Однако бухгалтеру ООО «ТРК «Империя» следует обратить внимание на расходы не подлежащие возмещению, подлежащие включению в облагаемую прибыль, а также расходов не входящих в состав представительских расходов, поскольку именно в них бухгалтер допустил ошибки.