Контроль и ревизия

 

Соловьев  В.С. является штатным сотрудником организации, а Григорьев Н.И. работает по совместительству. Необходимо ответить на следующие вопросы:

1. Какие замечания можно отразить в акте ревизии, используя приведенные данные?
2. Каким работникам могут выдаваться в подотчет денежные средства на хозяйственные расходы?

ОТВЕТ:

1. Правила выдачи подотчетных сумм.

В прежнем Порядке ведения кассовых операций говорилось, что выдавать наличные деньги под отчет нужно  в размерах и на сроки, определенные руководством компании. На практике директор своим приказом утверждал перечень сотрудников компании, которым разрешалось выдавать деньги, и сроки, по истечении которых необходимо отчитаться.

В новом Положении предусмотрен иной алгоритм. Теперь чтобы получить деньги под отчет, работник должен каждый раз  писать заявление. Рассмотрев его, руководитель обязан сделать собственноручную надпись  о сумме и сроке. Только при  наличии такого документа кассир вправе выдать средства. Соответственно, приказ со списком подотчетных лиц  издавать не надо.

Есть  и еще одно нововведение. Раньше авансовые отчеты необходимо было сдавать  не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выдавались деньги, или со дня возвращения  из командировки. Сейчас упоминание о  командировках исчезло, а вместо него появилось дополнение «или со дня выхода на работу». Судя по всему, под этим подразумевается начало работы после отсутствия, связанного не только со служебными поездками, но и с больничными, отпусками и  т.д.

Заметим, что, как и раньше, выдавать деньги под отчет можно только при  условии, что подотчетное лицо полностью  погасило задолженность по предыдущим суммам [1].

В нашем случаи из выписки по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  видно, что Соловьев В.С. в апреле и в мае месяце имел задолженность на начало периода перед организацией. То есть подотчетное лицо, полностью не погасило задолженность по предыдущим суммам, а это значит, что в апреле и в мае бухгалтер данного предприятия на имела право выдавать ему аванс до тех пор, пока задолженность не будет погашена (возвратом подотчетной суммы или товарные чеки/квитанции на приобретенные ТМЦ). Здесь видно не соблюдение кассовой дисциплины.

У Григорьева Н.И. аналогичные нарушения, но только в мае.

 

2. Документами системы нормативного регулирования бухгалтерского учета не определен перечень должностей работников организации, которые могут быть подотчетными лицами. При формировании соответствующего перечня, утверждаемого впоследствии приказом по организации, следует исходить из следующего соображения: по общему правилу, работа с денежной наличностью предполагает полную материальную ответственность. Иными словами, в общем случае с работником, который может быть подотчетным лицом, должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Таким образом, при формировании перечня работников, которые могут быть подотчетными лицами, за основу могут приниматься перечни должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, утвержденные постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85.

Таким образом, данная организация  может выдавать в подотчет денежные средства на хозяйственные расходы  тем работникам с которыми был заключен договор о полной материальной ответственности [2].

 

Ревизия товарно-материальных ценностей.

Программа для ревизии товарно-материальных ценностей:

1. Цель ревизии товарно-материальных ценностей – это способ проверки фактического наличия товарно-материальных ценностей и его соответствие данным бухгалтерского учета на одну и ту же дату. Сопоставление данных инвентаризации с соответствующими остатками в учетных регистрах позволяет установить их реальное состояние, т.е. правильность фактических остатков, излишки или недостачи материальных ценностей. Важная задача ревизии – выявление и наказание виновных лиц, вынесение решений о наказании, возмещение материального ущерба, или профилактики нарушений финансово-хозяйственной деятельности.

 

2. Задачи ревизии товарно-материальных ценностей: обследование условий хранения и порядка использования товарно-материальных ценностей; проверка условий обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей; проверка полноты оприходования, правильности использования и обоснованности списания товарно-материальных ценностей.

 

 

3. Источниками информации ООО ТД «Мотордеталь» являются: первичные документы, регистры учета, отчетность, Приказ об учетной политике организации, карточки складского учета, инвентаризационные описи, главную книгу, журнал-ордер, оборотные ведомости, бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках. В ходе планирования аудитору необходимо протестировать систему бухгалтерского учета и систему внутреннего контроля.

 

4. Ревизия проводится с 01.01.11 г. по 31.03.11 г. на территории ООО ТД «Мотордеталь», находящейся по адресу:  г.Новосибирск, Октябрьский район, ул. Красноармейская, д. 218.

 

 

5. В состав участников ревизии входят:

Председатель  комиссии:   Зам директора  Князева П.О.

Члены комиссии:               Зав. Отделом   Григорьев А.Т.

                                   Ст. менеджер Зайкин С.А.

                                  Бухгалтер Иванова А.А.

Руководителем ревизионной группы назначить:   Князева П.О.

 

6. Результаты проведенной  ревизии оформляются актом

 

Акт ревизии:

Ревизия товарно-материальных ценностей.

Дата и место составления: 01.01.11 г. ООО ТД «Мотордеталь».

Ревизия была проведена  по плану на основании удостоверения  №12 от 12.09.11 г.

Ревизия проводилась с  01.01.11 г. по 31.03.11 г.

Организационно-правовая форма и  полное наименование	Общество с ограниченной ответственностью Торговый Дом  «Мотордеталь»:
Краткое наименование	ООО ТД «Мотордеталь»
Юридический адрес	Россия, 630063, г. Новосибирск, ул. Красноармейская, д.218
Место нахождения Общества	Россия, 630063, г. Новосибирск, ул. Красноармейская, д.218
ИНН	6431065135
Директор	Белов Иван Сергеевич
Главный бухгалтер	Иванова Анна Александровна
Телефоны	(383) 354-39-10
Ф.И.О. должностных лиц, ответственных  за составление бухгалтерской отчетности	Белов Иван Сергеевич  Иванова Анна Александровна

 

Основными видами деятельности ООО ТД «Мотордеталь» являются:

 

– изготовление и продажа  визитных карточек;

– изготовление и продажа  логотипов и наклеек под заказ;

– разработка макетов;

– разработка и печать рекламы  в печатных изданиях;

– размещение рекламы на уличных баннерах, интернете и  средствах массовой информации;

– размещение рекламной  информации в уличной бегущей  строке;

– изготовление листовок;

– печать журналов, газет, брошюр, грамот;

ООО ТД «Мотордеталь» может иметь гражданские права и нести гражданские обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных федеральными законами. Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется законодательством, общество может заниматься только на основании специального разрешения (лицензии). Право осуществлять те виды деятельности, на занятие которыми необходимо получение лицензии, возникает у общества с момента получения соответствующей лицензии или в указанный в ней срок и прекращается по истечении срока ее действия, если иное не установлено законом или иными правовыми актами.

Руководство текущей  деятельностью Общества осуществляется единоличным исполнительным органом  Общества – директором.

К компетенции директора  Общества относятся все вопросы  руководства текущей деятельностью  Общества. Директор Общества организует выполнение решений общего собрания акционеров и наблюдательного Совета. К обязанностям директора относится: создание необходимых условий для  правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечение выполнения всеми  подразделениями и службами, учетными работниками требований главбуха в  части оформления и представления  для учета документов и сведений. Директор несет ответственность  за организацию бухгалтерского учета  и за соблюдение законодательства при  выполнении хозяйственных операций.

Директору ООО ТД «Мотордеталь» также подчиняется главный бухгалтер и инженер по технике безопасности. Инженер по технике безопасности осуществляет контроль за соблюдением в подразделениях предприятия законодательных и иных нормативных правовых актов по охране труда, за предоставлением работникам установленные льгот и компенсаций по условиям труда; изучать условия труда на рабочих местах, подготавливать и вносить предложения о разработке и внедрении более совершенных конструкций оградительной техники, предохранительных и блокировочных устройств, других средств защиты от воздействия опасных и вредных производственных факторов.

К обязанностям главного бухгалтера относятся: обеспечение соответствия осуществляемых хозяйственных операций законодательству; обеспечение контроля за движением имущества и выполнением обязательств; возможность выполнять обязанности кассира по письменному распоряжению руководителя. В связи с постоянными изменениями в бухгалтерском и налоговом законодательстве главный бухгалтер всегда находится в зоне риска возможных ошибок, за которые он может быть привлечен к ответственности.

Кроме того, в ООО ТД «Мотордеталь» имеется бухгалтер, должностными обязанностями которого являются: выполнение работ на порученном участке бухгалтерского учета; отражение в первичных документах бухгалтерского учета движение денежных средств; контроль за движением денежных средств на банковских счетах предприятия; оформление платежных поручений и своевременное предоставление их в банк; оформление документов бухгалтерского учета для передачи в архив; участие в проведении инвентаризаций; замещение отсутствующих бухгалтеров; исполнение распоряжений и приказов Главного бухгалтера.

Для успешной работы на рынке ООО ТД «Мотордеталь» ставит важнейшими своими задачами снижение издержек производства, повышение качества продукции и общий рост эффективности производственного процесса.

   Настоящая ревизия является первой, проводимой на данном предприятии.

 

Описательная часть акта ревизии:

В результате оценки системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля в области учета товарно-материальных ценностей на предприятии ООО ТД «Мотордеталь»  было выявлено:

 

1. наличие на предприятии  должным образом оборудованных  специально приспособленных помещений  склада;
2. сохранность товарно-материальных ценностей; наличие заключённых  письменных договоров о материальной ответственности с работниками, которым переданы ценности; полностью оприходованы фактически полученные материальные ценности;
3. соблюден порядок учета материалов и контроля за их использованием;
4. правильность списания сырья и материалов на производство, соответствие действующих норм современному уровню технологии и организации производства.
5. реальность числящихся на балансе остатков материальных ценностей;

Недостатками  системы внутреннего контроля являются:

Отсутствие списка лиц, имеющих право подписи первичных документов, утвержденного руководителем ООО ТД «Мотордеталь» по согласованию с главным бухгалтером (в списке указываются должность, фамилия, имя, отчество и уровень компетенции (тип или виды операций, по которым данное должностное лицо имеет право принятия решений).

 

В ходе проверки ревизору необходимо выявить правильность осуществления и ведения контроля за поступлением, хранением ТМЦ, списанием материалов в производство, выбытия материалов на сторону.

 

Ревизия поступления материалов.

При ревизии поступления материалов следует иметь в виду, что по первичным документам осуществляется контроль за поступлением товарно-материальных ценностей. Материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших эти материалы за наличный расчет, от списания пришедших в негодность основных средств, из собственного производства.

В ходе проверки ревизор проверяет порядок учета поступающих материалов наличие договоров поставки или журнала учета поступающих материалов, в которых указываются: регистрационный номер и дата договора; дата записи; наименование поставщика, дата и номер транспортного документа; дата и номер счета; род груза; дата приходного ордера или акта о приемке, запроса о розыске груза.

Кроме того, устанавливает соответствие порядка выдачи, составления и использования доверенностей на получение ТМЦ требованиям нормативных документов, определяется, нет ли нарушения инструкции о порядке выдачи доверенностей на получение ТМЦ.