Методика аудита учета расчетов с подотчетными лицами

«Подотчет 4.1.1» – проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам.

К представительским расходам относятся затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда) представителей участникам их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой переводчиков, не состоящих в штате предприятия.

Представительские расходы в себестоимость продукции (работ, услуг) включаются в пределах смет, утвержденных руководителем предприятия определенной категории предприятий только при наличии оправдательных первичных документов которых должны быть указаны дата, место, программа проведения деловой встречи (приема), список приглашенных с обеих сторон;

«Подотчет 4.1.2» – проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм;

«Подотчет 5.1.1» – проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами.

Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто;

«Подотчет 6,1.1» – проверка соответствия записей в авансовых отчетах и журнале-ордере №7 «Расчеты с подотчетными лицами».

Глава 2. Проведение аудита расчетов с подотчетными лицами в ООО «ТРК «Империя»

2.1 Технико-экономическая характеристика ООО «ТРК «Империя»

ООО «Телерадиокомпания «Империя» занимается предоставлением рекламных услуг населению, вид деятельности телерадиовещание. Находится на общей системе налогообложения и является самостоятельной организацией. Организационно – правовая форма деятельности организации – Общество с ограниченной ответственностью (ООО), частная форма собственности. ООО «Телерадиокомпания «Империя» не входит в государственный реестр ГФ предприятий монополистов.

Основными клиентами предприятия являются организации любой формы собственности, а также индивидуальные предприниматели.

Оценку деловой активности и конкурентоспособности предприятия на рынке можно осуществить на основе расчета показателей деловой активности ООО «Телерадиокомпания «Империя» за 2010–2011 гг. в таблице 2.1. Основные технико-экономические показатели деятельности предприятия за два отчетных периода

Таблица 2.1. Основные технико-экономические показатели деятельности ООО «ТРК «Империя»

Данные таблицы 2.1. позволяют сделать вывод о том, что объем проданной продукции на предприятии вырос в 2011 г. На 625 тыс. руб. (или на 8,29%). Также произошел рост себестоимости проданной продукции на 108,4 тыс. руб. (или на 8,4%). Следует отметить что темп прироста себестоимости продукции (8,4%) почти равен темпу приросту объему проданной продукции (8,29), что свидетельствует о равномерном производстве продукции.

Среднегодовая стоимость основных производственных фондов в 2011 году снизилась на 495 тыс. руб. (или на 7,82%) это произошло в результате их морального и физического износа.

В 2011 г. на предприятии произошло увеличение фондоотдачи на 16,67%. На это изменение оказало влияние как повышение объема проданной продукции так и снижение стоимости основных производственных фондов.

Также благодаря росту объема реализованной продукции произошло увеличение такого показателя, как выработка продукции на 1 работающего на 0,18%, несмотря на увеличение среднесписочной численности работающих на 8%.

Следует отметить, что прибыль от реализации продукции в 2011 г. возросла на 16 тыс. руб. (или на 4,1%).Одновременно с ростом проданной продукции и ростом прибыли от реализации произошло снижение рентабельности продукции на 3,5%. Это произошло в результате того, что темпы роста проданной продукции превышают темп роста прибыли от продажи продукции ровно в два раза.

Также в 2011 г. на предприятии увеличилась на 31,9% среднемесячная заработная плата.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что в отчетном году деятельность предприятия была направлена на увеличение объема реализации продукции, роста численности персонала. Но показатель рентабельности указывает на небольшое ухудшение деятельности предприятия, а именно о снижении рентабельности продукции на 3,9%. Следовательно, в следующем году предприятию необходимо направить все усилия на увеличение рентабельности продукции.

2.2 Источники информации для проведения проверки ООО «ТРК «Империя»

Аудит расчетов с подотчетными лицами на предприятии ООО «ТРК «Империя» осуществляется сплошным методом, поэтому для его проведения целесообразно привлекать ассистентов.

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок – это авансовые отчеты, заявление на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетов с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по движению материальных ценностей и т.д. и, следовательно, при проверке необходимо сопоставлять авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами ООО «ТРК «Империя», являются:

1.                  авансовые отчеты;

2.                  журнал регистрации авансовых отчетов;

3.                  приказы о направлении сотрудников в командировку;

4.                  список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

5.                  приказы об утверждении смет представительских расходов.

Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

6.                  Главная книга организации, Журнал-ордер и ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», обороты по счету 71.1, сальдо;

7.                  Баланс организации, строки 240, 625.

8.                  отчет о движении денежных средств (форма №4);

9.                  журнал – ордер №7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

2.3 Проверка расчетов с подотчетными лицами на ООО «ТРК «Империя»

Бухгалтерский учет на предприятии осуществляется бухгалтерией, возглавляемой главным бухгалтером.

Главный бухгалтер назначается и освобождается от должности руководителем и подчиняется непосредственно директору ООО «ТРК «Империя».

Главный бухгалтер действует на основании Федерального Закона РФ от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Главный бухгалтер руководствуется действующими нормативными актами, утвержденные в установленном порядке, и несет ответственность за соблюдение содержащихся в них требований и правил ведения бухгалтерского учета.

Аудиторской фирмой ИП «Иволгиной А.А» была проведена аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами прилагаемой финансовой (бухгалтерской) отчетности ООО «ТРК «Империя» за период с 01.04.12 по 30.04.12

Аудиторская проверка планировалась и проводилась таким образом, чтобы получить разумную уверенность в том, что бухгалтерская отчетность не содержит существенных искажений.

В ходе проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен был убедиться в следующем (задачи проверки):

1.                  соответствие выдачи денежных сумм под отчет установленным правилам;

2.                  правильность оформления, своевременность представления авансовых отчетов, соответствие приложенных к ним документов нормативным требованиям;

3.                  правильность оформления командировочных документов и возмещения командировочных расходов;

4.                  правильность ведения учета расчетов с подотчетными лицами и отражения в бухгалтерской отчетности задолженности по расчетам.

1. Проверка аудитором соответствия выдачи денежных сумм под отчет установленным правилам

Организация ООО «ТРК «Империя» может выдавать наличные денежные суммы под отчет своим работникам на хозяйственно-операционные расходы. Аудитором было установлено что размер денежной суммы и срок, на который она выдается, определены руководителем организации (в приказе, в заявлении о выдаче).

На ООО «ТРК «Империя» не разрешена выдача денежных сумм под отчет лицам, которые в установленный срок не отчитались за ранее полученные суммы или не сдали неизрасходованный остаток в кассу.

Аудитором были проверены следующие источники информации:

ведомость аналитического учета по счету 71 «Расчеты с Подотчетными лицами»;

приказы о выдаче денег под отчет, о направлении в командировку (форма Т-9), заявления о выдаче денег под отчет с разрешительной резолюцией руководства.

Аудиторские процедуры, которые были применены в ходе проверки: просмотр и сравнение документов, опрос.

Также аудитор проверил источники информации на характерные для них ошибки, а именно:

1.   выдача подотчетных сумм без оснований (приказа или заявления с разрешительной подписью руководства), без определения срока, на который выдана подотчетная сумма;

2.   выдача подотчетных сумм лицам, не отчитавшимся за ранее по лученные суммы;

3.   выдача подотчетных сумм лицам, не являющимся работниками организации;

4.   систематическая выдача подотчетных сумм без производственной необходимости с последующим возвратом их в кассу.

2. Правильность оформления, своевременность представления авансовых отчетов, соответствие приложенных к ним документов нормативным требованиям

Работники ООО «ТРК «Империя», получившие денежные суммы под отчет на хозрасходы, обязаны отчитаться об их израсходовании в течение 3 дней по окончании срока, на который они были выданы. Работники, получившие деньги под отчет для целей командирования, обязаны отчитаться об их израсходовании в течение 3 дней по возвращении из внутрироссийской командировки и в течение 10 дней по возвращении из заграничной командировки и внести в кассу неизрасходованный остаток.